Если вам нужно найти что-то в таблице или диапазоне по строкам, используйте В ПРОСМОТР. Например, можно найти цену автомобильной части по номеру части или имя сотрудника на основе его ИД.
Самая простая функция ВПР означает следующее:
=В.ПРОСМОТР(то, что вы хотите найти, где ее искать; номер столбца в диапазоне, содержащего возвращаемую величину, возвращает приблизительное или точное совпадение, обозначенные как 1/ИСТИНА или 0/ЛОЖЬ).
Совет: Секрет функции ВПР состоит в организации данных таким образом, чтобы искомое значение (Фрукт) отображалось слева от возвращаемого значения, которое нужно найти (Количество).
Используйте функцию ВПР для поиска значения в таблице.
Значение для поиска. Иного значения должно быть в первом столбце диапазона ячеек, который указан в table_array.
Например, если массив таблицы охватывает ячейки B2:D7, lookup_value должны быть в столбце B.
Искомое_значение может являться значением или ссылкой на ячейку.
Диапазон ячеек, в котором будет выполнен поиск искомого_значения и возвращаемого значения с помощью функции ВПР. Можно использовать именуемый диапазон или таблицу, а не ссылки на ячейки, а имена в аргументе.
Номер столбца (начиная с 1 в левом большинстве столбцов table_array),содержащий возвращаемую величину.
Логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция ВПР, — приблизительное или точное.
Приблизительное совпадение: 1/ИСТИНА предполагает, что первый столбец таблицы отсортжен в алфавитном или числовом порядке, а затем будет выполнять поиск ближайшего значения. Это способ по умолчанию, если не указан другой. Например, =ВКП(90;A1:B100;2;ИСТИНА).
Точное совпадение: 0/ЛОЖЬ ищет точное значение в первом столбце. Например, =ВКП(«Кузнецов»;A1:B100;2;ЛОЖЬ).
Начало работы
Для построения синтаксиса функции ВПР вам потребуется следующая информация:
Значение, которое вам нужно найти, то есть искомое значение.
Диапазон, в котором находится искомое значение. Помните, что для правильной работы функции ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. Например, если искомое значение находится в ячейке C2, диапазон должен начинаться с C.
Номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение. Например, если в качестве диапазона указать B2:D11, следует посчитать B первым столбцом, C — вторым и так далее.
При желании вы можете указать слово ИСТИНА, если вам достаточно приблизительного совпадения, или слово ЛОЖЬ, если вам требуется точное совпадение возвращаемого значения. Если вы ничего не указываете, по умолчанию всегда подразумевается вариант ИСТИНА, то есть приблизительное совпадение.
Теперь объедините все перечисленное выше аргументы следующим образом:
=ВLOOKUP(искомые значения, диапазон, содержащий искомые значения, номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемую величину, приблизительное совпадение (ИСТИНА) или Точное совпадение (ЛОЖЬ)).
Примеры
Вот несколько примеров использования функции ВПР.
Пример 1
Пример 2
Пример 3
Пример 4
Пример 5
Функцию ВЛОП можно использовать для объединения нескольких таблиц в одну, если одна из таблиц имеет поля, общие для всех остальных. Это особенно полезно, если вам нужно поделиться книгой с людьми, у которых есть более старые версии Excel, которые не поддерживают функции данных с несколькими таблицами в качестве источников данных, путем объединения источников в одну таблицу и изменения источника данных функции данных в новую таблицу, функцию данных можно использовать в более старых версиях Excel (при условии, что функция данных поддерживается более старой версией).
Здесь столбцы A–F и H имеют значения или формулы, которые используют только значения на этом сайте, а остальные столбцы используют В ПРОСМОТР и значения столбцов A (код клиента) и B (Доверенность) для получения данных из других таблиц.
Скопируйте таблицу с общими полями на новый и придать ей имя.
Чтобы открыть диалоговое окно Управление отношениями, > в > управления отношениями нажмите кнопку Data > Data Tools (Управление отношениями).
Для каждой из указанных связей обратите внимание на следующее:
Поле, которое связывает таблицы (в скобки в диалоговом окне). Это первый lookup_value для формулы ВЛКП.
Имя связанной таблицы подсмотра. Это первый table_array в формуле ВЛИО.
Поле (столбец) в связанной таблице подытовки с данными, которые должны быть в новом столбце. Эта информация не отображается в диалоговом оке Управление связями. Чтобы узнать, какое поле нужно извлечь, необходимо посмотреть в связанной таблице подыска. Обратите внимание на номер столбца (A=1) — это col_index_num формуле.
Чтобы добавить поле в новую таблицу, введите формулу в первом пустом столбце СРОТ, используя сведения, собранные на шаге 3.
В нашем примере в столбце G для получения данных «Ставка выставления счета» из четвертого столбца (col_index_num = 4) из таблицы «Доверенности» используется столбец «Доверенность» lookup_value(table_array) с формулой =ВЛП([@Attorney];tbl_Attorneys;4;ЛОЖЬ).
В формуле также можно использовать ссылку на ячейку и ссылку на диапазон. В нашем примере это будет =ВЛВП(A2;’Поверенные’! A:D,4;ЛОЖЬ).
Продолжайте добавлять поля, пока не будут добавлены все необходимые поля. Если вы пытаетесь подготовить книгу, содержащую функции данных, которые используют несколько таблиц, измените источник данных функции на новую таблицу.
Продвинутые примеры с функцией ВПР: поиск по нескольким критериям
Во второй части нашего учебника по функции ВПР (VLOOKUP) в Excel мы разберём несколько примеров, которые помогут Вам направить всю мощь ВПР на решение наиболее амбициозных задач Excel. Примеры подразумевают, что Вы уже имеете базовые знания о том, как работает эта функция. Если нет, возможно, Вам будет интересно начать с первой части этого учебника, в которой объясняются синтаксис и основное применение ВПР. Что ж, давайте приступим.
Поиск в Excel по нескольким критериям
Функция ВПР в Excel – это действительно мощный инструмент для выполнения поиска определённого значения в базе данных. Однако, есть существенное ограничение – её синтаксис позволяет искать только одно значение. Как же быть, если требуется выполнить поиск по нескольким условиям? Решение Вы найдёте далее.
Пример 1: Поиск по 2-м разным критериям
Предположим, у нас есть список заказов и мы хотим найти Количество товара (Qty.), основываясь на двух критериях – Имя клиента (Customer) и Название продукта (Product). Дело усложняется тем, что каждый из покупателей заказывал несколько видов товаров, как это видно из таблицы ниже:
Обычная функция ВПР не будет работать по такому сценарию, поскольку она возвратит первое найденное значение, соответствующее заданному искомому значению. Например, если Вы хотите узнать количество товара Sweets, заказанное покупателем Jeremy Hill, запишите вот такую формулу:
– эта формула вернет результат 15, соответствующий товару Apples, так как это первое совпадающее значение.
Есть простой обходной путь – создать дополнительный столбец, в котором объединить все нужные критерии. В нашем примере это столбцы Имя клиента (Customer) и Название продукта (Product). Не забывайте, что объединенный столбец должен быть всегда крайним левым в диапазоне поиска, поскольку именно левый столбец функция ВПР просматривает при поиске значения.
Итак, Вы добавляете вспомогательный столбец в таблицу и копируете по всем его ячейкам формулу вида: =B2&C2. Если хочется, чтобы строка была более читаемой, можно разделить объединенные значения пробелом: =B2&» «&C2. После этого можно использовать следующую формулу:
=VLOOKUP(«Jeremy Hill Sweets»,$A$7:$D$18,4,FALSE) =ВПР(«Jeremy Hill Sweets»;$A$7:$D$18;4;ЛОЖЬ)
Где ячейка B1 содержит объединенное значение аргумента lookup_value (искомое_значение), а 4 – аргумент col_index_num (номер_столбца), т.е. номер столбца, содержащего данные, которые необходимо извлечь.
Пример 2: ВПР по двум критериям с просматриваемой таблицей на другом листе
Если Вам необходимо обновить основную таблицу (Main table), добавив данные из второй таблицы (Lookup table), которая находится на другом листе или в другой рабочей книге Excel, то Вы можете собрать искомое значение непосредственно в формуле, которую вставляете в основную таблицу.
Как и в предыдущем примере, Вам понадобится в таблице поиска (Lookup table) вспомогательный столбец с объединенными значениями. Этот столбец должен быть крайним левым в заданном для поиска диапазоне.
Итак, формула с ВПР может быть такой:
Здесь в столбцах B и C содержатся имена клиентов и названия продуктов соответственно, а ссылка Orders!$A&$2:$D$2 определяет таблицу для поиска на другом листе.
Чтобы сделать формулу более читаемой, Вы можете задать имя для просматриваемого диапазона, и тогда формула станет выглядеть гораздо проще:
Чтобы формула работала, значения в крайнем левом столбце просматриваемой таблицы должны быть объединены точно так же, как и в критерии поиска. На рисунке выше мы объединили значения и поставили между ними пробел, точно так же необходимо сделать в первом аргументе функции (B2&» «&C2).
Запомните! Функция ВПР ограничена 255 символами, она не может искать значение, состоящее из более чем 255 символов. Имейте это ввиду и следите, чтобы длина искомого значения не превышала этот лимит.
Соглашусь, добавление вспомогательного столбца – не самое изящное и не всегда приемлемое решение. Вы можете сделать то же самое без вспомогательного столбца, но в таком случае потребуется гораздо более сложная формула с комбинацией функций INDEX (ИНДЕКС) и MATCH (ПОИСКПОЗ).
Извлекаем 2-е, 3-е и т.д. значения, используя ВПР
Вы уже знаете, что ВПР может возвратить только одно совпадающее значение, точнее – первое найденное. Но как быть, если в просматриваемом массиве это значение повторяется несколько раз, и Вы хотите извлечь 2-е или 3-е из них? А что если все значения? Задачка кажется замысловатой, но решение существует!
Предположим, в одном столбце таблицы записаны имена клиентов (Customer Name), а в другом – товары (Product), которые они купили. Попробуем найти 2-й, 3-й и 4-й товары, купленные заданным клиентом.
Простейший способ – добавить вспомогательный столбец перед столбцом Customer Name и заполнить его именами клиентов с номером повторения каждого имени, например, John Doe1, John Doe2 и т.д. Фокус с нумерацией сделаем при помощи функции COUNTIF (СЧЁТЕСЛИ), учитывая, что имена клиентов находятся в столбце B:
После этого Вы можете использовать обычную функцию ВПР, чтобы найти нужный заказ. Например:
На самом деле, Вы можете ввести ссылку на ячейку в качестве искомого значения вместо текста, как представлено на следующем рисунке:
Если Вы ищите только 2-е повторение, то можете сделать это без вспомогательного столбца, создав более сложную формулу:
Эта формула находит только второе совпадающее значение. Если же Вам необходимо извлечь остальные повторения, воспользуйтесь предыдущим решением.
Если Вам нужен список всех совпадений – функция ВПР тут не помощник, поскольку она возвращает только одно значение за раз – и точка. Но в Excel есть функция INDEX (ИНДЕКС), которая с легкостью справится с этой задачей. Как будет выглядеть такая формула, Вы узнаете в следующем примере.
Извлекаем все повторения искомого значения
Как упоминалось выше, ВПР не может извлечь все повторяющиеся значения из просматриваемого диапазона. Чтобы сделать это, Вам потребуется чуть более сложная формула, составленная из нескольких функций Excel, таких как INDEX (ИНДЕКС), SMALL (НАИМЕНЬШИЙ) и ROW (СТРОКА)
Например, формула, представленная ниже, находит все повторения значения из ячейки F2 в диапазоне B2:B16 и возвращает результат из тех же строк в столбце C.
Введите эту формулу массива в несколько смежных ячеек, например, в ячейки F4:F8, как показано на рисунке ниже. Количество ячеек должно быть равным или большим, чем максимально возможное число повторений искомого значения. Не забудьте нажать Ctrl+Shift+Enter, чтобы правильно ввести формулу массива.
Если Вам интересно понять, как она работает, давайте немного погрузимся в детали формулы:
Часть 1:
$F$2=B2:B16 – сравниваем значение в ячейке F2 с каждым из значений диапазона B2:B16. Если найдено совпадение, то выражение СТРОКА(C2:C16)-1 возвращает номер соответствующей строки (значение -1 позволяет не включать строку заголовков). Если совпадений нет, функция IF (ЕСЛИ) возвращает пустую строку.
Результатом функции IF (ЕСЛИ) окажется вот такой горизонтальный массив:
Часть 2:
Здесь функция ROW (СТРОКА) действует как дополнительный счётчик. Так как формула скопирована в ячейки F4:F9, мы вычитаем число 3 из результата функции, чтобы получить значение 1 в ячейке F4 (строка 4, вычитаем 3), чтобы получить 2 в ячейке F5 (строка 5, вычитаем 3) и так далее.
Часть 3:
Функция SMALL (НАИМЕНЬШИЙ) возвращает n-ое наименьшее значение в массиве данных. В нашем случае, какую по счёту позицию (от наименьшего) возвращать – определено функцией ROW (СТРОКА) (смотри Часть 2). Так, для ячейки F4 функция НАИМЕНЬШИЙ(<массив>;1) возвращает 1-й (наименьший) элемент массива, то есть 1. Для ячейки F5 возвращает 2-й наименьший элемент массива, то есть 3, и так далее.
Часть 4:
Функция INDEX (ИНДЕКС) просто возвращает значение определённой ячейки в массиве C2:C16. Для ячейки F4 функция ИНДЕКС($C$2:$C$16;1) возвратит Apples, для F5 функция ИНДЕКС($C$2:$C$16;3) возвратит Sweets и так далее.
Часть 5:
В завершение, мы помещаем формулу внутрь функции IFERROR (ЕСЛИОШИБКА), поскольку вряд ли Вас обрадует сообщение об ошибке #N/A (#Н/Д) в случае, если количество ячеек, в которые скопирована формула, будет меньше, чем количество повторяющихся значений в просматриваемом диапазоне.
Двумерный поиск по известным строке и столбцу
Выполнение двумерного поиска в Excel подразумевает поиск значения по известному номеру строки и столбца. Другими словами, Вы извлекаете значение ячейки на пересечении конкретной строки и столбца.
Итак, давайте обратимся к нашей таблице и запишем формулу с функцией ВПР, которая найдет информацию о стоимости проданных в марте лимонов.
Существует несколько способов выполнить двумерный поиск. Познакомьтесь с возможными вариантами и выберите наиболее подходящий.
Функции ВПР и ПОИСКПОЗ
Вы можете использовать связку из функций ВПР (VLOOKUP) и ПОИСКПОЗ (MATCH), чтобы найти значение на пересечении полей Название продукта (строка) и Месяц (столбец) рассматриваемого массива:
Формула выше – это обычная функция ВПР, которая ищет точное совпадение значения «Lemons» в ячейках от A2 до A9. Но так как Вы не знаете, в каком именно столбце находятся продажи за март, то не сможете задать номер столбца для третьего аргумента функции ВПР. Вместо этого используется функция ПОИСКПОЗ, чтобы определить этот столбец.
В переводе на человеческий язык, данная формула означает:
Использовав 0 в третьем аргументе, Вы говорите функции ПОИСКПОЗ искать первое значение, в точности совпадающее с искомым значением. Это равносильно значению FALSE (ЛОЖЬ) для четвёртого аргумента ВПР.
Вот так Вы можете создать формулу для поиска по двум критериям в Excel, что также известно, как двумерный поиск или поиск в двух направлениях.
Функция СУММПРОИЗВ
Функция СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT) возвращает сумму произведений выбранных массивов:
Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
В следующей статье я буду объяснять эти функции во всех деталях, так что сейчас можете просто скопировать эту формулу:
Именованные диапазоны и оператор пересечения
Если Вы не в восторге от всех этих сложных формул Excel, Вам может понравиться вот такой наглядный и запоминающийся способ:
=Lemons Mar … или наоборот: =Mar Lemons
Помните, что имена строки и столбца нужно разделить пробелом, который в данном случае работает как оператор пересечения.
При вводе имени, Microsoft Excel будет показывать подсказку со списком подходящих имен, так же, как при вводе формулы.
В целом, какой бы из представленных выше методов Вы ни выбрали, результат двумерного поиска будет одним и тем же:
Используем несколько ВПР в одной формуле
Бывает так, что основная таблица и таблица поиска не имеют ни одного общего столбца, и это мешает использовать обычную функцию ВПР. Однако, существует ещё одна таблица, которая не содержит интересующую нас информацию, но имеет общий столбец с основной таблицей и таблицей поиска.
Давайте разберем следующий пример. У нас есть основная таблица (Main table) со столбцом SKU (new), куда необходимо добавить столбец с соответствующими ценами из другой таблицы. Кроме этого, у нас есть 2 таблицы поиска. Первая (Lookup table 1) содержит обновленные номера SKU (new) и названия товаров, а вторая (Lookup table 2) – названия товаров и старые номера SKU (old).
Чтобы добавить цены из второй таблицы поиска в основную таблицу, необходимо выполнить действие, известное как двойной ВПР или вложенный ВПР.
Здесь Price – именованный диапазон $A:$C в таблице Lookup table 2, а 3 – это столбец C, содержащий цены.
На рисунке ниже виден результат, возвращаемый созданной нами формулой:
Динамическая подстановка данных из разных таблиц при помощи ВПР и ДВССЫЛ
В начале разъясним, что мы подразумеваем под выражением «Динамическая подстановка данных из разных таблиц», чтобы убедиться правильно ли мы понимает друг друга.
Бывают ситуации, когда есть несколько листов с данными одного формата, и необходимо извлечь нужную информацию с определенного листа в зависимости от значения, которое введено в заданную ячейку. Думаю, проще это объяснить на примере.
Представьте, что имеются отчеты по продажам для нескольких регионов с одинаковыми товарами и в одинаковом формате. Требуется найти показатели продаж для определенного региона:
Если у Вас всего два таких отчета, то можно использовать до безобразия простую формулу с функциями ВПР и ЕСЛИ (IF), чтобы выбрать нужный отчет для поиска:
Однако, когда таких таблиц много, функция ЕСЛИ – это не лучшее решение. Вместо нее можно использовать функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), чтобы возвратить нужный диапазон поиска.
Как Вы, вероятно, знаете, функция ДВССЫЛ используется для того, чтобы вернуть ссылку, заданную текстовой строкой, а это как раз то, что нам сейчас нужно. Итак, смело заменяем в представленной выше формуле выражение с функцией ЕСЛИ на ссылку с функцией ДВССЫЛ. Вот такая комбинация ВПР и ДВССЫЛ отлично работает в паре:
Как работают ДВССЫЛ и ВПР
Во-первых, позвольте напомнить синтаксис функции ДВССЫЛ (INDIRECT):
Первый аргумент может быть ссылкой на ячейку (стиль A1 или R1C1), именем диапазона или текстовой строкой. Второй аргумент определяет, какого стиля ссылка содержится в первом аргументе:
В нашем случае ссылка имеет стиль A1, поэтому можно не указывать второй аргумент и сосредоточиться на первом.
Итак, давайте вернемся к нашим отчетам по продажам. Если Вы помните, то каждый отчёт – это отдельная таблица, расположенная на отдельном листе. Чтобы формула работала верно, Вы должны дать названия своим таблицам (или диапазонам), причем все названия должны иметь общую часть. Например, так: CA_Sales, FL_Sales, TX_Sales и так далее. Как видите, во всех именах присутствует «_Sales».
Функция ДВССЫЛ соединяет значение в столбце D и текстовую строку «_Sales», тем самым сообщая ВПР в какой таблице искать. Если в ячейке D3 находится значение «FL», формула выполнит поиск в таблице FL_Sales, если «CA» – в таблице CA_Sales и так далее.
Результат работы функций ВПР и ДВССЫЛ будет следующий:
Если данные расположены в разных книгах Excel, то необходимо добавить имя книги перед именованным диапазоном, например:
Если функция ДВССЫЛ ссылается на другую книгу, то эта книга должна быть открытой. Если же она закрыта, функция сообщит об ошибке #REF! (#ССЫЛ!).
