Что понимается под системой документации
Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов
Цели обучения — познакомить студентов:
Оглавление
Понятие документа, документопотока
Информационные связи предприятия и документопотоки
Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:
Свойства управленческой информации
Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:
Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.
К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:
Основные понятия делопроизводства
Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.
Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.
Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ содержит сведения, отражающие:
Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.
Функции документа
К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:
Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.
Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:
Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.
Основные задачи делопроизводства
Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.
Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:
Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.
Нормативная база делопроизводства
Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.
Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.
Основные нормативные документы
Классификация документов
Общее представление и признаки классификации
Документы можно классифицировать по различным признакам:
Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.
На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.
Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.
Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.
Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.
К организационным документам предприятия можно отнести:
К распорядительным документам относятся:
К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:
К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.
Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.
Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.
Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.
Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.
Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.
Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:
Рис. 1. Документооборот на предприятии
Правила составления документов
Установка формата бумаги и размеров полей
Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.
Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.
Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.
Что понимается под системой документации
ъБЛПОПДБФЕМШУФЧПН ОЕ ХУФБОПЧМЕОЩ ЕДЙОЩЕ ЖПТНЩ ЧЧЕДЕОЙС Ч РТБЛФЙЛХ УРЕГЙЖЙЮЕУЛПК ПФТБУМЕЧПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ. ьФП НПЗХФ ВЩФШ ПФТБУМЕЧЩЕ УФБОДБТФЩ, ЙОУФТХЛГЙЙ, ТБУРПТСДЙФЕМШОЩЕ ДПЛХНЕОФЩ, ЧЧПДСЭЙЕ ЙМЙ ПФНЕОСАЭЙЕ ПФДЕМШОЩЕ ЖПТНЩ ДПЛХНЕОФПЧ. пТЗБОБНЙ УФБОДБТФЙЪБГЙЙ Ч ТЕЛПНЕОДБФЕМШОПК ЖПТНЕ РТЕДРЙУЩЧБЕФУС ТБЪТБВПФЛБ РП БОБМПЗЙЙ У плхд ЛМБУУЙЖЙЛБФПТПЧ ПФТБУМЕЧЩИ ЖПТН ДПЛХНЕОФПЧ. пФТБУМЕЧЩЕ ЖПТНЩ ДПЛХНЕОФПЧ ЙНЕАФ ОПТНБФЙЧОЩК ИБТБЛФЕТ Ч ТБНЛБИ БДНЙОЙУФТБФЙЧОПК УЙУФЕНЩ ПФТБУМЕК (ОБРТЙНЕТ, УХДЕВОБС, ОПФБТЙБМШОБС Й ДТ.) ЙМЙ ДМС ЧУЕИ ПТЗБОЙЪБГЙК, ЪБОЙНБАЭЙИУС ДЕСФЕМШОПУФША, ЪБ ЛПФПТХА ПФЧЕФУФЧЕООП ЛПОЛТЕФОПЕ ЧЕДПНУФЧП (ОБРТЙНЕТ, ДПЛХНЕОФБГЙС УФТБИПЧБС, НЕДЙГЙОУЛБС Й ДТ.).
дП ОБУФПСЭЕЗП ЧТЕНЕОЙ ОЕ УХЭЕУФЧХЕФ ОЕРТПФЙЧПТЕЮЙЧПК ОБХЮОПК ЛМБУУЙЖЙЛБГЙЙ УЙУФЕН ДПЛХНЕОФБГЙЙ, ЧЙДПЧ Й ТБЪОПЧЙДОПУФЕК ДПЛХНЕОФПЧ. рТЙ ОЕПВИПДЙНПУФЙ ЙУРПМШЪХЕФУС ЬНРЙТЙЮЕУЛЙ УМПЦЙЧЫЕЕУС ТБЪДЕМЕОЙЕ ДПЛХНЕОФПЧ ОБ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ. пЖЙГЙБМШОЩЕ ДПЛХНЕОФЩ Ч ЪБЧЙУЙНПУФЙ ПФ ПВУМХЦЙЧБЕНПК ЙНЙ УЖЕТЩ ЮЕМПЧЕЮЕУЛПК ДЕСФЕМШОПУФЙ РПДТБЪДЕМСАФУС ОБ ХРТБЧМЕОЮЕУЛЙЕ, ОБХЮОЩЕ, ФЕИОЙЮЕУЛЙЕ (ЛПОУФТХЛФПТУЛЙЕ), ФЕИОПМПЗЙЮЕУЛЙЕ, РТПЙЪЧПДУФЧЕООЩЕ Й ДТ.
хРТБЧМЕОЮЕУЛЙЕ ДПЛХНЕОФЩ УПУФБЧМСАФ СДТП ДПЛХНЕОФБГЙЙ ХЮТЕЦДЕОЙК. ч УЧПА ПЮЕТЕДШ, ХРТБЧМЕОЮЕУЛБС ДПЛХНЕОФБГЙС РТЕДУФБЧМЕОБ ЛПНРМЕЛУПН УЙУФЕН, ПУОПЧОЩНЙ ЙЪ ЛПФПТЩИ СЧМСАФУС УМЕДХАЭЙЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ:
4.1.2 хОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ
пДОПФЙРОПУФШ ЪОБЮЙФЕМШОПЗП ЮЙУМБ ТЕЫБЕНЩИ ЪБДБЮ, ЕДЙОППВТБЪОЩЕ ФЕИОПМПЗЙЙ ЙИ ДПЛХНЕОФЙТПЧБОЙС, РПЧФПТСЕНПУФШ ЪОБЮЙФЕМШОПЗП ПВЯЈНБ ПВСЪБФЕМШОПК ЙОЖПТНБГЙЙ РПЪЧПМЙМЙ Ч РТБЛФЙЮЕУЛЙИ ГЕМСИ ЧЩДЕМЙФШ ТСД УЙУФЕН ДПЛХНЕОФБГЙЙ Й УЖПТНХМЙТПЧБФШ ЛПНРМЕЛУ ЕДЙОЩИ ФТЕВПЧБОЙК Л ЬФЙН УЙУФЕНБН ДПЛХНЕОФБГЙЙ.
оБЙВПМЕЕ НОПЗПЮЙУМЕООЩН РП ПИЧБФХ ЪБДБЮ Й УПУФБЧХ ДПЛХНЕОФПЧ СЧМСЕФУС ЛПНРМЕЛУ хОЙЖЙГЙТПЧБООЩИ УЙУФЕН ДПЛХНЕОФБГЙЙ (худ). у 1971 З. РП РПУФБОПЧМЕОЙА уПЧЕФБ нЙОЙУФТПЧ ВЩМБ ОБЮБФБ РМБОПНЕТОБС ТБВПФБ РП УПЪДБОЙА ЛМБУУЙЖЙЛБФПТПЧ ФЕИОЙЛП-ЬЛПОПНЙЮЕУЛПК ЙОЖПТНБГЙЙ, ЧИПДСЭЙИ Ч еДЙОХА УЙУФЕНХ ЛМБУУЙЖЙЛБГЙЙ Й ЛПДЙТПЧБОЙС ФЕИОЙЛП-ЬЛПОПНЙЮЕУЛПК Й УПГЙБМШОПК ЙОЖПТНБГЙЙ (еуллфьуй), ЛБЛ ПУОПЧЩ ЙОЖПТНБГЙПООПЗП ПВЕУРЕЮЕОЙС бух. пДОПЧТЕНЕООП У ДЕСФЕМШОПУФША РП УПЪДБОЙА ЛМБУУЙЖЙЛБФПТПЧ ГЕОФТБМШОЩН ПТЗБОБН ЗПУХДБТУФЧЕООПЗП ХРТБЧМЕОЙС ВЩМБ РПТХЮЕОБ ТБЪТБВПФЛБ ОБ ЕДЙОПК НЕФПДЙЮЕУЛПК ПУОПЧЕ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩИ, Ф.Е. РТЙЧЕДЕООЩИ Л НБЛУЙНБМШОПНХ ЕДЙОППВТБЪЙА ЖПТН ДПЛХНЕОФПЧ. тБЪТБВБФЩЧБЕНЩЕ РТЙ ХОЙЖЙЛБГЙЙ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ ЖПТНЩ ДПЛХНЕОФПЧ ПВЯЕДЙОСМЙУШ Ч ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ.
фБЛЙН ПВТБЪПН, ЕУМЙ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ ЖПТНЙТПЧБМЙУШ ЙУИПДС ЙЪ РПФТЕВОПУФЕК ДПЛХНЕОФЙТПЧБОЙС ФПК ЙМЙ ЙОПК ДЕСФЕМШОПУФЙ, ФП ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ СЧМСМЙУШ ТЕЪХМШФБФПН РТПЧЕДЕОЙС ХОЙЖЙЛБГЙЙ ДПЛХНЕОФПЧ ЬФПК УЙУФЕНЩ.
хОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ РТЕДОБЪОБЮБМЙУШ, РТЕЦДЕ ЧУЕЗП, ДМС ЙУРПМШЪПЧБОЙС Ч БЧФПНБФЙЪЙТПЧБООЩИ УЙУФЕНБИ ХРТБЧМЕОЙС ТБЪОЩИ ХТПЧОЕК. ч ФП ЦЕ ЧТЕНС ДПЛХНЕОФЩ, ЧИПДСЭЙЕ Ч ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ДПЛХНЕОФБГЙЙ, Й ПУОПЧОЩЕ РПМПЦЕОЙС еДЙОПК УЙУФЕНЩ ЛМБУУЙЖЙЛБГЙЙ Й ЛПДЙТПЧБОЙС ФЕИОЙЛП-ЬЛПОПНЙЮЕУЛПК Й УПГЙБМШОПК ЙОЖПТНБГЙЙ РТЕДОБЪОБЮЕОЩ Й ПВСЪБФЕМШОЩ ДМС ЙУРПМШЪПЧБОЙС УПАЪБНЙ, ЛПОГЕТОБНЙ, БУУПГЙБГЙСНЙ, БЛГЙПОЕТОЩНЙ ПВЭЕУФЧБНЙ, НЕЦПФТБУМЕЧЩНЙ, ТЕЗЙПОБМШОЩНЙ Й ДТХЗЙНЙ ПВЯЕДЙОЕОЙСНЙ ОЕЪБЧЙУЙНП ПФ ЖПТН УПВУФЧЕООПУФЙ Й РПДЮЙОЕОЙС. б ФБЛЦЕ НЙОЙУФЕТУФЧБНЙ, ЧЕДПНУФЧБНЙ Й ДТХЗЙНЙ ПТЗБОБНЙ ХРТБЧМЕОЙС Ч тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ, ПВЭЕУФЧЕООЩНЙ ПТЗБОЙЪБГЙСНЙ, РТЙНЕОСАЭЙНЙ ЛБЛ ФТБДЙГЙПООЩЕ, ФБЛ Й УНЕЫБООЩЕ, У ЙУРПМШЪПЧБОЙЕН ЛПНРШАФЕТОЩИ ФЕИОПМПЗЙК, НЕФПДЩ ПВТБВПФЛЙ ДПЛХНЕОФОПК ЙОЖПТНБГЙЙ.
ч ЙФПЗЕ НОПЗПМЕФОЙИ ХУЙМЙК РП УПЧЕТЫЕОУФЧПЧБОЙА ДПЛХНЕОФБГЙЙ ВЩМП ХОЙЖЙГЙТПЧБОП УЧЩЫЕ ФТЕИ У РПМПЧЙОПК ФЩУСЮ ЖПТН РМБОПЧЩИ, ХЮЕФОЩИ, ЖЙОБОУПЧЩИ Й ДТХЗЙИ ДПЛХНЕОФПЧ, УЧЕДЕООЩИ Ч пВЭЕТПУУЙКУЛЙК ЛМБУУЙЖЙЛБФПТ ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ (плхд).
лБЦДЩК ЙЪ ДПЛХНЕОФПЧ РПМХЮЙМ ЛПДПЧПЕ ПВПЪОБЮЕОЙЕ, ПРТЕДЕМСЕНПЕ РТЙОБДМЕЦОПУФША Л ПДОПК ЙЪ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩИ УЙУФЕН ДПЛХНЕОФБГЙЙ Й НЕУФПН ДПЛХНЕОФБ ЧОХФТЙ ЬФПК УЙУФЕНЩ. ьФП ЛПДПЧПЕ ПВПЪОБЮЕОЙЕ РПДФЧЕТЦДБЕФ УБНП РТБЧП ДПЛХНЕОФБ ОБ УХЭЕУФЧПЧБОЙЕ Й УППФЧЕФУФЧЙЕ ХФЧЕТЦДЕООПНХ ДМС ПВСЪБФЕМШОПЗП РТЙНЕОЕОЙС ПВТБЪГХ-ЬФБМПОХ. пВЭЕТПУУЙКУЛЙК ЛМБУУЙЖЙЛБФПТ ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ РТЕДОБЪОБЮЕО ДМС ТЕЫЕОЙС УМЕДХАЭЙИ ЪБДБЮ:
ч ОБУФПСЭЕЕ ЧТЕНС Ч тПУУЙКУЛПК жЕДЕТБГЙЙ Ч УППФЧЕФУФЧЙЙ У РПУФБОПЧМЕОЙЕН зПУУФБОДБТФБ № 299 ПФ 30.12.93 З. ЙНЕАФУС УМЕДХАЭЙЕ ПВЭЕТПУУЙКУЛЙЕ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ХРТБЧМЕОЮЕУЛПК ДПЛХНЕОФБГЙЙ:
чУЕ ХОЙЖЙГЙТПЧБООЩЕ УЙУФЕНЩ ЧЛМАЮБАФ Ч УЕВС ЛПНРМЕЛФЩ ПВТБЪГПЧ ВМБОЛПЧ ЛПОЛТЕФОЩИ ДПЛХНЕОФПЧ, ПВОПЧМСЕНЩИ РП НЕТЕ ОЕПВИПДЙНПУФЙ, Б ФБЛЦЕ ОПТНБФЙЧОЩЕ Й НЕФПДЙЮЕУЛЙЕ НБФЕТЙБМЩ РП ЪБРПМОЕОЙА Й РТЙНЕОЕОЙА ЬФЙИ ДПЛХНЕОФПЧ.
Что обязательно нужно знать о грамотном документообороте
В первую очередь документооборот любой организации можно разделить на внутренний и внешний в зависимости от его направленности.
Пользователями внутренних документов являются:
Во внутренних документах присутствуют только подписи ответственных лиц, многие даже не требуют печати. Внутренняя переписка может вестись и вовсе в безбумажном формате. Сотрудник идентифицируется по логину или адресу почты (выдаются при трудоустройстве).
Кстати! Для организаций наличие печати не обязательное условие, но если она есть, то ее необходимо использовать. ИП также может работать без печати.
Формы регламентируются учетной политикой, особенностями делового оборота и внутренними установка компании, если только речь не о строго утвержденных формах, хотя таких осталось немного.
К пользователям внешних документов относятся:
Внешние документы часто имеют строго утвержденную форму (декларации, справки, заявления). Иногда их передача должна сопровождаться предъявлением доверенности и подтверждением личности представителя компании.
Способы организации
В зависимости от вида и направленности можно создать различные системы документооборота:
Важно! Действующее законодательство не предусматривает полного перехода на ЭДО, потому что некоторые документы, в частности связанные с кадрами, необходимо подписывать работникам лично (собственноручно) без ЭЦП.
Ведение внутренней документации обычно ограничено только фантазией руководства. Служебные записки, распоряжения, инструкции, отчеты о проделанной работе станут обязательными, если они есть во внутренних положениях, должностной инструкции и сотрудник был ознакомлен при трудоустройстве со своими обязанностями и корпоративными правилами.
Для того чтобы обмениваться в электронном виде с поставщиком или клиентом актами, накладными и другими документами, придется указать такую возможность в договоре. Если ваши покупатели делают заказ через сайт, то подобные условия стоит разместить в разделе правил пользования и напомнить покупателю, что он соглашается с ними, а также запросить необходимую информацию. Например, для отправки чека онлайн-кассы может понадобиться мобильный номер или электронная почта.
Системы ведения ЭДО
Огромное количество операторов и производителей программного обеспечения предлагают сейчас услугу электронного документооборота. Причем организовать учет можно совершенно по-разному и с помощью операторов и без них:
CRM- системы
Основные этапы работы:
Важно! В результате общения в системе появляется карточка, сохраняющая подробную информацию о покупателе. Для обработки персональных данных физического лица необходимо получить его согласие.
При помощи CRM происходит обмен с клиентом документами и взаимодействие между отделами. Обычно в обороте фигурируют заявка, счет, акт или накладная, наряд, договор. Они могут формироваться в самом сервисе, что упрощает работу менеджера и увеличивает скорость его работы, а значит, объем продаж.
График документооборота
Если просто дать сотрудникам задачи и ждать их выполнения без указания конкретных сроков, то нужные документы бухгалтерия получит не скоро. Чтобы обеспечить своевременное поступление первички, понадобится график.
Для начала стоит составить список всех документов, которые будут использованы конкретно в вашей компании, и обозначить сроки их составления и передачи в следующий отдел или бухгалтерию. Можно также, если требуется согласование каких-то процедур, установить отведенный для этого период.
Кстати! Нарушение графика как самостоятельно, так и в составе других нарушений может стать причиной дисциплинарного взыскания и даже увольнения (п. 5 ст. 81 ТК РФ).
Затем определить, кто именно (не ФИО, а должность) отвечает за подготовку, подписание т.д. Соединить сведения в единую таблицу. Можно воспользоваться готовыми вариантами из сети. Потребуется ознакомить сотрудником под подпись с приказом (сам график — это неотъемлемое приложение к нему).
Требовать можно только те документы, которые предусмотрены должностной инструкцией, законодательством и правилами, относящимися к выполняемой сотрудником работе. Стоит обеспечить доступ к графику и его наличие на рабочих местах, чтобы сотрудники наглядно видели свои обязанности. В электронных системах и при наличии ЭДО можно настроить программы и сервисы таким образом, чтобы они указывали срок исполнения и предупреждали о приближении времени сдачи.
В чем поможет график:
Современные достижения в области программирования дают широкие возможности для внедрения как целого комплекса, так и скромных локальных систем для организации документооборота организации. Даже если компания небольшая, наличие четкого графика и строгих сроков позволяет улучшить не только внутреннюю работу, но и качество обслуживания клиентов.
II. Основные понятия
II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060).
Если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 01.07.2013, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, то используется усиленная квалифицированная электронная подпись (ФЗ 06.04.2011 N 63-ФЗ).
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448).
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127; 2007, N 46, ст. 5554).
(в ред. Приказа ФССП России от 31.08.2012 N 355)
(см. текст в предыдущей редакции)
Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 2, ст. 127; 2007, N 46, ст. 5554).
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, 2253).
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа ФССП России от 02.06.2016 N 366)
(см. текст в предыдущей редакции)
(абзац введен Приказом ФССП России от 31.08.2012 N 355)
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
(абзац введен Приказом ФССП России от 31.08.2012 N 355)
Что понимается под системой документации
ГОСТ Р ИСО 30300-2015
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Основные положения и словарь
System of standards for information, librarianship and publishing. Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary
Дата введения 2016-07-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2012 (пункт 3.5)
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Январь 2019 г.
Введение
Эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации.
Создание документов и управление ими являются неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации, обеспечивая деловую результативность, подотчетность, управление рисками и непрерывность деловой деятельности, а также давая организациям возможность извлекать пользу из обладающих ценностью информационных ресурсов, таких как деловые, коммерческие активы и ресурсы знаний, делать вклад в обеспечение сохранности коллективной памяти в ответ на вызовы глобальной и электронной среды.
Стандарты на системы менеджмента (ССМ) предоставляют инструментарий для высшего руководства по применению системного и контролируемого подхода к организационному руководству в среде, которая способствует применению лучшей деловой практики.
a) распределением функций и ответственности;
b) процессным подходом;
c) измерением и оценкой;
d) анализом и улучшением.
Применение политики и установление целей в области управления документами, базирующихся на соответствующих требованиях организации, гарантирует, что официальная и достоверная информация, а также доказательства деловой деятельности создаются, управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени. Результатом успешного применения грамотно разработанных политики и целей в области управления документами являются документы и системы документации, соответствующие всем целям организации.
Внедрение в организации СУД позволяет также обеспечить прозрачность и прослеживаемость решений, принятых руководством, и подотчетность.
ИСО 15489-1 является основополагающим стандартом, который закрепляет лучшую практику в отношении действий по управлению документами.
Структура стандартов на СУД, подготовленных ИСО/ТК 46/ПК 11, как опубликованных, так и находящихся в процессе разработки, представлена на рисунке 1.
Настоящие стандарты применяются как руководство по:
a) установлению системного управления политикой, процедурами и ответственностью в сфере управления документами, вне зависимости от целей, содержания или носителя информации самих документов;
b) определению ответственности, полномочий и подотчетности организаций в отношении документов и политики управления документами, процедур, процессов и систем управления документами;
c) проектированию и внедрению СУД;
d) достижению качественных результатов от применения СУД посредством оценки ее эффективности и функционирования и постоянного совершенствования.
Настоящие стандарты предназначены для:
1) высшего руководства, которое принимает решения по установлению и внедрению систем управления в организации;
2) работников, ответственных за внедрение СУД, таких как специалисты по управлению рисками, аудиту, документации, информационным технологиям и защите информации.
Некоторые элементы настоящего документа могут быть объектом патентных прав. ИСО и Росстандарт не отвечают за указание о наличии таких прав.
1 Область применения
Настоящий национальный стандарт устанавливает цели использования СУД, содержит принципы СУД, описывает процессный подход и определяет функции высшего руководства. Стандарт применим к организации любого типа, которая желает:
a) установить, внедрить, сохранять и улучшать СУД для обеспечения своей деятельности;
b) обеспечить соответствие СУД принятой политике управления документами;
c) продемонстрировать соответствие настоящему стандарту путем:
1) выполнения обязательств по оценке и декларированию соответствия самой организацией, или
2) подтверждения декларирования сторонней организацией, или
3) сертификации СУД сторонней организацией.
2 Основные положения СУД
2.1 Взаимосвязь СУД и системы управления
Все организации управляют документами, образующимися в процессе их деятельности по достижению поставленных целей.
СУД устанавливает политику, цели и основополагающие требования для управления документами организации и гарантирует, что документные системы соответствуют требованиям организации.
В рамках СУД организации разрабатывают, внедряют и контролируют документные процессы и средства управления ими в целях соответствия политике управления документами, целям и требованиям. Для этого необходимо определить, каким образом документные системы управляют документными процессами и средствами управления ими, а также, каким образом документы взаимодействуют со всеми системами управления в целях их оценки как доказательства результатов.
Документы создаются в рамках каждой системы управления, в том числе в СУД. В свою очередь, документы и способы управления ими являются частью новых видов организационной деятельности, таких как разработка новой продукции или услуг. Документы могут также использоваться для проверки работы систем управления и определения, насколько эти системы и виды деятельности отвечают требованиям организации. Таким образом, СУД устанавливает (или определяет) требования к документам иных систем управления, как и к самим системам.
2.2 Организационная среда
Организация или группа организаций могут использовать все или отдельные элементы стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, в соответствии со сферой деятельности и требованиями ведения этой деятельности, с учетом следующих факторов:
a) размер и сложность организации (организаций) или процессов, в рамках которых требуется управлять документами;
b) степень риска ведения деятельности при применении средств управления документами, не отвечающих установленным требованиям;
c) стремление к внутреннему совершенствованию для удовлетворения текущих и потенциальных требований заинтересованных сторон в будущем;
d) наличие особых требований или ожиданий заинтересованных сторон.
Стандарты на СУД, подготовленные ИСО ТК 46/ПК 11, могут быть использованы:
1) для одного или более специальных деловых процессов в организации;
2) для всей организации, охватывая все деловые процессы;
3) для нескольких организаций с совместными деловыми процессами, например в пределах сферы деятельности, между торговыми партнерами или в рамках партнерских отношений.
При применении стандартов на СУД, подготовленных ИСО ТК 46/ПК 11, организации необходимо руководствоваться требованиями и нормами национального законодательства, нормативных и методических документов, а также стандартов, которые применяются в соответствующей сфере.
2.3 Потребность в СУД
Все организации независимо от их структуры, численности и характера деятельности генерируют информацию об осуществлении своих рабочих процессов. Документы как один из видов информационных ресурсов являются частью интеллектуального капитала организации, т.е. входят в ее активы.
Цель внедрения СУД состоит в постоянном управлении документами. Документы используются в процессе принятия решений и осуществлении соответствующей деятельности, а также гарантируют подотчетность имеющимся и возможным заинтересованным сторонам.
Цель внедрения СУД заключается в создании документов и управлении ими систематическим и контролируемым образом для того, чтобы:
a) эффективно осуществлять деловую деятельность и предоставлять услуги;
b) соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам, а также требованиям подотчетности;
c) оптимизировать принятие решений, обеспечить согласованность и непрерывность деятельности организации;
d) способствовать результативной деятельности организации в случае чрезвычайных ситуаций;
e) обеспечивать защиту и поддержку при проведении судебных процессов, включая управление рисками, связанными с наличием или недостатком доказательств осуществления деятельности организации;
f) защищать интересы организации и права сотрудников, клиентов, а также имеющихся и возможных заинтересованных сторон;
g) поддерживать научно-исследовательскую деятельность и мероприятия по развитию;
h) способствовать деятельности организации в сфере продвижения товаров и услуг;
i) сохранять корпоративную и коллективную память и обеспечивать социальную ответственность.