Если вам нужно найти что-то в таблице или диапазоне по строкам, используйте В ПРОСМОТР. Например, можно найти цену автомобильной части по номеру части или имя сотрудника на основе его ИД.
Самая простая функция ВПР означает следующее:
=В.ПРОСМОТР(то, что вы хотите найти, где ее искать; номер столбца в диапазоне, содержащего возвращаемую величину, возвращает приблизительное или точное совпадение, обозначенные как 1/ИСТИНА или 0/ЛОЖЬ).
Совет: Секрет функции ВПР состоит в организации данных таким образом, чтобы искомое значение (Фрукт) отображалось слева от возвращаемого значения, которое нужно найти (Количество).
Используйте функцию ВПР для поиска значения в таблице.
Значение для поиска. Иного значения должно быть в первом столбце диапазона ячеек, который указан в table_array.
Например, если массив таблицы охватывает ячейки B2:D7, lookup_value должны быть в столбце B.
Искомое_значение может являться значением или ссылкой на ячейку.
Диапазон ячеек, в котором будет выполнен поиск искомого_значения и возвращаемого значения с помощью функции ВПР. Можно использовать именуемый диапазон или таблицу, а не ссылки на ячейки, а имена в аргументе.
Номер столбца (начиная с 1 в левом большинстве столбцов table_array),содержащий возвращаемую величину.
Логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция ВПР, — приблизительное или точное.
Приблизительное совпадение: 1/ИСТИНА предполагает, что первый столбец таблицы отсортжен в алфавитном или числовом порядке, а затем будет выполнять поиск ближайшего значения. Это способ по умолчанию, если не указан другой. Например, =ВКП(90;A1:B100;2;ИСТИНА).
Точное совпадение: 0/ЛОЖЬ ищет точное значение в первом столбце. Например, =ВКП(«Кузнецов»;A1:B100;2;ЛОЖЬ).
Начало работы
Для построения синтаксиса функции ВПР вам потребуется следующая информация:
Значение, которое вам нужно найти, то есть искомое значение.
Диапазон, в котором находится искомое значение. Помните, что для правильной работы функции ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. Например, если искомое значение находится в ячейке C2, диапазон должен начинаться с C.
Номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение. Например, если в качестве диапазона указать B2:D11, следует посчитать B первым столбцом, C — вторым и так далее.
При желании вы можете указать слово ИСТИНА, если вам достаточно приблизительного совпадения, или слово ЛОЖЬ, если вам требуется точное совпадение возвращаемого значения. Если вы ничего не указываете, по умолчанию всегда подразумевается вариант ИСТИНА, то есть приблизительное совпадение.
Теперь объедините все перечисленное выше аргументы следующим образом:
=ВLOOKUP(искомые значения, диапазон, содержащий искомые значения, номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемую величину, приблизительное совпадение (ИСТИНА) или Точное совпадение (ЛОЖЬ)).
Примеры
Вот несколько примеров использования функции ВПР.
Пример 1
Пример 2
Пример 3
Пример 4
Пример 5
Функцию ВЛОП можно использовать для объединения нескольких таблиц в одну, если одна из таблиц имеет поля, общие для всех остальных. Это особенно полезно, если вам нужно поделиться книгой с людьми, у которых есть более старые версии Excel, которые не поддерживают функции данных с несколькими таблицами в качестве источников данных, путем объединения источников в одну таблицу и изменения источника данных функции данных в новую таблицу, функцию данных можно использовать в более старых версиях Excel (при условии, что функция данных поддерживается более старой версией).
Здесь столбцы A–F и H имеют значения или формулы, которые используют только значения на этом сайте, а остальные столбцы используют В ПРОСМОТР и значения столбцов A (код клиента) и B (Доверенность) для получения данных из других таблиц.
Скопируйте таблицу с общими полями на новый и придать ей имя.
Чтобы открыть диалоговое окно Управление отношениями, > в > управления отношениями нажмите кнопку Data > Data Tools (Управление отношениями).
Для каждой из указанных связей обратите внимание на следующее:
Поле, которое связывает таблицы (в скобки в диалоговом окне). Это первый lookup_value для формулы ВЛКП.
Имя связанной таблицы подсмотра. Это первый table_array в формуле ВЛИО.
Поле (столбец) в связанной таблице подытовки с данными, которые должны быть в новом столбце. Эта информация не отображается в диалоговом оке Управление связями. Чтобы узнать, какое поле нужно извлечь, необходимо посмотреть в связанной таблице подыска. Обратите внимание на номер столбца (A=1) — это col_index_num формуле.
Чтобы добавить поле в новую таблицу, введите формулу в первом пустом столбце СРОТ, используя сведения, собранные на шаге 3.
В нашем примере в столбце G для получения данных «Ставка выставления счета» из четвертого столбца (col_index_num = 4) из таблицы «Доверенности» используется столбец «Доверенность» lookup_value(table_array) с формулой =ВЛП([@Attorney];tbl_Attorneys;4;ЛОЖЬ).
В формуле также можно использовать ссылку на ячейку и ссылку на диапазон. В нашем примере это будет =ВЛВП(A2;’Поверенные’! A:D,4;ЛОЖЬ).
Продолжайте добавлять поля, пока не будут добавлены все необходимые поля. Если вы пытаетесь подготовить книгу, содержащую функции данных, которые используют несколько таблиц, измените источник данных функции на новую таблицу.
Как пользоваться функцией ВПР в Excel: пример с двумя таблицами
ВПР в Excel очень удобный и часто используемый инструмент для работы с таблицами как с базой данных и не только. Данная функция проста в освоении и очень функциональна при выполнении.
Благодаря гармоничному сочетанию простоты и функциональности ВПР пользователи активно ее используют в процессе работы с электронными таблицами. Но стоит отметить, что у данной функции достаточно много недостатков, которые ограничивают возможности. Поэтому ее иногда нужно использовать с другими функциями или вообще заменять более сложными. Для начала на готовом примере применения функции рассмотрим ее преимущества, а потом определим недостатки.
Как работает функция ВПР в Excel: пример
Функция ВПР предназначена для выборки данных из таблицы Excel по определенным критериям поиска. Например, если таблица состоит из двух колонок: «Наименование товара» и «Цена». Рядом находится другая таблица, которая будет искать в первой таблице по наименованию товара и получать значение соответствующей цены.
В поле «Исходное значение» вводим ссылку на ячейку под наименованием товара второй таблицы D3. В поле «Таблица» вводим диапазон всех значений первой таблицы A2:B7. В поле «Номер столбца» вводим значение 2, так как во втором столбце у нас находиться цена, которую мы хотим получить при поиске товара. И нажимаем ОК.
Теперь под заголовком столбца второй таблицы «Товар» введите наименования того товара по котором нам нужно узнать его цену. И нажмите Enter.
Функция позволяет нам быстро находить данные и получать по ним все необходимые значения из больших таблиц. Это похоже на работу с базами данных. Когда к базе создается запрос, а в ответ выводятся результаты, которые являются ответом на критерии запроса.
Функция ВПР в Excel и две таблицы
Немного усложним задание, изменив структуру и увеличив объем данных в таблице. Расширьте объем данных первой таблицы, добавив столбцы: «январь», «февраль», «март». Там запишем суммы продаж в первом квартале как показано на рисунке:
Как видите вторую таблицу так же нужно немного изменить, чтобы не потерять суть задачи.
Теперь нам нужно сделать выборку данных с помощью функции ВПР отдельно по товару и просуммировать продажи за первый квартал. Для этого переходим в ячейку H3 и после вызова функции заполняем ее аргументы следующим образом:
Теперь вводите в ячейку G3 наименование товара, в ячейке H3 получаем сумму продаж в первом квартале по данному товару.
Происходит сравнение двух таблиц в Excel функцией ВПР и как только определяется совпадение запрашиваемых данных, сразу подставляется их значения для суммирования функцией СУММ. Весь процесс выполняется циклически благодаря массиву функций о чем свидетельствуют фигурные скобки в строке формул.
Примечание. Если ввести вручную крайние фигурные скобки в строку формул то это не приведет ни ка какому результату. Выполнить функцию циклическим массивом можно только через комбинацию горячих клавиш: CTRL+SHIFT+ENTER.
Стоит отметить, что главным недостатком функции ВПР является отсутствие возможности выбрать несколько одинаковых исходных значений в запросе.
Другими словами если в нашей таблице повторяются значения «груши», «яблока» мы не сможем просуммировать всех груш и яблок. Для этого нужно использовать функцию ПРОСМОТР(). Она очень похожа на ВПР но умеет хорошо работать с массивами в исходных значениях.
Функция ВПР в Excel позволяет данные из одной таблицы переставить в соответствующие ячейки второй. Ее английское наименование – VLOOKUP.
Очень удобная и часто используемая. Т.к. сопоставить вручную диапазоны с десятками тысяч наименований проблематично.
Как пользоваться функцией ВПР в Excel
Допустим, на склад предприятия по производству тары и упаковки поступили материалы в определенном количестве.
Стоимость материалов – в прайс-листе. Это отдельная таблица.
Необходимо узнать стоимость материалов, поступивших на склад. Для этого нужно подставит цену из второй таблицы в первую. И посредством обычного умножения мы найдем искомое.
Нажимаем ОК. А затем «размножаем» функцию по всему столбцу: цепляем мышью правый нижний угол и тянем вниз. Получаем необходимый результат.
Теперь найти стоимость материалов не составит труда: количество * цену.
Функция ВПР связала две таблицы. Если поменяется прайс, то и изменится стоимость поступивших на склад материалов (сегодня поступивших). Чтобы этого избежать, воспользуйтесь «Специальной вставкой».
Формула в ячейках исчезнет. Останутся только значения.
Быстрое сравнение двух таблиц с помощью ВПР
Функция помогает сопоставить значения в огромных таблицах. Допустим, поменялся прайс. Нам нужно сравнить старые цены с новыми ценами.
Данные, представленные таким образом, можно сопоставлять. Находить численную и процентную разницу.
Функция ВПР в Excel с несколькими условиями
До сих пор мы предлагали для анализа только одно условие – наименование материала. На практике же нередко требуется сравнить несколько диапазонов с данными и выбрать значение по 2, 3-м и т.д. критериям.
Таблица для примера:
Предположим, нам нужно найти, по какой цене привезли гофрированный картон от ОАО «Восток». Нужно задать два условия для поиска по наименованию материала и по поставщику.
Дело осложняется тем, что от одного поставщика поступает несколько наименований.
Рассмотрим формулу детально:
Функция ВПР и выпадающий список
Допустим, какие-то данные у нас сделаны в виде раскрывающегося списка. В нашем примере – «Материалы». Необходимо настроить функцию так, чтобы при выборе наименования появлялась цена.
Сначала сделаем раскрывающийся список:
Теперь нужно сделать так, чтобы при выборе определенного материала в графе цена появлялась соответствующая цифра. Ставим курсор в ячейку Е9 (где должна будет появляться цена).
Изменяем материал – меняется цена:
Так работает раскрывающийся список в Excel с функцией ВПР. Все происходит автоматически. В течение нескольких секунд. Все работает быстро и качественно. Нужно только разобраться с этой функцией.
Сравнение таблиц – это задача, которую в Excel приходится довольно часто решать. Например, у нас есть старый прайс-лист и его новая версия. Нужно просмотреть, цены на какие товары изменились и на сколько.
Давайте для сравнения этих двух таблиц попробуем использовать функцию ВПР. Но отметим при этом, что существуют и другие альтернативные варианты сравнения таблиц, на которых мы также остановимся.
Итак, вот наши исходные данные.
По количеству строк сразу заметно, что во втором прайсе произошли какие-то изменения среди товаров. Да и цены на отдельные позиции также поменялись. Давайте сравним таблицы, попробуем определить изменения и представить их наиболее наглядно.
Для этого используем несколько способов.
1. Используем ВПР, чтобы сравнить две таблицы.
Создадим именованный диапазон B4:C19 и назовем его «прайс1». Так нам будет проще ссылаться на первоначальные данные.
Добавим к новым данным еще одну колонку и назовем ее «Цена старая». Для каждого наименования из прайс-листа №2 найдем соответствующую ему цену в №1.
В Н4 вводим формулу
и копируем ее вниз по столбцу.
Видим, что кое-где изменилась цена, и в четырех наименованиях формула ВПР возвратила ошибку #Н/Д. Это означает, что ранее этих товаров не было и цену для них обнаружить не удалось.
Чтобы придать результатам сравнения более красивый вид и чтобы можно было определить размер изменения цены, обработаем появившиеся сообщения об ошибке.
Для этого используем функцию ЕСЛИОШИБКА и вместо #Н/Д выведем ноль.
Изменим нашу формулу:
Теперь мы можем рассчитать отклонения новой цены от старой.
Можно показать результаты сравнения двух таблиц с использованием ВПР более наглядно и красиво. Давайте результаты сравнения вынесем отдельно.
Согласитесь, что такое сравнение выглядит гораздо аккуратнее и нагляднее.
Выглядит сложно и громоздко, но на самом деле все просто. Основа здесь та же, что и ранее: поиск в первой таблице «старой» цены каждого товара из новых данных.
То есть, ключевым является выражение ЕСЛИОШИБКА(ВПР(F4;прайс1;2;0);0).
Если найденное значение равно «новой» цене из ячейки G4, то выводим пустой пробел “”.
Значения смежных ячеек привязаны к этому результату.
Если ячейка J4 пуста, тогда ничего не выводим и в остальных:
В результате заполнены только те строки, в которых произошли изменения цены либо появился новый товар, которого первоначально не было.
Но есть один существенный недостаток в таком сравнении таблиц с использованием функции ВПР. Мы сравнили новые значения и старые, нашли изменения и новые товары. Но если какой-то товар ранее существовал, но теперь отсутствует, то этого мы не заметим. Придется повторить весь процесс в обратную сторону, взяв теперь за базу первую таблицу и сопоставляя ее со второй.
То есть, сравнивать придется в двух направлениях.
Согласитесь, не всегда хочется делать двойную работу.
2. Сравнение при помощи сводной таблицы.
Поскольку структура сравниваемых данных одинакова, то мы можем объединить их. Чтобы различить, откуда взяты какие значения, добавьте еще один столбец и укажите там источник данных – прайс1 или прайс2.
Используя наш предыдущий пример, это можно сделать следующим образом:
Теперь через меню Вставка-Сводная таблица создадим свод, можно на этом же листе для наглядности.
Как видите, сводная таблица выводит в алфавитном порядке все уникальные (неповторяющиеся) значения из обоих прайс-листов и напротив каждого из них проставляет соответствующую цену. Так очень легко можно отследить все изменения.
Чтобы не мешали, итоги по строкам и столбцам можно убрать. Для этого используйте вкладку Конструктор – Общие итоги – Отключить итоги для строк и столбцов.
Это еще один пример того, что у функции ВПР есть весьма достойные альтернативные варианты во многих случаях.
Главный недостаток здесь – данные нужно предварительно подготовить, объединив их в единый массив.
Следует также отметить, что с большими объемами данных сводные таблицы умеют работать гораздо быстрее, чем ВПР.
3. Стандартное сравнение.
Это самые простой и элементарный способ сравнить два столбца Excel на совпадения. Работать таким образом возможно как с числовыми значениями, так и с текстовыми.
Но для этого необходимо, чтобы наши таблицы имели одинаковую структуру. Проще говоря, у них должны быть одинаковые показатели по строкам (к примеру, фиксированный перечень товаров), и одинаковые показатели по столбцам (количество покупок товара).
Для примера сравним два прайса, записав в столбце I условие совпадения цены
При равенстве мы получим ответ «ИСТИНА», а если совпадения нет, будет «ЛОЖЬ». Копируем из I4 вниз по столбцу.
Этот способ сравнения таблиц – самый элементарный, поэтому останавливаться на нем более не будем.
4. Использование формул массива вместе с ВПР.
Здесь все гораздо сложнее. Вновь вернемся к нашим исходным данным и разместим списки товаров и цен на двух листах рабочей книги: «Прайс1» и «Прайс2».
Создадим из наименований товаров в каждой из таблиц именованный диапазон, как это показано на рисунке.
Назовем их соответственно «прайс_1» и «прайс_2». Так нам легче будет разбираться в формулах.
Результаты сравнения таблиц вынесем также на отдельный лист «Сравнение».
Поскольку это формула массива, то не забудьте завершить ее ввод комбинацией клавиш Ctrl+Shift+Enter.
В результате получим список уникальных (неповторяющихся) значений из всех имеющихся у нас наименований товаров.
Рассмотрим процесс пошагово. Формула последовательно берет значения из списка наименований. Затем при помощи функции СЧЕТЕСЛИ определяется количество совпадений с каждым из значений в ячейках, находящихся выше этого значения. Если результат СЧЕТЕСЛИ равен нулю, значит это наименование ранее не встречалось и можно его занести в список.
Функция ПОИСКПОЗ вычисляет номер позиции этого уникального значения и передает его в функцию ИНДЕКС, которая, в свою очередь, по номеру позиции извлекает значение из массива и записывает его в ячейку.
Поскольку это формула массива, то мы последовательно проходим по всему списку от начала до конца, повторяя все эти операции.
Если первая таблица закончилась, то возникает ошибка. ЕСЛИОШИБКА реагирует на это и начинает таким же образом перебирать значения второй таблицы. Когда и там возникает ошибка, то возвращается пустая строка “”.
Скопируйте эту формулу по столбцу вниз. Список уникальных значений готов.
Затем добавим еще два столбца, в которых при помощи функции ВПР запишем результат сравнения двух таблиц по каждому наименованию товара.
Не забудьте, что это тоже формула массива (Ctrl+Shift+Enter).
Можно для наглядности выделить несовпадения цветом, используя условное форматирование.
Напомним, что для этого надо использовать меню Главная – Условное форматирование – Правила выделения ячеек – Текст содержит…
Ну и если значение существует в таблице, то логично было бы его вывести в таблице сравнения.
Заменим в нашей формуле значение «Есть» на функцию ВПР:
В итоге наше формула преобразуется к виду:
Напомним, что на листах Прайс1 и Прайс2 находятся наши сравниваемые таблицы.
Для сравнения двух таблиц, тем не менее вы можете выбрать любой из этих методов исходя из собственных предпочтений.
ВПР (англ. вариант – VLOOKUP) – очень удобная и полезная функция особенно для работы с большим объемом данных, поскольку позволяет автоматически сопоставить диапазоны с десятками тысяч наименований. Является разновидностью поиска, но только вертикального (сверху вниз) – извлекает информацию из таблицы или определенного диапазона по строкам. Работает во всех версиях Excel и даже Google Sheets.
ВПР (англ. вариант – VLOOKUP) – очень удобная и полезная функция особенно для работы с большим объемом данных, поскольку позволяет автоматически сопоставить диапазоны с десятками тысяч наименований. Является разновидностью поиска, но только вертикального (сверху вниз) – извлекает информацию из таблицы или определенного диапазона по строкам. Работает во всех версиях Excel и даже Google Sheets.
Синтаксис
Элемент – может быть числовым (адрес ячейки) или текстовым («текст»).
Адрес таблицы – диапазон ячеек, где примерно находится значение.
Номер столбца – принимает целое число из диапазона от 1 до n, из него будет извлечен результат.
Интервальный просмотр – приблизительное (ближайшее) соответствие критерию обозначается как 1 (истина), а точное соответствие – 0 (ложь). Данный логический аргумент указывать необязательно, если таблица отсортирована от минимального к максимальному значению. Если таблица не отсортирована и аргумент опущен, это равносильно истине.
Важно! Искомое значение должно находиться слева (в первом столбце) от возвращаемого элемента.
Как работает функция?
С одним условием
Когда таблица не отсортирована и данные введены в хаотичном порядке, результат будет неправильный – программа найдет ближайшее соответствие («ИСТИНА»). Но можно не сортировать таблицу, а указать интервальный просмотр «ЛОЖЬ».
Чтобы найти другой элемент, следует просто изменить первый аргумент, и результат автоматически преобразится.
С несколькими условиями
Поиск по нескольким столбцам
Программа сравнивает данные в таблице и, как только определяет точное совпадение, суммирует их.
Важно! Самостоятельно писать фигурные скобки «<>» при вводе формулы нельзя, поскольку это не приведет к какому-либо результату.
Сравнение двух таблиц
По желанию теперь можно найти численную и процентную разницу.
Поиск в выпадающем списке
Меняется фамилия в списке – меняется и зарплата.
Перенос данных
Ошибки
Вместо заключения
При необходимости задействовать горизонтальный поиск элемента стоит воспользоваться функцией ГПР.
В программах OpenOffice и LibreOffice используется VLOOKUP, ее синтаксис =VLOOKUP(lookupvalue; datatable; columnindex; mode), а работает функция точно так же, как описано выше.
