Что предполагает подготовка к выступлению

Как подготовиться к выступлению, если вы эксперт: пошаговое руководство

Если вы с пользой для дела прожили на работе те самые 10 000 часов, с вами обязательно случается Это: как признанному эксперту, вам предлагают выступить на конференции.

Наталья Тилли, маркетолог digital-агентства Original Works, рассказывает, как сберечь силы, время и нервы при подготовке к конференциям.

Для сотрудника, чья работа не связана с выступлениями, процесс подготовки часто носит нелинейный характер: слайды, рассказ, опять слайды (выяснилось, что хочется рассказать о другом), опять рассказ (под найденные смешные картинки) — и так без остановки. Этот цикл расшатывает нервы и часто приводит к отказу выступать при появлении малейшей возможности.

За последний год наши сотрудники стали часто выступать в качестве экспертов, поэтому в Original Works озадачились проработкой гида по подготовке к выступлениям.

Если вы не профессиональный спикер, а выступать хочется или нужно, то предлагаем ознакомиться с перечнем основных моментов подготовки, которые рекомендуем пройти, особенно если вы выступаете в первый раз.

Задача-максимум — показать самое важное, дать «дорожную карту», чтобы начинающий спикер мог понять, какие моменты ему нужно проработать более детально. Самых стойких читателей в конце статьи ждёт чеклист подготовки к выступлениям, где мы собрали основные моменты.

Теперь рассмотрим каждый пункт подготовки более детально.

Определяемся: что, кому и зачем рассказываем

На этом этапе нужно чётко связать цель выступления, тему доклада и аудиторию. Что здесь первично — сложный вопрос. Правильнее рассматривать эти вопросы в неразрывной связке друг с другом. Понимание целей и причин выступления поможет правильно выстроить структуру презентации, подобрать примеры и расставить акценты в нужных местах.

Цели выступления

Чем точнее и проще ответы, тем сильнее презентация:

В результате должен появиться главный месседж выступления, который пройдёт красной нитью через весь доклад.

Публичные выступления — это навык, поэтому рекомендуем ставить перед собой личные цели, чтобы развивать себя как спикера. Например: на этом выступлении я буду чаще обращаться к аудитории, на следующем — следить за темпом речи.

Кто моя аудитория

Чтобы совместить тему доклада и потребности аудитории, нужно понимать:

Для описания целевой аудитории мы используем Карту эмпатии Дейва Грея. Она помогает систематизировать ключевые характеристики аудитории и понять, в каком месте доклад можно усилить.

Где брать информацию для составления Карты: мозговые штурмы с коллегами; опрос друзей и знакомых, похожих на ЦА; анкетирование клиентов; опросы будущих слушателей; публикации на тематических площадках; посты и комментарии в социальных сетях.

У спикера не всегда есть возможность точно узнать, насколько аудитория продвинута в теме доклада.

Выход — калибровать выступление по ходу с помощью вопросов «Поднимите руки, кто слышал про этот сервис? А кто пользовался?».

Если в аудитории эксперты, можно смело рассмотреть практические моменты, уйти в детали, показать сложные диаграммы, инфографику.

Формат мероприятия

На этом этапе важно понимать, куда именно вы идёте выступать. Восприятие выступления зависит и от контекста. Вот несколько шагов, которые помогут произвести тонкую настройку выступления:

Составляем план рассказа и тестируем

Если вы сначала делаете слайды или выдергиваете готовые из презентации, которую сбросил отдел маркетинга, а репетировать начинаете за день до выступления, то велик риск выяснить, что рассказ живёт своей жизнью, отдельно от презентации.

Эффективнее готовиться в духе Agile: работать небольшими спринтами, добавляя контрольный прогон выступления перед живой аудиторией на каждом этапе, будто выступать уже завтра.

Итак, у нас есть понимание что, кому и зачем мы рассказываем. Двигаемся дальше.

План рассказа

Тезисно набрасываем план выступления и тестируем наброски на знакомых, в идеале близких к целевой аудитории. Без слайдов и спецэффектов — только рассказ. Удивительно, но этот этап часто пропускают и начинают с поиска картинок.

После прогона выступления станет понятно:

Формат выступления

Есть вполне определённые этапы освоения знаний: знания ⟶ умения (освоенная способность качественно выполнять действия) ⟶ навык (умения, доведённые до автоматизма). Вторые два пункта невозможны без практики.

В среднем доклад эксперта на конференции максимально занимает 40–45 минут. За это время можно дать новые знания, убедить в чём-то, показать аудитории, что полезного есть в конкретном направлении.

Можно поделиться несколькими фишками, секретами, лайфхаками, к которым слушатели готовы, но научить аудиторию чему-то новому за это время — утопичная идея.

Если к этому добавить, что 60% информации мозг забудет уже через час, выбирая правильный формат выступления, вы сможете сделать доклад полезнее для слушателя.

Пример нестыковки темы, задачи и аудитории: докладчик, не уточняя, кто его слушатели, рассказывает, как настроить контекстную рекламу в мельчайших подробностях. Большинство присутствующих — директора по маркетингу, которые отдают эти услуги на аутсорсинг и давно ничего не настраивают сами.

Структура презентации: классика

Только после первого тестирования темы на публике наращиваем «мясо» доклада: думаем над структурой, подбираем контент.

Картинки не спасут, если у презентации нет чёткой, логичной структуры: над удачными мемами, конечно, посмеются, но в памяти у аудитории ничего не останется.

Моделей сборки структуры презентации много. Пожалуй, самая популярная:

«А без боли можно?» Альтернативная структура

Бизнес-консультант Энди Раскин предлагает структуру выступления без явных акцентов на проблематике клиента и увлекательных рассказов «О нас».

Такая презентация похожа на сценарий к фильму BBC:

Делаем раскадровку (storyboard)

Итак, план рассказа готов, обратную связь от слушателей взяли — приступаем к раскадровке будущего выступления, как настоящие режиссёры. Не прорабатываем слайды детально, а прикидываем, какие образы усилят рассказ.

Ещё раз. Не собираем готовые слайды, не тратим время на выравнивание заголовков, только стыкуем: структура – рассказ – визуализация.

Готовую раскадровку показываем рабочей группе, собираем обратную связь, фиксируем инсайты.

Оформляем слайды

Когда есть чёткое понимание целей выступления, проработана Карта эмпатии клиента, понятна структура рассказа, то на оформление презентации уходит гораздо меньше времени и сил.

Дизайн

Задача этой статьи ― осветить по шагам процесс подготовки к выступлению, поэтому подробно дизайн слайдов презентации лучше разбирать в отдельной статье.

Кратко отмечу моменты, которые мы стараемся держать в фокусе на этом этапе:

Важен слайд, с которого начинается большинство презентаций — «О нас» или «Обо мне». В эти секунды слушатели решают, стоит ли тратить время на этого спикера. Если не удалось зацепить — аудитория уйдёт в гаджеты или на перерыв.

Попробуйте рассказать о себе через призму интересов и потребностей аудитории: чтобы ваш опыт, портфолио были созвучны задачам присутствующих. Подбирайте слова, примеры, фразы, которые отзовутся у аудитории, — Карта эмпатии в помощь.

Используйте первый слайд, чтобы озвучить и отработать возможные сомнения, стереотипы аудитории («слишком молод», «мало опыта»). Чётко, объективно и с долей самоиронии.

И помните про принцип «социального доказательства»: мы охотнее слушаем спикера, который востребован, публикуется в значимых СМИ, является членом профессиональной ассоциации, имеет награды, дипломы, сертификаты, является автором книги или популярного блога.

«Чашка» для кофе и дорожная карта

После представления спикер, как правило, говорит, чему посвящён его доклад и что именно он планирует рассказать. Многие выступающие совершают ошибку и переходят сразу к проблеме и решению.

Кармин Галло в книге «iПрезентация» проводит прекрасную аналогию с чашкой кофе: «Один инвестор как-то мне сказал: „Вам надо создать в моём мозгу новое свободное место, чтобы мне было куда положить вашу информацию. Я выключаюсь сразу, как только предприниматель начинает предлагать решение без объяснения проблемы. У них есть кофе — их идея, но нет чашки, чтобы передать мне этот кофе“».

Задача спикера в самом начале создать «чашку» — ввести категорию, озвучить проблему и только потом предлагать кофе.

На этом же этапе дайте пользователю дорожную карту выступления — выделите 3-4 главные точки выступления и расскажите о них аудитории. Слушатели в любое время будут понимать, в каком месте истории они находятся, им будет проще следить за выступлением и воспринимать информацию.

Заключение или супер-оффер

Выступление — это история, а у популярной истории должно быть яркое и понятное завершение, как в хорошем блокбастере (а не как в авторском кино).

В самом начале подготовки мы ставим цели выступления, ищем ответы на вопросы «что я хочу, чтобы аудитория сделала, поняла или запомнила?».

Закончите свой доклад предложением для аудитории, которое будет работать на эти цели: скидки и бонусы, специальные условия, полезные материалы и так далее.

Код доступа — немного про восприятие

В большой аудитории обязательно присутствуют не только визуалы, но и аудиалы и кинестетики. У каждого свой код доступа:

курс

Публичные выступления

Репетируем

Во время домашних репетиций ставим задачу прокачать голос, осанку, жестикуляцию. Слово «осанка» здесь появилось неслучайно: то, как зрители воспринимают спикера, очень сильно зависит от осанки. Она меняет голос, настроение и позицию спикера.

Ещё одна задача репетиций — уложиться в тайминг без потери качества выступления. Ставьте таймер с обратным отсчётом, следите за темпом речи, закладывайте время на вопросы аудитории.

Действенный способ отработать подачу (не для слабонервных) — делать видеозаписи выступлений, находить слабые места, пробовать ещё и ещё.

Знакомимся с площадкой

Убедитесь, что площадка оснащена необходимым оборудованием для выступления. Можно заранее составить чеклист для проверки:

О состоянии площадки уточняйте заранее, чтобы осталось время решить вопросы с организаторами.

На больших мероприятиях, как правило, выделяют время на прогон выступления, чтобы спикер познакомился со сценой. Если не получается подъехать заранее, попросите организаторов выслать фото площадки.

Многие начинающие спикеры банально не знают, куда направлять пульт и как перематывать слайды. Если в презентации много смысловых спецэффектов, то подобная легкомысленность может поставить крест на выступлении.

При выборе микрофона учтите, нужно ли крепить передающий блок под одеждой. Если не хотите, чтобы зал слушал диалоги со звукорежиссёром — входите в позицию спикера сразу, как только взяли в руки микрофон или надели петличку (микрофон, вставляемый в петлицу).

Уточните бытовые моменты:

Накануне

Работа с аудиторией требует от спикера сил и энергии. Если плохую презентацию вытянет живое выступление, то унылый доклад не спасёт ничего.

Плюс флешка с презентацией в нескольких форматах (для редактирования, PDF).

На сцене можно подглядывать в айпад, можно в бумагу, но в таком случае нужна папка-планшет для борьбы с ворохом бумаги.

Контент

Подготовка презентации требует сбора, анализа и обработки большого объёма информации, упорядочивания и оформления данных. Стоит переводить наработанный контент в другой формат и использовать на площадках, где есть целевая аудитория. Ваш доклад можно переложить в вебинар или видеозапись доклада, статью, презентацию, чеклисты и памятки.

Резюме

Мы рассматриваем подготовку к выступлению как набор конкретных блоков, которые важно пройти в нужной последовательности: браться за текст после составления портрета аудитории; визуализировать смыслы, когда уверен, что правильно доносишь их до аудитории, и так далее.

После каждого блока тестировать промежуточные результаты, получать обратную связь и корректировать курс.

Если придерживаться схемы, то на подготовку уходит меньше времени и сил, а шансов, что выступление будет понятным, полезным и интересным становится гораздо больше.

Источник

Как покорить сердца аудитории: шпаргалка для успешного публичного выступления

Статистика гласит, что страх публичных выступлений входит в топ-5 наиболее часто встречающихся страхов человечества. Не верите? Спросите себя: хотелось бы вам сейчас выступить с каким-либо материалом перед аудиторией в 10-15 человек? Скорее, вы бы предпочли сидеть в рядах слушателей. И главная причина – это стресс. Любое выступление перед аудиторией – это проверка на стрессоустойчивость, потому что никому не нравится попадать в ситуацию оценивания.

Пожалуй, только люди, чья профессия связана со сценой, риторикой, могут себе позволить волноваться меньше людей с непубличной профессией. Сравните: актёр выходит на сцену или коуч в очередной раз выступает с темой по психологии, и офисный работник, занятый в сфере финансов, должен представить отчет коллегам в формате презентации, – конечно, объем стресса будет отличаться в этих случаях

Запуск нового продукта, вокальное выступление впервые, защита диплома или даже обыкновенное выступление на семинарском занятии в вузе – все это сопряжено с такими понятиями как «быть на глазах у всех», «быть в центре внимания», а это далеко не стихия каждого. Поэтому если вам знакомо чувство дискомфорта перед публичным выступлением, рекомендуем вам остановиться на данной статье.

Если вы хотите углубиться в тему риторики, мечтаете стать классным оратором, снимать свой видеоблог или просто стремитесь быть хорошим спикером, рекомендуем вам пройти онлайн-программу «Современная риторика», где всего за 8 недель вы познакомитесь с интересными приемами и техниками ораторского мастерства.

Ах да, перед тем, как начнём, поделимся с вами списком наиболее признанных ораторов:

Конечно, этот список далеко не полный, и если вы припомнили еще кого-то, оставляйте имена в комментариях. Но продолжим.

Давайте сразу разделим весь комплексный процесс публичного выступления на два этапа: подготовка и само выступление. Пока посмотрим, как справляться с трудностями на первом этапе.

Подготовка к выступлению

Существует мнение, что чем более западной является культура, к которой принадлежит человек, тем больше времени он тратит на подготовку к презентации. Восточные же люди больше полагаются на импровизацию и менее скрупулезно относятся к предстоящему выступлению. В этом смысле, по нашему мнению, следует придерживаться западной традиции. Соответственно первый совет:

Сделайте эскиз

Для начала разложите по полочкам свое выступление. Поймите, какова его цель, потому что очень часто ораторы не осознают этот важный пункт. У любого выступления есть конечный желаемый результат: сдача экзамена, убеждение в вашей компетенции, покупка рекламируемого продукта, изменение мировоззрения аудитории и т.п. Сконцентрируйтесь на этой цели и выстраивайте весь костяк выступления в соответствии с ней.

Кстати, Стив Джобс составлял подробнейший план своих выступлений, и даже когда он, казалось бы, случайно ронял карандаш или что-то забывал, он делал это намеренно, чтобы привлечь внимание. Можете продумать и такие моменты (о фишках выступления мы еще скажем в конце).

Продумайте этапы, разделите их на мелкие шаги, мыслите структурно. Можете подобрать краткое резюме каждого этапа, выбрать ключевые фразы, выучить их. Когда вы ожидаете от себя какого-то поведения, когда вы не сталкиваетесь с неопределенностью и знаете ход дальнейших событий, вы переживаете меньше. Продумайте сценарий.

Репетируйте

Повторяя какой-либо процесс, вы привыкаете к нему, он становится «родным» и узнаваемым, соответственно, воспроизвести его заново становится проще. К тому же отличным средством подготовки к публичному выступлению будет запись себя на камеру во время репетиции. Посмотрите на себя со стороны, проанализируйте свое поведение, исключите «э-канья», излишнюю жестикуляцию, слишком быструю речь, понаблюдайте за дыханием, дикцией, мимикой лица. Подкорректируйте все нежелательные моменты, портящие потенциальное выступление.

Знайте «врага» в лицо

Обязательно узнайте, кто ваша аудитория. Дело в том, что какую бы тему вы ни представляли, её можно рассмотреть с разных сторон, описать в разных красках, затронуть её мелочи или основные моменты. Поэтому вам необходимо понять, кто ваши слушатели, каков их профессиональный уровень в этой области, чего они ожидают от посещения этого выступления и др. В общем, постарайтесь разузнать как можно больше.

Познакомьтесь с собой

Да-да, пора бы сделать это уже давно! Проанализируйте себя и поймите свои слабые и сильные стороны. Так ваши реакции и в целом поведение будут более ожидаемы. Примите тот факт, что, если вы нерешительны, неуверенны, значит, отвечать на вопросы вам будет сложнее. В таком случае постарайтесь заранее продумать потенциальные вопросы и ответы на них. Если вы говорите слишком много или перескакиваете с одной темы на другую, поставьте на бумажке значок паузы или красного крестика, который будет напоминать о необходимости контроля мыслей.

И в то же время концентрируйтесь на положительных сторонах. Знаете, что у вас красивый голос? Пользуйтесь этим! Умеете оригинально делать презентации? Обращайте внимание аудитории на интересные слайды. Владеете языком тела? Покажите это слушателям. Акцентируйте внимание на своих достоинствах.

Продумывайте образ

«Встречают по одежке, провожают по уму», – гласит народная мудрость. Конечно, смысл в том, что внутреннее наполнение личности превалирует над внешним. Но все же первая часть этой пословицы ставит акцент именно на «одежке». Поэтому давайте не будем преуменьшать значение такого фактора как внешний вид.

Когда вы заходите в аудиторию, о вас складывается первое впечатление, и поверьте, оно будет значительно лучше, если вы будете выглядеть представительно, если одежда подчеркнет вашу уверенность, вы будете чувствовать комфорт и отсутствие изъянов. Да и вообще, доказано, что спустя несколько минут выступления (буквально 15-20, в зависимости от аудитории и характера доклада), слушатели перестают быть внимательны и начинают разглядывать спикера, оценивая его, что подсознательно ведет к смещению этой оценки на все выступление.

Кстати, если вы стесняетесь каких-то частей тела, считаете, что она неидеальна, то правильно подобранная одежда может служить замечательным средством маскировки. Поэтому не пренебрегайте и этим пунктом. Помните о стиле!

Настраивайтесь

Уже непосредственно перед выступлением вас будут одолевать переживания – с этим ничего не сделаешь, это нормальный процесс, наблюдаемый совершенно у каждого (разница только в степени мандража). Период перед выступлением – это выход на авансцену таких эмоций и чувств как:

Палитра эмоций может отличаться. Вы можете быть совершенно подавлены страхом и волнением, всем телом и духом не желать выхода на публику. В таком случае можно сильно покраснеть, забыть слова, заикаться, наблюдать дрожь в руках и т.д. Однако бывает и так, что спикер бывает чересчур эмоциональным, активным, гиперпозитивным, шутит, смеется, что может также вызвать недоумение у публики.

Поэтому помните, что вы контролируете себя. Вы способны влиять на свои эмоции. Ваши чувства подвластны вам, а люди вокруг не стремятся засмеять или унизить вас. Вы такой, какой есть. Вы обладаете ценным ресурсом для собравшихся людей – информацией. Вы компетентны и знающи. Никто вас не будет презирать. Такой настрой необходим перед началом публичного выступления.

После проведенной работы пора выходить на люди, показывать себя и презентовать материал. Какие каверзные моменты могут быть во время непосредственного выступления?

Процесс выступления

Итак, выступая перед публикой, помните о нескольких принципиальных вещах:

Начинайте правильно

Обменяйтесь с публикой парой слов на отвлеченную тему: о погоде, о том, как добрались, о последних новостях и т.п. Это невероятно разрядит обстановку, вы станете ментально ближе к аудитории, разрушите барьер между собой и людьми, создадите чувство комфорта. Вы даже не заметите, насколько проще будет выстраивать дальнейший диалог.

Самоопределение, представление – очень важный пункт. Четко произнесите свое имя и фамилию, расскажите немного о себе, но не углубляйтесь. Будьте лаконичны, говорите уверенно, но без высокомерия – это всегда раздражает.

Выступая…

Работайте с аудиторией активно при помощи зрительного канала. Выберите глаза, слушающие и умные, не заостряйте внимание на одном или двух людях, дарите внимание разным частям аудитории.

Всегда опирайтесь на проверенный и правдивый материал. Не забывайте, что ложь читается мгновенно, не врите. Можно, конечно, придумать историю в качестве какого-то примера, но соедините её с реальной ситуацией из жизни, не преувеличивайте.

Кстати, если вы думаете о том, как в увлекательной форме представить тот или иной материал, как оригинально и остроумно подать информацию и остаться в памяти слушателей талантливым спикером, советуем вам пройти онлайн-программу «Сторителлинг». За 5 недель вы станете обладателем этих и других полезных навыков в сфере рассказывания совершенно любых историй.

Если все же допущены какие-то ошибки, не фокусируйтесь на них, не заостряйте внимание на том, что может выбить из колеи. К примеру, защищая диплом, преподаватель задал вам вопрос, на который вы не нашли ответ. В таком случае честно признайтесь «я не знаю» и продолжайте дальше. Есть еще много чего, что вы знаете и можете рассказать.

Вода, дыхание, скорость речи

Держите руку на пульсе! Да, нужно быть погруженным в свое выступление, быть в материале, но на какое-то мгновенье оцените себя со стороны: проверьте, не слишком ли быстро вы говорите, успевает ли аудитория за вами или, наоборот, есть признаки скуки (кто-то зевает, долго смотрит в телефон или в окно, беседует со своим соседом и прочее).

Не пренебрегайте дыханием и водой. Значительную роль во время выступления отводят обеспечению напитками, практически у всех ораторов на более или менее продолжительных выступлениях рядом стоит стакан с водой. Попросите, чтобы и у вас была возможность попить, потому что сложно выступать с пересушенным горлом.

Интонация

Интонация – это мощный инструмент любого спикера. Меняя громкость фраз, замедляя или увеличивая её скорость, делая подъемы и спады голосом, вы манипулируете информацией, играете ею и развлекаете публику. Приспособьте материал вашего выступления под необходимую интонацию, выделите более существенные и менее существенные пункты и оберните в форму правильной подачи. К тому же интонация – это передатчик эмоций спикера, а их наличие во время публичного выступления никто не отменял. Но не переусердствуйте. Не забывайте о золотой середине, ведь слишком громкие и чрезмерно тихие распевы могут оказаться неуместными.

Используя все вышеуказанные советы, вы сможете выступить на ура. Есть даже риск того, что вам понравится и захочется повторить…

Бонусы

В завершении хотелось бы отметить еще несколько фишек, которые помогут сделать ваше выступление ярким и запоминающимся:

Надеемся, наша статья вновь оказалась полезной и все ваши последующие выступления обречены исключительно на успех.

Желаем вам успехов и ораторских достижений!

Источник