Как восстановить авиабилет для отчета
Чем сотрудник может подтвердить перелет в случае отсутствия посадочного талона?
И. Г. Володькина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению
Вопрос
Подойдет ли вместо посадочного талона справка об использовании билета перевозчика с ЭЦП (справка подписана ЭЦП), а также предоставление проездного документа (билета) при сдаче авансового отчета сотрудником по вахтовому проезду?
Ответ
Для подтверждения перелета при сдаче авансового отчета сотрудником наличие билета и справки от перевозчика является достаточным.
Обоснование
В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно пункту 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 N 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.
Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту.
Так как конкретный перечень подтверждающих документов для целей налога на прибыль не утвержден, налогоплательщик вправе подтверждать расходы любыми документами, прямо или косвенно свидетельствующими о понесенных затратах. Сам факт отсутствия посадочного талона при должном подтверждении перевозки иными документами не является основанием для непризнания расходов в налоговом учете (Письма Минфина России от 10.03.2020 N 03-03-07/17700, от 09.12.2019 N 03-03-05/95878).
Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету ((письма Минфина России от 30.04.2019 N 03-03-06/1/32040, от 20.10.2017 N 03-03-06/1/68721, от 09.10.2017 N 03-03-06/1/65743).
Если невозможно представить ни один из перечисленных документов, потребление услуги перевозки можно обосновать любыми другими документами, прямо или косвенно подтверждающими факт использования авиабилетов. Аналогичные разъяснения приведены в Письме Минфина России от 09.12.2019 N 03-03-05/95878.
Таким образом, считаю, что для подтверждения при сдаче авансового отчета сотрудником перелета наличие билета и справки от перевозчика является достаточным.
И. Г. Володькина
автор ответа, консультант Аскон по бухгалтерскому учету и налогообложению
Как подтвердить расходы на перелет по электронному авиабилету
Письмо Федеральной налоговой службы № СД-3-3/3409@ от 11.04.2019
Оправдательными документами, подтверждающими расходы на электронный авиабилет, являются документы, подтверждающие факт воздушной перевозки. Чаще всего это распечатанная маршрут/квитанция и посадочный талон. Если в них не хватает каких-либо реквизитов, допустимы и другие способы подтверждения расходов, например, справкой от перевозчика.
Обоснование командировочных расходов
Затраты, которые могут быть учтены в качестве расходов для уменьшения налогооблагаемой прибыли, должны быть понесены в целях получения дохода. Также они должны быть документально подтверждены. Обо всем этом гласит статья 252 НК РФ.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
Расходы на командировки по НК РФ относятся к прочим расходам. Приказ о направлении сотрудника в командировку подтверждает производственный характер расходов. В числе командировочных расходов существенную часть составляют расходы на проезд к месту командировки и обратно. Подтвердить эти командировочные расходы может отчет сотрудника, к которому приложены проездные документы.
Какие документы подтвердят расходы на авиаперелет
В гражданской авиации при покупке электронного пассажирского билета документом строгой отчетности является маршрут/квитанция электронного билета. Это бумажная выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок (п. 2 приказа Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134, далее – Приказ № 134). В ней указана стоимость перелета.
Также по общим правилам воздушных перевозок при регистрации на рейс пассажиру выдается посадочный талон, где указаны его инициалы и фамилия, номер рейса, дата отправления, время отправления, номер выхода на посадку и другая информация (п. 84 приказа Минтранса РФ от 28.06. 2007 № 82).
Таким образом, чтобы подтвердить расходы на пользование услугами авиакомпании в целях налогообложения, подотчетное лицо обязано представить маршрут/квитанцию электронного авиабилета и посадочный талон.
О посадочном талоне стоит упомянуть отдельно.
Итак, при регистрации пассажиру выдается посадочный талон, в котором указываются инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, дата отправления, время окончания посадки на рейс, номер выхода на посадку и номер посадочного места на борту воздушного судна Это прописано в пункте 84 Федеральных авиационных правил «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» (утв. приказом Минтранса РФ от 28.06.2007 № 82). Именно посадочный талон подтверждает факт перелета.
В авиационных правилах с начала этого года появилось новшество – посадочный талон в цифровом виде. Приказ Министерства транспорта РФ от 14.01.2019 № 7 внес изменения в Приказ № 134.
В то же время посадочный талон в бумажном виде со специальной отметкой авиакомпании является документом, подтверждающим перелет. Даже если пассажир регистрировался на рейс по интернету, талон необходимо распечатать. Таким образом, и цифровой посадочный талон для подтверждения командировочных расходов лучше распечатать. Во всех аэропортах такая возможность предусматривается – через электронные киоски самообслуживания или на стойке регистрации.
И еще важный момент. Подтверждением того, что сотрудник и в самом деле воспользовался услугами воздушной перевозки, является штамп о досмотре в посадочном талоне. Если же этого штампа нет, то перелет надо подтвердить другим способом.
Справка от авиакомпании
Справка авиакомпании может служить оправдательным документом для командировочных расходов во многих случаях – от случая утери распечатанного посадочного талона до отсутствия в нем штампа о досмотре.
Посадочный талон выдается пассажиру перевозчиком вне зависимости от того, через кого приобретен авиабилет.
В качестве документа, подтверждающего расходы по авиаперелету для целей налогообложения прибыли, также может быть принята справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем (см. письма Минфина РФ от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, и др.).
Ведь сам посадочный талон выдает авиаперевозчик. Поэтому и справку может выдать либо он сам, либо его представитель.
Но обратите внимание, что справка агентства будет достаточным подтверждением факта перелета, только если представитель имеет полномочия выдавать такого рода справки от имени авиакомпании.
Что это означает для налогоплательщика?
Компании необходимо запросить у агентства подтверждение полномочий по выдаче справок о совершенном перелете от имени авиакомпании (например, агентский договор). Если оно не уполномочено выдавать справки о перелете, то такая справка не может являться подтверждением совершенного перелета. В этом случае организации необходимо обратиться непосредственно к перевозчику.
Если у работника нет ни посадочного талона со штампом о досмотре, ни справки от авиакомпании, он может представить в бухгалтерию и другие документы, которые так или иначе подтверждают факт авиаперелета. Об этом говорится в комментируемом письме.
Действительно, согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ для целей налогообложения прибыли затраты могут иметь и косвенное документальное подтверждение. В том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором. Возможность учета расходов на приобретение электронного авиабилета в случае, если они имеют косвенное подтверждение, Минфин подтверждал и ранее (см., например, письма от 02.04.2014 № 03-03-РЗ/14597, от 07.09.2007 № 03-03-06/1/649О).
Вместе с тем были и не такие «лояльные» выводы. Так, при отсутствии посадочного талона или справки, подтверждающей, что работник воспользовался приобретенным для него авиабилетом, командировочные расходы на проезд не могут учитываться для целей налогообложения прибыли (см. письмо Минфина РФ от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296).
Поэтому, на наш взгляд, чтобы снизить риск претензий со стороны инспекции, все-таки при отсутствии посадочного талона или отдельных реквизитов в нем безопаснее подтверждать расходы на перелет справкой, выданной авиаперевозчиком или его представителем.
Поделиться
Распечатать
НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала
Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.
Отсутствие посадочного талона и учет расходов
При отсутствии посадочного талона, но с отметками при прохождении границы РФ и обратно в РФ, можно ли принять к учету данные расходы?
Официальная позиция, сформированная на сегодняшний день, в отношении необходимых документов, подтверждающих расходы командированного сотрудника на перелет, выражена в следующих Письмах МФ РФ от 18.12.2017 N 03-03-РЗ/84409, от 20.10.2017 N 03-03-06/1/68721, сказано:
Таким образом, в случае, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), для целей налогообложения прибыли организаций документальным подтверждением указанных расходов являются маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) и посадочный талон.
Письмо МФ РФ от 01.09.2016 N 03-03-07/50992:
Учитывая, что посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс, документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки является не только авиабилет, но и посадочный талон. Приобретение авиабилета в документарной или бездокументарной форме само по себе не может служить документальным подтверждением факта использования услуги воздушной перевозки.
Таким образом, документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:
— маршрут/квитанция электронного авиабилета на бумажном носителе
— посадочный талон со штампом о досмотре
Если посадочный талон утерян командированным сотрудником, то в этом случае официальные рекомендации МФ РФ следующие:
Письмо МФ РФ от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11:
Учитывая, что посадочный талон выдается авиаперевозчиком, в случае его утери справка, содержащая необходимую для подтверждения полета информацию, выданная авиаперевозчиком или его представителем, по мнению Департамента, может быть принята в качестве документа, подтверждающего расходы по осуществленному авиаперелету, для целей налогообложения прибыли организаций
Аналогичное мнение высказано в других Письмах МФ РФ от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, от 07.06.2013 N 03-03-07/21187, от 27.02.2012 N 03-03-07/6, от 13.01.2012 N 03-03-06/1/11, от 21.09.2011 N 03-03-07/33, от 18.05.2015 N 03-03-06/2/28296, которое заключается в том, что при отсутствии посадочного талона или справки от авиаперевозчика, расходы на проезд к месту командировки и (или) обратно не могут быть учтены для целей налогообложения прибыли, как не соответствующие положениям ст. 252 НК РФ в части надлежащего документального подтверждения произведенных расходов. При утрате посадочного талона, у авиаперевозчика нужно взять справку, содержащую необходимую для подтверждения перелета информацию. Такая справка может быть принята в качестве документального основания для учета расходов на перелет в целях налогообложения прибыли организаций. Указанную справку авиаперевозчик может выписать только в течение месяца после полета, кроме того, она является платной.
Правда, имеется мнение, высказанное в иных Письмах МФ РФ от 14.04.2014 N 03-03-07/16777, от 02.04.2014 N 03-03-РЗ/14597, от 07.09.2007 N 03-03-06/1/649, УФНС РФ по Москве от 20.06.2011 N 16-15/059203@, что действующим законодательством не установлен конкретный перечень оправдательных документов, подтверждающих расходы, связанные с проездом работника к месту командировки и обратно. Поэтому в случае утраты посадочного талона командированным сотрудником, факт перелета можно косвенно подтвердить приказом о направлении работника в командировку, счетами гостиницы, отметками таможенного органа о пересечении границы РФ. Кроме того, перечень подтверждающих документов может быть определен коллективным договором или локальным нормативным актом, утвержденным руководителем организации.
Таким образом, если командированным сотрудником потерян посадочный талон, то самым оптимальным действием для подтверждения факта перелета будет обращение с заявлением в авиакомпанию для получения справки, подтверждающей совершение перелета. Иное решение может привести к спорам с налоговыми органами.
Как отчитаться за командировочные расходы на билеты
Чтобы отчитаться за командировочные расходы, нужно сдать в бухгалтерию вашего работодателя несколько документов.
1. Маршрутная квитанция
Этот документ вы получаете на электронную почту, которую указали в заказе. Сейчас все билеты электронные, поэтому в квитанции дополнительных печатей и подписей не требуется. Но ее нужно распечатать, прежде чем нести в бухгалтерию. Согласно письму Министерства финансов РФ, это документ строгой отчетности — его обязана принять любая бухгалтерия.
2. Посадочный талон
Его вы получаете в аэропорту на стойке регистрации или при онлайн регистрации и проходите с ним все предполетные процедуры. Сохранить посадочный талон после перелета очень важно. Если он будет утерян, придется очень долго договариваться с авиакомпанией, чтобы она подтвердила ваше присутствие на рейсе.
Иногда также может потребоваться подтверждение оплаты авиабилета. Это выписка с расчетного счета банковской карты, использовавшейся при оплате, которую можно взять в банке. Если билет оплачивали не вы, то выход тоже есть: согласно письму Минфина РФ, затраты на приобретение билетов, оплаченных лицом, не являющимся работником организации (родственником), можно учесть, если подтверждено, что они были приобретены по поручению и за счет работника.
В командировочных расходах учитывается полная стоимость проездных билетов, включая стоимость проезда, сервисные сборы, плату за пользование услугами во время перелета и т.п. Указанные затраты подлежат возмещению в размере, установленном в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
Если вы приобрели авиабилет на нашем сайте, наш контакт-центр всегда поможет пояснить, где и что указывается в маршрутной квитанции. Некоторые бухгалтеры привыкли работать с бумажными авиабилетами и отказываются принимать маршрутную квитанцию как отчетный документ. В этом случае стоит распечатать и показать в бухгалтерии письмо Минфина РФ.
Все про посадочный талон для списания командировочных
Чтобы подтвердить расходы на перелет в командировку кроме билета налоговики требуют и посадочный талон. Что делать, если он потерялся? И какие новые правила по посадочным недавно ввел Минтранс?
Командировочные расходы на перелет не списать без посадочного талона
Поскольку посадочный талон является неотъемлемым документом при регистрации на рейс, он является документальным подтверждением факта потребления подотчетным лицом услуги воздушной перевозки вместе а авиабилетом.
Что делать, если посадочный потерялся
Но бывает разное, и нередко посадочные талоны сотрудники или теряют, или по незнанию просто выбрасывают. Что делать бухгалтеру?
Сотрудника нужно попросить получать у авиакомпании справку. В ней перевозчик укажет все данные пассажира, совершившего перелет. Справка платная. Сколько она стоит, надо уточнять в авиакомпании. Затраты возьмет на себя сотрудник.
Такую схему подтверждает Минфин в письме Минфина России от 18.05.2015 № 03-03-06/2/28296. Если справки не будет, финансовое ведомство уточняет, что расходы признавать нельзя.
Электронные посадочные разрешили, но для списания расходов безопаснее бумажные
Приказ об изменениях в Федеральные авиационные правила «Общие правила воздушных перевозок пассажиров, багажа, грузов и требования к обслуживанию пассажиров, грузоотправителей, грузополучателей» и Правила проведения предполетного и послеполетного досмотров направлен в Минюст для регистрации.
Посадочные талоны можно будет предъявлять на смартфоне, ноутбуке или планшете, где отображен штрих-код талона. А можно этот штрих-код просто распечатать и показать при досмотре.
Но налоговикам такие штрих-коды для подтверждения расходов вряд ли понравятся. Пока новых разъяснений ФНС или Минфин не подготовили.
Поэтому сотрудникам, которые едут в командировки, все-таки лучше получать на стойках регистрации привычные посадочные талоны.
ВНИМАНИЕ!
Завтра на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повысьте свою ценность как специалиста в глазах директора. Смотреть полную программу