Что понимают под текущим контролем

Что понимают под текущим контролем

Название: Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)

Рейтинг:

12.1. значение и виды контроля

Контроль исполнения задания — одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме — секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку ирегулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».*

* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М., 1991, с.47—48.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

• внесение данных об исполнении документов;

• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2—3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки документа.

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на. проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Форма отчета по контролю

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Содержание

Читать: Аннотация
Читать: Предисловие
Читать: 1. основные понятия
Читать: 2. возникновение и развитие отечественного делопроизводства
Читать: 2.1. делопроизводство в древнерусском государстве (x—xi вв.) и в период феодальной раздробленно2.2. приказное делопроизводство (xvi—xvii вв.)
Читать: 2.3. делопроизводство в учреждениях россии xviii в. (коллежское делопроизводство)
Читать: 2.4. делопроизводство в учреждениях россии xix — начала xx вв. (министерское делопроизводство)
Читать: 2.5. государственное делопроизводство в советскую эпоху
Читать: 3. современное государственное регулирование делопроизводства
Читать: 3.1. законодательное регулирование делопроизводства
Читать: 3.2. нормативно-методическое регулирование делопроизводства
Читать: 4. оформление управленческих документов
Читать: 4.1. общие требования
Читать: 4.2. форматы бумаги и поля
Читать: 4.3. бланки документов
Читать: 4.4. правила оформления отдельных реквизитов документов
Читать: 4.5. требования к изготовлению документов
Читать: 5. составление документов
Читать: 5.1. требования к тексту документа
Читать: 5.2. подготовка документов на компьютере
Читать: 6. особенности языка и стиля служебных документов
Читать: 6.1. нормы официально-делового стиля
Читать: 6.2. редакторская правка служебных документов
Читать: 7. особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
Читать: 7.1. организационные документы
Читать: 7.2. распорядительные документы
Читать: 7.3. протокол
Читать: 7.4. информационно-справочные документы
Читать: 8. организация службы делопроизводства
Читать: 8.1. общие требования
Читать: 8.2. организационные формы работы с документами
Читать: 8.3. типовые организационные структуры службы делопроизводства
Читать: 8.4. задачи и функции службы делопроизводства
Читать: 8.5. функции структурных подразделений службы делопроизводства
Читать: 8.6. должностной и численный состав службы делопроизводства
Читать: 8.7. нормативная регламентация службы делопроизводства
Читать: 8. 8. условия труда
Читать: 9. организация документооборота
Читать: 9.1. проблема совершенствования документооборота
Читать: 9.2. понятие «документооборот», его развитие и нормативно-методическая регламентация
Читать: 9.3. основные правила организации документооборота в учреждении
Читать: 9.4. прием, обработка и распределение поступающих документов
Читать: 9.5. порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами
Читать: 9.6. правила обработки исходящих документов
Читать: 10. регистрация документов
Читать: 10.1. значение и задачи регистрации документов
Читать: 10.2. общие правила регистрации документов
Читать: 10.3. формы регистрации документов
Читать: 10.4. автоматизированные системы регистрации
Читать: 11. информационно-справочная работа по документам
Читать: 12. контроль за исполнением документов
Читать: 12.1. значение и виды контроля
Читать: 12.2. формы контроля. сроковая картотека
Читать: 12.3. автоматизированные системы контроля за исполнением документов
Читать: 13. работа с письмами и обращениями граждан
Читать: 14. организация текущего хранения документов
Читать: 14.1. номенклатура дел
Читать: 14.2. формирование дел
Читать: 14.3. хранение дел
Читать: 15. подготовка дел к архивному хранению
Читать: 15.1. экспертиза ценности документов
Читать: 15.2. оформление дел
Читать: 15.3. составление описей дел
Читать: 15.4. порядок передачи дел в архив
Читать: 16. хранение документов в электронной форме
Читать: 16.1. систематизация документов
Читать: 16.2. обеспечение сохранности документов в электронной форме
Читать: 16.3. архивное хранение
Читать: Перечень нормативных актов
Читать: Библиографический список
Читать: Приложения

Источник

Что такое текущий контроль, предупредительный контроль?

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т. д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки документа.

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.

Дата добавления: 2015-01-30 ; просмотров: 30 | Нарушение авторских прав

Источник

Контроль за исполнением документов

Контроль – одна из функций управления. Он состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.

Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания:

Контроль по существу – это оценка насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов несут непосредственные исполнители и руководители их структурных подразделений.

2) Контроль за сроками ведет служба ДОУ:

В ГС ДОУ указано, что контроль исполнения включает:

1. постановку на контроль;

2. проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

3. регулирование хода исполнения;

4. периодическую проверку хода исполнения;

5. учет и обоснование результатов контроля исполнения;

6. информирование руководителя.

Технологию ведения контроля за сроками в соответствии с таким определением можно разбить на следующие процедуры:

1. Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний поручений;

2. Проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

3. Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, при передаче документа от исполнителя к исполнителю или из подразделения в подразделение;

4. Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

5. Информирование руководителей подразделений и организации в целом о состоянии и ходе исполнения поручения;

6. Внесение данных об исполнении документов;

7. Анализ состояний дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, по специалистам, по видам документов.

В сроковом контроле можно выделить:

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Этот контроль требует ежедневной проверки хода исполнения и напоминание исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы. Этот контроль помогает составить план работы на день, так как сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня.

Предупредительный контроль требует составления сводки и предупреждения исполнителей по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Если в ходе предупредительного контроля выясняется невозможность своевременного выполнения поручения руководителя, то об этом немедленно должно быть доложено руководителю подразделения или организации. И только руководитель имеет право продлить или изменить срок. Если руководитель продлевает срок, то измененный срок должен быть обязательно внесен в регистрационную карточку.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению результатов работы сотрудников, подразделений или организации в целом. Итоговый контроль проводят секретарь или служба ДОУ. Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа, и обязательно результат исполнения должен быть записан в регистрационной форме (карточке или журнале). Саму форму контроля организация выбирает, исходя из своих возможностей. Это может быть и ручная сроковая картотека, но чаще всего в настоящий момент используется автоматизированная система контроля.

Внедрение автоматизации позволяет значительно сократить время контроля и повысить его эффективность. Поскольку, например, нормативы на составление традиционной регистрационной карточки (вручную) определены как 0,15 часа, а с использованием автоматизированных технологий – 0,05 часа. Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации вручную – 0,17 часа, на компьютерах – 0,05 часа. Составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 часа (на 10 документов) до 8 часов (свыше 100 документов). В автоматизированной технологии независимо от количества документов эта справка не превышает 0,05 часа.

Источник