Автоматизация процессов что это
Автоматизация процессов
На современном уровне развития автоматизация процессов представляет собой один из подходов к управлению процессами на основе применения информационных технологий. Этот подход позволяет осуществлять управление операциями, данными, информацией и ресурсами за счет использования компьютеров и программного обеспечения, которые сокращают степень участия человека в процессе, либо полностью его исключают.
Основной целью автоматизации является повышение качества исполнения процесса. Автоматизированный процесс обладает более стабильными характеристиками, чем процесс, выполняемый в ручном режиме. Во многих случаях автоматизация процессов позволяет повысить производительность, сократить время выполнения процесса, снизить стоимость, увеличить точность и стабильность выполняемых операций.
На сегодняшний день автоматизация процессов охватила многие отрасли промышленности и сферы деятельности: от производственных процессов, до совершения покупок в магазинах. Вне зависимости от размера и сферы деятельности организации, практически в каждой компании существуют автоматизированные процессы. Процессный подход предусматривает для всех процессов единые принципы автоматизации.
Принципы автоматизации процессов
Несмотря на то, что автоматизация процессов может выполняться на различных уровнях, принципы автоматизации для всех уровней и всех видов процессов будут оставаться едиными. Это общие принципы, которые задают условия эффективного выполнения процессов в автоматическом режиме и устанавливают правила автоматического управления процессами.
Основными принципами автоматизации процессов являются:
Перечисленные общие принципы детализируются в зависимости от рассматриваемого уровня автоматизации и конкретных процессов. Например, автоматизация производственных процессов включает в себя такие принципы как принцип специализации, принцип пропорциональности, принцип непрерывности и т.д.
Уровни автоматизации процессов
Автоматизация процессов необходима для поддержки управления на всех уровнях иерархии компании. В связи с этим уровни автоматизации определяются в зависимости от уровня управления, на котором выполняется автоматизация процессов.
Уровни управления принято разделять на оперативный, тактический и стратегический.
В соответствии с этими уровнями выделяют и уровни автоматизации:
Автоматизация процессов на каждом из указанных уровней обеспечивается за счет применения различных систем автоматизации(CRM системы, ERP системы, OLAP системы и пр.). Все системы автоматизации можно разделить на три базовых типа.
Типы систем автоматизации включают в себя:
Эти типы систем могут применяться на всех уровнях автоматизации процессов по отдельности или в составе комбинированной системы.
Виды автоматизируемых процессов
В каждой отрасли экономики существуют предприятия и организации, которые производят продукцию или предоставляют услуги. Все эти предприятия можно разделить на три группы, в зависимости от их «удаленности» в цепочке переработки природных ресурсов.
Первая группа предприятий, это предприятия, добывающие или производящие природные ресурсы. К таким предприятиям относятся, например, сельскохозяйственные производители, нефтегазодобывающие предприятия.
Вторая группа предприятий, это предприятия, выполняющие переработку природного сырья. Они изготавливают продукцию из сырья, добытого или произведенного предприятиями первой группы. К таким предприятиям относятся, например, предприятия автомобильной промышленности, сталелитейные предприятия, предприятия электронной промышленности, электростанции и т.п.
Третья группа, это предприятия сферы услуг. К таким организациям относятся, например, банки, образовательные учреждения, медицинские учреждения, рестораны и пр.
Для всех предприятий можно выделить общие группы процессов, связанные с производством продукции или предоставлением услуг.
К таким процессам относятся:
Большинство процессов, относящихся к этим группам, может быть автоматизирована. На сегодняшний день, существуют классы систем, которые обеспечивают автоматизацию этих процессов.
Пример Технических заданий на автоматизацию некоторых подсистем предприятия можно посмотреть и приобрести в интренет магазине «Менеджмент качества».
Техническое задание на подсистему «Склады»
ТЗ на подсистему «Склады» представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления складами предприятия.
Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации складским хозяйством промышленного предприятия.
Техническое задание на подсистему «Документооборот»
ТЗ на подсистему «Документооборот» представляет собой пример Технического задания на автоматизацию управления процессом документооборота.
Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации документооборота промышленного предприятия.
Техническое задание на подсистему «Закупки»
ТЗ на подсистему «Закупки» представляет собой пример Технического задания на автоматизацию процессов закупок и управления поставщиками.
Данный документ является примером реального Технического задания, на основании которого была выбрана и внедрена система автоматизации закупками и управления поставщиками промышленного предприятия.
Стратегия автоматизации процессов
Автоматизация процессов представляет собой сложную и трудоемкую задачу. Для успешного решения этой задачи необходимо придерживаться определенной стратегии автоматизации. Она позволяет улучшить процессы и получить от автоматизации ряд существенных преимуществ.
Кратко, стратегию можно сформулировать следующим образом:
Преимущества автоматизации процессов
Автоматизация процессов позволяет существенно повысить качество управления и качество продукта. При внедрении СМК автоматизация дает существенный эффект и дает возможность организации значительно улучшить свою работу. Однако, прежде чем принимать решение об автоматизации процессов, необходимо оценить преимущества выполнения процессов в автоматическом режиме.
Как правило, автоматизация процессов дает следующие преимущества:
Несмотря на очевидные преимущества, автоматизация процессов не всегда целесообразна. После проведения анализа и оптимизации может оказаться, что автоматизация процессов не требуется или экономически невыгодна.
В ряде ситуаций ручное выполнение процессов может оказаться более предпочтительным, чем автоматизация:
Автоматизация бизнес-процессов: что это такое, этапы, цели и задачи, как автоматизировать предприятие
Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия — это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это — часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.
Что это такое
Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.
Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели — в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.
Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.
Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.
Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:
Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.
Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.
Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.
Business management process — это концепция развития организации. Ее основная задача — внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.
изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;
ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;
занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.
Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.
Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.
История создания
Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.
В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем — ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.
В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Основные направления для развития
Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:
Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя — повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.
Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.
Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов
Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.
Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.
Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.
Среди основных задач выделяют:
организация безопасного хранения информационных и программных элементов;
поддержка функционирования на высоком уровне;
оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;
формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;
пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;
улучшение качества обслуживания посетителей;
Примеры и идеи
С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.
Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.
В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.
А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель — контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.
В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.
Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:
обработка поступивших заказов;
систематизация любых данных.
Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.
Основные преимущества
Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами — главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.
Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:
действия сотрудников будут более согласованными;
уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;
ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;
изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;
вырастет качество выполняемых задач;
легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;
большой объем станет проще обрабатывать.
Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов
Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.
Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.
Какие функции могут потребоваться
Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.
Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.
У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.
Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.
Как автоматизировать бизнес
В первую очередь — понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов — пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.
Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.
Маркетинг — CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.
Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.
Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.
Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.
Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.
Автоматизация бизнес-процессов: полное руководство
Автоматизация бизнес-процессов минимизирует затраты, повышает эффективность и гибкость вашего бизнеса.
Читайте в статье:
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ: МЕХАНИКА УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕСОМ
Как вы управляете своим бизнесом (подразделением, отделом)?
Вы можете реализовывать механику управления в 2-х режимах: в ручном или автоматическом.
В ручном управлении субъектом управления выступаете вы (Руководитель), а объектом управления является ваш подчиненный. В автоматическом режиме управленя объектом управления становится процесс, а не человек.
Ручное управление: командно-административная система
В командно-административной системе управление происходит с помощью команд, задач, распоряжений и регламентов. Это «ручное» управление.
Оно характерно огромным массивом управленческой рутины на «операционку»: на постановку задач, на организацию их выполнения и контроль.
При ручном управлении у руководителя, как правило, 80% времени уходит на «тушение пожаров», либо на непосредственное участие в производственном процессе в качестве «главного эксперта и испонителя». Как следствие у руководителя не хватает времени ни на анализ результатов, ни на разработку стратегии дальнейшего развития, ни на планирование.
Ручное управление – это «стоп» дальнейшему развитию бизнеса. Естественным ограничителем становятся «пропускная способность» Управленца. Он не в состоянии управлять развитием бизнеса в условиях многозадачности.
Часто наметившиеся проблемы компания старается решить введением формализованного порядка. Вместо выявления и последующей автоматизации процессов компания тратит ресурсы на разработку бумажных регламентов и стандартов.
Что происходит с IT-системами при ручном управлении?
Растущий бизнес требует постоянной доработки любой IT-оболочки. Будь то 1С или любая CRM. А это постоянно растущие издержки на разработчиков.
Встав единожды на путь доработки кода программного продукта, вы обречены на постоянную его «допиливание» под изменяющиеся потребности рынка и бизнеса.
Какова альтернатива ручному управлению?
Автоматическое управление бизнесом
Автоматизируют бизнес и процессы современные BPM-системы (Business Process Management System). Их внедрение рекомендовано следующим бизнесам:
Важно не путать BPM-cистемы с CRM-системами. BPM-система обеспечивает контроль за эффективностью всех рабочих процессов компании. CRM-система помогает управлять клиентской базой и процессом продажи.
В случае, если процесс продажи сложный и не линейный, и в нем участвуют сотрудники не только отдела продаж CRM-система не обеспечит эффективное управление таким процессом.
КАК АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ УСТРАНЯЕТ ХАОС
В одной компании разные подразделения могут одновременно разрабатывать свои регламенты и автоматизировать свои процессы по-разному:
Таким образом в компании одновременно внедряются разные системы управления. Ваши сотрудники вынуждены работать в среде с разрознеными системами. Каждая из которых имеет разные стили, форматы, параметры и требования.
Вот несколько признаков того, что вам следует автоматизировать бизнес-процессы:
Если действие соответствует всем перечисленным выше критериям, скорее всего, вам нужно автоматизировать бизнес-процесс.
Автоматизация процессов сотрудникам облегчает работу и этим повышает их эффективность, а бизнесу обеспечивает гибкость и управляемость.
ПРЕИМУЩЕСТВА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНСТРУМЕНТОВ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССОВ
После того, как вы автоматизируете свои бизнес-процессы, вы сможете рассчитывать на множество преимуществ:
Система автоматизации бизнес-процессов в конечном итоге позволит повысить эффективность бизнеса. Поскольку она основана на идее непрерывного совершенствования процесса, эффективность будет постоянно расти.
КОМУ НУЖНА АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ В КОМПАНИИ
В компании существует по меньшей мере 5 групп заказчиков автоматизации бизнес-процессов. Каждое подразделение компании имеет свои задачи, все из которых должна решить автоматизация процессов:
Управленческий блок: помимо решения ряда своих задач (см. таблицу) главной своей потребностью в результате автоматизации процессов хочет иметь наглядную панель управления компании с визуально настроенными графиками и диаграммами состояния бизнеса.
Финансово-экономический блок хочет, чтобы автоматизация процессов соответствовала системе планирования, центру финансовой ответственности.
Руководителям среднего уровня необходимо разбираться в распределении ответственности на разных уровнях оргструктуры, в распредлении ресурсов и контроле.
До автоматизации процессов каждый блок управляет потоками информации по-своему, это создает хаос. Задача автоматизации процессов преобразовать хаос в совокупнось объектов управления, т.е. в систему.
Для каждого объекта управления выявляются и описываются все бизнес-процессы. Для этого важно разбираться в видах БП.
АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ: ВИДЫ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
Вид процесса определяем с помощью 3-х вопросов:
Существует 3 вида БП:
ОСНОВНЫЕ бизнес-процессы – это процессы, в результате которых происходит зарабатывание денег.
Как распознать основной БП? По следующим критериям:
Примеры основных БП:
ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ бизнес-процессы обеспечивают работу основных процессов.
Часто задержки в основных процессах происходят не из-за недоработок в подразделении, которое реализует основной процесс, а из-за хаоса в обеспечивающих подразделениях.
Часто задержки в основных процессах происходят не из-за недоработок в подразделении, которое реализует основной процесс, а из-за хаоса в обеспечивающих подразделениях.
Примеры обеспечивающих процессов:
Бизнес-процессы УПРАВЛЕНИЯ помогают принимать и реализовывать управленческие решения.
Процессы управления должны быть регулярными, непрерывными и реализовываться ежедневно на постоянной основе.
С целью автоматизации процессов управления необходимо их отразить в 4-х проекциях цикла PDCA:
Примеры процессов управления:
ЭТАПЫ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ
► МОДЕЛИРОВАНИЕ
На этапе моделирования необходимо решить 2 задачи:
Обе эти задачи не решаются одним методом. Блок-схема визуально наглядно представит вам блоки процесса с четким зонированием ответственных по задачам процесса, но не опишет шаги подпроцесса, задачи, необходимые компетенции для выполнения этих задач, KPI шага и т.п.
Решить обе эти задачи одновременно возможно только при использовании 2-х инструментов моделирования:
Табличная форма моделирования:
Линейная табличная форма позволяет вам представить максимально необходимую информацию о процессе. Заносите в нее все, что сделает таблицу всеобъемлющим пособием для обучения новичков и старичков продукту и процессу.
Минус линейной нотации в том, что она не поможет вам визуально представить параллельное исполнение этапов и задач двумя исполнителями. И это важный недостаток особенно для сложных продаж со сложными циклами сделок, в которых задействованы сотрудники разных подразделений.
Cтандарт BPMN 2.0:
Блок-схема наглядно визуализирует бизнес-процесс и, что важно, позволяет отражать нелинейные зоны процесса.
Если вы создаете блок-схему в BPM-системе, то у вас появляется возможность моделировать процессы любой сложности с любым количеством переменных. Под переменными мы понимаем любой контекст, т.е. любое содержание, которое требуется вам для прохождения того или иного этапа процесса. Вы можете открывать для каждого сотрудника, участвующего в процессе только те данные, которые нужны именно ему для результативного выполнения этапа. Единая оболочка процесса позволяет мгновенно адаптировать все данные процесса под изменения в случае, если вы внесли изменения на одном из этапов.
Шаг 1. Выделение бизнес-процесса: выделите процесс и обозначьте его границы, его цели, а также архитектора процесса (сотрудника, который будет отвечать за его описание и внедрение).
Важно в первую очередь выделить основные БП, т.к. от их исполнения зависит 50-80% финансовых результатов компании. Вспомогательные процессы выделяются во вторую очередь, т.к. без них неаозможно выполнения основных процессов.
Шаг 2. Описание алгоритма БП
► ОТЛАДКА
Этап отладки при автоматизации процессов необходим для тестирования БП. Вы не можете стартовать внедрение без «прогона» БП со всеми участниками. Отладка позволяет вам сэкономить время на исправлении ошибок после введения БП в эксплуатацию.
► ИСПОЛНЕНИЕ
Исполнение БП реализуется при условии выполнения вашими сотрудниками задач этапов процесса. Для того, чтобы стимулировать сотрудника на правильное выполнение процесса, разрабатываются KPI, которые «зашиваются» в т.н. матрицу KPI – матрицу эффективности сотрудника.
Матрица KPI используется далее для расчета интегрального коэффициента мотивации и, далее, заработной платы за период.
Правильное исполнение БП и выполнение всех KPI достигается с помощью разработанных регламентов процесса. Таким образом выполняется управленческий контур – «процесс – регламент – KPI – вознаграждение».
► КОНТРОЛЬ
На уровне оперативного контроля вам необходимо отслеживать исполнение любого экземпляра (итерации) процесса. BMP-система позволяет вам осуществлять это в режиме реального времени: вы наглядно видите на каком этапе процесса находится сотрудник, как он работает с данными, какого качество исполнение задач.
Мониторинг процесса – это анализ сводных показателей процесса, т.н. дашбордов. Вы зашиваете в дашборды нужные вам показатели и получаете наглядные метрики, которые позволят вам оперативно выявить узкие места процесса и вовремя предпринять меры по их устранению.
Мониторинг процесса и дашборды разрабатываются с помощью прототипирования отчетности.
BPM-система в режиме «светофор» оповещает о том, что какие-то экземпляры процессов вышли за рамки регламента и какие существуют отклонения показателей от плановых значений.
► УЛУЧШЕНИЕ
В случае, если меняется рынок и его конъюнктура, вы изменяете продукт или методы работы с внешним клиентом. Эти изменения потребуют автоматизированного улучшения ваших бизнес-процессов.
Любые процессы должны иметь версионность, т.е. возможность проходить через многие итерации их улучшения, т.е. оптимизации под изменившиеся внешние условия.
По сути все управление бизнесом – это постоянный поиск улучшения процессов по циклу Деминга PDCA.
Автоматизация бизнес-процессов с помощью внедрения BPM-cистемы позволит вам осуществлять регулярное улучшение работы подразделений быстро и безболезненно.