Акт о приемке товара для чего
Форма ТОРГ-1. Акт о приемке товаров
Поступление в организацию ТМЦ по количественной и стоимостной оценке отражается в акте о приемке товара. Он имеет форму ТОРГ-1. Заполнением бумаги, как и приемом товара, занимается комиссия, назначенная руководством компании-получателя. Акт о приемке товаров — это первичный учетный документ. К его оформлению необходимо относиться со всей ответственностью.
Особенности работы с ТОРГ-1
Организация оформляет акт, когда получает товар от поставщика. Если в каких-то позициях груза есть расхождения по качеству и/или количеству или если ТМЦ поступили в организацию без документов поставщика, то в первом случае используют формы ТОРГ-2 и ТОРГ-3, а во втором — ТОРГ-4.
Назначение акта о приемке товара — подтвердить оприходование поступивших товаров на склад. Также документ может послужить основанием для написания претензии поставщику или продавцу.
Алгоритм приема товара следующий:
Внимание! Приемку товара нужно остановить, если повреждена упаковка товаров, выявлено несоответствие маркировки, количества, истечение срока годности.
Заполняет бланк специальная комиссия, которая формируется по приказу руководителя организации. Обычно она состоит из 3 человек.
Количество экземпляров документа выбирается в зависимости от условий документооборота в организации. Заполненный акт нужно передать в бухгалтерию.
О форме ТОРГ-1
Форма была введена в работу постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года №132. С начала 2013 года она перестала быть обязательной к использованию согласно Федеральному закону №402-ФЗ («О бухгалтерском учете») от 6 декабря 2011 года. Компании могут сами разрабатывать некоторые формы первичных учетных документов под свои нужды, например, изменяя предложенные законодательством бланки.
Важно! С какими формами компания будет работать, она должна прописать в своей учетной политике. Для этого руководитель издает соответствующий приказ.
Если решено выбрать самостоятельно разработанные формы, то нужно иметь в виду, что они должны иметь ряд обязательных реквизитов первичного учетного документа, чтобы считаться действительными. Список указан в п. 2 ст. 9 ФЗ №402-ФЗ.
Форму ТОРГ-1 выбирают многие компании, поскольку она содержит все необходимые сведения и привычна проверяющим ведомствам. Это важно, так как документ используют при подтверждении обоснованности вычета НДС.
Заполняем акт по форме ТОРГ-1
Бланк включает 4 страницы. Рассмотрим, как заполнить каждую из них.
Страница 1
Первым делом заполняют шапку документа. Нужно указать такие сведения:
В шапке также располагается гриф «Утверждаю» для заполнения руководителем организации. Он должен указать в соответствующих графах должность, дату и расписаться. Делается это после заполнения и проверки всего акта о приемке товаров.
Затем надо вписать следующие данные:
После этого в небольшой таблице указывают время прибытия груза, начало и конец его приема. Если были приостановления в приемке, то указывают, в какое время они были, так же как и возобновления.
Страница 2
Здесь нужно заполнить таблицу с данными о поставленных товарах. Необходимо отметить:
Также указывают данные о тарифе, таре.
После таблицы необходимо написать заключение о состоянии товара, упаковки и тары. Если обнаружен недостающий товар, то указывают, каким способом он был обнаружен. Также пишут заключение о причинах и месте образования недостачи.
Страница 3
В таблице на этой странице нужно указать следующую информацию:
После таблицы пишут заключение о принятом товаре.
Страница 4
На данной странице комиссия расписывается в том, что все данные были проверены, вся информация достоверна. Также нужно написать заключение.
Представитель грузоотправителя должен указать номер и дату составления документа, удостоверяющего его полномочия, должность и расписаться.
Далее бухгалтер указывает, что получил акт, количество листов акта, расписывается и ставит дату. После этого руководитель компании пишет свое заключение: что делать с излишками товара или его недостачей.
В самом конце расписывается завскладом или кладовщик в том, что принял товар на ответственное хранение.
Акты приема-передачи
Акт приема-передачи – документ, который оформляется при передаче различных активов и вещей. Он подтверждает нормальное состояние товара, его целостность, отсутствие брака. В документе фиксируется покупная стоимость и прочие показатели (марка, номер и прочее).
Когда составляется акт приема-передачи?
Акт необходим при приеме продукции одним лицом и передаче ее другому лицу. Документ сопровождает практически любые операции, связанные с приемом-передачей. К примеру, акт нужен при наличии этих обстоятельств:
В большинстве случаев акт оформляется при продаже продукции. Но потребность в нем возникает и при внутренних перемещениях ценностей. К примеру, при помещении объекта на склад.
Что содержится в акте приема-передачи?
Форма акта не установлена. Точное содержание документа определяется конкретной ситуацией. Однако, при любых обстоятельствах, в акте должны присутствовать обязательные реквизиты:
Если у принимающего лица есть претензии относительно качества передаваемого предмета, эти претензии также необходимо зафиксировать в акте. Иногда в документе фиксируется место передачи объекта. Если одной из сторон сделки является ФЛ, необходимо зафиксировать ФИО лица, паспортные данные, адрес.
Акт может составляться и на отдельное изделие, и на комплекс товаров. Но если это совокупность продукции, нужно обязательно указать это в акте.
ВАЖНО! Если принимающая сторона ставит подпись на акт, тем самым она подтверждает отсутствие претензий относительно качества товара. А потому, перед проставлением подписи, покупатель должен проверить продукцию на наличие дефектов.
ВНИМАНИЕ! Акт является бумагой с юридической силой. Он ограничивает требования сторон друг к другу. К примеру, подписанный покупателем акт обозначает, что покупатель претензий не имеет. Если между участниками сделки возникнут разногласия, документ поможет отстоять свои интересы в суде.
Дополнительные особенности
Акт будет иметь юридическую силу только при одновременном исполнении этих условий:
То есть, акт – это не самостоятельный документ. Однако он должен быть оформлен в соответствии со стандартными требованиями: печати, подписи, обязательные реквизиты.
Какие документы могут заменять акт приема-передачи?
Акт приема-передачи фиксируют эти положения:
То есть, документ, заменяющий акт, должен содержать те же сведения. Аналогичные функции выполняет товарная накладная. В ней также содержится информация об участниках сделки, о товаре. Там же фиксируются даты.
То есть, при передаче товара может использоваться или акт, или накладная. Однако, в некоторых случаях, составлять нужно именно акт. Требуется он тогда, когда необходимо зафиксировать претензии потребителя или их отсутствие. К примеру, он нужен при передаче дорогостоящего оборудования.
Что обязательно должно быть в акте приема-передачи товара (бланк)?
Бланк акта приема-передачи товара
В организациях обычно имеются уже готовые бланки таких актов, созданные путем их самостоятельной разработки, поэтому остается лишь внимательно их заполнить во избежание неприятных моментов впоследствии.
О реквизитах, которые должны присутствовать в акте приема-передачи товара в обязательном порядке, мы поговорим более детально.
Что отразить в акте приемки-передачи товара
Выше упоминалось, что в акте приема-передачи товара должны содержаться некоторые обязательные реквизиты, в частности:
Скачать бланк акта можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
О форме, которую необходимо составить, если в момент приемки товара выявлены расхождения в его количестве и качестве с данными, указанными в товаросопроводительных документах, читайте в материале «Унифицированная форма Торг-2 – бланк и образец».
Что делать, если вы обнаружили недостатки в товаре после подписания акта приемки? Ответ на этот вопрос изучите в Консультант Плюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Зачастую предприятия игнорируют необходимость составления акта по форме ТОРГ-1 и принимают товары по ТОРГ-12, выданной поставщиком. Но предназначение накладной ТОРГ-12 и Акта ТОРГ-1 разное, поэтому несоставление торговой организацией Акта приемки товаров может иметь для нее весьма негативные последствия в дальнейшем.
Акт приёма-передачи товара
В большинстве случаев передача товаров сопровождается всего одним документом – товарной накладной, но иногда условия договора между сторонами требуют составления дополнительной бумаги: акта по приему-передаче товара.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Акт служит удостоверением факта перемещения материальных ценностей, фиксирует их стоимость, а также такие параметры, как качество и количество.
В ситуациях, когда получатель предъявляет к поставщику претензии по объему, составу, или физическому состоянию (брак, дефекты, неисправности и т.п.) товара, данный документ входит в доказательную базу. Очень часто данная бумага является для судьи (в том случае, если разногласия привели к суду) решающим аргументом для принятия соответствующего решения.
Стоит отметить, что отдельные виды продукции передаются только при условии оформления акта по приему-передаче товара (например, высокотехнологичное оборудование, техника и т.д.). Связано это с тем, что при передаче таких товаров проводится их обязательная проверка, осмотр, и т.п. процедуры.
Еще один случай, когда составление акта по приему-передаче товара неминуемо – его отправка на ответственное хранение. Здесь акт создается для того, чтобы зафиксировать внешний вид, состояние, технические характеристики передаваемых материальных ценностей, а также обозначить условия их хранения и назначить сотрудника, ответственного за сохранность.
Правила составления акта по приёму-передаче товаров
Прежде чем переходить к оформлению акта, следует убедиться в том, что представители обеих сторон, участвующих в процессе, уполномочены на его проведение. В данном случае подтверждением могут служить приказы, доверенности или нотариально заверенные поручения, выданные руководством предприятий сотрудникам на совершение таких действий от лица организации.
Данный акт может быть написан в произвольной форме, но при условии соблюдения стандартов делопроизводства по оформлению подобного рода документов.
Он в обязательном порядке должен содержать сведения о сторонах, задействованных в процессе передачи (название и реквизиты компаний, должности и ФИО ответственных лиц), список передаваемых материальных ценностей с указанием количества, ассортимента, стоимости, информацию о наличии повреждений, дефектов, неисправностей, а также претензии, если таковые возникнут.
При необходимости по соглашению сторон в акт можно внести дополнительные данные, такие как условия и сроки оплаты поставки, составление вторичных актов, оформляемых в виде приложений и т.д.
Для составления акта подходит стандартный лист формата А4, оформленный в двух экземплярах (по одному для каждой заинтересованной стороны). Каждая копия в обязательном порядке должна быть удостоверена оригиналами подписей руководителей компаний или уполномоченных на визирование документов лиц.
Акт можно заверить печатями, но не обязательно (начиная с 2016 года, применение печатей и штампов не является требованием закона к юридическим лицам, но в случае возникновения спорных ситуаций, требующих решения в суде, печать лишней не будет).
Инструкция по написанию Акта приема-передачи товара
Заполнение документа условно разделим на три этапа.
Информация о сторонах
В первую часть акта вносится информация о том, к какому именно документу он является приложением (номер приложения, дата, номер договора). Затем вписывается полное наименование предприятия, передающего товар, с указанием должностного лица-представителя (здесь обычно пишется либо Директор, Генеральный директор или иной уполномоченный сотрудник) и документ, на основании которого он работает («Устав», Положение», «Доверенность» и т.д.).
Далее в документ вносятся те же самые сведения о второй стороне приема-передачи товара.
Условия приёма-передачи и список товара
Вторая часть включает в себя основные пункты по передаче товара.
Подписи сторон
В завершение акт по приёму-передаче товара должен быть заверен подписями руководителей организаций или же уполномоченных лиц. При необходимости документ можно заверить печатями.
После подписания акта ответственность за сохранность товара автоматически перекладывается на принимающую сторону. Все претензии к поставщику могут быть высказаны только в судебном порядке.
Акт приема-передачи товара: что это и зачем нужен
Стандартная процедура приема и передачи материальных ценностей от одной стороны договора к другой зачастую ограничивается подписанием товарной накладной. Но иногда требуется оформление отдельного документа, в котором были бы отражены качественные характеристики товара, его денежный эквивалент, а также сам факт перехода товара — для этого существует акт приема-передачи товара.
Что такое акт приема-передачи товара
Акт приема-передачи товара – документ, содержащий стоимость, полное описание и перечень характеристик каждого из товаров при осуществлении сделки, а также удостоверяющий факт передачи продающей стороной соответствующего имущества и получения данного имущества покупающей стороной. Подписание акта происходит в момент приема и передачи товара. Акт приема-передачи – двусторонний документ. Соответственно, он оформляется в двух экземплярах, один из которых остается стороне, осуществившей продажу товара, другой – вручается стороне, осуществившей приобретение товара.
Кроме того, данный тип соглашения непременно подлежит оформлению в случае передачи имущества на длительное хранение. В такой ситуации в акте обязана быть указана форма ответственности лица, принявшего товар.
Существует также форма акта приема-передачи, заключающаяся не на единичную сделку, а на определенный отрезок времени. В такой ситуации целесообразно внесение в договор пункта «Дата приемки товаров».
Составление акта приема-передачи
Акт приема-передачи можно оформить двумя путями – с помощью унифицированных форм (к примеру, ТОРГ-1(для торговых операций), утвержденная Государственным комитетом РФ по статистике в Постановлении №132 от 25 декабря 1998 г.) либо формы, составленной самостоятельно участниками договора. Право составления акта в свободной форме закреплено в Федеральном законе №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
В таких условиях, акт приема-передачи должен включать:
Обратите внимание на то, что при обнаружении изъянов в уже полученном товаре принимающая сторона вправе потребовать возмещения убытков либо замены товара. Для этого нужно направить в адрес стороны, осуществившей продажу, письмо-претензию с указанием всех недостатков продукции. Также может возникнуть ситуация, связанная с повреждением либо потерей имущества при его перевозе – в таком случае возмещение ущерба состоится только при наличии соответствующего пункта в договоре, учитывающего возможные риски транспортировки. Кроме того, стоит уточнить в документе, кто именно несет ответственность в данной ситуации – продавец или организация, занимающаяся перевозом груза.
Когда необходимо оформлять акт приема-передачи
Как правило, акт приема-передачи оформляется в следующих ситуациях:
Кроме того, акт приема-передачи может сопровождать любую сделку, связанную с передачей имущества, по соглашению сторон, поскольку товарная накладная подтверждает лишь факт отпуска товаров стороной, осуществляющей их продажу стороне-получателю.
Акт ни в коей мере не заменяет договор купли-продажи, а лишь является его дополнением, поскольку в акте приема-передачи, зачастую, не приводятся особые пункты соглашения либо риски сделки. Акт, в свою очередь, является подтверждением исполнения договора.