Что проверяется во время предварительного внутреннего финансового контроля учреждения
Порядок проведения внутреннего финансового контроля
Необходимость в организации внутреннего финансового контроля оговорена в статье 19 ФЗ от 6 декабря 2011 года №402. Контроль касается операций, связанных с деятельностью предприятия. Порядок его осуществления оговаривается в учетной политике.
Внутренний корпоративный контроль: некоторые вопросы идентификации, организации и методики
Цели проведения контроля
Рассмотрим цели осуществления локального финансового контроля:
Внутренний контроль позволяет своевременно обнаружить ошибки и исправить их самостоятельно. В перспективе это поможет компании избежать штрафов и санкций.
Проблемы учета и внутреннего контроля просроченной дебиторской задолженности
Задачи и принципы
Рассмотрим основные задачи финансового контроля:
Контроль базируется на этих принципах:
Соблюдение всех этих принципов обязательно.
Предмет проверки
В процессе контрольных мероприятий проверяются эти аспекты:
Проверяется наличие ошибок в документах. После обнаружения они оперативно исправляются.
Особенности организации внутреннего контроля
Порядок проведения внутреннего контроля в обязательном порядке прописывается в учетной политике предприятия. Зафиксировать порядок в документах можно на этапе создания компании. Альтернативный вариант – издание отдельных актов. Порядок реализации контроля может быть зафиксирован в отдельном приказе.
Контрольные мероприятия исполняются различными путями:
Выбор конкретного пути определяется ожидаемым масштабом работ, возможностями организациями, наличием структурных подразделений, наличием специалистов.
Уровни проведения внутреннего контроля
Внутренний контроль осуществляется на этих уровнях:
Порядок осуществления контроля регулируется положением о работе отдела по контрольным мероприятиям. Работа ревизора будет также регламентирована этим положением. Документ должен быть утвержден приказом руководителя. На его основании базируется работа структурного подразделения.
ВАЖНО! Если Внутренний контроль осуществляется разными сотрудниками и подразделениями, ответственность разграничивается на основании локальных актов, должностных инструкций.
Особенности проведения внутреннего контроля
В процессе проведения контрольных мероприятий используются следующие инструменты:
Финансовый контроль можно доверить специальной комиссии, сторонним компаниям.
Разновидности внутреннего контроля
Комплексный контроль включает в себя эти формы проверочных мероприятий:
ВАЖНО! Текущий и предварительный контроль можно включить в текущую деятельность сотрудников. Последующий контроль имеет смысл доверить сотруднику, который специализируется именно на контрольных мероприятиях.
ВНИМАНИЕ! Желательно исполнить все виды контрольных мероприятий. Для этого к работе приобщаются подразделения, отдельные сотрудники, специальная комиссия. Однако это возможно только в том случае, если компания располагает соответствующими ресурсами.
Предварительный контроль
Предварительный контроль нужен для принятия решения о проведения операции. Занимаются им руководители компании, заместители, главбухи, представители юридического отдела. В рамках предварительного контроля проводятся эти мероприятия:
Предварительный контроль включает в себя анализ соответствия соглашений плану деятельности, проверку всех форм отчетности (бюджетная, статистическая и прочая) до момента подписания документов.
Текущий контроль
Текущий контроль включает в себя повседневное исследование расходования средств, заполнения бухгалтерской документации. Состоит из таких мероприятий, как:
Текущий контроль проводится регулярно. Осуществляется он представителями отделов бухучета.
Последующий контроль
Осуществляется он после завершения той или иной операции. Предполагает проверку всех сопутствующих документов. Рассмотрим методы последующего контроля:
Последующий контроль – заключительный этап внутренней проверки. Желательно поручить его специальной комиссии. Состав ее указывается в соответствующем положении. Если требуется, состав можно изменить. В дальнейшем контроль проводится путем плановых и внеплановых проверок.
Как организовать внутренний финансовый контроль
Юлия Вольхина, руководитель проекта Контур.Бухгалтерия Бюджет
Требование организовать внутренний контроль хозяйственной деятельности сформулировано в ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и в п. 6 Инструкции № 157н. Финансовый контроль позволяет учреждениям эффективно использовать бюджетные средства, вести достоверный бухгалтерский учет и представлять в контролирующие органы корректную отчетность.
Оценить потребности
В первую очередь нужно оценить предстоящий объем работ и денежные ресурсы, необходимые для организации внутреннего финансового контроля. Важно определить и количество задействованных сотрудников: один человек на все учреждение, ответственные работники в ключевых отделах (кадровая служба, экономический отдел, бухгалтерия), комиссия из компетентных сотрудников или даже выделенный отдел с полным спектром обязанностей и штатным расписанием. Многое в принятии решения зависит от масштаба учреждения и объемов хозяйственной деятельности.
Можно проводить несколько видов контроля:
Первые два вида проходят внутри подразделений, этот контроль ложится на плечи работников согласно их трудовым функциям, а вот для последующего контроля должны быть выделены отдельные сотрудники — ревизионная группа или комиссия.
Оформить документы
Следующий шаг в организации внутреннего контроля — разработка и утверждение нормативных актов, которые определят порядок работы ревизионного отдела/группы, обозначат обязанности ответственных сотрудников. Если эти функции возложены на одного сотрудника, можно составить общее положение и внести дополнения в должностные инструкции. Если контролирующие функции будут выполнять специалисты из разных подразделений, то в положения об этих отделах нужно внести соответствующие изменения, равно как и в должностные инструкции сотрудников. Если контроль будет вести отдельная группа/отдел, потребуется еще и положение об отделе внутреннего контроля. В любом случае новые документы должны быть утверждены приказом руководителя учреждения и обязательно прописаны в учетной политике.
Обеспечивать стабильную работу системы контроля за финансами — обязанность главы учреждения. Не реже одного раза в год под его руководством должны проходить оценка и пересмотр системы внутреннего контроля.
Составить план мероприятий
После подготовительных работ и определения ответственных наступает этап разработки плана мероприятий. Их удобно сгруппировать по направлениям, например:
По каждому из направлений разрабатываются и указываются формы и сроки проведения всех видов контроля, а также исполнители. План формируется на весь календарный год. Именно он станет отправной точкой для программы проверки, по которой будет действовать ревизионная комиссия.
Провести проверку
Последующий контроль учреждение может реализовать через проверки — плановые и внеплановые.
Для плановых проверок учреждение устанавливает периодичность самостоятельно, но не реже, чем это требует бюджетное (бухгалтерское) законодательство (п. 20 Инструкции № 157н, п. 1.5 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).
На что смотрят в ходе плановой проверки:
Потребность во внеплановой проверке возникает, когда появляется сигнал о нарушениях. В зависимости от сложности вопроса контрольная проверка может быть сплошной или выборочной. Сплошная проводится, если нарушения отмечены в сфере кассовых и банковских операций, оплаты труда, подотчетных средств и пр. Это трудоемкий процесс, он подразумевает детальное изучение всей совокупности первичной бухгалтерской документации и/или отчетной документации.
Выборочная проверка позволяет получить данные, основываясь на анализе небольшого числа документов. Сложность составляет сама выборка. Для анализа ревизионная комиссия должна выделить несколько групп элементов (счета-фактуры, договоры, реестры, акты, выполненных работ и пр.) с определенным временным интервалом за произвольный период времени. Главное требование — выборка должна быть репрезентативной.
Что проверяет ревизионная комиссия:
Оформить результаты
Результаты разных видов контроля следует оформлять по-разному. Для описания недочетов, выявленных во время предварительного и/или текущего контроля, достаточно служебной записки на имя руководителя учреждения. В нее можно включить рекомендации, как устранить нарушения и не допускать их впоследствии. Если контроль осуществляют сами сотрудники, то в положении о внутреннем контроле стоит указать периодичность, с которой должна проводиться проверка по каждому из отделов.
А вот результаты последующего контроля комиссия фиксирует в отдельном акте и направляет его руководителю учреждения вместе с сопроводительной запиской. Документы должны подписать все члены комиссии.
В акте проверки обязательно должны быть зафиксированы:
Виновники нарушений должны в срок, определенный положением о внутреннем контроле, представить в письменном виде свои объяснения руководителю. Основываясь на акте ревизионной комиссии, бухгалтер разрабатывает план мероприятий, который позволит устранить недочеты, с указанием сроков и ответственных лиц, а затем и отчитывается перед руководством учреждения о реализации плана.
Очень важно выстроить четкую, понятную и прозрачную систему внутреннего финансового контроля. Она состоит из множества элементов, затрагивает деятельность многих сотрудников и эффективна, только если работают все ее составляющие в комплексе.
Внутренний финансовый контроль бюджетного учреждения
Автор: Орлова О. Е., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Для бюджетных учреждений (БУ) обязательный характер системы внутреннего финансового контроля (ВФК) сочетается со свободой в выборе форм и способов осуществления этого контроля. Не скованные нормативными рамками, БУ вправе отдать предпочтение наиболее удобному для себя формату контроля. При этом им поможет методологическая база, как общая для всех хозяйствующих субъектов, так и разработанная конкретно для бюджетного сектора, а также накопленный в иных сферах национального хозяйства опыт.
Общий подход к организации внутреннего контроля
В силу ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» бюджетные учреждения наравне с другими экономическими субъектами обязаны организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. Чтобы помочь в исполнении названной нормы, Минфин подготовил и опубликовал Информацию № ПЗ-11/2013. Как указано в ее тексте, данные рекомендации не распространяются на организации сектора государственного управления, но это не означает отсутствия методологической ценности документа для БУ. В частности, Информацию № ПЗ-11/2013 можно использовать при разработке мер по пресечению злоупотреблений персонала, при формировании органов, ответственных за ВФК, для самооценки уровня ВФК. Также руководителям БУ стоит узнать, какие факторы снижают эффективность ВФК. К ним Информация № ПЗ-11/2013 относит:
а) изменение экономической конъюнктуры или законодательства, возникновение новых обстоятельств вне сферы влияния руководства экономического субъекта;
б) превышение должностных полномочий руководством или иным персоналом экономического субъекта, включая сговор персонала;
в) возникновение ошибок в процессе принятия решений, осуществления фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета, в том числе составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
В связи с увольнением сотрудника, занимающего закупками, на вакансию пришел новый работник и приступил к своим обязанностям. Через некоторое время торговый агент одного из поставщиков в телефонном разговоре с ним поинтересовался, куда теперь перечислять «премию». Поскольку новый сотрудник сразу информировал руководство, было установлено, что поставщик выплачивал откаты. В результате сговора персонала с поставщиком БУ был нанесен ущерб за счет завышения цен. Косвенно причиной сговора стало отсутствие корпоративной политики, недвусмысленно квалифицирующей откаты как воровство.
Методология внутреннего финансового контроля в бюджетной сфере
Обязательность контроля в бюджетной сфере установлена ст. 160.2-1 БК РФ. Контроль производится на уровне главных распорядителей (распорядителей) бюджетных средств, главных администраторов (администраторов) доходов бюджета, главных администраторов (администраторов) источников финансирования дефицита бюджета. Контроль организуется в соответствии с правилами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 17.03.2014 № 193 (далее – Правила № 193). Согласно этим правиламнеобходим и внутренний финансовый контроля исполнителями и руководителями структурных единиц, и внутренний финансовый аудит функционально независимым подразделением. В развитие Правил № 193 Минфин разработал следующие методические рекомендации:
по осуществлению внутреннего финансового контроля;
по осуществлению внутреннего финансового аудита.
Вышеуказанные документы носят рекомендательный характер и направлены на оказание помощи главным администраторам (администраторам) бюджетных средств при осуществлении внутреннего финансового контроля, аудита. Как видно, напрямую эти документы бюджетных учреждений не касаются, однако дают руководителям БУ наглядное представление о том, как организуется контроль вышестоящими органами, и предоставляют богатую методологическую базу для построения собственной системы ВФК. В частности, рекомендации по осуществлению внутреннего финансового контроля могут быть применены в рамках предварительного и текущего контроля; рекомендации по осуществлению внутреннего финансового аудита – в рамках последующего контроля, под которым подразумевается проведение проверок.
В равной степени к системе ВФК могут быть приспособлены предлагаемые Правилами № 193 методы контроля. Так, высокую эффективность при предварительном и текущем контроле могут показать самоконтроль, контроль по уровню подчиненности, смежный контроль.
Самоконтроль осуществляется сплошным способом должностным лицом путем проверки каждой выполняемой им операции на соответствие требованиям нормативных правовых актов, а также путем оценки причин, негативно влияющих на совершение операции.
Контроль по уровню подчиненности осуществляется руководителем путем подтверждения (согласования) операций, осуществляемых подчиненными должностными лицами, сплошным способом или путем проверки в отношении отдельных операций (группы операций) выборочным способом.
Смежный контроль осуществляет сплошным и (или) выборочным способом руководитель подразделения путем согласования (подтверждения) операций, осуществляемых должностными лицами других структурных подразделений.
К сведению: при сплошном способе контрольные действия осуществляются в отношении каждой проведенной операции. При выборочном – в отношении отдельных операций и действий.
Практическая ситуация.
В учреждении исправительные записи подписывают двое сотрудников. Главный бухгалтер, ссылаясь на занятость, добилась, чтобы подчиненные давали ей заранее подписанные пустые бланки. Это привело к манипулированию отчетностью со стороны главного бухгалтера. В данном случае был нарушен принцип двойного контроля (одна из подписей на документе была формальной).
Правила № 193 предлагают инструментарий для проведения ВФК. Например, в качестве планового документа в Правилах № 193 фигурирует карта внутреннего финансового контроля. Карта ВФК представляет собой документ, содержащий по каждой отражаемой в нем операции данные о должностном лице, ответственном за выполнение операции, сроках и (или) периодичности выполнения операции, должностных лицах, осуществляющих контрольные действия в ходе самоконтроля, смежного контроля и контроля по уровню подчиненности, периодичности, способа проведения контрольных действий, а также иные необходимые данные. В карты ВФК включаются операции со значимыми рисками.
Во время проверки структурного подразделения сотрудник службы ВФК «почуял неладное», но не обладая высокой квалификацией по данному участку работы, предпочел не делиться своими мыслями с главным бухгалтером, боясь обнаружить свою некомпетентность. Тем более, проверяемый участок возглавлял опытный специалист, имеющий высокую репутацию в БУ. Получив краткие объяснения специалиста (поскольку тому было некогда), контролер никак не отразил в акте сомнительные моменты.
Руководитель БУ предложил внедрить карты ВФК и оформить такую карту в том числе для уже проведенных проверок. Заполнение формуляра показало, что избыточен риск в подразделении, в отношении которого у сотрудника службы ВФК возникали подозрения. Теперь на руках у службы ВФК появился результат, полученный в ходе формального следования установленной процедуре. Повторная, более глубокая проверка в данном подразделении (на что дала право карта ВФК) выявила факт мошенничества.
Как показывает опыт в области ВФК, недостаточность реагирования на обнаруженные при проведении процедур контроля нарушения является основной причиной рецидива. Поэтому особую значимость Правила № 193 придают мерам, предлагаемым для устранения обнаруженных нарушений. Итак, согласно Правилам № 193 данные меры должны быть направлены на следующее:
1) обеспечение применения эффективных автоматических контрольных действий в отношении отдельных операций и (или) устранение недостатков используемых прикладных программных средств автоматизации контрольных действий, а также исключение неэффективных автоматических контрольных действий;
2) изменение технологии ВФК в целях увеличения способности процедур ВФК снижать вероятность возникновения событий, негативно влияющих на выполнение внутренних процессов;
3) уточнение прав доступа пользователей к базам данных, вводу и выводу информации из автоматизированных информационных систем, а также регламента взаимодействия пользователей с информационными ресурсами;
4) изменение внутренних стандартов, в том числе учетной политики БУ;
5) уточнение прав по формированию первичных учетных документов, а также прав доступа к записям в регистры бухгалтерского учета;
6) устранение конфликта интересов у должностных лиц, осуществляющих ВФК;
7) проведение служебных проверок и применение мер материальной и (или) дисциплинарной ответственности к виновным должностным лицам;
8) ведение эффективной кадровой политики.
Через некоторое время после увольнения кассира была обнаружена недостача по кассе. Как выяснилось, мошенничество кассира заключалось в том, что накануне увольнения она похитила деньги из кассы, а чтобы сходился остаток, внесла задним числом расходную бухгалтерскую запись. Во время ревизии кассы комиссия сверила соответствие остатка в учете и наличных в кассе на день увольнения и нарушений не установила. Если бы, кроме этого, были сверены остатки по данным учета и отчетности за предыдущий месяц, обнаружилось бы несоответствие. Расхождение выявили лишь при составлении очередной отчетности, когда не сошлись входящие и исходящие остатки. Таким образом, в системе ВФК мошенница обнаружила брешь – наличие у сотрудников, не имеющих отношения к контролю, возможности совершать проводки в прошлых периодах. Запрет на совершение исправительных записей в учете сотрудникам с материальной ответственностью исключил бы эту лазейку.
Оценка рисков
Все современные нормативные акты по контролю содержат методику оценки риска. Поэтому бюджетным учреждениям рекомендуется, как говорится, быть в тренде и при разработке локальных актов по ВФК взять на вооружение риск-ориентированный подход.
Оценка рисков представляет собой процесс их выявления и анализа. Предлагаемая нормативными актами техника оценки достаточно проста и осуществляется по двум критериям:
1) вероятность – степень возможности наступления негативного события (например, плохая система ливневок затрудняет сток дождевой воды, то есть, если система ливневок плохая, то вероятность затопления при сильных ливнях проезжей части выше);
2) степень влияния – уровень негативного воздействия события на результат (например, образовательные услуги имеют выраженный сезонный характер, начало учебного года приходится на осень, поэтому плохая система ливневок грозит нанести ущерб учебному процессу в низко расположенных корпусах вуза, однако никак не повлияет на дистанционное обучение).
Значение каждого из указанных критериев оценивается как низкое, среднее или высокое. Риск признается значимым, если значение хотя бы одного из критериев риска оценивается как высокое либо оба критерия одновременно оцениваются как среднезначимые.
К сведению: данный взгляд на риски кажется упрощенным, но он уже доказал свою эффективность в мировой практике. В финансовом секторе, где зародился риск-ориентированный подход, оценка рисков осуществляется на профессиональной основе силами специализированных подразделений, чьей задачей является исключительно риск-менеджмент. Схожесть работы отделов по управлению рисками и служб внутреннего аудита (внутреннего контроля) привела к тому, что постепенно риск-ориентированный подход проник в традиционный аудит, а оттуда распространился и на прочие виды контроля и надзора, включая государственный. Параллельно, поскольку в сфере контроля (надзора) точные методы измерения оказались явно избыточными, произошло упрощение методов оценки рисков, переориентация с экономико-математических моделей на другие (в частности, экспертные), доступные большинству специалистов. Так, если точность оценки риска профессиональными финансистами доходит до десятых, сотых долей процента.
Оценка значения критерия «вероятность» осуществляется с учетом результатов анализа имеющихся причин и условий (обстоятельств) реализации риска, в том числе условий и обстоятельств для злоупотреблений должностными обязанностями.
Оценка вероятности выполняется на основе анализа информации о следующих причинах рисков:
недостаточность положений локальных актов;
низкое качество содержания и (или) несвоевременность представления документов, необходимых для проведения операций;
конфликт интересов у должностных лиц;
отсутствие разграничения прав доступа пользователей к базам данных, вводу и выводу информации из автоматизированных информационных систем;
неэффективность средств автоматизации документооборота;
недостаточная укомплектованность проверяемого подразделения.
Обобщение опыта организации внутреннего контроля
Самым богатым опытом в области внутреннего контроля может похвастаться банковский сектор. Методологическим центром контроля в банковской сфере выступает Базельский комитет, силами которого обобщены ошибки, связанные с внутренним контролем. Вывод, к которому пришел Базельский комитет, заключается в том, что внутренний контроль дает сбой, если им пренебрегает высший менеджмент. Для руководителей БУ как представителей высшего звена управления уроки, извлеченные из ошибок внутреннего контроля, особенно ценны.
Ошибки ВФК, совершаемые на уровне высшего менеджмента
Ошибки ВФК
Пояснения
Низкая культура ВФК
Руководителям не удается показать на словах и на деле значение сильной системы ВФК и, что самое важное, использовать для этого способы, применяемые для поощрения и продвижения сотрудников по службе
Неадекватное отношение к риску на фоне высоких результатов деятельности
Когда какое-то подразделение выглядит успешным, то контроль его деятельности снижается, основное внимание уделяется поиску причин отставания менее удачливых подразделений. Базельский комитет выделяет как зону риска все участки работы, на которых допускаются аномальные отклонения: «Как правило, подразделения, которые позднее потерпели существенные убытки, сообщали о прибыли, значительно превосходящей ожидаемую по сравнению с декларируемым уровнем риска, что должно было бы встревожить руководство. Однако, поскольку отклонения от ожидаемых результатов были положительными, руководство не требовало разъяснений и не проводило расследований до тех пор, пока проблемы не вырастали до неуправляемых масштабов»
Игнорирование принципа разделения полномочий
Разделение полномочий и ответственности должно осуществляться так, чтобы избежать пробелов в системе подотчетности и охватить все уровни БУ эффективными мерами управленческого контроля. Например, заключать сделку и документировать сделку должны разные лица, также недопустимо, чтобы учет и контроль сделок совершало одно лицо
Неадекватные каналы передачи информации
Развитие электронных технологий ускоряет обмен информацией, но снижает ее восприятие. Информацию, связанную с обязанностями сотрудников, не рекомендуется направлять по таким каналам, как электронная почта: руководитель должен быть убежден, что переданная им информация понята сотрудниками и реализуется на практике
Бездействие в отношении выявленных проблем
ВФК не дает ожидаемых результатов в случаях, когда руководство своевременно не принимает меры по исправлению выявленных недостатков
ВФК постоянно развивается и совершенствуется концептуально. Новый этап становления методологии контроля будет связан с формированием федеральной системы стандартов внутреннего государственного (муниципального) финансового контроля, что предусмотрено проектом федерального закона № 493988-7 «О внесении изменений в БК РФ в части совершенствования государственного (муниципального) финансового контроля, внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита». Указанные федеральные стандарты будут базироваться на международных стандартах INTOSAI GOV 9100, регулирующих вопросы организации систем внутреннего контроля в государственном секторе.