Что понимается под систематизацией архивных документов

Систематизация документов

Систематизация документов является одной из основных составляющих успешной работы делопроизводственной службы. Известно, что для решения некоторых текущих задач зачастую необходимо применять имеющуюся документацию.

Проблемы хранения и поиска документов

Однако далеко не всегда можно быстро найти нужный документ, ведь в процессе деятельности компании скапливается огромное количество бумаг, беспорядочное хранение которых приводит к существенной трате времени на их поиски и, соответственно, на решение важных деловых вопросов. К счастью, избежать этого очень легко – для этого лишь нужно периодически производить процедуру под названием систематизация документов.

Что понимается под систематизацией документов

Под систематизацией документов подразумевают сортирование деловых бумаг, которые относятся к одному направлению деятельности или же к определенному временному промежутку. После проведения сортировки документы подшиваются в отдельную папку, которая получает собственную этикетку с определенными данными. Далее сформированная папка фиксируется в специальном журнале, где указывается не только ее название, но и срок хранения. По истечении указанного срока дело может быть переведено в архив организации или сдано в государственный или частный архив.

Требования к документации

Систематизация документов является процедурой со строгим регламентом, поэтому ее проведением должны заниматься только высококвалифицированные специалисты. Более того, выполнение данного вида работ предусматривает еще и заботу о физическом состоянии документации. Все документы, которые принимают участие в систематизации, должны быть подшиты в качественные папки с твердыми обложками, поскольку только таким образом можно избежать быстрого физического износа документов.

Хранение систематизированных документов

Кстати, систематизация деловой документации необходима как бумагам длительного хранения, так и документам, срок годности которых составляет менее десяти лет. Причем систематизированные документы можно хранить как в организации, так и в специальных архивах. Последний вариант на сегодняшний день является самым лучшим, поскольку только таким путем можно обеспечить безопасность хранения ценных деловых бумаг.

Услуги частных архивных компаний

Если компания не располагает квалифицированными кадрами, которые должны выполнять систематизацию документов или же на выполнение данной процедуры просто-напросто не хватает времени, тогда можно заказывать услуги по систематизации документов в частных архивных компаниях.

Работа компании «Архив Гарант»

Источник

Что понимается под систематизацией архивных документов

4.1.4. Порядок систематизации дел в пределах архивного фонда организации

В ряде случаев в архивах проводится систематизация дел внутри архивного фонда:

· при поступлении в архив россыпи документов (архивные документы в россыпи могут поступить в архив в случае срочной ликвидации организации, вследствие чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий);

при переработке описей (переработка описи предусматривает составление новой описи взамен старой, которая не отвечает требованиям поиска и учета архивных документов. В процессе переработки описи проводится экспертиза ценности документов, уточнение их фондовой принадлежности, крайних дат, уточнение или составление новых заголовков дел, а также осуществляется систематизация дел по вновь разработанной схеме. В ряде случаев составляется и новый справочный аппарат к описи.

Сотрудники архивохранилища должны хорошо знать правила классификации, которая отражает внутреннюю организацию дел архивного фонда и закрепляется описью на них.

В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения, которые являются классификационными единицами архивного фонда.

Единицей хранения архивных документов на бумажной основе является дело, т.е. совокупность документов или отдельный документ, заключенные в обособленную обложку или папку.

Организация архивных документов на бумажной основе в пределах архивного фонда складывается из следующих этапов :

· определение признаков и разработка схемы классификации дел архивного фонда (этап классификации);

· распределение дел в соответствии со схемой классификации (этап систематизации).

В основе разработки классификационной схемы учитываются те же признаки, которые учитываются и при формировании архивных документов и дел в делопроизводстве организации, и при их описании.

Распределение дел внутри архивного фонда производится с учетом основных и второстепенных признаков.

Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.

Основными классификационными признаками являются:

· структурный – в соответствии со структурными подразделениями организации- фондообразователя ;

· функциональный или отраслевой – с учетом функций или отраслей деятельности организации- фондообразователя ;

· тематический – по темам, которых касается содержание документов;

· хронологический – по периодам, к которым относятся документы.

Второстепенными классификационными признаками являются:

· номинальный — по видам дел, видам и разновидностям документов;

· авторский — по наименованиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов;

· корреспондентский — по учреждениям и лицам, с которыми велась переписка фондообразователем ;

· предметно-вопросный — с учетом вопросов, которых касается содержание документов;

· географический — по территориям, населенным пунктам и географическим понятиям, с которыми связано содержание документов, их авторы или корреспонденты;

· хронологический — по датам, к которым относятся документы.

Для составления схемы классификации необходимо запомнить 4 правила!

Правило первое – для разработки схемы используют только основные признаки.

Правило второе – из всей совокупности признаков берут только два.

Правило третье – одним из двух выбранных признаков, как правило, должен быть хронологический.

Правило четвертое – выбранные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Исходя из этих 4-х правил можно построить несколько типов классификационных схем:

· хронологически-структурная или структурно-хронологическая;

· хронологически-функциональная (хронологически-отраслевая) или функционально-хронологическая ( отраслевая-хронологическая );

· хронологически-тематическая или тематически-хронологическая.

В исключительных случаях может использоваться хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схема.

Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если организация действующая (с учетом дальнейшего пополнения ее архивного фонда) или организация ликвидирована, но структура ее часто изменялась.

Структурно-хронологическая схема сможет применяться для архивного фонда, имевших стабильную структуру или ликвидированных организаций.

Данные типы схем являются наиболее распространенными.

Дела в соответствии с этими схемами располагаются по типовым направлениям деятельности – функциям (руководство, планирование, финансирование и т.д.) или направлениям деятельности, отражающим специфику данного фондообразователя (медицинское обслуживание, организация учебного процесса, пчеловодство и т.д.)

Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схема применяются для небольших по объему фондов и для архивных коллекций.

Хронологически-номинальная или номинально-хронологическая схемы применяются для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел.

При использовании в схеме номинального признака учитывают вид дела (журналы учета, книги регистрации, материалы и т.п.) или вид документа (протоколы, приказы, планы, отчеты и т.п.).

По таким же схемам организуются документы внутри каждого архивного фонда, вошедшего в состав объединенного архивного фонда. При этом для фондов однотипных организаций используются одинаковые классификационные схемы

Для коллекций могут применяться следующие съемы:

— тематически-хронологическая или хронологически-тематическая;

— номинально-хронологическая или хронологически-номинальная;

— тематически-номинальная или номинально-тематическая.

Свою специфику имеет систематизация электронных документов, которая выражается в их нефондовой организации. Это связано с тем, что электронные документы группируются в первую очередь по видам носителей информации, а внутри видов носителей – по форматам представления информации и затем по характеру зафиксированной информации.

Тип, вид носителя определяется соглашением сторон при передаче электронных документов в архив.

Сотрудники архивохранилища, изучив порядок организации дел внутри архивного фонда, осуществляют предварительную систематизацию дел в соответствии с ранее разработанной схемой классификации.

Предварительную систематизацию можно проводить с использованием карточек на дела с заголовками (при карточном способе систематизации).

Группировка непосредственно дел или карточек в соответствии с принятой схемой проводится сначала по основным признакам: по структурным частям, отраслям или функциям деятельности, темам, хронологии, затем по второстепенным признакам: по видам документов или дел, алфавиту авторов или корреспондентов, содержанию, алфавиту географических названий и опять хронологии. При систематизации учитываются и делопроизводственные индексы дел.

Сложность классификации в пределах самой мелкой группы дел заключается в том, что приходится одновременно учитывать все признаки и располагать дела в систематическом порядке с учетом значимости авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

Так, например, дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом признаков:

— номинального (по значимости видов документов);

— авторского (по значимости или в алфавитной последовательности авторов);

— корреспондентского (по значимости или алфавитной последовательности корреспондентов);

— предметно-вопросного (по значимости вопросов);

При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

— дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждение (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

— планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода ;

— дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

— в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец – единицы хранения, датированные только годом.

Разработанная схема классификации с распределением дел внутри группы оформляется в текстовом варианте и включается в дело фонда ( см. п. 2.1.2 ).

В схеме классификации документов архивного фонда последовательно перечисляются все разделы, подразделы и более мелкие деления, в которые должны быть сгруппированы документы дела фонды. Порядок расположения документов дел в пределах самых низших делений отражается перечислением заголовков дел.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственного и муниципального архивов. Кроме того, классификационная схема – это основа структуры описи.

Практическое осуществление организации документов архивного фонда, т.е. систематизация может проводиться двумя способами: непосредственной группировкой и расположением документов и дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной систематизации дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядка.

При карточном способе систематизации группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами. Карточки для описания располагаются в предусмотренной схемой классификации последовательности и нумеруются в порядке валовой нумерации. И только после этого проводится уже окончательная группировка дел фонда.

Карточный способ классификации документов наиболее удобен в тех случаях, когда архивный фонд велик по объему и сложен по составу. Кроме того, этот способ обеспечивает большую сохранность документов, т.к. не требует многократного перемещения единиц хранения, а также экономит рабочее время.

Завершается систематизация фактической подборкой дел по карточкам и их расположением в соответствии с проставленными на карточках архивными шифрами.

Источник

Что понимается под систематизацией архивных документов

5.4. Организация документов в пределах архивного фонда

5.4.1. Основные понятия и требования

В пределах архивного фонда учетно-классификационной единицей является единица хранения документов (см. п. 6.2.1). Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск и использование.

Единицы хранения (дела) архивного фонда систематизируются в пределах фонда согласно схеме систематизации. Систематизация документов фонда проводится в делопроизводстве и в архиве организации при подготовке документов к передаче в государственные архивы.

5.4.2. Схема систематизации документов в фонде

Схема систематизации единиц хранения (дел) фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел фонда.

5.4.3. Группировка дел и документов в соответствии с различными вариантами схемы систематизации архивного фонда

5.4.3.1. Распределение дел внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направлений деятельности организации, тем и вопросов, которых касается содержание документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фонда.

5.4.3.2. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

5.4.3.3. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме их группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям деятельности) организации. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организации (руководство, финансирование, учет и отчетность и т.д.) или по классификатору самой организации.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности организации, а затем по хронологическому признаку.

5.4.3.4. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к небольшим по объему фондам, а также отдельным архивным коллекциям.

Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются, как правило, для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

5.4.3.6. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

5.4.3.7. Систематизация документов коллекций определяется тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций или фамилий авторов. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут быть объединены по различным признакам, исходя из объема и состава документации.

5.4.3.8. При распределении дел в соответствии со схемой систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения);

дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены (при этом название первого подразделения берется в скобки и пишется название последнего);

в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

5.4.4. Организация документов по личному составу

5.4.4.1. Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении, личных карточек, личных дел, соглашений, контрактов и др.) включаются в опись документов по личному составу.

5.4.4.2. Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в документальный (архивный) фонд получившей их организации.

На личные дела уволенных сотрудников может составляться отдельная опись.

5.4.4.3. Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

Источник

Что понимается под систематизацией архивных документов

1.2.2. Проверка наличия и состояния архивных документов

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения; выявления единиц хранения, числящихся по описям, но фактически отсутствующих; выявления и устранения недостатков в учётных документах; выявления дел, требующих консервационно-профилактической обработки, переплета или реставрации.

Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в соответствии с « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) и методическими рекомендациями (инструкциями) по проведению проверки наличия, разработанными в конкретном архиве.

Проверка наличия и состояния архивных документов и дел проводится в плановом порядке, а также единовременно.

Плановая цикличная проверка наличия проводится с периодичностью, установленной для определённых категорий документов:

— уникальных документов – ежегодно;

— особо ценных на бумажной основе – один раз в 10 лет;

— электронных документов – один раз в 5 лет;

Цикличность (периодичность) проверки остальных архивных документом определяется архивом в зависимости от интенсивности использования дел фонда и состояния учётных документов, но не реже одного раза в 25 лет.

Единовременная внеочередная проверка наличия проводится для всех или отдельных групп архивных документов в случае стихийных бедствий, массовых перемещений документов или других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами.

В ходе проверки наличия и состояния документов и дел осуществляется:

— установление фактического наличия дел и документов, находящихся на хранении;

— выявление не внесенных в опись и (или) неучтенных дел и документов;

— выявление дел и документов, не относящихся к составу данного фонда;

— выявление ошибок в учётных документах и их устранение;

— выявление отсутствующих дел и документов и организация их розыска;

— выявление и учет дел и документов, требующих консервационно-профилактической, технической обработки и реставрации;

Перед проведением проверки наличия и состояния документов и дел проводится выверка учетных документов ( см. п. 1.2.1. )

Порядок проведения проверки наличия и состояния документов и дел.

Проверку наличия проводят, как правило, два работника. Проверка наличия проводится путем сверки описательной статьи дела в описи (номер дела, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов) с описанием дела на обложке (архивный шифр, название фонда и его структурной части, делопроизводственный номер или индекс по номенклатуре дел (при наличии), заголовок дела, крайние даты, количество листов).

Если на обложке дела нет заголовка или заголовок в описи не соответствует заголовку на обложке, проверяется соответствие остальных элементов описательной статьи. При несоответствии всех элементов описательной статьи (кроме архивного шифра) данное дело, по согласованию с главным хранителем фондов, может быть более тщательно изучено для уточнения (определения) его фондовой принадлежности.

При проверке наличия и состояния архивных дел необходимо:

-сохранять порядок размещения единиц хранения на стеллажах и в первичных средствах хранения;

-подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки наличия неправильно подложенные единицы хранения;

-изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

-изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

-изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, для последующей обработки и описания. Указанные единицы хранения после уточнения (определения) их фондовой принадлежности включаются в соответствующий раздел или в конец описи, в зависимости от принадлежности дела к соответствующей группе дел, в логической связи с предыдущими делами (в соответствии со схемой систематизации дел фонда).

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы, учтенные по внутренним описям, сверяются с внутренней описью.

В ходе проверки наличия и состояния архивных дел не допускается делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел и других учетных документах. Обнаруженные дела и документы, не внесенные в опись, описываются, систематизируются и вносятся в опись на основании акта об обнаружении.

Физическое состояние дел в ходе проверки наличия определяется путем визуального просмотра. Выявляются дела и документы:

— пораженные биологическими вредителями (насекомые, плесень);

— с повышенной влажностью;

— с повреждениями основы (бумага, пергамен, ткань и др.);

— с повреждениями текста, изображения (угасание, выцветание);

Документы, зараженные активной плесенью или другими биологическими вредителями, подлежат немедленной изоляции и направлению на санитарно-гигиеническую обработку (дезинсекция, дезинфекция). При обнаружении увлажненных документов производится их обязательная акклиматизация до полного высушивания в специальном помещении в развернутом виде.

Металлические предметы (скрепки, металлические крепежи) удаляются из дел.

Полистная проверка наличия и состояния документов и дел.

Полистная проверка проводится в целях:

— установления количества и фактического наличия дел по описи и листов (документов), находящихся в деле и их соответствия внутренней описи дела и листу-заверителю;

— выявления отсутствующих листов (документов);

— выявления и учета материальных ценностей, физических и других особенностей (при полистной проверке);

— выявления и устранения недостатков в учётных документах, в т. ч. в листах-заверителях при указании особенностей дела;

— выявления и учёта повреждённых документов и документов, требующих консервационно-профилактической обработки, реставрации и подлежащих техническому оформлению.

Обязательной полистной проверке наличия подлежат уникальные документы и секретные дела. Полистная проверка других документов проводится по мере необходимости. В этом случае состав подлежащих проверке наличия документов определяется:

— выявлением в ходе текущей работы отсутствующих документов;

— наличием несброшюрованных дел (например, личного происхождения);

— наличием дел, включающих документы, представляющие коллекционный интерес (например, автографы, знаки почтовой оплаты, открытки, гербовые марки и т.п.)

В ходе полистной проверки наличия проводятся следующие виды работ:

— сверка внутренних описей дел, при их наличии, с имеющимися документами;

— проверка правильности нумерации листов дела и соответствия их количества данным листа-заверителя и описательной статьи описи; проверка соответствия особенностей нумерации дела данным листа-заверителя;

— в делах не имевших нумерации, может проводиться уточнение систематизации документов по согласованию с главным хранителем фондов ( см. п. 4.1.1. );

— нумерация листов дела при ее отсутствии;

— составление в соответствии с установленными требованиями листа-заверителя ( см. п. 4.1.2. );

— проверка правильности указания особенностей формирования дела в листе-заверителе;

— оценка физического состояния документов и проверка правильности отражения этих данных в листе-заверителе.

При проведении полистной проверки наличия запрещается перемещать документы из одного дела в другое, переформировывать несброшюрованное дело, изымать старые листы-заверители.

При обнаружении ошибок в нумерации листов дела изменения (кол-во листов) в лист-заверитель и в архивную опись вносятся на основании акта о технических ошибках. В случае обнаружения отсутствующих в деле документов изменения в лист-заверитель не вносятся. При обнаружении в ходе полистной проверки наличия неописанных архивных документов и уточнения их фондовой принадлежности составляется акт о включении в дело новых архивных документов.

Проверка наличия и состояния документов и дел, выдававшихся из архивохранилищ. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводятся полные или выборочные проверки наличия и состояния архивных документов, выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:

-при подтверждении наличия дел – в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;

При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных архивных документов для дальнейшего их розыска

Оформление итогов проверки наличия и состояния документов и дел. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и дел

фиксируются в листе и акте проверки.

Лист проверки составляется непосредственно в ходе проверки. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел. При большом объеме фонда лист проверки составляется на каждую опись дел, документов отдельно.

В листе проверки в разделе «Наличие дел» фиксируются в графах 1-15 сведения о наличии документов, в графах 16-24 – сведения о состоянии документов.

В графе 1 указывается номе р( а) описи(ей), по которой( ым ) проходила проверка наличия.

В графе 2 указывается количество дел в описи в соответствии с последней итоговой записью.

В графах 3-4 указываются:

— литерные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);

— литерные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).

В графах 5-6 указываются

— пропущенные номера дел описи, не отражённые и не учтённые в итоговой записи (графа 3);

— пропущенные номера дел, не отражённые в итоговой записи (не перечисленные), но учтённые в объёме дел описи (графа 4).

В графах 7, 8 указывается количество и номера дел (при возможности), увеличивших (графа 7) или уменьшивших (графа 8) объём фонда в результате других технических ошибок, установленных непосредственно в процессе проверки наличия.

В графе 9 указывается количество дел после устранения технических ошибок – количество дел, оказавшихся в наличии при подсчёте изменений по графам 3-9.

В графе 12 указывается количество дел по данной проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии (дела, не оказавшиеся в наличии, в данной графе не учитываются).

При заполнении листа проверки номера дел увеличивших или уменьшивших объём фонда по актам, не предусмотренных листом проверки, вносятся в свободные графы 14 и 15.

По каждой графе в листе проверки подсчитывается количество дел.

Общее количество дел по фонду (описи) просчитывается с учетом:

— литерных номеров дел,

— пропущенных номеров дел.

Необнаруженные дела не снимаются с учета и учитываются в объёме дел фонда.

Количество дел по фонду (описи) указывается в листе фонда цифрами и прописью.

В графах 16-24 указываются номера дел, требующих проведения консервационно-профилактической обработки, переплета и реставрации.

Физические особенности дел могут быть зафиксированы в акте о неисправимых повреждениях документов, картотеке (книге) учёта физического состояния архивных документов.

В качестве вспомогательного средства в ходе проверки наличия и при составлении листа проверки можно использовать рабочий журнал. Данный журнал не предусмотрен « Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) ; ведётся в ряде архивов по установленной в архиве форме. В журнале могут фиксироваться: номера дел по старой описи; валовые номера дел по архиву; номера дел по новой описи; номера дел, переданных в другие фонды или описи; номера дел, требующих переплёта; номера дел, требующих реставрации; номера дел, требующих дезинфекции (дезинсекции).

По окончании проверки наличия и состояния архивных документов и дел, в случае отсутствия изменений в количестве (объеме) дел по проверяемому фонду (описи) в конце описи дел проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку наличия. Если итоговая запись не отражает все особенности нумерации ед. хр., изменения (постановка дел на учет и снятие дел с учета) в объеме ед. хр. по описи, итоговая запись пересоставляется.

По итогам полистной проверки при полном соответствии выявленных в ходе полистной проверки особенностей формирования, нумерации и физического состояния дела листу-заверителю в последнем проставляется штамп «ПРОВЕРЕНО», с указанием даты, должности, подписи и расшифровки подписи лица, проводившего проверку.

Проверка наличия и состояния архивных документов и дел считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.

Лист и акт проверки наличия, а также другие типы актов, составленные в ходе проверки наличия, подшиваются в дело фонда.

Необнаруженные документы и дела. Розыск необнаруженных документов и дел. На все отсутствующие в ходе проверки наличия дела и документы составляются карточки учета необнаруженных архивных документов (в 2 экз.). Один экземпляр карточек на необнаруженные дела остается в хранилище, другой прикладываются к листу и акту проверки наличия, которые сдаются на выверку. После выверки листа и акта проверки наличия карточки на необнаруженные документы и дела вливаются в картотеку учета необнаруженных документов и картотеку учёта необнаруженных дел архива.

В случае необнаружения в ходе полистной проверки документов (листов) принимаются меры по установлению названия (заголовка) отсутствующего документа. Для этой цели изучаются заголовок дела, внутренняя опись, анализируется состав и содержание других документов дела. В случае затруднений заголовок документа указывается предположительно с учётом заголовка архивного дела.

Розыск архивных документов и дел, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.

Для поиска документов и дел связки и коробки в обязательном порядке снимаются с полки, производится осмотр полки за коробкой, пространства между полками, а также между нижней полкой и полом. Просматриваются соседние коробки, относящиеся к другим фондам. Проверяются книги выдачи дел с целью уточнения возможного местонахождения дела.

Источник