Как восстановить стаж через госуслуги
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?
Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также др. информацию, в т. ч. о наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.
Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек с 01.09.2021 регламентирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».
Образец заполнения дубликата трудовой книжки с 1 сентября 2021 г. смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие ваш трудовой стаж (см. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа).
Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.
А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.
Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.
А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд.
Пошаговую инструкцию по восстановлению стажа смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
Согласно п. 27 Правил ведения трудовых книжек (утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н) при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).
Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.
Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина, оформляя дубликат. На процедуру восстановления компании дается 15 рабочих дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы.
Сначала он вносит в дубликат запись об общем трудовом стаже суммарно до поступления к нему на работу (в графу 3 раздела со сведениями о работе). В этой записи он не указывает, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем отражает по отдельности периоды работы, указывая даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения. Эти записи работодатель вносит на основании надлежаще оформленных документов, которые вы представили. В графе 4 приводятся наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения трудовых книжек).
Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.
Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 № 192п).
Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.
Итоги
Советуем вам также ознакомиться со статьей «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Как внести недостающие сведения на свой индивидуальный лицевой счёт
Форма заявления о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесении уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет.
Как проверить и внести недостающие сведения на свой индивидуальный лицевой счёт
Полнота и корректность сведений о стаже и заработке на индивидуальном лицевом счете обеспечивает размер будущей пенсии
На индивидуальных лицевых счетах в Пенсионном фонде аккумулируется информация о пенсионных правах каждого застрахованного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Сведения, указанные в индивидуальном лицевом счете, формируются на основе данных, передаваемых в ПФР работодателями и гражданами.
Узнать о сформированных пенсионных правах, которые отражены на индивидуальном лицевом счёте, можно:
– через клиентскую службу ПФР или в МФЦ.
Если гражданин считает, что какие-либо сведения не учтены или учтены не в полном объеме, необходимо представить в территориальный орган ПФР заявление о корректировке сведений индивидуального (персонифицированного) учета и внесении уточнений (дополнений) в индивидуальный лицевой счет.
Заявление можно представить следующим способом:
— лично или через своего представителя путем подачи непосредственно в клиентской службе ПФР;
Обратиться с заявлением можно в любую клиентскую службу ПФР независимо от места жительства, места пребывания, места фактического проживания.
Одновременно с заявлением представляется документ, удостоверяющий личность, и документы, подтверждающие недостающие сведения:
- — трудовая книжка;
- — письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
- — справки службы занятости;
- — архивные справки;
- — военный билет (в случае прохождения военной службы);
- — документы об образовании;
- — документы, подтверждающие осуществление предпринимательской деятельности;
- — другие юридически значимые документы (свидетельство о браке, о рождении детей и т.п.);
- — документы о заработке до 01.01.2002 г.
При направлении заявления в форме электронного документа прикладываются копии указанных документов.
Если имя, отчество или фамилия в представленном документе не совпадают с именем, отчеством или фамилией, указанными в документе, удостоверяющем личность, необходимо также представить свидетельство о браке, свидетельство о перемене имени или свидетельство о расторжении брака.
При подаче заявления от имени гражданина его законным представителем дополнительно представляются документы, удостоверяющие полномочия законного представителя, а также документы, удостоверяющие его личность. В случае если доверенность удостоверена нотариально, документа, удостоверяющего личность гражданина, интересы которого представляются, не требуется.
Территориальным органом ПФР представленные гражданином заявление и документы рассматриваются в течение 10 дней.
При необходимости направления территориальным органом ПФР запроса о подтверждении трудовой деятельности гражданина в архив или организации, располагающие данными сведениями, срок рассмотрения заявления продлевается на срок до трех месяцев.
О результатах принятого территориальным органом ПФР решения гражданин информируется способом, указанным в заявлении.
Как восстановить трудовую книжку работника
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна:
Альтернативой является переход на ЭТК в установленном порядке.
Последствия утраты трудовой книжки
Трудовую книжку, как и любой бумажный документ, можно потерять или безвозвратно испортить. Это совсем не означает, что в такой ситуации работник утрачивает всю информацию о своем стаже. Законодательством регламентирована возможность выдачи дубликата, и в инструкции к заполнению указано, как восстановить записи в трудовой книжке при утере или порче. Восстановить этот важный документ вполне возможно. Другое дело, что иногда это довольно непросто.
Изначальный документ о стаже восстановлению не подлежит, но его владелец вправе получить дубликат, в который внесут все или почти все сведения, которые были в оригинале. Для тех, кто работает с 2000 года, вопрос, как восстановить стаж при утере трудовой книжки, не стоит — все сведения о нем сохраняются в Пенсионном фонде, где формируются сведения для назначения пенсии еще до введения электронных трудовых книжек (ЭТК). С введением ЭТК проблема восстановления данных теряет актуальность, но еще востребована среди тех, кто решил сохранить бумажные документы.
Законодательные нормы по восстановлению сведений о стаже
Возможность восстановления книжки определена правилами ее ведения и хранения, а вот порядок внесения сведений в дубликат и требования к его оформлению приведены в Инструкции по заполнению ТК, утвержденной новым приказом Минтруда. Этот нормативно-правовой акт является альфой и омегой как для кадровых работников и различных государственных органов, так и для человека, который не знает, что делать, если утеряна трудовая книжка, а нужно устраиваться на работу, — Трудовой кодекс РФ в этом случае никаких рекомендаций не дает.
Почему требуется восстанавливать ТК
Документ с записями о стаже гражданина хранится в организации, где он трудоустроен. На руках ТК по закону хранится только у безработного гражданина, которому придется восстанавливать ее самостоятельно в случае порчи или утраты. Хранить дома ТК вправе человек, работающий дистанционно, если он договорился об этом с руководством организации, которая находится в другом городе или даже регионе.
Что случается с этим документом? Его может:
Кроме того, документы пропадают или портятся в результате чрезвычайного происшествия массового характера. Эта ситуация отдельно регулируется законодательством, и восстановить ТК в такой ситуации чаще всего намного проще, чем в индивидуальном случае. В любом случае в законодательстве прямо сказано, обязательно ли восстанавливать трудовую книжку при утере — да, так как это главный документ для трудоустройства.
Действия работодателя при найме нового работника без ТК
На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, то он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с оформлением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа. В регламенте ПФР сказано, как восстановить трудовую книжку через Госуслуги — написать заявление о получении необходимых данных в личном кабинете на портале. Запрос направят для обработки в ПФР.
Если новый сотрудник все же принес ТК, но она оказалась испорчена, и вести ее дальше невозможно, то работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенесёт в него все возможные сведения о работе из старой книжки.
Трудовая книжка утеряна работником
Когда человек трудоустроен, его кадровая документация хранится в организации, и за нее отвечает кадровик. Однако в силу норм статьи 62 ТК РФ гражданин вправе попросить выдать ему на руки трудовую книжку для оформления пенсии и обращения в Пенсионный фонд. Кроме того, иногда кадровые специалисты сами нарушают инструкции и выдают ТК на руки по личной просьбе для других дел, нарушая инструкцию. В таких ситуациях граждане теряют документы или приводят их в негодность. Вот алгоритм, что делать, если трудовая книжка испорчена или утеряна:
Самый важный момент в этом процессе — правильно оформить данное заявление. Никаких сложностей это не составляет, так как заявление пишется в произвольной текстовой форме на имя руководителя организации работодателя. Вот пример текста:
от машиниста 2-го разряда
Антропова Владислава Константиновича
Прошу оформить мне дубликат трудовой книжки в связи с ее утерей в установленные сроки.
15 сентября 2021 года
Подпись /В.К. Антропов/
Самая простая ситуация складывается в том случае, если такой сотрудник до устройства в компанию больше нигде не работал. В этом случае ему восстановят информацию и выдадут дубликат на основании тех оригинальных данных, которые есть в распоряжении отдела кадров. Тогда восстановление трудовой книжки происходит по следующему алгоритму:
Шаг 1. Человек оплачивает или приобретает самостоятельно чистый бланк (в случае если утеря произошла по его вине без участия работодателя).
Шаг 2. Отдел кадров заполняет бланк, на котором от руки или в виде штампа ставится слово «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. Данные гражданина вписываются в строгом соответствии с его паспортом, а данные о его специальности — на основании документа об образовании (диплома, свидетельства и т.п.). Даже если в старом бланке была исправлена фамилия на основании свидетельства о браке, то в новый документ вносится действующая фамилия, и никаких отметок о ее изменении не ставится.
Шаг 3. Отдел кадров вносит в новый бланк известные ему сведения о работе, включая постоянные переводы, и об увольнении гражданина. Эти записи делают на основании трудового договора, дополнительных соглашений к нему и информации, вписанной в личную карточку формы Т-2.
Шаг 4. Специалист-кадровик заполняет раздел о награждениях и поощрениях. Запись делают только на основании документов, хранящихся в организации (приказов, распоряжений и др.).
Шаг 5. Записи не заверяются печатью работодателя, пока гражданин продолжает работать в организации.
Если же в книжке, которая была утеряна или испорчена, были данные о стаже работы в других организациях, то восстановление трудовой книжки становится сложнее. Сведения о работе необходимо вносить в восстановленный бланк только на основании подтверждающих документов.
Если старый бланк не утерян, а только получил повреждения, но записи читаются, то его разрешается использовать как подтверждающий документ и записать срок стажа на основании прежней информации. Наименования старых организаций-работодателей в этом случае не указываются, а делается общая запись такого вида:
После этой записи вписывается название компании, в которой трудоустроен гражданин, и затем делаются все записи о его стаже в ней, как было разъяснено выше.
Кадровик обязан помочь своему сотруднику максимально восстановить информацию о стаже: сформировать запросы в организации, которые являлись предыдущими местами работы такого гражданина, с просьбой выслать необходимую информацию. Другая ситуация, что делать, если работодатель потерял трудовую книжку работника или она была утрачена в результате чрезвычайной ситуации. В этом случае работник не обязан писать заявление о ее восстановлении. Порядок действий по восстановлению и оформлению нового бланка в этом случае не отличается.
Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд
Если организация, где трудился работник, была ликвидирована, а ему потребовалась информация о стаже работы для назначения пенсии, то встает закономерный вопрос, как восстановить записи через Пенсионный фонд, если утеряна трудовая книжка, так как в этом ведомстве хранятся сведения о стаже. Задача непростая, поскольку искать правопреемника ликвидированного юридического лица и ходить по различным архивам в поиске документов придется самостоятельно.
Пенсионный фонд России непосредственно в восстановлении утраченных сведений участия не принимает, он только подтверждает уплату пенсионных взносов и страховой стаж гражданина. Кроме того, если речь идет о назначении пенсии, а основное время работы пришлось на период после 2002 года (с которого граждане стали застрахованными в системе обязательного пенсионного страхования), то и восстанавливать сам бланк с записями особого смысла не имеет. Пенсионный фонд сможет назначить пенсию и без нее, на основании собственных данных. Кстати, если человек интересуется, как восстановить трудовую книжку при утере через МФЦ, то у него это не получится. Через МФЦ разрешается обратиться в Пенсионный фонд за сведениями о стаже, дубликатов ТК в центрах «Мои документы» не выдают.
У некоторых россиян пропал стаж и пенсионные баллы. Проверьте свои выписки
29.01.2019 В выписках по лицевому счету снова появились данные за 2017 и 2018 год. Пресс-служба пенсионного фонда объяснила, что это был технический сбой. Сейчас все исправили. Если данные раньше были, но пропали, они снова должны появиться. Проверьте свои выписки и делайте это регулярно.
Мы обнаружили пропажу данных о стаже, взносах и баллах случайно в начале года при запросе выписок. Но тревогу решили забить, когда поняли, что это проблема не одного человека. Судя по всему, она носит массовый характер, и понять причины мы пока не смогли. Пенсионный фонд не отвечает на запросы, горячая линия не работает, в регионах ничего внятного сказать не могут.
Проверьте свои выписки из лицевого счета. Если что-то не так, начинайте разбираться. Стаж пропал внезапно, но это не значит, что так же внезапно он вернется.
Расскажите родным
Вот что нужно знать об этой ситуации:
Что случилось?
В выписке отражается стаж, начисленные баллы, места работы и сумма страховых взносов за все время — с разбивкой по годам и работодателям.
Так, может, это проблема одного человека?
Увы, нет. С такой же проблемой столкнулись и другие люди в разных регионах. Логика непонятна: у одних сотрудников одного и того же работодателя стаж и баллы на месте, у других все пропало. Такая же ситуация с индивидуальными предпринимателями: у одних взносы за себя отражены в лицевом счете, у других ничего нет.
Проблему с выписками описывают и в соцсетях. У всех пропали данные именно за 2017 и 2018 годы.
Если у вас в выписке нет и не было данных за 2018 год, это нормально. Информацию загружают постепенно. Но за 2017 год все должно быть на месте. И если стаж за часть 2018 год был, а потом пропал — это странно.
Что говорит пенсионный фонд?
На сайте пенсионного фонда никакой информации о проблеме нет. Возможно, это просто технический сбой, но обычно о таких ситуациях сообщают: мол, все нормально, обновляем программы для вашего удобства, возможны проблемы с отображением информации в лицевом счете, если что — приходите за выпиской лично в отделение, до такого-то числа все починим.
В соцсетях пенсионного фонда сообщений тоже нет, хотя ПФР их активно ведет. Поздравление есть, про индексацию пенсий написано, о материнском капитале и льготах рассказали, а о том, что у людей пропали два года стажа и накопленные баллы, от которых зависит пенсия, — ни слова.
Горячая линия ПФР по номеру 8 800 302-2-302 не работает.
Электронный запрос в ПФР тоже остался без ответа. Его отправили 10 января, но до 23 января — тишина. По закону еще есть время на ответ, то есть сроки не нарушены. Обычно ПФР отвечает на запрос даже быстрее — в течение пары дней. Но не в этот раз.
По телефонам в региональных отделениях ситуацию также не прояснили. Мы пытались добиться хоть какого-то ответа в разных городах. Горячие линии не работают, или там просят перезвонить. В одном отделении ответили, что о проблеме известно и ее решают, но на этом все: что делать конкретному человеку и когда вернется стаж, специалисты не говорят.
Что сейчас нужно сделать?
Без паники. Скорее всего, дело в техническом сбое и со временем все починят, а стаж вернется. Но сидеть сложа руки тоже нельзя. От начислений в лицевом счете зависит размер пенсии и вообще возможность ее получать. А еще эти выписки могут запрашивать банки при оформлении кредита: вдруг у вас там нет стажа за два года.
Проверьте выписку. Запросите извещение о состоянии своего лицевого счета. Это бесплатно. Ответ придет моментально. Посмотрите, какие данные указаны в первой таблице. Заодно проверьте, где ваши пенсионные накопления: у некоторых людей внезапно и без их ведома сменилось место хранения взносов.
Если у вас все в порядке, можно ничего не делать — продолжайте зарабатывать стаж и баллы.
Позвоните в отделение. Может быть, в вашем регионе что-то прояснится. Расскажите в комментариях, что вам ответят. Мы не смогли добиться хоть какого-то внятного объяснения, но вдруг вам скажут что-то важное и всех успокоят.
Собирайте подтверждающие документы. Если вам скоро на пенсию, нужен кредит или вы переживаете, что стаж пропал и не вернется, собирайте документы за те годы, которые исчезли из выписки:
Может быть, стаж за два года теперь придется доказывать.
Мы надеемся, что ПФР как-то прояснит ситуацию и все исправит. Будем держать вас в курсе.
Брала выписку около месяца назад и тоже обнаружила пропажу. Тогда не придала этому значения. Огромное спасибо за статью, срочно напишу в ПФР.
я на пенсии, но сделала тоже запрос по стажу в ПФ, пришел ответ по нулям, хотя у меня стажа более 30 лет!
Светлана, у мужа тоже все по нулям. Пенсию получает по инвалидности уже больше 5 лет.
Светлана, когда выходите на пенсию стаж обнуляется.
Елена, вот дела!! ПФР выгодно не указывать данные по стажу тем кто на пенсии, а то народ начнет их проверять, собсственно я с этой целью и запросила выписку уж очень хочется понять запутанный расчет пенсии!
Кристина, а тем, кто на пенсии уже стоит беспокоится из-за обнуления?
Ольга, Если прошел год и все еще нули, тогда думаю да, стоит обратиться в ПФР.
Кристина, так я продолжаю работать, а в ИЛС сплошь нули.
Наталья, на лицевом счете отображаются только неучтенные данные. Т.е. когда человеку назначают пенсию, информация на его ИЛС обнуляется и появляется, только если гражданин продолжает работу.
Светлана, на лицевом счете отображаются только неучтенные данные. Т.е. когда человеку назначают пенсию, информация на его ИЛС обнуляется и появляется только если гражданин продолжает работу.
Светлана, У мужа тоже все по нулям. Получает пенсию по инвалидности больше 5 лет. А о стаже и баллах вообще никакой информации!
Сейчас спросил у человека из ПФР об этой проблеме. Насколько я понял разработчики сейчас перезаливают данные из налоговой и что-то там ещё делают с процессом формирования выписки, отсюда и этот баг. С самими данными всё хорошо. Налоговую уже завалили письмами по этому поводу, не успеют отвечать.
Вчера запросил выписку, удивился. Тоже нет данных за 17 и 18 год. Вчера же отправил заявку через сайт ПФР. Спасибо, что написали об этом, я думал я такой один.
У меня восстановились баллы и стаж. По заявления ответа ещё нет, но, вероятно, ответят, что всё хорошо. Проверьте у себя.
То же самое. ИП с июля 2016 года. Данные за 2016 год есть. А дальше все пропало из выписки. Писал в техподдержку через приложение госуслуги и тишина.
Serge, а у меня выписка через сайт ПФР получается точно такая же, как и на госуслугах. Т. е. с отсутствующими данными за 2017-2018 г. Обе выписки по состоянию на 1 января 2019 г.
Надеюсь, это кому-то помогло и успокоило.
С баллами от работодателей ничего не случилось, но отчислений от моего ИП ПФР пока не признаёт, по крайней мере судя по выпискам с «госуслуг». При этом налоговая мои платежи в ПФР от ИП видит и учитывает. Поеду на днях лично мучать местный ПФР, пусть поясняют, где что.
