Что понимается под стандартизацией документов
В конце прошлого столетия начали широко использовать информационные технологии нового поколения, в связи с чем появилась проблема унификации информации, имеющейся на бумажном носителе. В первую очередь этот вопрос касался сферы управления. В 70-е годы XX века Правительство Советского Союза приняло решение о создании систем унифицированного направления и классификаторов технико-экономической информации. Разработка нормативных документов по стандартизации велась на основе существующей базы систем документации.
Определение термина
Стандартизация документов – это результат проведения реорганизации документооборота рассматриваемой системы, соответствующей определенным стандартам. Уменьшение переписки и сокращение трудоемкости на ее составление, а также стремление избежать дублирования данных считаются актуальными вопросами, требующими решения в управленческой работе. Эффективный результат может быть достигнут благодаря унификации и стандартизации информации по содержанию и форме.
Стандартизация документов – это формирование одинаковых типовых бланков для схожих по назначению протоколов, что помогает более эффективному использованию бумаги при выводе актов и постановлений на печать. Стандартизация облегчает бухгалтерский документооборот, а также архивирование документации.
Схожая терминология
Практически аналогичным определением является «унификация», которая представляет собой процесс приведения чего-либо, в том числе и документированных актов, к единой форме или общей системе, что ведет к сокращению исходного множества рассматриваемых объектов. Унификация, стандарт и стандартизация документов приводят к формированию рационального единообразия в любой сфере деятельности, особенно в документировании. Сокращение неоправданного многообразия форм данных и установление единой структуры происходят посредством языковых конструкций, реквизитов, учета информации и ее хранения. Лишние документальные цепочки со временем убираются, чтобы избежать неоправданного дублирования элементов.
Унификация документов позволяет установить единый образ форм административных документов, которые выполняют функции и задачи управленческого формата. Такой подход приведет работу с большим объемом документов к нормализации их в системе производства, а также ускорит обмен деловыми данными.
Повышение эффективности
Единая система делопроизводства способствует оперативной обработке, сокращает затраты времени на работу с документами, которые затрагивают весь делопроизводственный персонал: от рядовых сотрудников до руководителей.
Объектами стандартизации документов могут быть их состав и формы. Унификация состава документов – это выделение и закрепление совокупности документов, которые необходимы для решения управленческих задач. В результате таких действий предполагается сокращение состава документов. Унификация форм представляет собой отбор и консолидацию информационных показателей, в том числе и реквизитов, которые соотносятся с целевым назначением документов, а также определение общих требований к их созданию и оформлению. В делопроизводстве унификация может происходить и как этап стандартизации, и как самостоятельный процесс.
Суть стандартизации
В Федеральном законе «О техническом урегулировании» № 184 указан принцип работы определения: стандартизация документов – это целостная работа, направленная на установление правил в целях их добровольного использования, в результате чего должна быть упорядочена информация в сферах производства и обращения продукции, а также увеличена конкурентоспособность услуг.
«Стандартом» можно назвать документ, в котором указываются характеристики продукции, правила осуществления различных процессов на производстве, характерные особенности перевозки и хранения, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт включает в себя определенные требования к терминологии, маркировке, символике, упаковке, этикеткам.
Нормативные документы по стандартизации содержат оптимальные правила и требования по оформлению, подготовке, хранению и учету деловой документации, которые были утверждены в установленном порядке и рекомендованы для многократного применения в делопроизводстве. Стандартизация (простыми словами) – это формирование и утверждение единых правил, которые предъявляются к документам с целью их упорядочения.
Стандартизация предполагает возведение основных требований к документам в юридическую норму. Благодаря такому процессу формирование многочисленных документов происходит по одним правилам, что легче воспринимается получателями. Стандартизация документов – это итог унификации или высшая ее форма.
Типовые элементы процесса
Преобразования могут касаться отдельных видов документов (указывается ГОСТ с номером), структуры и правил оформления, элементов унифицированной системы документации (УСД). Такая система состоит из сочетания взаимосвязанных форм документов, которые дают информативное представление о некоторых видах хозяйственной и управленческой деятельности. УСД базируется на единых правилах и требованиях, имеет данные, необходимые для управления любой сферой деятельности.
Привычная система документации организована таким образом, чтобы удовлетворять потребности документирования определенной деятельности, а документы системы стандартизации являются результатом процесса приведения документов к единой форме и системе, когда преобладает единообразие, а также уменьшается неоправданное множество шаблонов документов, их реквизитов и показателей. В процессе стандартизации происходит переход к рациональному единообразию в документообороте.
Уровень утверждения и соответствующие категории
Стандартизация – это форма юридического утверждения результатов унификации, которая представляет собой совокупность гос. стандартов и единой формы включенных документов.
УСД подразделяется на:
Реквизиты унифицированного документа применяются в соответствии с целевой задачей и тем, какой уровень утверждения заложен. Имеет место разделение документов стандартизации в РФ на категории:
Специфика информационного обеспечения
Кроме межотраслевых систем документооборота, используются формы документов национальной системы стандартизации, в которых отражаются особенности деятельности конкретных отраслей. Такие характерные черты подразделяются на:
Определение состава документации
Данным вопросом занимаются специальные уполномоченные ведомства и организации, например, Российская гос. библиотека берет на себя определение состава документации, которая имеется во всех библиотеках страны. Нормативный характер имеют отраслевые формы документов, если они находятся в рамках ведомственной системы (такие как нотариальная или судебная), подобные шаблоны также используются в конкретных организациях, занимающихся схожей деятельностью (например, медицинской или страховой).
Применение документов по стандартизации на предприятиях дает возможность снизить затраты на составление, оформление, изготовление, обработку документов и их передачу. Таким образом, ускоряется документооборот внутри организации. Реорганизация содержания документов улучшает качество выполнения управленческих задач. Закрепляется состав документа в Табеле форм (едином нормативном документе, состоящем из перечня документов, необходимых для реализации задач управленческой деятельности фирмы, имеющий юридический статус), а преобразований форм документов – в Альбоме документов. Табель упорядочивает процесс документирования, создает наглядную схему учета всех видов деятельности. Табель сформирован так, чтобы устанавливать определенные правила фиксации места и времени, а также принимающих решения лиц.
Характерные особенности
Виды документов по стандартизации относительно альбома форм документов (сборника шаблонов унифицированных форм, необходимых для документального обеспечения управления в учреждении) представлены:
Отличительными особенностями формирования данных документов являются:
Принципы и основы стандартизации документов
Комиссия СЭВ охарактеризовала составную стандартизацию, при которой происходит целенаправленное установление и применение системы связанных требований как к объекту, так и к его элементам, чтобы обеспечить оптимальное решение конкретной проблемы. Утверждение документов происходит исходя из требований гос. стандартов и правил СЭВ, ИСО и других международных организаций, которые работают в области унификации и стандартизации документов.
Резкая смена привычного содержания документов может негативно отразиться на психологической перестройке работников организации. Поэтому процесс преобразования должен происходить плавно, затрагивая только самые необходимые изменения с сохранением правил и основ национальных документов по стандартизации, а также не нанося экономического ущерба. Сначала вводятся минимальные изменения, а после – радикальные. Поэтапные преобразования стандартов позволяют всем участникам процесса провести полную стандартизацию документооборота.
Обработка информации
Нахождение общего в документах и формирование единого общепринятого шаблона упрощает ручные методы обработки данных, работа становится более эффективной, затраты финансового плана снижаются, а время, ранее использовавшееся для обучения управленческих кадров, уменьшается, что в результате показывает неоспоримую положительную динамику. Важно уделять внимание соблюдению общих требований к управленческим документам в условиях функционирования автоматизированных систем управления, когда резко увеличивается эффект унификации и стандартизации всех документов.
На улучшение форм документов оказывает влияние архивоведение, изучающее теоретические и практические основы архивного дела. Автоматизация процессов стандартизации начиналась с классификации схемы документов в народном хозяйстве, а далее продолжилась в управленческой сфере, где и достигла своей настоящей эффективной формы. Сейчас этот процесс затрагивает международные и национальные организации, в работе над упрощением документооборота внешнеторговых связей работают 10 иностранных организаций, в том числе Комиссия по внешней торговле, Комитет по развитию торговки ЕЭК, Международная организация по стандартизации и др.
Требования к оформлению документов по делопроизводству
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Что понимается под стандартизацией документов
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА СТАНДАРТИЗАЦИИ
State system of standardization. Basic concepts
Дата введения 1970-01-01
Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 30 августа 1968 г. N 1 срок введения установлен с 01.01.70
ПЕРЕИЗДАНИЕ с Изменениями N 1, 2, 3, 4, 5, 6, утвержденными в январе 1975 г., сентябре 1979 г., сентябре 1980 г., ноябре 1981 г., ноябре 1982 г., апреле 1982 г. (ИУС 11-79, 12-80, 3-82, 7-82, 2-83)
Настоящий стандарт устанавливает основные положения Государственной системы стандартизации в СССР.
Государственная система стандартизации объединяет работы по стандартизации на всех уровнях управления народным хозяйством и представляет собой комплекс взаимоувязанных правил и положений, определяющих:
основные цели и задачи стандартизации;
организацию и методику проведения работ по стандартизации;
порядок планирования работ по стандартизации;
порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации по стандартизации и внесения в них изменений, а также государственного надзора и ведомственного контроля за их внедрением и соблюдением;
объекты стандартизации, категории и виды стандартов;
единые правила построения, изложения и оформления стандартов и их содержание.
1. ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОНЯТИЙ «СТАНДАРТИЗАЦИЯ», «НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ», «СТАНДАРТ», «СТАНДАРТ СЭВ», «ТЕХНИЧЕСКИЕ УСЛОВИЯ», «ОПЕРЕЖАЮЩАЯ СТАНДАРТИЗАЦИЯ» И «КОМПЛЕКСНАЯ СТАНДАРТИЗАЦИЯ»
Стандартизация основывается на объединенных достижениях науки, техники и передового опыта и определяет основу не только настоящего, но и будущего развития и должна осуществляться неразрывно с прогрессом.
Некоторыми частными случаями ее применения являются:
установление единиц физических величин;
установление терминов и обозначений;
установление требований к продукции и производственным процессам (выбор или определение характеристик той или иной продукции, методов контроля и измерений, технических требований, характеризующих качество изделий; взаимозаменяемость и т.д.);
установление требований, обеспечивающих безопасность людей и сохранность материальных ценностей.
В условиях планового социалистического хозяйства важнейшей особенностью стандартизации является ее активная роль в управлении народным хозяйством, выражающаяся в плановой деятельности государственных органов, предприятий и организаций по установлению и применению обязательных норм, правил, требований, направленных на ускорение технического прогресса, повышение производительности общественного труда и улучшение качества продукции.
В зависимости от сферы действия, содержания и уровня утверждения стандарты подразделяются на категории и виды.
Правила построения, изложения и оформления, порядок согласования, утверждения и государственной регистрации технических условий установлены в ГОСТ 2.114-70* и ГОСТ 2.115-70**.
* На территории Российской Федерации документ не действует. Действует ГОСТ 2.114-95.
В зависимости от реальных условий в стандартах устанавливаются показатели, нормы, характеристики в виде ступеней качества, имеющие дифференцированные сроки введения.
Комплексность стандартизации обеспечивается разработкой программ стандартизации, охватывающих изделия, сборочные единицы, детали, полуфабрикаты, материалы, сырье, технические средства, методы подготовки и организации производства.
2. ОСНОВНЫЕ ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СТАНДАРТИЗАЦИИ
2.1. Основными целями стандартизации являются:
ускорение технического прогресса, повышение эффективности общественного производства и производительности труда, в том числе инженерного и управленческого;
улучшение качества продукции и обеспечение его оптимального уровня;
обеспечение увязки требований к продукции с потребностями обороны страны;
обеспечение условий для широкого развития экспорта товаров высокого качества, отвечающих требованиям мирового рынка;
совершенствование организации управления народным хозяйством и установление рациональной номенклатуры выпускаемой продукции;
развитие специализации в области проектирования и производства продукции;
рациональное использование производственных фондов и экономия материальных и трудовых ресурсов;
обеспечение охраны здоровья населения и безопасности труда работающих;
развитие международного экономического, технического и культурного сотрудничества.
2.2. Основными задачами стандартизации являются:
установление требований к качеству готовой продукции на основе комплексной стандартизации качественных характеристик данной продукции, а также сырья, материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий, необходимых для ее изготовления с высокими показателями качества и эффективной эксплуатации;
определение единой системы показателей качества продукции, методов и средств контроля и испытаний, а также необходимого уровня надежности в зависимости от назначения изделий и условий их эксплуатации;
установление норм, требований и методов в области проектирования и производства продукции с целью обеспечения ее оптимального качества и исключения нерационального многообразия видов, марок и типоразмеров;
развитие унификации промышленной продукции, как важнейшего условия специализации производства; комплексной механизации и автоматизации производственных процессов, повышения уровня взаимозаменяемости, эффективности эксплуатации и ремонта изделий;
обеспечение единства и достоверности измерений в стране, создание и совершенствование государственных эталонов, единиц физических величин, а также методов и средств измерений высшей точности;
установление единых систем документации, в том числе унифицированных систем документации, используемых в автоматизированных системах управления, установление систем классификации и кодирования технико-экономической информации, а также разработка стандартов на виды носителей информации, форм и систем организации производства и технических средств научной организации труда;
установление единых терминов и обозначений в важнейших областях науки и техники, а также в отраслях народного хозяйства;
установление системы стандартов безопасности труда;
установление систем стандартов в области охраны природы и улучшения использования природных ресурсов;
установление благоприятных условий для совершенствования внешнеторговых, культурных и научно-технических связей.
3. КАТЕГОРИИ СТАНДАРТОВ И ОБЪЕКТЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ
3.1. Категории стандартов
3.1.1. Стандарты в Советском Союзе подразделяют на следующие категории:
3.1.2. Стандарты в Советском Союзе являются обязательными в пределах установленной сферы их действия, области и условий их применения.
3.1.3. Государственные стандарты обязательны к применению всеми предприятиями, организациями и учреждениями союзного, республиканского и местного подчинения во всех отраслях народного хозяйства СССР и союзных республик.
3.1.4. Отраслевые стандарты обязательны для всех предприятий и организаций данной отрасли, а также для предприятий и организаций других отраслей (заказчиков), применяющих (потребляющих) продукцию этой отрасли.
Отраслевые стандарты организационно-методического характера обязательны только для предприятий и организаций министерства, утвердившего эти стандарты. Для предприятий других министерств (ведомств) такие стандарты являются обязательными только по согласованию с соответствующим министерством.
Примечание. Под отраслью в настоящем стандарте понимается совокупность предприятий и организаций независимо от их территориального расположения и ведомственной принадлежности, разрабатывающих и (или) изготовляющих определенные виды продукции, относящиеся к номенклатуре продукции, закрепленной за министерством (ведомством), являющимся ведущим в ее производстве.
3.1.5. Республиканские стандарты союзных республик обязательны для всех предприятий и организаций республиканского и местного подчинения данной союзной республики независимо от их ведомственной подчиненности.
Республиканские стандарты союзных республик на продукцию при отсутствии государственных и отраслевых стандартов на эту продукцию обязательны для всех предприятий и организаций, расположенных на территории союзной республики независимо от ведомственной подчиненности.
3.1.6. Стандарты предприятий (объединений) обязательны только для предприятия (объединения), утвердившего данный стандарт.
3.1.7. Стандарты СЭВ обязательны к применению всеми предприятиями, организациями и учреждениями союзного, республиканского и местного подчинения во всех отраслях народного хозяйства СССР и союзных республик.
3.1.8. Государственные стандарты утверждает Государственный комитет СССР по стандартам (Госстандарт), за исключением государственных стандартов, утверждаемых Советом Министров СССР и Госстроем СССР.
Государственная фармакопея и временные фармакопейные статьи на лекарственные средства, имеющие силу государственных стандартов и устанавливающие требования к качеству лекарственных средств, утверждает Министерство здравоохранения СССР.
3.1.9. Совет Министров СССР утверждает особо важные государственные стандарты (в соответствии с перечнем, утвержденным Советом Министров СССР).
3.1.10. Государственные стандарты, содержащие требования, связанные с обеспечением безопасности условий труда и охраны здоровья рабочих и служащих, утверждает Госстандарт или Госстрой СССР по согласованию с Министерством здравоохранения СССР, соответствующими центральными комитетами профсоюзов и в необходимых случаях с органами государственного надзора.
3.1.11. Отраслевые стандарты утверждает министерство (ведомство), являющееся ведущим в производстве данного вида продукции, в соответствии с отраслевой принадлежностью.
Отраслевые стандарты, содержащие требования, связанные с обеспечением безопасности условий труда и охраны здоровья рабочих и служащих, утверждают по согласованию с Министерством здравоохранения СССР, соответствующими центральными комитетами профсоюзов и в необходимых случаях с органами государственного надзора.
3.1.12. Республиканские стандарты утверждают советы министров союзных республик или, по их поручению, Госпланы союзных республик или госстрои союзных республик (по продукции, входящей в номенклатуру Госстроя СССР).
Республиканские стандарты, содержащие требования, связанные с обеспечением безопасности условий труда и охраны здоровья рабочих и служащих, утверждают по согласованию с министерствами здравоохранения союзных республик и республиканскими советами профсоюзов или соответствующими центральными комитетами профсоюзов и в необходимых случаях с органами государственного надзора.
3.1.13. Стандарты предприятий (объединений) утверждает предприятие (объединение).
3.1.14. Стандарты всех категорий утверждают без ограничения срока их действия или на ограниченный срок.
3.2. Объекты стандартизации и требования к ним