Что понимается под структурой документа почему структуре документа уделяется особое внимание

Структура документа

Функциональность документа, т.е. применимость для хранения и передачи той или иной информации, определяется его структурой, которая обычно понимается как целое, задающее характер входящих в него элементов, их взаиморасположение и связь.

Определенную структуру имеют как отдельные элементы документа, так и документ в целом. Обложка книги — это сложное художественное целое; типографское оформление книги — тоже едино: его образуют специально подобранный шрифт, титульный лист, строки заглавия, гармонирующие с содержанием, хорошо напечатанные иллюстрации; целым является и текст книги. Значит, документ как целое есть единство составляющих его элементов и компонентов.

Структура — относительно устойчивый способ организации элементов документа как системы. Если понятие системы охватывает самые различные стороны того или иного объекта: его строение, состав, способ существования, форму развития, — то понятие структуры выделяет прежде всего такой момент, как устойчивость, стабильность этого объекта, благодаря чему он сохраняет свое качество при изменении внешних или внутренних условий. Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы.

По своей структуре документ может бытьпростым (элементарным) илисоставным (сложным). Подпростым документом понимается отдельное завершенное сообщение (произведение), целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения, зафиксированное на одной единице материального носителя. Иными словами, простой документ — это одно сообщение, помещенное на одном материальном носителе (автореферат диссертации, препринт, открытка).

Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т. п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. Составной документ — это несколько сообщений, помещенных в нескольких томах, выпусках и др. (собрание сочинений, журнал, многолистная газета, серия, комплект грампластинок).

Существует деление документов намонодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

Монодокумент содержит одно произведение (монография, учебник, буклет, карта, открытка).Полидокумент состоит из нескольких произведений. Разновидность полидокумента: сборник — документ, содержащий ряд произведений;многотомник — документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений),серийное издание — периодическое (журнал, газета, бюллетень) ипродолжающееся (серия). Все они, кроме сборников, состоят из нумерованных или датированных томов или выпусков, выходят в однотипном оформлении. С другой стороны, одно сообщение (произведение) может размещаться на нескольких обособленных материальных носителях (листах, страницах, томах, выпусках и т. п.).

Благодаря единству всех сторон, присущих документному сообщению, документом обозначаются не только обособленные, самостоятельно оформленные вещественные объекты, но и сообщения, являющиеся частью такого объекта. Например, документом является не только журнал, но и отдельная публикация (статья, рецензия, объявления) в журнале. Однако более распространена точка зрения, согласно которой документ — это завершенное, самостоятельно оформленное сообщение, размещенное на материальном носителе.

Таким образом, структура документа — это скоординированное множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п., т. е. идентифицировать каждый тип и вид документа.

Документ должен отвечать определенным требованиям, быть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы стандартами, положениями, инструкциями и т. п.

Каждый вид документа имеет свойтиповой формуляр —необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокупности его реквизитов.

Источник

Структура документа

Функциональность документа, применимость для хранения и передачи той или иной информации. Общая характеристика структуры документа, внутренняя и внешняя структура и реквизиты. Оформление документа, придание ему законченной внешней и внутренней форм.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Общая характеристика структуры документа

2. Внутренняя структура документа

3. Внешняя структура документа

4. Реквизиты документа

Тема реферата «Структура документа» по дисциплине «Документоведение».

Функциональность документа, т. е. применимость для хранения и передачи той или иной информации, определяется его структурой, которая обычно понимается как целое, задающее характер входящих в него элементов, их взаиморасположение и связь.

1. Общая характеристика структуры документа

Существует деление документов на монодокументные (монодокументы) и полидокументные (полидокументы).

Деление документов на простые и сложные, моно- и полидокументные во многом условно. Так, коллективная монография, имеющая разделы, написанные разными авторами, либо грампластинка, включающая произведения нескольких композиторов, дайджест, содержащий подборки извлечений из различных текстов, и т. п. могут быть одновременно отнесены к разряду сложных и полидокументов. Рисунки-иллюстрации, схемы, комментарии, ссылки, будучи собраны в приложении, преобразуют простой документ в сложный. То есть существует диалектика понятий «документ» и «часть документа»: самостоятельное произведение (целостный текст) может быть одновременно отдельным документом, частью документа или состоять из нескольких документов. Это может быть в том случае, когда полидокумент (на одном носителе) состоит из нескольких сообщений; монодокумент состоит из одного сообщения на нескольких отдельных носителях; любой документ (сообщение) можно поделить на части, фрагменты и рассмотреть их как самостоятельные (разделы монографии, главы, параграфы и т. д.). В документоведении минимальная единица деления текста точно не установлена. Это может быть абзац, предложение, которое может состоять даже из одного слова.

Документ должен отвечать определенным требованиям, ныть соответствующим образом оформленным с целью его использования и хранения. Для этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы стандартами, положениями, инструкциями и т. п.

2. Внутренняя структура документа

структура документ информация

Издание должно включать расположенные в определенной последовательности следующие элементы и части:

— элементы издания, на которых помещают выходные сведения;

— основную часть (основной текст);

К основным элементам выходных сведений относятся: автор, заглавие (название), надзаголовочные данные, подзаголовочные данные, аннотация (реферат), место и год издания, издательство.

В зависимости от вида документа набор внутренних элементов и их расположение могут изменяться.

3. Внешняя структура документа

Так, основными элементами внешнего оформления картографических изданий, выпущенных на листах, являются титул карты, обложка, папка, конверт, врезка. Например, атлас имеет такую внешнюю структуру: титульный лист, обложка или переплет, суперобложка, папка, шмуцтитул и авантитул. Кинофонофотодокументы располагают следующим набором внешних элементов: этикетка, титры диафильмов и кинофильмов, упаковочный контейнер (конверт, коробка, альбом), рамка диапозитива, кадр.

Особое значение имеет внешний вид книжных изданий: нркая и долговечная обложка, прочный переплет, качество бумаги, количество и качество иллюстраций, размер и форма шрифта и др. придают изданию особую значимость и ценность.

К внешним структурным элементам книжных изданий Относят: обложку, суперобложку, переплет, книжный блок, форзац, титульный лист, корешок, шмуцтитул, колонтитул, авантитул, контртитул, колонцифру, футляр и др.

Особенности оформления внешних элементов документа зависят от его видовых характеристик, целевого и читательского назначения, используемых материалов и технологии производства.

4. Реквизиты документа

Различают реквизиты-основания, определяющие числовые данные (вес, количество, стоимость, номер, год) и реквизиты-признаки, представляющие в документе нечисловые данные (цвет, марка, фамилия автора, название).

Основные реквизиты приводятся, как правило, в выходных сведениях документа.

Набор и последовательность реквизитов для каждого вида документа свой. Однако для одновидовых документов он идентичен.

Так, к основным реквизитам издания относятся: сведения об авторах и других лицах, участвующих в создании издания; заглавие (название) издания; надзаголовочные данные; подзаголовочные данные; нумерация; выходные данные, шифр хранения издания; индекс УДК; реферат, аннотация, комплексный книготорговый индекс-шифр; знак охраны авторского права; международные стандартные номера (ISSN; ISBN); выпускные сведения. Состав реквизитов и их расположение зависят от вида издания.

Имена лиц, участвующих в создании издания (составителей, переводчиков, художников, чертежников, фотографов, рецензентов, членов редакционной коллегии, авторов предисловия, вступительной статьи, послесловия, комментариев, примечаний, редакторов, корректоров), указывают в строго определенном листе. Фамилия и инициалы научного редактора указываются на титульном листе либо на его обороте. Имена других редакторов помещаются на обороте титульного листа или в конце книги.

Выходные данные включают: место выпуска издания, название издательства или издающей организации и год выпуска издания. Выходные данные приводят в установленном стандартом порядке.

Классификационный индекс УДК (универсальной десятичной классификации) или ББК (библиотечно-библиографической классификации), а также авторский знак располагают перед аннотацией или рефератом.

Комплексный книготорговый индекс-шифр приводится на изданиях с обозначенной ценой.

Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины и предназначен для автоматического считывания международного стандартного номера книги ISBN. В этих целях разработан штриховой код EAN-13 для книг. Он состоит из кода ISBN и специального кода 978 для идентификации всех книг в общей товарной массе. Код введен Международной ассоциацией по товарной нумерации (ЕAN) и несет в себе ту же самую информацию, что и ISBN. Штриховые коды считываются специальными оптическими устройствами.

Выпускные данные включают: дату сдачи оригинала в набор; дату подписания издания в печать; формат бумаги и долю листа; вид и номер бумаги; гарнитуру шрифта основного текста; способ печати; объем издания в условных печатных листах, приведенных к формату бумажного листа 60×90 мм; объем издания в учетно-издательских листах; тираж; номер заказа полиграфического предприятия; цену; название и полный почтовый адрес издательства или издающей организации; название полиграфического предприятия и его полный почтовый адрес.

В зависимости от вида документа состав основных реквизитов несколько меняется.

В книжных изданиях в состав реквизитов входят, кроме указанных выше:

1) сведения о перепечатке (переиздании);

В нотных изданиях состав элементов дополняется государственным номером доски, но в него не входят классификационные индексы и международные стандартные номера.

В периодических (кроме газет) и продолжающихся изданиях состав основных элементов дополняется:

1) частным заглавием выпуска;

2) сведениями о редакторах, редколлегии, составителях, художниках, корректорах;

3) нумерацией; но в этот состав не входят сведения об авторах, и в качестве международного стандартного номера указан международный стандартный номер сериального издания (ISSN).

В газетах состав реквизитов специфичен:

2) подзаголовочные данные;

4) дата выхода номера;

5) сведения о редакторах и/или редколлегии;

6) выпускные данные.

В листовых текстовых и изобразительных (кроме открыток) изданиях реквизиты включают:

1) сведения об авторах, составителях, художниках, фотографах;

2) заглавие издания (произведения искусства);

3) подзаголовочные данные;

5) выпускные данные;

6) знак охраны авторского права (копирайт).

В открытках состав реквизитов предельно краток:

1) имя художника или фотографа;

3) номер заказа полиграфпредприятия;

4) знак охраны авторского права.

В аудиовизуальных документах реквизиты включают:

1) сведения об авторах;

3) сведения, относящиеся к заглавию (сведения об ответственности, о повторности выпуска);

4) место, издателя, год выпуска;

5) количественную характеристику и указание специфического вида документа (сведения об объеме документа);

6) другие сведения, относящиеся к физической характеристике (размеры документа, сведения о сопроводительном материале, примечания);

7) международный стандартный номер, фирменный или производственный номер;

В процессе выполнения работы мы рассмотрели общую характеристику структуры документа; внутреннюю структуру документа; внешнюю структуру документа, реквизиты документа и др.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Изобретение способа превращения оптического изображения в химический процесс в светочувствительном слое. Материальная составляющая фотодокумента. Способы записи информации. Внешняя структура документа (конструкция). Фотография в коммуникативном процессе.

контрольная работа [37,0 K], добавлен 15.05.2015

Эволюция микрографического документа, предпосылки возникновения. Основные виды носителей, их преимущества и недостатки. Взаимодействие различных видов документов. Особенности динамических и статических архивов. Будущее микрографического документа.

курсовая работа [64,6 K], добавлен 27.03.2012

Соответствие издательско-полиграфического оформления требованиям нормативного документа. Обоснование выбора материалов печатного процесса. Разработка технологической схемы подготовки машины к печатанию тиража. Контроль качества печатной продукции.

курсовая работа [48,5 K], добавлен 13.01.2009

Общая разметка макета, проектирование обложки, использование мастер-шаблонов и иллюстраций. Основные стили документа. Подборка рекламных материалов для печатного издания. Допечатная подготовка текстовых и изобразительных материалов журнала, его печать.

курсовая работа [1,9 M], добавлен 29.11.2013

Назначение, виды, правила и особенности использования библиографической записи и описания. Программа информационного поиска и формулирование его задачи. Аннотация как характеристика особенностей документа. Понятие библиографической группировки.

контрольная работа [66,4 K], добавлен 04.03.2009

курсовая работа [65,1 K], добавлен 05.09.2008

курсовая работа [87,2 K], добавлен 06.05.2015

Источник

Тема 2. Понятие документа, документопотока. Правила составления документов

Цели обучения — познакомить студентов:

Оглавление

Понятие документа, документопотока

Информационные связи предприятия и документопотоки

Документопоток — это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

Свойства управленческой информации

Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько eе видов:

Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации.

К каждому классу информации предъявляются особые требования. Так, к управленческой информации предъявляются следующие:

Основные понятия делопроизводства

Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации.

Делопроизводство — деятельность, охватывающая процесс создания документов и организацию работы ними.

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ содержит сведения, отражающие:

Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы.

Функции документа

К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся:

Наличие юридической силы обеспечивается наличием реквизитов, присущих данному виду документа.

Реквизит – информационный элемент документа, расположенный в строго определенном месте (ГОСТ).

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т. е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:

Основные требования к организации документооборота заключаются в следующем:

Для каждого типа документов должен быть разработан свой маршрут движения.

Основные задачи делопроизводства

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления.

Основные задачи делопроизводства вытекают из главной цели. К ним следует отнести:

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах.

Нормативная база делопроизводства

Нормативную базу делопроизводства составляют законы и нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Составляющие нормативной базы делопроизводства показаны на слайде 5.

Основные нормативные документы

Классификация документов

Общее представление и признаки классификации

Документы можно классифицировать по различным признакам:

Можно перечислить еще множество признаков классификации. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификации.

На слайде представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия.

Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на слайде.

К организационным документам предприятия можно отнести:

К распорядительным документам относятся:

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием:

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Входящие – документы, которые поступили на предприятие от других организаций.

Исходящие – документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние – документы, имеющие хождение внутри предприятия, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи.

Первичные – документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные – документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

Документооборот можно представить в виде нескольких потоков, циркулирующих в организации:

Рис. 1. Документооборот на предприятии

Правила составления документов

Установка формата бумаги и размеров полей

Документы оформляются в основном на бумаге формата А4 (реже на А5), а некоторые документы, содержащие таблицы, графики, схемы, – на бумаге формата А3.

Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля.

Поле – пространство по краям листа бумаги, свободное от размещения информации.

Источник

Признаки и структура документа

Документ– это документированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, предназначенная для передачи ее во времени и в пространстве в целях хранения и использования, в том числе и в качестве доказательства. Таким образом, документ является сложным объектом, представляющим собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Изучение документа как сложного объекта предполагает выявление всех его отличительных свойств и признаков.

К основным свойствам документа относят:

Функциональность – это предназначенность документа для передачи во времени и в пространстве. Способность документа выполнять разнообразные функции позволяет рассматривать его как источник информации и как средство социальной документной коммуникации.

Структурность документа– это тесная взаимосвязь составляющих его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств, при различных внутренних и внешних изменениях. Всякий документ обладает определенной структурой, а документы одного вида имеют типовую структуру (типовой формуляр). Типовой формуляр определяется соответствующими правилами, инструкциями, положениями и др. Документ должен отвечать установленным требованиям, быть соответствующим образом оформленным, с целью его использования и хранения.

К основным признакам документа относится:

Наличие смыслового содержания. Содержание документа заключает в себе выделенную с определенной целью или по определенному назначению информацию с реквизитами, позволяющими ее отождествлять и идентифицировать с конкретными субъектами. С наличием этой информации связаны определенные отношения или юридические последствия.

Стабильная вещественная форма,которая обеспечивает долговременную сохранность документа, возможность многократного использования и перемещения информации в пространстве и во времени. Форма документа представляет собой единое сочетание физической формы материального носителя, способа фиксации и представления информационных данных или атрибутов (внешняя форма) и организационной формы структуры представления, зафиксированной на материальном носителе информации (внутренняя форма). Таким образом, форму документа можно определить как совокупность содержательной информации и реквизитов, установленных в соответствии с целевой направленностью и характером правоотношений и расп­ложенных в определенном порядке и формате на материальном носителе.

Предназначенность для использования в социальной коммуникации, т.е. документы изначально предназначены для хранения и передачи во времени и пространстве.

Завершенность сообщения, что обусловливается областью применения документа. Незавершенное сообщение, например черновик, не может быть полноценным документом. Требования завершенности является относительным, так как существует ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований.

Контрольные вопросы

1. Что такое документ?

2. Назовите основные признаки документа и дайте характеристику каждого из них?

3. Назовите основные свойства документа и дайте характеристику каждого из них?

Источник