Как вставить электронную подпись в word
Как электронной подписью подписать документ Ворд (Word)
Использование электронной подписи (ЭЦП) удобно тем, что ее можно поставить на документе любого формата. Для файлов MO Word существует несколько способов проставления ЭЦП. Они различаются типом необходимого программного обеспечения и техническими возможностями при подписании.
Что нужно для подписания документа
Перед тем как поставить ЭЦП пользователь должен подготовить окончательную версию самого документа, т.к. в дальнейшем его изменение будет невозможно. Пользователю также нужен действующий сертификат квалифицированной ЭЦП и программные средства ЭЦП. К ним относят программы криптографического преобразования данных, при помощи которых формируется ЭЦП.
Как сделать линию для вставки ЭЦП в Word
Перед тем как сделать электронную подпись в ворде нужно провести разделительную линию в том месте, где должна быть ЭЦП. Чтобы добавить строку нужно:
В завершении процедуры подписываем файл и отправляем по электронной почте адресату.
Как подписать документ
Заверить вордовский документ электронной подписью можно несколькими способами: с использованием или без специального плагина, платной лицензионной программы от КриптоАРМ или онлайн-сервиса.
Без плагина
Если плагин от КриптоПро не установлен, но нужно заверить электронный документ ЭЦП, то пользователь:
Документ подписывается ЭЦП, а последующее его изменение делает подпись недействительной.
С плагином КриптоПро
Плагин используется для создания электронной подписи на документах Word. Для разных версий MS Office алгоритм подписания может незначительно различаться. Преимущество способа: при помощи плагина подпись проверяется, а заверенный документ открывается без нарушений даже на ПК, где КриптоПро не установлен.
Как подписать документ ворд электронной подписью с использованием плагина КриптоПро office signature:
Если система не обнаружила ошибок, то после проверки электронной подписи автоматически будет выведено сообщение об успешном завершении процедуры.
При помощи КриптоАРМ
Функциональность программы различается в зависимости от версий, и каждый пользователь может подобрать оптимальный пакет для работы. Сервис позволяет подписывать файлы любого формата и объема, а недостаток — необходимость регулярно продлевать лицензию. Для подписания нужно:
Подпись будет сформирована в течение нескольких секунд и при отсутствии ошибок пользователь получит уведомление системы.
При помощи веб-сервисов
Если нет необходимости часто использовать ЭЦП или нужно подписать файл с ПК, на котором не установлен плагин, то можно воспользоваться одним из веб-сервисов (https://crypto.kontur.ru, http://mig24.online/ и т.п.).
Преимущество сервисов в том, что они бесплатны и позволяют как создать, так и проверить ЭЦП, провести шифрование или расшифрование подписи. Сервис позволяет также подписывать как отдельные файлы, так и папки. Из недостатков способа можно отметить то, что подписываемый документ не должен превышать размера в 100 Мб. Все онлайн-сервисы создают только отсоединенную подпись, а большинство из них поддерживаются только OS Windows.
Как подписать документ:
В завершение документы можно послать адресату. Сервис предлагает возможность прямой отправки, а адресат получит ссылку на подписанный файл и саму подпись.
Электронные документы (ЭД) в формате Word используются и физическими, и юридическими лицами в ежедневной работе. Чтобы ЭД имел юридическую силу, его подписывают ЭЦП, которую проставляют при помощи специального плагина от КриптоПро, программы КриптоАРМ или даже онлайн-сервиса. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы, но дают клиенту надежность и безопасность при подписании, гарантируют неизменность документа и возможность открыть подписанный файл даже на ПК без специальных программных средств.
Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office
В этой статье содержатся сведения о том, что такое цифровая подпись (или цифровое удостоверение), для чего она предназначена и как можно использовать цифровые подписи в таких приложениях Microsoft Office, как Word, Excel и PowerPoint.
В этой статье
Что такое цифровая подпись?
Цифровая подпись — это электронная зашифрованная печать, удостоверяющая подлинность цифровых данных, таких как сообщения электронной почты, макросы или электронные документы. Подпись подтверждает, что сведения предоставлены подписавшим их создателем и не были изменены.
Сертификат подписи и центр сертификации
Сертификат подписи. Для создания цифровой подписи необходим сертификат подписи, удостоверяющий личность. При отправке макроса или документа, подписанного цифровой подписью, также отправляется сертификат и открытый ключ. Сертификаты выпускаются центром сертификации и, аналогично водительскому удостоверению, могут быть отозваны. Как правило, сертификат действителен в течение года, по истечении которого подписывающий должен обновить имеющийся сертификат или получить новый для удостоверения своей личности.
Примечание: Дополнительные сведения об открытых и закрытых ключах см. в этой статье.
Центр сертификации. Центр сертификации похож на нотариальную контору. Он выпускает цифровые сертификаты, подтверждает их достоверность с помощью подписей, а также отслеживает сертификаты, которые истекли или были отозваны.
Совет: дополнительные сведения о получении цифрового сертификата см. в статье Получение цифрового сертификата и создание цифровой подписи.
Что гарантирует цифровая подпись?
Подлинность. Цифровая подпись подтверждает личность подписавшего.
Целостность. Цифровая подпись подтверждает, что содержимое документа не было изменено или подделано после заверения.
Неотрекаемость. Цифровая подпись подтверждает происхождение заверенного содержимого. Подписавший не может отрицать свою связь с подписанным содержимым.
Нотариальное заверение. Подписи в файлах Word, Excel или PowerPoint с временем, проставленным защищенным сервером меток времени, при определенных обстоятельствах равносильны нотариальному заверению.
Чтобы подтвердить все эти параметры, создатель документа должен заверить его содержимое цифровой подписью, которая удовлетворяет указанным ниже требованиям.
Цифровая подпись должна быть действительной.
Сертификат, связанный с цифровой подписью, должен быть действующим (не просроченным).
Лицо или организация, поставившая цифровую подпись (издатель), является доверенной.
Важно: Независимо от времени получения сертификата подписи и состояния его отзыва считается, что подписанные документы с действующей отметкой времени содержат действительные подписи.
Сертификат, связанный с цифровой подписью, выдается издателю компетентным центром сертификации.
Строки подписи в документах Word и Excel
Строка подписи напоминает стандартный пример, который может появиться в печатном документе. Однако она работает по-другому. При вставке строки подписи в файл Office автор может указать сведения о нем и инструкции для него. Когда получатель получит электронную копию файла, он увидит строку подписи и уведомление о том, что его подпись запрашивается. Подписав:
выбрать изображение подписи от руки;
ввести подпись с помощью функции рукописного ввода на ПК с сенсорным экраном.
Одновременно с видимой подписью в документ добавляется и цифровая подпись для подтверждения личности подписавшего.
Важно: документ, подписанный цифровой подписью, становится доступен только для чтения.
Создание строки подписи в документе Word или Excel
Поместите указатель мыши в то место в документе или на листе, где необходимо создать строку подписи.
На вкладке Вставка в группе Текст раскройте список Строка подписи и выберите пункт Строка подписи Microsoft Office.
В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения, которые будут отображены под строкой подписи.
Предложенный подписывающий. Полное имя подписывающего лица.
Должность предложенного подписывающего. Должность подписывающего лица (если таковая имеется).
Адрес электронной почты предложенного подписывающего. Адрес электронной почты подписывающего лица (при необходимости).
Инструкции для подписывающего. Добавьте инструкции, например «Прежде чем подписывать документ, проверьте правильность содержимого».
Установите один или оба указанных ниже флажка.
Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи. Разрешение подписывающему указать цель добавления подписи.
Показывать дату подписи в строке подписи. Рядом с подписью будет отображаться ее дата.
Совет: Для добавления дополнительных строк подписи повторите эти действия.
Примечание: Если документ все еще не подписан, появится панель сообщений Подписи. Чтобы завершить процесс подписывания, нажмите кнопку Просмотр подписей.
Подписание строки подписи в документе Word или Excel
При подписании строки подписи добавляется как видимая подпись, так и цифровая.
Щелкните строку подписи в файле правой кнопкой мыши.
Примечание: Если файл откроется в режиме защищенного просмотра, нажмите кнопку Все равно редактировать (если файл получен из надежного источника).
Выберите в меню команду Подписать.
Введите свое имя в поле рядом со значком X, чтобы добавить печатную версию подписи.
Нажмите кнопку Выбрать рисунок, чтобы выбрать изображение своей рукописной подписи. В диалоговом окне Выбор графической подписи найдите файл, содержащий изображение подписи, выберите его и нажмите кнопку Выбрать.
Если используется версия приложения на китайском (традиционное или упрощенное письмо), корейском или японском языке, появится пункт Штамп в строке подписи.
Кроме того, вы можете подписать строку подписи, дважды щелкнув ее. Введите свое имя рядом с X. Или в области подписив разделе «Запрашиваемая подпись» щелкните стрелку рядом с подписью. Выберите в меню команду Подписать.
Введите свое имя в поле рядом со значком X, используя графические возможности, чтобы добавить рукописную версию подписи (только для пользователей планшетных компьютеров).
Нажмите кнопку Подписать.
В нижней части документа или листа появится кнопка Подписи.
На приведенном ниже рисунке показана кнопка Подписи.
Удаление цифровых подписей из документа Word или Excel
Откройте документ или лист с видимой подписью, которую необходимо удалить.
Щелкните строку подписи правой кнопкой мыши.
Нажмите кнопку Удалить подпись.
Примечание: Чтобы удалить подпись, также можно щелкнуть стрелку рядом с подписью в области подписи. Нажмите кнопку Удалить подпись.
Невидимые цифровые подписи в документе Word, Excel или PowerPoint
Невидимая цифровая подпись (например, видимая строка цифровой подписи) удостоверяет подлинность, целостность и происхождение документа. Такие подписи можно добавлять в документы Word, книги Excel и презентации PowerPoint.
В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи. Кроме того, для подписанных документов сведения о подписи отображаются в разделе Сведения, который отображается после открытия вкладки Файл.
Добавление невидимых цифровых подписей в документ Word, Excel или PowerPoint
Чтобы удостоверить подлинность содержимого документа, можно добавить в него невидимую цифровую подпись. В нижней части подписанных документов будет находиться кнопка Подписи.
Откройте вкладку Файл.
Выберите пункт Сведения.
Нажмите кнопку Защита документа, Защита книги или Защита презентации.
Нажмите кнопку Добавить цифровую подпись.
Прочитайте сообщение Word, Excel или PowerPoint и нажмите кнопку ОК.
В диалоговом окне Подпись в поле Цель подписания документа укажите цель подписания документа.
Щелкните элемент Подпись.
После того как в файл будет добавлена цифровая подпись, появится кнопка Подписи, а сам файл станет доступен только для чтения.
Удаление невидимых цифровых подписей из документа Word, Excel или PowerPoint
Откройте документ, книгу или презентацию с невидимой подписью, которую необходимо удалить.
Откройте вкладку Файл.
Щелкните элемент Сведения.
Щелкните элемент Просмотр подписей.
Произойдет возврат к представлению документа, книги или презентации, и появится панель Подписи.
Как вставить электронную подпись в word
Ниже мы описали, как использовать электронную подпись (ЭП) в программах Word и Excel из пакета Microsoft Office. Инструкция подойдет для версий Microsoft Office 2007, 2010, 2013, 2016 и 2019. Для использования понадобится установить плагин КриптоПро Office Signature 2.0.
Подписание документа в Word и Excel 2003, 2007
В версии Microsoft Office 2003 подписывать документ электронной подписью нужно совсем по другим принципам — без установки дополнительных плагинов и программ. Однако мы не советуем использовать версию 2003 для работы с электронной подписью: подписанный документ будет открываться в более новых версиях с ошибками, а Word или Excel 2003 не сможет прочитать документы, созданные в других версиях Microsoft Office.
В версии Microsoft Office 2007 подписать документ можно двумя способами. Без установки плагинов — внутри самой программы, по тому же принципу, что и в версии 2003. Такой документ, в отличие от версии 2003 года, будет открываться в обычном режиме. Либо с установкой плагина КриптоПро Office Signature 2.0 — этот способ мы опишем ниже в инструкции.
Если документ был подписан в одной версии Word или Excel, а открывается в другой, то иногда при проверке электронной подписи в документе может появиться ошибка. Если открыть документ в версии Word или Excel, в которой нет плагина КриптоПро Office Signature, то электронные подписи не отобразятся или будут показаны недействительными.
Как подписать документ электронной подписью в Word и Excel 2007, 2010, 2013, 2016, 2019
Подготовка к подписанию
Установить плагин «КриптоПро Office Signature 2.0». Скачать плагин можно на странице разработчика: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature
Чтобы плагин установился, на компьютере должен быть установлен КриптоПро CSP версии 3.6 и выше.
Создание электронной подписи в документе
В этом разделе расскажем, как создать невидимую или неотображаемую электронную подпись в документе. Чтобы создать подпись, которая будет графически отображаться в тексте документа — перейдите к разделу «Добавление строки подписи в документе»
Когда документ окончательно готов, сохраните его и выполните шаги ниже, чтобы добавить к нему электронную подпись. После подписания документ будет доступен только для чтения.
Если вам понадобится изменить его, то нужно удалить все ЭП из документа. Иначе при проверке измененного документа подписи будут показаны как недействительный
Чтобы подписать документ в Word или Excel 2007, в главном меню выберите «Подготовить» — «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». В некоторых версиях кнопка может называться «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)»
Чтобы подписать документа в версиях Word 2010 или Excel 2010 и выше, перейдите на вкладку «Файл» в раздел «Сведения». Нажмите «Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)». В некоторых версиях кнопка может называться «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)»
В версиях Word и Excel 2016 или 2019 можно подписать документ через кнопку «Защита документа» (если установлен плагин Office Signature 2.0.12663 и версии выше). Также перейдите в «Файл» — «Сведения». Нажмите на кнопку «Защита документа» и выберите «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)». Это позволит подписать не только документы стандартного формата, но и документы формата OpenDocument (odt и ods)
Предупреждение: при использовании вкладки Добавить цифровую подпись необходимо, чтобы алгоритм сертификата соответствовал алгоритму подписи УЦ.
Затем появится окно «Подписание». В нем можно выбрать сертификат, которым будет подписан документ — нажав кнопку «Изменить». Если не переходить по кнопке, то документ будет подписан сертификатом, выбранным автоматически.
Если контейнер электронной подписи защищен паролем, то нужно будет его ввести — в появившемся окне.
Если введен правильный пароль, появится подтверждение того, что документ подписан — «подпись успешно сохранена с документом».
После подписания документа внизу окна документа появится значок подписи: красный значок или иконка документа.
А в меню «Файл» — «Сведения» появится информация, что документ подписан и его невозможно отредактировать, а при редактировании подписи станут недействительными.
Проверка электронной подписи в документе
Чтобы проверить подпись и ее статус (действительна или нет), нажмите на значок подписи внизу окна документа. Справа появится вкладка «Подписи», в ней отобразится статус ЭП.
Чтобы посмотреть состав подписи, щелкните правой кнопкой мыши на название подписи и выберите «Состав подписи». Появится окно со сведениями ЭП.
Если открыть документ для редактирования, все подписи удалятся. Если документ все-таки отредактировали после подписания, то при его открытии появится сообщение «Документ содержит недействительные подписи».
Состав недействительной подписи также можно посмотреть. Для этого нажмите на значок подписи внизу окна, справа появится окно «Подписи». Нажав на название подписи, вы сможете просмотреть ее состав и подробную информацию о ней.
Подписание документа, в котором уже есть электронная подпись
Чтобы добавить электронную подпись в документ, в котором уже есть подпись, следуйте шагам, описанным выше в блоке «Создание электронной подписи в документе». В результате в документе на вкладке «Подписи» появится еще одна действительная подпись.
У второй подписи можно также проверить состав — по действиям, описанным в блоке «Проверка электронной подписи в документе».
Добавление в документ строки подписи
При подписании в документ можно добавить видимую строку подписи — графический элемент, который будет показывать, что документ подписан электронной подписью.
Как создать невидимую электронную подпись, которая не будет видна в тексте документа, мы рассказали выше, в разделе «Создание электронной подписи в документе».
Перейдите на вкладку «Вставка» — «Текст», найдите иконку «Строка подписи» и нажмите на стрелку рядом с ней. В открывшемся меню выберите «Строка электронной подписи (КРИПТО-ПРО)»
В Word и Excel 2016 или 2019, если установлена версия Office Signature 2.0.12663 и выше, также можно использовать вкладку «Строка подписи Microsoft Office». Однако при этом способе необходимо, чтобы алгоритм сертификата соответствовал алгоритму подписи УЦ.
Появится окно «Настройка подписи». В нем можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения потом отобразятся документе в строке подписи.
В поле «Инструкции для подписывающего» можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции не появятся в документе, но подписывающий их увидит в окне «Подпись», когда будет ставить подпись.
Чтобы подписывающий мог добавить примечание при подписании, нажмите галочку «Разрешить подписывающему добавлять примечания…»
Нажмите «ОК». В документе появится строка подписи.
Вы можете переместить ее в любое место в тексте. Либо добавить вторую строку, если документ подписывают разные люди. Добавить строки подписи нужно до того, как документ подпишут первой электронной подписью, иначе документ будет защищен от редактирования.
Добавление электронной подписи в строку подписи. Изображение рукописной подписи
Чтобы поместить в строку подписи электронную подпись, дважды щелкните левой кнопкой мыши по строке подписи. Либо нажмите правой кнопкой мыши по строке подписи, откроется в меню, в нем выберите «Подписать».
Откроется окно «Подписание»:
В нем можно посмотреть сведения о создаваемой электронной подписи и документе (ссылка «Дополнительные сведения. »)
Добавить рисунок, например, скан своей рукописной подписи (ссылка «Выбрать рисунок»)
Внизу окна будет указан сертификат для подписания — он выбран автоматически. Если нужно подписать документ другим сертификатом, нажмите кнопку «Изменить».
Когда выберете нужный сертификат, нажмите кнопку «Подписать».
Появится окно, в котором нужно ввести пароль к контейнеру закрытого ключа.
После ввода правильного пароля появится окно, которое подтвердит, что документ подписан — «подпись успешно сохранена вместе с документом». Нажмите «ОК», чтобы его скрыть.
В документе отобразится дата и автор подписания, а также рисунок рукописной подписи, если его загрузили. На вкладке «Подписи» также появится созданная электронная подпись — в разделе «Действительные подписи».
Чтобы посмотреть состав подписи и сведения о сертификате, останьтесь на вкладке «Подписи» и нажмите на стрелочку около нужной вам подписи. Либо вернитесь в текст документа и дважды щелкните мышкой по строке подписи.
Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается. После того, как в документ добавили хотя бы одну электронную подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.
Требуемые подписи
Требуемые — это незаполненные подписи, которые запросил автор документа. Они отображаются на вкладке «Подписи» — «Требуемые подписи».
Если открыть документ, в котором есть требуемые подписи, вверху документа появится сообщение «Этот документ необходимо подписать»
Передайте документ всем лицам, которые должны его подписать.
Если документ уже был ранее подписан хотя бы одной подписью, то он помечается как окончательный, и его нельзя редактировать. Однако в него можно добавить другие электронные подписи.
Чтобы добавить подпись в свободную строку подписи, воспользуйтесь инструкцией выше.
Работа с подписанным документом
Подписанный документ можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в другие документы. Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но строка вставится только в виде графического элемента — в ней не будет содержаться электронной подписи. Добавлять электронную подпись нужно будет отдельно.
Если попытаться поменять название подписанного документа или скопировать его, то появится предупреждение — «Все подписи станут недействительными». Если нажать «Да», то подписи станут недействительными.
Подписанный документ помечен как окончательный. Если попытаться его отредактировать (нажать кнопку «Все равно редактировать), то появится предупреждение: «Все подписи будут удалены из документа».
Если нажать «Да», то любое редактирование документа удалит все подписи из него.
После редактирования документ можно подписать повторно — по инструкциям, описанным выше.