Как восстановить электронную трудовую книжку
Порядок действий при утере трудовой книжки
Процедура восстановления трудовой книжки довольно длительная, а потому люди с небольшим количеством записей в трудовой обычно просто заводят новую. Но такой трюк не пройдет, если в документе много записей. При утрате трудовой книжки аннулируется и весь наработанный стаж, а потому гражданину выгоднее позаботится о восстановлении.
Потеря трудовой книжки сотрудником
Порядок действий при утрате документа сотрудником оговорен в Постановлении от 16 апреля 2003 года. Пункт 30 свидетельствует о том, что ответственность по восстановлению книжки лежит именно на работнике. В пункте 31 есть указание о необходимости немедленного оповещения работодателя об утрате документа. Для этого потребуется составить заявление в письменной форме. В течение 15 дней работодатель выдает дубликат книжки.
Порядок действий
Для восстановления ТК понадобятся следующие бумаги:
Хорошо, если у человека есть копия трудовой книжки. Требуется заверять ее в отделе кадров при каждой смене работы.
Первый шаг для восстановления документа – составление заявления работодателю. В законе нет четких указаний по составлению этого заявления. Оформляется оно в свободной форме. Направляется в отдел кадров последнего места работы. Новую трудовую книжку выдает именно работодателем на основании документов, предоставленных сотрудником. Подтвердить свою деятельность и стаж можно при помощи трудовых договоров, приказов о назначении. Получить документы можно по прежним местам работы. Для подтверждения своего стажа понадобится справка из Пенсионного фонда.
ВАЖНО! Для подтверждения своего стажа понадобятся подлинники документов.
ВНИМАНИЕ! Человек может позаботиться об упрощении восстановления наперед. Для этого потребуется копия трудовой книжки, заверенная по всем правилам. Если документ заверен, записи из копии просто переносятся в новую книжку. Сотруднику не придется бегать по бывшим местам работы. Это оптимальный вариант, так как, при большом стаже, не все записи удается восстановить. Некоторых мест работы может уже просто не существовать, так как компании имеют свойство закрываться.
Восстановление книжки через ПФР
Восстановление документа через ПФР – наиболее простой вариант. Это бесплатная и быстрая процедура. Рассмотрим шаги по восстановлению:
ВАЖНО! Восстановление через ПФР – метод, имеющий ограничения. Персональный учет в фонде начал вестись относительно недавно, а потому таким путем можно получить не все данные. В частности, в ПФР хранятся сведения только за последние пять лет.
Восстановление через государственный архив
Данный метод актуален при наличии следующих обстоятельств:
Во всех остальных ситуациях имеет смысл воспользоваться другими методами, так как восстановление через архив – трудоемкая процедура. Для получения требуемой информации нужно отправить письменный запрос. Однако нужно быть готовыми к тому, что ответ придет нескоро.
ВАЖНО! Если сотрудник работал вахтовым методом, то нужно направлять запросы в региональные архивы.
Что делать, если последнее место работы было ликвидировано?
Для восстановления нужно идти к своему предыдущему работодателю. Если данная компания были ликвидирована, то идти в ПФР или архивы бессмысленно, так как сотрудник не может самостоятельно вносить записи о трудовом стаже. Единственный выход из положения – обращение в суд. Требуется составить иск. Обращением в архивы и ПФР будет заниматься именно суд. На основании полученной информации оформляется дубликат.
Потеря документа работодателем
Если трудовая книжка была утеряна работодателем, то именно на него возлагается ответственность по восстановлению. К примеру, если произошла массовая потеря книжек, работодатель собирает комиссию для установления стажа всех работников. В нее входят только незаинтересованные лица:
Если точные сведения о месте работы сотрудника отсутствуют, информацию должны подтвердить два свидетеля. По итогам осуществленной работы составляется акт. Пункт 34 Постановления, упомянутого ранее, указывает на использование акта при восстановлении.
В законе не содержатся точные указания касательно действий при утере документа работодателем. При утрате большого количества книжек организация может быть оштрафована за ненадлежащее хранение по КоАП. Если компания потеряла документ, а потому не может выдать его при увольнении сотрудника, последний может запросить компенсацию.
ВНИМАНИЕ! Если утерян документ одного сотрудника, работодатель проводит стандартные действия: обращается в ПФР, государственный фонд.
Действия сотрудника
Если у работника есть подозрения, что работодатель потерял документ умышленно, он может обратиться в Трудовую инспекцию. В суд имеет смысл идти только в том случае, если сотрудник уверен, что организация умышленно потеряла документ. В судебный орган можно идти при следующих обстоятельствах:
Суд обязывает компанию позаботиться о выдаче дубликата.
ВНИМАНИЕ! Суд является крайней мерой, так как мера предполагает трату времени, составление иска. Платить пошлину не нужно, так как дела, связанные с Трудовым кодексом, сборами не облагаются.
Особенности заполнения дубликата ТК
В дубликат вносится информация о суммарном стаже работы в годах, месяцах и днях. Конкретные места работы не указываются. Прописывается только последнее место работы. Данное оформление актуально в случае, если сотрудник не предоставил документов, подтверждающих его прочие места работы.
На титульном листе документа ставится штамп о том, что книжка является дубликатом. Более подробно об оформлении дубликата трудовой книжки при утере можно прочитать, перейдя по ссылке в этом предложении.
Простота восстановления трудовой книжки зависит от конкретного случая. Если предыдущий работодатель продолжает свою деятельность, а в ПФР есть все требуемые данные, то процедуру провести относительно просто. Все осложняется в случаях, когда данные невозможно получить, или бывший работодатель ликвидирован. Сотруднику придется обращаться в суд. В течение времени, пока не получен дубликат, довольно проблематично будет устроиться на работу. Поэтому о получении документа нужно позаботиться заблаговременно. Не стоит с этим тянуть ни сотруднику, ни работодателю.
Электронная трудовая для того, кто потерял бумажную трудовую
Работник может в любой момент оформить электронную трудовую книжку. Для этого нужно подать работодателю заявление о переходе на ЭТК согласно части 5,6 статьи 2 Закона №439-ФЗ.
Электронную трудовую книжку можно оформить через отдел кадров или бухгалтерию. Для ее оформления бухгалтеру достаточно заявления от работника о представлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Вернуться обратно на бумажную трудовую невозможно. Об этом Минтруд писал в письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.
Можно ли перейти на ЭТК, если нет бумажной
Можно. Но, Роструд считает это нарушением, о чем написал в письме от 20.10.2021 № ПГ/30991-6-1.
Если у работника нет бумажной трудовой, он ее потерял, в организации сначала должны оформить новую трудовую книжку на бумаге по заявлению работника. Причем, в заявлении об оформлении новой трудовой книжки работник должен указать, что сведения о трудовой деятельности у него отсутствуют. Затем, нужно получить от работника новое заявление о переходе на электронную трудовую.
Позиция Роструда понятна. Вряд ли они вправе написать что-то другое.
На деле же получается, что компания просто выдает работнику новый бланк, вносить в него пару строк и можно этот бланк отправить в утиль. В нем ведь нет данных о трудовой биографии, там одна-две строки.
Следовать позиции Роструда нужно, если вы 100% законопослушны и выполняется все до мелочей. Но не забывайте, что письма Роструда носят рекомендательный характер.
Оформление ЭТК без бумажной
Бухгалтеру для оформления ЭТК, по большому счету, бумажная трудовая не нужна.
Наличие или отсутствие бумажной трудовой у принимаемого в компанию работника должно интересовать руководителя, на предмет опыта работы и необходимых навыков. Если это не интересует?
А что произойдет, если организация сразу оформит электронную трудовую? Скорее всего, ничего. Оштрафовать могут, при условии, что пожалуется работник и это выльется в конфликт с трудовой. Но для этого работник сам долен настаивать на выдаче ему бланку бумажной трудовой.
Если работник не принес трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности работодатель вправе полагать, что работник трудоустраивается впервые. В таком случае организация обязана формировать сведения о работнике в электронном виде, то есть завести электронную трудовую книжку.
Компания по письменному заявлению поступающего на работу об отсутствии у него трудовой книжки (или без него) и на основании заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в заявлении должна быть указана причина отсутствия трудовой книжки) может оформить ему сразу электронную трудовую книжку.
Для тех, кто все-таки опасается нарушить рекомендации Роструда, вот размер возможного штрафа.
Нарушение трудового законодательства установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Сотрудники кадровой службы и ИП могут быть оштрафованы на сумму 1-5 тысяч рублей. Компания: на 30-50 тысяч рублей.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?
Потерял трудовую книжку — как восстановить самостоятельно?
Трудовая книжка содержит данные о стаже работы человека у каждого работодателя, а также др. информацию, в т. ч. о наградах и благодарностях. Трудовую книжку гражданин предъявляет каждый раз, как устраивается на новое место работы, являющееся для него основным. Работа по совместительству тоже может быть занесена в трудовую книжку по желанию работника. Работник обязан восстановить трудовую книжку при утере.
Вопросы выдачи и заполнения трудовых книжек с 01.09.2021 регламентирует приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, согласно которому трудовую книжку нельзя выдавать дважды. При утере на восстановленном документе ставится запись «дубликат».
Образец заполнения дубликата трудовой книжки с 1 сентября 2021 г. смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Трудовые книжки нового образца нужно применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Для самостоятельного решения проблемы с утраченной книжкой вам нужно собрать документы, подтверждающие ваш трудовой стаж (см. Правила подсчета и подтверждения страхового стажа).
Как быть, если предприятие, на котором вы работали, закрылось? Прежде всего, убедитесь, что компания именно ликвидировалась, а не прошла процедуру реорганизации. В случае реорганизации в архиве предприятия хранятся необходимые документы фирмы-предшественницы.
А вот при ликвидации компании бывшему работнику придется направиться в госархив— там выдадут справку о том, где, когда и сколько проработал гражданин.
Важно! При массовой утере трудовых книжек — например, если компанию ограбили или произошел пожар, — для восстановления трудового стажа каждого работника формируется комиссия из членов профсоюза, представителей госорганов и работодателя.
А что делать, если у вас нет никаких документов, фиксирующих факт трудовой деятельности в конкретной организации? Тогда нужно идти в суд — на основе свидетельств ваших бывших коллег судья вынесет решение об установлении трудового стажа. Также восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд.
Пошаговую инструкцию по восстановлению стажа смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Восстановление трудовой книжки при утере — обращаемся к работодателю
Согласно п. 27 Правил ведения трудовых книжек (утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н) при потере трудовой книжки гражданин должен сразу же обратиться к работодателю по последнему месту работу — именно он обязан оформить дубликат документа, независимо от того, работает ли сейчас у него человек или же давно уволился (давность срока увольнения при этом не имеет значения).
Внимание! При увольнении проверяйте оставленную запись в трудовой книжке и наличие всех необходимых реквизитов —в противном случае трудовой стаж не будет учитываться.
Работодатель восстанавливает трудовую книжку после получения заявления от гражданина, оформляя дубликат. На процедуру восстановления компании дается 15 рабочих дней: гражданин предоставляет документы, подтверждающие трудовой стаж, а работодатель на их основе делает записи в дубликате трудовой книжки. Работодатель уполномочен попросить необходимые данные с предыдущих мест работы.
Сначала он вносит в дубликат запись об общем трудовом стаже суммарно до поступления к нему на работу (в графу 3 раздела со сведениями о работе). В этой записи он не указывает, у какого работодателя, в какие периоды и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. Затем отражает по отдельности периоды работы, указывая даты приема и увольнения, наименование организации и другие сведения. Эти записи работодатель вносит на основании надлежаще оформленных документов, которые вы представили. В графе 4 приводятся наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате (п. 29 Порядка ведения трудовых книжек).
Однако работодатель не может внести в дубликат данные о стаже, не подтвержденные документально. В таком случае занести полностью сведения в документ поможет Пенсионный фонд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд?
ПФР хранит данные о трудовом стаже граждан. До 2002 года такая информация собиралась фондом на основе записей в трудовых книжках — работодателям рассылались запросы с требованием заполнить сведения о трудовом стаже застрахованного по форме СЗВ-К. С 2002 года сведения индивидуального пенсионного учета фонд предоставляет по форме СЗИ-5.
Чтобы сформировать дубликат трудовой книжки с помощью ПФР, нужно написать заявление об утере трудовой книжки и предоставить его в отделение фонда по месту жительства. В течение 10 дней Пенсионный фонд предоставит дубликат на основании собственных данных (постановление Правления ПФР РФ от 31.07.2006 № 192п).
Следует при этом учесть, что если вы работали на предприятии неофициально, то сведений о таком месте работы у Пенсионного фонда не будет. Помните об этом, когда соглашаетесь на неофициальное трудоустройство,— в стаж для расчета пенсии этот период времени не войдет.
Итоги
Советуем вам также ознакомиться со статьей «Инструкция по заполнению трудовых книжек».
Электронная трудовая книжка
С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка – новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Электронная книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход к новому формату трудовой книжки добровольный и позволяет сохранять бумажную книжку столько, сколько это необходимо.
Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица работодатель может через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа ПФР. Просмотреть сведения электронной трудовой книжки застрахованные лица могут также через Личный кабинет гражданина или портал Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.
При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.
Важно!
Пенсионный фонд Российской Федерации ввиду сложной эпидемиологической обстановки, когда большинство работников организаций переведены на дистанционный режим работы, и в связи с обращениями работодателей о неготовности представлять с 1 июля 2021 года сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) в новом формате (версия SZV-TD_2020-09-26) по причине недоработки соответствующего программного обеспечения, сообщает о продлении до 1 августа 2021 года приема указанных сведений в старом формате (версия SZV-TD_2019-12-20).
Электронные сервисы
Преимущества электронной трудовой книжки
Переход на электронные трудовые книжки
Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия человека.
Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
Россияне, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы и продолжает использоваться наравне с электронной. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. Для работников, которые не подадут заявление в течение 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель также продолжит вести трудовую книжку на бумаге.
Информация о поданном работником заявлении включается в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.
За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.
Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.
Лица, не имевшие возможности подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:
а) временной нетрудоспособности;
в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.
Инфографика
Перечень сведений электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:
Работодателям об электронной трудовой книжке
При сохранении работником бумажной трудовой книжки:
1) работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную;
2) право на дальнейшее ведение трудовой книжки сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям;
3) сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года:
Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве. К таким лицам, в частности, относятся:
1) работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы, в том числе на период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
2) лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.
Обязанности и полномочия работодателя при ведении электронных трудовых книжек:
Работнику, подавшему заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель выдает трудовую книжку на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником такого заявления.
Необходимо предупредить работника о том, что выданная ему бумажная книжка сохраняет свою силу и продолжает использоваться наравне с электронной. Работнику следует хранить бумажную книжку, поскольку в электронной версии фиксируются только сведения о трудовой деятельности начиная с 2020 года.
Лицам, впервые поступающим на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде вместе с трудовой книжкой или взамен ее.
Сведения о трудовой деятельности могут использоваться также для исчисления трудового стажа работника, внесения записей в его трудовую книжку (в случаях, если на работника ведется трудовая книжка в бумажном виде) и других целей в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
В случае выявления работником неверной или неполной информации в электронной трудовой книжке, работодатель по письменному заявлению работника обязан исправить или дополнить сведения о трудовой деятельности и представить их для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда России.
Предоставление сведений о трудовой деятельности работнику
Работникам, у которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):
— в период работы не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;
— при увольнении в день прекращения трудового договора.
Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.
В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.
Ответственность работодателя
Работодатель несет ответственность:
— за задержку по своей вине выдачи трудовой книжки или предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;
— за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
— за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда;
— за несоблюдение порядка представления сведений о трудовой деятельности в форме электронных документов.
Если неправильная формулировка основания и (или) причины увольнения в сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула.
Порядок и сроки предоставления СЗВ-ТД в 2021 году (порядок действует с 27 апреля 2020 года с учетом норм постановления Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 «Об особенностях порядка и сроках представления страхователями в территориальные органы пенсионного фонда Российской Федерации сведений о трудовой деятельности зарегистрированных лиц»):
— не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления, в случаях перевода на другую постоянную работу, подачи зарегистрированным лицом заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации либо о предоставлении страхователем ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
— не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, в случаях приема на работу и увольнения зарегистрированного лица.
Законодательство об электронных трудовых книжках
Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:
— Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым внесены изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации и установлена возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;
— Федеральным законом от 16 декабря 2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым введена обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности;
— Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. № 136-ФЗ «О внесении изменений в статьи 2 и 11 Федерального закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», которым Правительству Российской Федерации дано право устанавливать особый порядок и сроки представления в ПФР сведений о трудовой деятельности.
Порядок заполнения формы Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД) предусмотрен следующими нормативными правовыми актами:
— постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» (вместе с «Порядком заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», «Форматом сведений для формы «Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД) зарегистрированного лица» в электронном виде»).
Внимание!
С 1 июля 2021 года вступают в силу положения постановления Правления ПФР от 27.10.2020 № 769п «О внесении изменений в постановление Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от25 декабря 2019 г. № 730п».
При подаче формы СЗВ-ТД начиная с 1 июля 2021 года работодателям необходимо заполнять новый реквизит «Код выполняемой функции». Код выполняемой функции заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ), принятым и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст.
Кроме того, порядок по заполнению и форма СЗВ-ТД дополнены:
Форматы размещены в подразделе «Форматы документов ПФР» раздела «Дополнительная информация».
Документы для скачивания
Служба технической поддержки
ПФР сообщает о запуске сервиса, позволяющего страхователю, в том числе оператору, дистанционно обратиться в службу технической поддержки ПФР и получить консультацию по вопросам отчетности, представляемой по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)».
Сервис позволяет получить квалифицированную консультацию по вопросам отчетности по индивидуальному (персонифицированному) учету, представляемой в ПФР посредством ЭДО.
Обращение следует направлять по форме «обращение страхователя» / «обращение оператора» на электронный адрес otchet_pfr@101.pfr.ru.
Примечание: информация об отчетности по форме «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», в том числе о порядке ее заполнения, сроках представления, формате сведений и др. размещены в разделе «Электронная трудовая книжка».
Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке
Можно ли вести трудовую книжку, как раньше, в бумажном формате?
Да, можно. Для этого необходимо подать работодателю соответствующее письменное заявление в произвольной форме до конца 2020 года. В таком случае трудовая книжка будет вестись и в старом, и в новом формате одновременно. Работодатель продолжит вести трудовую на бумаге и в том случае, если работник не подаст заявление до конца 2020 года.
Все работники могут сохранить прежний формат трудовой книжки?
Все, у кого трудовая книжка уже есть или появится до конца 2020 года, смогут сохранить ее в традиционном формате. Если человек устраивается на свою первую работу в 2021 году или позже, данные о его трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Что делать с бумажной трудовой после перехода на электронную? Можно выкидывать?
Если человек выбирает электронную трудовую книжку, это не значит, что бумажная трудовая перестает использоваться и теряет свою значимость. Необходимо сохранять бумажную книжку, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.
Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?
Сведения из электронной трудовой книжки можно через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России и на сайте Портала государственных услуг.
Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:
работодателю (по последнему месту работы);
в территориальном органе Пенсионного фонда России;
в многофункциональном центре (МФЦ).
В течение какого периода работодателю необходимо представлять сведения в Пенсионный фонд?
В случаях приема на работу или увольнении сведения должны представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения.
Сведения о других кадровых изменениях, например, о переводе сотрудника на новую должность или выборе работником формы трудовой книжки, передаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?
Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.
Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?
Аналогично другой отчетности в ПФР.
В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?
По составу данных обе книжки почти идентичны.
Как предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксирируется только в электронном виде?
Нет, при увольнении работодатель обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные фиксируются в ней.
Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?
Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
В каком отчетном периоде работодателю необходимо отразить кадровое событие, если оно наступило в одном отчетном периоде, а приказ о кадровом изменении вышел в другом отчетном периоде?
Если событие кадрового мероприятия наступило в одном отчетном периоде, а приказ о кадровом изменении вышел в другом отчетном периоде, то работодателю при представлении в органы ПФР формы СЗВ-ТД, необходимо данное кадровое мероприятие отразить в отчетном периоде, когда наступило событие.
Следует ли квалифицировать, как кадровое мероприятие, подлежащее отражению в СЗВ-ТД, перевод работника на другую должность на время отсутствия основного работника (например, на время отпуска по уходу за ребенком)? Является ли такое перемещение переводом на другую постоянную работу?
Не представляется, это не постоянная работа.
В случае если работник первоначально подал письменное заявление о выборе бумажной трудовой книжки (ст.66 ТК РФ), а через некоторое время подал письменное заявление о выборе электронной трудовой книжки? Надо ли отменять предыдущее заявление?
Нет, отменять не надо. На лицевом счете застрахованного лица будет учтено оба поданных заявления
Как указывать наименование должности, если работник является льготником, например, газосварщик: как поименован в штатном расписании или по Списку льготных профессий?
В соответствии со штатным расписанием. Но необходимо учитывать, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками или соответствующими положениям профессиональных стандартов или реестров соответствующих должностей.
Если сотрудник награждается министерством, как эта информация будет доступна его следующим работодателям? На данный момент внесение таких сведений в форме СЗВ-ТД не предусмотрено.
Сотрудник может самостоятельно представить сведения о наградах по месту требования.
На основании чего исчислять стаж для расчета выплат по больничному листу, доплат за стаж работы, а также в иных случаях, когда необходимы сведения о стаже за периоды до 01.01.2020?
Работник предъявляет работодателю трудовую книжку (за периоды до 01.01.2020) и одну из форм СТД-Р или СТД-ПФР (за периоды, начиная с 01.01.2020).
В случае если работник не представил при поступлении на работу соответствующие документы и при наступлении страхового случая, общий трудовой стаж определяется из фактически осуществленной трудовой деятельности.
Может ли подписывать форму СЗВ-ТД руководитель кадровой службы предприятия, если это право будет ему делегировано соответствующим распорядительным документом по предприятию?
Пунктом 1.11 постановления Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» предусмотрена подпись руководителя или доверенного лица.
Может ли работник подать заявление, согласно которому он отказывается от продолжения ведения трудовой книжки, а спустя какое-то время подать заявление, что отказывается от ЭТК и хочет продолжить вести трудовую книжку?
Если работник подал заявление в пользу ЭТК, то ему выдается на руки трудовая книжка с соответствующей записью. Возобновление ведения бумажной трудовой книжки законодательством не предусмотрено.
Если на зарегистрированных лиц были представлены сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, в т.ч. с первичным наполнением и затем прошло переименование организации, может ли данное событие явиться основанием для представления форм СЗВ-ТД на это же зарегистрированное лицо?
Да. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений» предусмотрено мероприятие «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».
Требуется ли представление сведений о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в случае реорганизации страхователя?
Требуется, с указанием кадрового мероприятия «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ».
Если между двумя записями о переводе (перевод в 2018 году) и увольнении работника (в январе 2020 года), в 2019 году произведена реорганизация юридического лица, отражаем две последние записи, ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ (2019 год) и УВОЛЬНЕНИЕ (январь 2020 г) или должны показать три записи: ПЕРЕВОД (2018 год), ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ (2019), УВОЛЬНЕНИЕ (январь 2020 г)?
Необходимо показать мероприятия: ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ.
Если отразить перевод, переименование, увольнение, то это не будет ошибкой.
Какое мероприятие следует проводить при изменении наименования отдела или должности, без изменения трудовой функции работника, ПЕРЕВОД или ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ?
Представляется форма СЗВ-ТД с кадровым мероприятием «ПЕРЕВОД».
При расчете стажа, работников, работающих в Районах Крайнего севера, сверяем запись в трудовой книжке, где стоит данная отметка. Сейчас эти сведения не будут зафиксированы в отчете СЗВ-ТД, как работодателю определить стаж работы в Районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях для расчета размера северной надбавки?
Работодатель вправе внести сведения о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, как в трудовую книжку, так и в сведения о трудовой деятельности.
За отчетный период страхователь представил формы СЗВ-ТД в отношении 42 зарегистрированных лиц, и выявил, что в отношении 5 зарегистрированных лиц сведения о трудовой деятельности не представлены. Какой порядок представления СЗВ-ТД на указанных лиц? Представлять формы СЗВ-ТД в отношении 47 зарегистрированных лиц?
Если в отношении 42 зарегистрированных лиц сведения сданы без ошибок и приняты ПФР, страхователем необходимо представить СЗВ-ТД за данный отчетный период в отношении оставшихся 5 зарегистрированных лиц.
Кто должен представлять форму СЗВ-ТД в ПФР в отношении руководителей государственных бюджетных образовательных учреждений (директоров школ и заведующих детских садов) Администрация района, которая назначает на должность руководителя или образовательное учреждение, в штате которого состоит назначенный на должность руководитель?
Пунктом 2.5.4. порядка заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)», утвержденнго постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 г. № 730п установлено, что записи о наименовании трудовой функции (должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы) заполняются в соответствии со штатным расписанием работодателя.
Таким образом, если директор школы и заведующий детского сада внесены в штатное расписание государственного бюджетного образовательного учреждения, сведения СЗВ-ТД в органы ПФР на данных лиц предоставляются указанной организацией.
Кроме того, Администрация района может выступать уполномоченным представителем бюджетного образовательного учреждения, формировать и представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД на руководителей образовательных учреждений от имени образовательных учреждений.
Как правильно заполнить в форме СЗВ-ТД графы «Код выполняемой функции»?
При заполнении в форме СЗВ-ТД графы «Код выполняемой функции» следует в первую очередь принимать во внимание не наименование занимаемой работником должности, а вид трудовой деятельности, осуществляемой работником и выполняемой им работы, закрепленной за ним трудовой функции (обязанности).
Заполнение графы «Код выполняемой функции» осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ), принятым и введенным в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 декабря 2014 г. № 2020-ст, который содержит, в том числе содержит описание групп занятий, включающих характерные работы и обязанности для различных групп должностей