Что понимается под окружением проекта

Окружение проекта

Любой проект реализуется, взаимодействуя с окружающей проект средой – государством, обществом, предприятием, командой проекта, его заказчиками, подрядчиками и т.п.

Окружающая проект среда называется окружением проекта. Окружение проекта можно разделить на несколько видов: внешнее и внутреннее, ближнее и дальнее.

Внешнее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует независимо от проекта.

Внутреннее окружение проекта – это та часть окружающей среды, которая существует только во время осуществления проекта.

Основные составляющие внешнего и внутреннего окружения проекта показаны на рисунке 6.

Рисунок 6. Внешнее и внутреннее окружение проекта.

Внешнее окружение проекта, которое не зависит от конкретного предприятия, называется дальним окружением проекта.

Внешнее окружение проекта, возникающее в рамках данного предприятия, называется ближним окружением проекта.

Рассмотрим подробно составляющие окружения проекта и их влияние на проект.

Дальнее окружение проекта

Политические характеристики и факторы:

· Поддержка проекта правительством.

· Торговый баланс со странами- участниками.

· Участие в военных союзах.

· Структура национального хозяйства.

· Виды ответственности и имущественные права, в т. ч. на землю.

· Уровень инфляции и стабильность валюты.

· Развитость банковской системы.

· Источники инвестиций и капитальных вложений.

· Степень свободы предпринимательства и хозяйственной самостоятельности.

· Развитость рыночной инфраструктуры.

· Состояние рынков: сбыта, инвестиций, средств производства, сырья и продуктов, рабочей силы и др.

· Условия и уровень жизни.

· Свобода перемещения, «въезд-выезд».

· Трудовое законодательство, запрещение забастовок.

· Здравоохранение и медицина, условия отдыха.

· Общественные организации, пресса, телевидение.

· Отношение местного населения к проекту.

· Законы и нормативные акты о предоставлении гарантий и льгот.

· Уровень развития фундаментальных и прикладных наук.

· Уровень информационных технологий и компьютеризации.

· Уровень промышленных и производственных технологий.

· История, культурные традиции, религия.

· Культурные потребности: жизнеобеспечение, работа, отдых, спорт и др.

· Уровень требований к качеству результатов и условий труда.

Природные и экологические факторы:

· Естественно-климатические условия: температура, осадки, влажность, ветры, высота над уровнем моря, сейсмичность, ландшафт и топография и др.

· Расположение и связь с транспортными сетями.

· Стандарты по качеству: воздушного пространства, водных источников и почвенному покрову.

· Санитарные требования к окружающей среде.

· Законодательство по защите окружающей среды.

· Характеристика тенденций и состояния экологических систем: воздуха, воды, почвы.

Характеристики и факторы инфраструктуры:

· Средства транспорта, связи и коммуникации.

· Сети ЭВМ и информационные системы.

· Логистика и материально-техническое снабжение.

· Обслуживающие системы и прочие.

Ближнее окружение проекта

· Руководство предприятия определяет цели и основные требования проекта, а также порядок их корректировки.

· Сфера финансов определяет бюджет проекта, его смету и источники финансирования.

· Сфера сбыта определяется решениями покупателей и действиями конкурентов.

· Сфера изготовления требует согласования требований к проекту с возможностями рынка средств производства.

· Сфера материального обеспечения формирует требования к проекту, исходя из возможности обеспечения сырьем, материалами и оборудованием по приемлемым ценам.

· Сфера инфраструктуры формирует требования к рекламе, транспорту, связи, телекоммуникациям, информационному обеспечению, инженерному обеспечению.

· Сфера очистки и утилизации формирует требования к охране окружающей среды и утилизации отходов производства.

Внутреннее окружение проекта

· Стиль руководства определяет психологический климат и атмосферу, влияет на творческую активность и работоспособность в команде проекта.

· Специфическая организация проекта определяет взаимоотношения между основными участниками проекта, распределение прав, ответственности и обязанностей и влияет на успех осуществления проекта.

· Участники проекта реализуют различные интересы в процессе осуществления проекта, формируют свои требования и оказывают влияние на проект в соответствии со своими интересами, компетенцией и степенью участия в проекте.

· Основной интерес участников проекта связан с получением прибыли от реализации проекта.

· Основной интерес команды проекта связан с получением дохода от своей деятельности во время реализации проекта и претендует на получении своей части из резервного фонда.

· Методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между участниками проекта.

· Экономические условия проекта определяют его основные стоимостные характеристики.

· Социальные условия проекта характеризуют: условия жизни; уровень заработной платы; коммунальные услуги; условия труда и техники безопасности; страхование; социальное обеспечение.

10. Участники проекта.

Участники проекта – физические и\или юридические лица, которые непосредственно вовлечены в реализацию проекта, либо чьи интересы могут быть затронуты при осуществлении проекта.

По степени вовлеченности в проект можно выделить три группы участников:

Как правило, основными участниками проекта являются:

В компании, инициировавшей проект, могут выделяться роли инициатора и/или спонсора (куратора) проекта.

Инициатор проекта – это сотрудник, который идентифицирует потребность в проекте и вносит «предложение» об инициации проекта. Этот человек может быть представителем любого функционального подразделения или уровня внутри или вне организации.

Спонсор проекта назначает менеджера проекта и обеспечивает ему необходимую поддержку.

Менеджер проекта (руководитель проекта)- лицо, ответственное за управление проектом. Менеджер проекта несет ответственность за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества.

Руководитель проекта обеспечивает ежедневное управление проектом, командой проекта, в разрезе всех основных управленческих функций (управление по срокам, затратам, рискам и др.). В зависимости от размера проекта, менеджер проекта может получать поддержку со стороны администратора проекта, или команды поддержки (офиса проекта).

Возможными участниками проекта в зависимости от его типа, вида, сложности и масштаба могут быть:

Инвестор— сторона, вкладывающая инвестиции в проект, например, посредством кредитов. Если инвестор и заказчик не являются одним и тем же лицом, то в качестве инвесторов обычно выступают банки, инвестиционные фонды и другие организации.

Контрактор (генеральный контрактор) – сторона или участник проекта, вступающий в отношения с заказчиком, и берущий на себя ответственность за выполнение работ и услуг по контракту – это может быть весь проект или его часть.

Субконтрактор – вступает в договорные отношения с контрактором или субконтрактором более высокого уровня. Несет ответственность за выполнение работ и услуг в соответствии с контрактом.

Поставщики— субконтракторы, осуществляющие разные виды поставок на контрактной основе – материалы, оборудование, транспортные средства и др.

Органы власти – стороны выдвигающие и поддерживающие экологические, социальные и другие общественные и государственные требования, связанные с реализацией проекта.

Потребители конечной продукции – юридические и физические лица, являющиеся покупателями и пользователями результата проекта, определяющие требования к производимой продукции и оказываемым услугам, формирующие спрос на них.

12. Процесс проектного целеполагания.

Целеполагание тесно связано с категориями эффективности, результативности

бизнеса, зрелостью процесса управления организацией. Цель пределяет то, во имя чего

создана организация, а также является отправной точкой для разработки стратегии и

бизнес-модели организации, как системы взаимосвязанных элементов, включающих в

себя такие основные составляющие, как:

·участников бизнеса (включая партнеров и клиентов),

·показатели результативности бизнеса –индикаторы достижения цели,

·ключевые способности организации,виды деятельности и структуру бизнес-процессов по ним (основные, вспомогательные, обеспечивающие и бизнес-процессы развития –проект (программы),

·ресурсы (в т.ч. штатную структуру)

·полномочия и ответственность,

·стратегию взаимоотношений с участниками бизнеса и др.

Целеполагание организации на стратегическом уровне ориентирует усилия менеджмента на поиск оптимальных вариантов группировки доступных ресурсов в окружающем бизнес-пространстве и времени, с учетом выявленных ограничений. Этот процесс является важнейшим фундаментом формирования корпоративной компетентности, основанной на компетентности человеческих ресурсов, бизнес-процессов и видов деятельности, включенных в бизнес модель организации. В системе управления деятельностью предприятия, управление проектами является равноправной подсистемой, в ряде иных видов деятельности, включенной в отдельную классификацию бизнес-процессов – бизнес-процессы развития имеющих аналогично бизнесу: цели, продукты,

показатели, и т.п., определение которых является процессом итерационного планирования

системы, с первоначальным направлением сверху вниз. Данный процесс, при условии

наличия компетентности участников, является гарантом целостности системы и обеспечения достижения стратегических целей бизнеса.

Качественное целеполагание системно снижает распыление ресурсов, консолидирует усилия всех сотрудников предприятия на пути к достижению стратегий бизнеса, через вертикально согласованные цели, с учетом, установленных для них плановых значений показателей (индикаторов достижения). Согласованность личных целей сотрудников, целей бизнес процессов, целей организации является важным условием эффективности бизнеса, а управленческие знания и навыки целеполагания являются одной из важнейших

составляющих компетентности менеджера проектов.

Функция целеполагания оторвана от процесса управления проектом, как правило, она

вообще не рассматривается в «системном» перечне функций УП. Описания компетенций

специалистов в УП не уделяют должного внимания требованиям к знаниям и навыкам менеджеров проектов в этом аспекте, а также имеют расплывчатые описания, с использованием дублирующих слов по одинаковым сущностям.

13. Понятие структуры проекта.

Структура проекта– это организация связей и отношений между ее элементами.

Основные задачи структуризации:

Блок – работа, совокупность работ, подпроект (относительно независимая часть проекта);

14. Типы структурных моделей проекта.

1. Модель, удовлетворяющая условиям иерархичности, ранжированию и ресурсам, называется деревом целей

2. Структурная схема организации проекта называется организационное дерево

3. На основе структурной модели проекта и «организационного дерева» строится матрица распределения ответственности

4. На основе структурной модели проекта, дерева целей, организационного дерева и матрицы распределения ответственности строится сетевая модель проекта

5. На основании структуры проекта и данных о стоимости элементов проекта строится дерево стоимости

6. Структурная схема материально-технического обеспечения проекта называется деревом ресурсов проекта

7. Совокупность вероятностей наступления негативных событий при реализации проекта описывается деревом рисков

Источник

Окружение проекта представляет собой большую совокупность аспектов, которые влияют на ход процесса и его успешность. В некоторых случаях цели проекта, организационное решение и другие элементы могут оказаться несовместимыми с ключевыми факторами внешней среды. Различают несколько видов таких аспектов, объединенных по характеру влияния в несколько групп. Для каждого проекта необходимо определять направление и степень воздействия факторов внешнего и внутреннего окружения.

Определение

Окружение проекта – это взаимосвязанное сочетание факторов внешней и внутренней среды, которые влияют на успешность его реализации. Учет этих элементов нужно производить на всех фазах жизненного цикла проекта – от появления основополагающей идеи до его закрытия.

Вам будет интересно: Ребята – это все, кто вас окружает

Компоненты окружения проекта (project environment) включают следующие основные факторы:

В процессе развития проекта значимость отдельных элементов может меняться. Влияние окружения на проект зависит от его профиля. Изменения одних величин, например, экономических (курс валют, кредитная ставка и других) могут быть крайне важными для одних проектов и индифферентными для других. Для каждой программы разрабатывается свой уникальный набор факторов ближнего и дальнего окружения.

Причины выделения

Вам будет интересно: Преподаватели МГИМО: отзывы студентов

Разграничение процесса проектирования непосредственно на сам проект и окружающую среду является в определенной мере условным. Причинами этого служат следующие факторы:

Окружение проекта – это комплексная система. Ее структурная схема показана на рисунке ниже.

Через зону, выделенную жирной линией, осуществляется переход и взаимосвязь между внутренней и внешней средой.

Классификация

Все факторы окружения проекта подразделяют на 4 большие группы: внешние, внутренние, дальние и ближние.

Вам будет интересно: Хлористый бензил: формула, свойства, получение

Элементы внутренней среды оказывают непосредственное воздействие на проект, в то время как внешнее окружение чаще влияет опосредованно. В рамках производственного предприятия к дальнему окружению относятся политика, экономика, экология, культура, наука и техника, законы и нормативные документы, общество, инфраструктура.

Ближними внешними элементами являются руководство предприятия, сфера финансов и сбыта, условия изготовления, материальное обеспечение ресурсами, сырьем, полуфабрикатами и оборудованием. К внутреннему окружению проекта будут относиться стиль руководства, структура организации, участники проектной группы, экономико-социальные условия, информационное обеспечение и другие элементы.

Внешняя среда и управление

Внешнее окружение проекта накладывает определенный отпечаток на организационную структуру проекта. Чем динамичнее изменения во внешней среде, тем гибче должно быть построено управление проектом. И наоборот, при достаточной стабильности эффективнее становится бюрократический и механистический тип менеджмента.

Для каждого проекта существует своя наиболее оптимальная организационная структура, которая может быть в различной степени адаптирована к внешним условиям. Это также зависит от наличия и качества выполнения правил, установленных в организации.

Дальнее окружение: политические и правовые факторы

Специалисты отмечают, что чем крупнее созданный проект, тем сильнее влияние на него дальних факторов. К политическим и юридическим аспектам внешнего окружения проекта относятся:

Эти факторы связаны в первую очередь с борьбой различных политических сил и группировок в государстве, на региональном уровне и в данной местности. Для некоторых организаций государственная политика, правительственные субсидии и контракты могут стать решающими в реализации проекта. Другим предприятиям может потребоваться приостановка планирования программ, чтобы не выйти за рамки требований закона. Налоговое законодательство оказывает влияние на все виды коммерческой деятельности.

Технологические факторы

Вам будет интересно: Выщелоченные черноземы: описание, химические свойства и характеристики

Технологические аспекты относятся к ближнему окружению проектов. Они включают в себя деятельность, которая связана с появлением новых знаний и способов создания материальных и нематериальных ценностей, а также с их практическим применением. В результате возникают перспективные товары, материалы, технологии. Эти факторы являются основной движущей силой технического и общественного прогресса.

Революционные инновации (например, внедрение компьютеров, сети Интернет, сотовой телефонной связи, спутникового телевидения) не только создают общественные блага, но и могут представлять определенную угрозу для проектов. Так, разрабатываемая идея может оказаться технически устаревшей и не выдержит конкуренции на рынке по сравнению с более прогрессивными технологиями. Эти риски необходимо учитывать при планировании проекта. Инновации появляются довольно быстро, поэтому нужно анализировать ситуацию и разрабатывать программы на должном научно-техническом уровне.

Социально-культурные аспекты

Социально-культурные факторы характеризуются как прямым, так и опосредованным влиянием окружения на проект. Их основой являются общественные взаимосвязи и сложившиеся культурные ценности. Различные факторы и национальные особенности людей формируют стиль жизни и потребления, влияют на работу и другие сферы деятельности.

Культурные ценности создают новые тенденции в потреблении. Основными факторами социально-культурного типа являются следующие показатели:

Особенности социальных факторов

Социальное окружение проекта – это комплекс факторов, занимающий особое положение в проектном управлении. Они могут изменяться незаметно и постепенно. Поэтому задача их прогнозирования является особенно актуальной. Для решения этой проблемы существует несколько методик:

Экономические факторы

К экономическому окружению проекта относятся следующие аспекты:

Эти факторы оказывают решающее влияние на количество разрабатываемых проектов. Макроэкономический климат в стране в целом определяет уровень возможностей для реализации проектных начинаний.

Экологические и природные факторы

Экологическое окружение проекта – это один из «дальних» компонентов. В эту группу включают следующие аспекты:

Инфраструктура

Основными аспектами инфраструктуры, составляющей внешнее окружение проекта, являются:

Внутренняя среда

Существенное влияние на процесс реализации программы оказывает внутреннее окружение проекта. Управление проектами, стиль руководства создают определенный психологический климат в команде и взаимоотношения между ее членами. Каждый из участников имеет свои интересы и мотивацию, требования и уровень компетенции. От слаженности работы команды во многом зависит успех реализации программы.

На внутреннее окружение проекта оказывают влияние следующие факторы:

Участники проекта и руководство

Внутреннее окружение и участники проекта включают следующие характеристики:

Задачами руководителя проекта являются:

Главным интересом участников служит получение прибыли от проекта. Команда может быть сформирована как в рамках одного предприятия, так и из представителей разных организаций. Последний вариант характерен для крупных региональных или строительных проектов.

Окружение проекта: примеры

В качестве примеров влияния окружения на реализацию и эффективность программ можно привести следующие:

Источник

Внутреннее окружение проекта

Тема 3. Окружение проекта

Понятие среды проекта

Окружение проекта (Project Environment) – это среда проекта, порождающая совокупность внутренних и внешних сил, которые способствуют или мешают достижению целей проекта.

Окружение проекта представляет собой сложный комплекс взаимосвязанных отношений, которые постоянно воздействуют на проект по мере его реализации. Кроме того, большинство проектов сами воздействуют на окружающую среду, и это, в частности, наблюдается в инфраструктуре проекта. Еще более важно то, что факторы окружения проекта сами изменяются во время осуществления проекта, особенно, если он длится несколько лет и осуществляется поэтапно. Это ведет к увеличению неопределенности и риска и бросает вызов менеджеру проекта и его команде. В окружении проекта можно выделить несколько кругов. Это внутренняя среда самого проекта. Будем называть этот круг – внутреннее окружение. Во внешней среде проекта будем выделять ближнее и дальнее окружение.

Менеджерам проекта необходимо следить за средой проекта, чтобы вовремя выявлять её благоприятные возможности и избегать угроз, которые появляются в окружении проекта. Анализ угроз и возможностей проводится совместно с анализом слабых и сильных сторон самого проекта. Такой комплексный анализ носит название SWOT-анализ.

Часто на практике анализ окружение проекта не выделяется в отдельный самостоятельный процесс, имеющий свою утверждённую технологию и требования к составу участников. Такой анализ проводит высший руководитель проекта на протяжении всей реализации проекта, иногда консультируясь и обмениваясь мнениями со своими заместителями. Таким образом, процесс проходит как бы фоном в основной работе и сильно зависит от индивидуального субъективного восприятия высшего руководителя.

Высший менеджер проекта – это, как правило, личность, которая занимала или продолжает занимать в организации определённую должность. Этот человек выполняет определённый функционал и образ окружения проекта в его сознании будет определяться его прошлым опытом. Он будет склонен уделять внимание одним факторам окружения проекта внимания больше, чем требуется, в ущерб внимания к другим факторам. Например, если руководителем значимого проекта для организации будет поставлен заместитель по экономике и финансам данной организации, то он будет обращать внимание, прежде всего, на изменение учётной ставки, ситуацию с дебиторской задолженностью и тому подобные показатели. Будет видеть именно в них угрозы или дополнительные возможности для проекта. При этом будет недостаточно внимания уделять изменениям требований потребителей или инновациям в производственных технологиях.

Преодолевать индивидуальный субъективизм в восприятии окружения проекта следует за счёт принятия и утверждения определённой технологии анализа среды проекта. Эта технология должна предполагать открытость этого процесса, привлечение менеджеров разных функциональных сфер, ориентироваться на групповые обсуждения в принятии решений. Возможно, также предусмотреть привлечение к этому процессу внешнего для проекта консультанта.

Внутреннее окружение проекта

Внутреннее окружение проекта – это те субъекты, факторы и силы, которые находятся внутри самого проекта и которые возникают как результат создания и реализации проекта.

К наиболее существенным факторам внутреннего окружения проекта можно отнести следующее:

Стиль руководства проектом. Этот фактор определяет психологический климат в команде проекта, влияет на её творческую активность и работоспособность.

Организационная структура проекта (схема распределения полномочий, ответственности и подчинённости). Организационная структура может обеспечить быстроту принятия решений, гибкость реагирования на изменяющуюся обстановку, но при этом будет минимальная надёжность принятых решений. Возможен обратный вариант, когда при высокой надёжности принятых решений очень низкая скорость их принятия. Хуже всего, когда огромное количество согласований и обоснований не повышает надёжность решений, а только снижает скорость их принятия.

Участники проекта реализуют свои интересы в процессе осуществления проекта., формируют свои требования в соответствии со своей мотивацией и вовлеченностью в проект.

Команда проекта. Влияние этого фактора в том, что результаты проекта напрямую зависят от укомплектованности проекта исполнителями, от их мотивации и квалификации. Слаженная работа команды позволяет быстрее раскрыться исполнителям и быть эффективными. Непонимание друг друга и конфликты наоборот не позволяют качественно делать исполнителю даже то, что он умеет.

Методы и средства коммуникации определяют полноту, достоверность и оперативность обмена информацией между лицами, принимающими решение и исполнителями. Этот фактор влияет через качество и достаточность технических средств связи, через эффективное программное обеспечение, позволяющее оперативно собирать и передавать информацию, а также через рациональную схему и график проведения планёрок, совещаний и отчётов.

Экономические условия внутри проекта. Этот фактор может влиять изменением сметы проекта, изменением выделенного на него бюджета.

Социальные условия проекта влияют на проект следующими переменными: условия оплаты членов команды, условия труда и быта членов команды.

Источник