Как все успевать если работаешь
Как все успеть на работе: пошаговая инструкция. Планирование времени и самоорганизация
Вы хотите стать продуктивнее, но не знаете, с чего начать? Начните с самоорганизации. Искусство тайм-менеджмента должен освоить любой человек, вне зависимости от того, работает он дома или же в офисе. Подобные знания помогут грамотно планировать свой день. Как на работе все успевать, читайте дальше.
Наведите порядок
Почему многие люди не могут стать более организованными? Кто-то может подумать, что человеку не хватает силы воли. Но на самом деле способность к самоорганизации есть у каждого. Просто ее нужно развить. Как это сделать? Первое, что должен понять человек – в беспорядке работать некомфортно. Когда во время работы на глаза попадаются лишние вещи, то они забирают на себя внимание, и персона перестает концентрироваться на своей основной работе. Чтобы этого не происходило, человек должен прибраться на рабочем столе. Вы работаете с бумагами? Выделите для них отдельный ящик в столе. Бумаг в вашей работе нет? Тогда оставьте на столе только компьютер и ручку. Никаких кружек, статуэток и карандашниц ставить нельзя. Стерильно чистый стол помогает человеку сосредоточиться и настроиться на рабочий лад.
Ситуация с захламленностью рабочего места показывает ситуацию с захламленностью у человека в голове. Чем чище пространство вокруг персоны, тем лучше она самоорганизована и дисциплинирована. Профессиональная самоорганизация начинается с порядка. После того как вы очистите свой стол и освободите полки кабинета от хлама, вам следует навести порядок на компьютере и в ежедневнике.
Расставьте приоритеты
Как все успевать на работе и дома? Нужно правильно расставить приоритеты. Человек точно должен знать, что лично для него является важным и ценным. Персона должна выделить те области жизни, в которых она планирует самореализоваться. Помните, что быть хорошей мамой и бизнес-леди не получится. Какая-то одна область вашей жизни будет обделена вашим вниманием. А если вы решите распыляться на все сразу, то вы не сможете реализовать свой потенциал вообще.
Как все успевать на работе? Пошаговая инструкция выглядит так:
В подобном плане могут быть исключения, когда в приоритете сразу два дела. Тогда делите работу. Одну задачу вы можете выполнять утром, а другую – вечером.
Планируйте свое время
Приоритетность работы расставлена, теперь нужно подумать о планировании времени. Вам нужно завести хорошую привычку: каждый вечер планируйте дела на следующий день. А чтобы вы легко смогли написать план на день, вам предварительно следует составить план на неделю, на месяц и на год.
Любой хороший сотрудник понимает, чем он будет заниматься в течение ближайшего времени и что ему нужно сделать для того, чтобы повысить свою компетенцию. Вы хотите получить повышение? Тогда стремитесь к выполнению большого объема работы. Ваше расписание должно содержать текущие проекты, которые вы получаете каждый день, а также долгосрочные проекты, которые обновляются раз в квартал. В зависимости от своей деятельности вам нужно научиться делить свои задания так, чтобы их можно было заносить в ежедневник, а затем расставлять галки на сделанных частях проекта.
Правило одного важного дела
Разделите слонов на лягушек
Как выделить одно важное дело, если вы занимаетесь одним большим проектом. Подходите правильно к распределению задач. Основы планирования времени начинаются с базового правила: всегда разделяйте большого слона на небольшие лягушки. Что это значит? Вам нужно подготовить большой отчет, с которым вы будете ковыряться не один день? Разбейте работу на части.
Например, вы работаете в оценке и вам необходимо оценить 500 единиц оборудования. В первый день вам следует найти аналоги на каждый из предметов из заказа. Затем сделать просчеты и скомпоновать отчет. И только потом распечатать бумаги, сшить их и скрепить. Работа займет у вас два-три дня. При правильном подходе вы сразу можете оценить свои силы и не работать в режиме аврала. Чем лучше вы изначально просчитаете время, тем вам будет спокойней вести проект.
Важные дела делайте утром
Хотите успевать больше? Тогда не откладывайте дела на потом. При правильном планировании вы уже с вечера будете знать, какое важное дело вы должны будете сделать сегодня. По приходу на работу сразу садитесь за него. Сделав важное дело утром, у вас останется много времени на остальную работу, и голова не будет болеть о том, что вам нужно делать что-то трудное. Цените время. Приучите себя делать сначала важные дела, а уж потом остальные.
Звучит запутанно? Разберем на примере. У вас есть отчет, который нужно сдать к обеду. Но утром к вам зашла коллега, которая сегодня вышла из отпуска и решила поделиться своими новостями. Коллега уже у вас в кабинете и говорит. Поэтому поддержать разговор – дело срочное, но оно не важное. Вы можете сказать человеку, что сейчас заняты, но во время обеда вы сможете уделить женщине время и послушать все ее невероятные истории о путешествиях. Помните про приоритетность задач и не давайте окружающим шанса испортить ваши планы.
Узнайте свой пик активности
Вы сова или жаворонок? Каждый человек должен понять свои биологические ритмы и жить в соответствии с ними. Цените время и не тратьте его даром. Человек, который хочет больше успевать, должен понять, на какое время приходится его пик активности. Вам сложно просыпаться рано и вы раскачиваетесь к обеду? Тогда именно на это время ставьте важные совещания и встречи.
А если ваша работа не предполагает общения с людьми, то загружайте пик активности своим главным проектом дня. Вы жаворонок и работаете утром? Тогда часть работы вы можете брать на дом. Нет ничего странного в том, если вы после завтрака и зарядки сядете работать. А вторую половину дня в офисе вы можете уделить своим делам. Совершайте личные звонки, читайте или что-то изучайте. Меняя подобным образом уклад своего дня, вы будете продуктивней работать и больше успевать. А если у вас в офисе лояльный начальник, то он поймет ваш ритм жизни и будет отпускать с работы после обеда.
Делегируйте задачи
Хотите стать более продуктивным? Как на работе успеть все? Не выполняйте всю работу самостоятельно. Переложите часть своих обязанностей на чужие плечи. Если у вас в офисе работает много стажеров, то поручите маловажные задания им. Люди будут рады, что они наконец-то займутся делом, а вы сможете выполнять более важную работу, чем сшивать документы или нумеровывать страницы от руки. Минусом подобной работы будет тот факт, что вам придется тратить время на обучение людей и на проверку работы. Но в любом случае, делегируя задачи, вы будете экономить свое время.
Подобная практика подойдет не только для рядовых сотрудников, но и для директоров. Многие управляющие не могут делегировать свои обязанности, так как боятся доверить другому человеку ответственное поручение. Подумайте о том, что вы никогда не добьетесь успеха, если день за днем будете выполнять одну и ту же работу. А если вы будете менять свою деятельность и повышать свою компетенцию, то вы не только улучшите свои знания, но еще и сможете расширить бизнес.
Устраните пожирателей времени
Почему некоторые люди ничего не успевают? Их может отвлекать от полезной работы множество различных пожирателей времени. Как на работе успеть все? В течение недели вам нужно заняться проверкой того, куда уходит ваше время. Записывайте свой рабочий день по минутам. Как только вы сменили свою деятельность, тут же запишите это в блокнот. Запись должна быть даже в случае, если вы открыли на «минуточку» социальную сеть, чтобы ответить на сообщение. Дальше подведите итоги своего эксперимента. У многих людей получается такая ситуация: рабочее время уходит на разговоры с коллегами, перекусы, перекуры, общение по телефону и просиживание в интернете. А для самой работы времени остается часа 3-4 из 8. Как на работе успеть все? Чтобы не отвлекаться, вам нужно четко понимать, когда вы работаете, а когда отдыхаете. Устроили себе перерыв, отдайте себе в этом отчет. Сели работать? Тогда не отвечайте на сообщения в социальных сетях и не ходите курить, по крайней мере, ближайшие 45 минут.
Полноценный отдых
Чем занят ваш перерыв? Работой? Думаете, подобным образом тратить свое время на отдых разумно? Ничего подобного. Хотите знать, как на работе успеть все, тогда оставьте время для отдыха. В середине рабочего дня вам обязательно нужно делать перерыв и покидать свое рабочие место. В идеале вам нужно выходить из офиса на улицу и гулять там. Сходите с коллегами в кафе, встретьтесь с друзьями или же сходите в ближайший парк в одиночестве. Проветритесь и отвлекитесь от своей рутины. Чем более продуктивным и отстраненным от работы у вас будет перерыв, тем лучше вы отдохнете и сможете поработать во второй половине дня.
10 принципов планирования или как всё успевать на работе и дома?
Как организовать рабочий день
Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.
10 главных принципов планирования
Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе. Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.
ВАЖНО! Отойдите от компьютера, не сидите в соцсетях в смартфоне, лучше походить по офису, размять мышцы.
КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.
Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.
Учимся планировать на неделю, месяц вперед
Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.
Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.
СОВЕТ! Используя заливку разных цветов, вы будете сразу видеть срочные задачи, сроки сдачи проектов, насыщенность каждого дня недели. Выбор электронных планировщиков огромен, есть и бесплатные.
Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.
Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:
КСТАТИ! Если вы выработаете привычку сразу же вносить в календарь задачи, распределять время на их выполнение, у вас никогда не будет проблем со сроками выполнения.
Что делать, когда у вас завал на службе?
Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.
Пошаговое руководство для ликвидации завалов:
ВАЖНО! Часто завалы образуются, потому что вы тратите рабочее время на болтовню в соцсетях и мессенджерах. Уберите телефон с глаз, заблокируйте соцсети на рабочем компьютере и начинайте работать!
Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.
Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.
Как найти время, чтобы заняться домашними делами?
Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.
Приготовление пищи
Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.
Уборка
Если вы не успеваете делать уборку после работы, то лучший способ – каждый день поддерживать чистоту и порядок.
Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.
СОВЕТ! Приучите детей помогать вам по дому. Устройте соревнование – кто быстрее вытрет пыль, начистит до блеска зеркала, вымоет обувь. Маленький приз станет отличным стимулом.
Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.
Советы психолога
Психологи рассказывают, как научиться все успевать на работе и дома. Вот основные рекомендации.
ВАЖНО! Способность фокусироваться и тратить меньше времени на сложные задачи напрямую зависит от продолжительности и качества сна.
Полезное видео
Предлагаю посмотреть интересное видео на тему того, как все успевать не только на работе, но и в жизни:
Вероятно вы нашли ответ на вопрос, почему вы не успеваете на работе. Учитесь продуктивности и концентрации, рационально используйте свое время. Тогда вы получите больше свободы, сможете решать задачи в разы быстрее. У вас останется время на семью, общение, хобби, прогулки и отдых.
Пренебрегать планированием – значит добровольно согласиться на ухудшение качества жизни. Организуйте свое время, забудьте о стрессах и наслаждайтесь жизнью.
9 способов выжить, если ты работаешь на нескольких работах
Сейчас наличием двух и более работ или подработок практически никого не удивить. В современных реалиях всё больше людей понимают, что не смогут прожить на одну зарплату. Как итог — они ищут дополнительный источник дохода, делают своё хобби оплачиваемым, или реализуются сразу в нескольких профессиях.
Ты понимаешь, что и с одной работой найти время на полноценный отдых бывает весьма непросто, а когда в твоей жизни появляется ещё одна сфера, требующая внимания, о гармонии в жизни и вовсе приходится забыть. Но нет таких трудностей, с которыми человек не может справиться. Главное — подходить ко всему с умом и действовать по чёткому плану. Мы собрали несколько способов, которые помогут тебе сохранять баланс между работами и личной жизнью.
1. Помни о причинах
Не забывай напоминать себе о том, зачем ты нагрузил себя работой в двойном объёме. Кто-то делает это, потому что мечтает превратить своё хобби в основной заработок, и не хочет бросать занятость, которая приносит ему деньги сейчас, кто-то копит на крупную покупку или воплощение мечты, а кто-то просто не знает, в какой именно сфере ему интереснее реализовываться.
Держи в голове мысль о том, что такие суровые условия позволят тебе тратить заработанное на то, о чём давно мечтаешь ты или члены твоей семьи, или избавиться от долгов и кредитов. Именно причина, по которой ты обрекаешь себя на постоянную усталость и переработки, не позволит тебе возненавидеть то, чем ты занимаешься, выгореть и в какой-то момент бросить обе работы сразу.
2. Продумай график
Заранее подумай, сколько времени ты можешь уделять каждой из своих работ, и составь хотя бы примерный график. Идеально, если одна из твоих занятостей подразумевает свободный или гибкий график — тогда ты сможешь сам определиться с расписанием, и даже корректировать его по мере надобности.
Не стесняйся обсуждать со своим боссом индивидуальный режим — так ты минимизируешь риск того, что у тебя не хватит времени на дополнительную работу или домашние дела. Сложнее, когда твой основной заработок идёт от работы, которая требует твоего обязательного присутствия в офисе с 9 до 18. В таком случае тебе придётся подстраиваться под жёсткие рамки, и учиться правильно расставлять приоритеты, используя максимум оставшегося времени.
3. Не пытайся быть многозадачным
Многозадачность — это враг продуктивности. Для того, чтобы успевать больше, тебе, напротив, нужно учиться сосредотачиваться на чём-то одном, и не отвлекаться. Так ты быстрее закончишь начатое, и приступишь к выполнению следующей задачи.
Конечно, ты можешь совмещать два дела сразу, но только в том случае, если они не требуют от тебя одинакового включения. К примеру, когда ты идёшь выгуливать собаку, ты можешь сделать пару важных звонков, или пока ты возвращаешься в общественном транспорте с работы, ты можешь решить несколько вопросов или ознакомиться с нужной тебе информацией. В остальном сочетать несколько дел сразу не стоит — это непременно отразится на одной из твоих работ.
4. Отдыхай и регулярно отвлекайся
В попытках успевать всё на двух работах, жизненно важно не забыть о том, что тебе необходим отдых. Именно качественный отдых даёт тебе возможность восстановить свои силы, освободить голову, снизить уровень стресса, избежать эмоционального выгорания и прочих проблем, которые отразятся на твоей производительности труда. Поэтому ты обязан выделять время на общение с близкими людьми, путешествия, прогулки, свои хобби или даже на бесцельное лежание на диване.
Также не забывай о том, что твой организм нуждается в здоровом сне. Если ты не досыпаешь, твой организм испытывает сильный стресс, а у тебя падает работоспособность. Наладь режим, ложись и вставай в одно и то же время, и старайся спать не меньше 8 часов.
5. Будь добр к себе
Ты — не бездушная машина, которая может работать 24/7. Помни об этом всякий раз, когда тебе захочется поругать себя за временное отсутствие мотивации, слишком медленную работу или трудности с концентрацией внимания. Человеку свойственно периодами терять производительность и пребывать в состоянии некой апатии.
Вместо того, чтобы разочаровываться в себе и пускаться в бесконечную самокритику, попробуй просто дать себе время, чтобы восстановиться. Будь добрее к себе: отвлекись, посмотри интересный фильм, созвонись с близким другом. Своими упрёками ты всё равно ничего от себя не добьёшься, а только сделаешь ещё хуже.
6. Создай финансовую подушку безопасности
Никто не застрахован от профессионального выгорания. Когда на тебе две, или даже больше, работы, и ты трудишься практически без выходных, риск того, что в какой-то момент ты перегоришь, слишком высок. При этом далеко не всегда ты можешь позволить себе взять пару-тройку выходных и отдохнуть, чтобы приступить к работе с новыми силами.
Поэтому так важно, на случай непредвиденных проблем, иметь финансовую подушку безопасности. Тебе будет гораздо спокойнее, если ты будешь понимать, что у тебя есть сумма, необходимая для комфортной жизни без работы хотя бы на пару месяцев. Если ты почувствуешь себя плохо, или решишь на время отказаться от второй работы, ты будешь уверен, что не скатишься в долговую яму и не снизишь свой уровень жизни, к которому ты привык.
7. Делегируй свои задачи
Идея тянуть на себе всё и всех изначально обречена на провал. У тебя ограниченное количество времени и сил, и ты просто физически не сможешь успевать делать всё. Учись делегировать хотя бы какую-то часть своих дел. Например, проси кого-то из домашних время от времени брать на себя твои обязанности, перекладывай работу, не требующую твоих знаний и навыков, на подчинённых или проси о помощи коллег.
Конечно, делать так на постоянной основе не получится, но когда ты чувствуешь, что у тебя кончаются силы, лучше отказаться от желания делать всё самому.
8. Вкладывай деньги в экономию времени
Когда ты вкладываешь деньги в покупку товаров и услуг, которые в долгосрочной перспективе экономят твоё время — ты ничего не тратишь. Время для любого человека, а в особенности для тебя с несколькими работами сразу — самый ценный ресурс. И порой гораздо выгоднее потратить деньги на то, чтобы сохранить себе лишние полчаса-час в день. Вызывай мастеров домой, заказывай клининг, покупай готовые обеды, приобрети технику, которая избавит тебя от бытовых проблем и облегчит твою жизнь. Все эти вложения непременно окупятся.
9. Выбирай для второй работы фриланс
Если зарплаты тебе не хватает, а найти вторую работу с твоим графиком крайне сложно, выбирай в качестве подработки фриланс. Во-первых, это позволит тебе комфортно распределять своё время, так как фрилансеров редко ограничивают какими-то чёткими временными рамками, главное, чтобы проект был сдан в указанный срок. Во-вторых, ты будешь работать из дома, а это экономия времени и денег, которые уходят на дорогу. Ну и в-третьих, на фрилансе нет какого-то потолка: ты получаешь столько, сколько успеваешь сделать.
Как все успевать: 15 золотых правил
Приветствую Вас, друзья!
Современный ритм жизни с каждым годом становится всё быстрее, и в голове постоянно звучит вопрос: как всё успевать? И не просто успевать, а ещё и находить время для отдыха, личной жизни и путешествий? Достичь этого возможно, и сегодня мы над этим поработаем. Однако, прежде чем мы начнем, давайте разберемся с одним простым вопросом:
Почему так трудно все успевать?
Существует множество причин, и вот основные из них:
С причинами разобрались, теперь перейдем к действиям.
Наша программа, состоит из 3-х частей:
Каждый из этапов содержит 5 простых и понятных правил, которые научат Вас всё успевать. Если вы готовы, то мы начинаем!
Часть 1: Полезные привычки
Начните раньше вставать
Первое, и самое простое правило – начать ежедневно вставать немного раньше. Как утверждает автор книги «магия утра» Хэл Элрод: первый час после пробуждения – самый важный, и именно он определяет успех не только предстоящего дня, но и жизни, в целом.
Однако, важно не только приучить себя раньше вставать, но и эффективно использовать этот час. По мнению автора книги, в этот час нужно совершить несколько простых ритуалов: медитацию, планирование, чтение, физические упражнения и т.д. Но внедрять всё это сразу – практически невозможно. Рекомендую двигаться постепенно: первую неделю вставать всего на 10 минут раньше обычного, и делать утреннюю зарядку. Через неделю, уже на 20 минут раньше – делать зарядку и медитацию, и так по нарастающей. Уже менее, чем через 2 месяца Вы легко сможете вставать на час раньше, чтобы наполнить утром полезными ритуалами, а также будете иметь запас по времени, который поможет вам успевать утром гораздо больше, чем раньше.
Составляйте список дел на день
Второе важное правило – составлять список дел на день. Вы удивитесь, но даже Лев Толстой, который жил почти 200 лет назад, советовал утром составлять список дел на предстоящий день, а вечером – подводить итого того, что удалось сделать.
Прошло много лет, и этот совет совершенно не потерял актуальности. Составлять список дел на день удобнее всего утром, в спокойной обстановке. Как список дел может помочь всё успевать? Во-первых, у вас будет полная картина того, что необходимо сделать в течение дня – это помогает сосредоточиться на делах и уделить им максимум внимания. Во-вторых, список дел поможет «разгрузить» мозг от необходимости держать план в голове – это поможет работать продуктивнее. В-третьих, когда вы будете вычеркивать из списка сделанные дела, это подарит ощущение того, что день проходит с пользой, ведь к вечеру у Вас будет четкая картина достигнутых целей. И самое главное – видя перед глазами список дел, вы сможете легко расставить приоритеты, чтобы сделать наиболее важные дела в первую очередь.
Главное правило: не планируйте слишком много. Начните с того, чтобы в день у Вас было 2-3 ключевые задачи, и постарайтесь всегда выполнять задуманное. Когда это войдет в привычку, количество задач можно будет увеличивать.
Приучите себя к порядку
Трудно представить, как можно всё успевать, если вокруг царит хаос. Чтобы увеличить свою продуктивность, возьмите за правило поддерживать порядок вокруг себя: в квартире, на рабочем месте, в телефоне и компьютере, на полках, в автомобиле.
Если вы научитесь поддерживать порядок постоянно, то это подарит Вам несколько бонусов: во-первых, поддержание порядка дисциплинирует и учит быть организованным, что поможет Вам в достижении своих целей. Во-вторых, в такой обстановке работать гораздо легче и приятнее – можно сконцентрироваться на работе и не отвлекаться больше ни на что.
Избавьтесь от «пожирателей времени»
Если бы Вы однажды попробовать измерить, сколько времени поглощают ненужные дела – просмотр ТВ, интернет, смартфон, сериалы, Вы бы удивились этой цифре. Возможно, это уже вошло в привычку, и Вы перестали замечать, как эти «поглотители» времени отнимают драгоценные минуты и часы жизни. Пришло время избавиться от этого.
Начните с того, чтобы перестать терять время попусту, если Ваш список дел на день ещё не закончен. Делается это очень просто: когда Вы заметите, что отвлеклись на телевизор, интернет или соц. сеть, подумайте: всё ли дела на день вы выполнили? Если нет — отложите развлечения в сторону и работайте над списком. А уже потом, когда всё сделано, можете вознаградить себя заслуженным отдыхом и бездельем. Когда это войдет в привычку, вы почувствуете, что Вам стало гораздо проще всё успевать.
Решайте проблемы вовремя
Человеку постоянно приходится сталкиваться с какими-то проблемами и обязанностями, которые не входят в привычный распорядок дел. Иногда надо записаться и пойти к врачу; иногда может сломаться машина и необходимо ехать в сервис; порой необходимо выбрать время и в съездить за важной покупкой. Если начать отгадывать эти дела, они будут расти как снежный ком. Но есть решение.
Начните решать подобные проблемы сразу же при их возникновении. Как только появляется такая задача – вносите её в список дел на сегодня, и решайте при первой же возможности. Это быстро войдет в привычку, и изменит жизнь к лучшему. Поверьте, лучше решать эти задачи сразу по мере поступления, чем откладывать, чтобы однажды пришлось делать сразу массу подобных задач.
Часть 2: Планирование и приоритеты
Самое трудное – в первую очередь
Запас сил в организме не бесконечен, и это нужно учитывать, распределяя задачи на день. Самые трудные и неприятные дела задачи необходимо делать в первую очередь, пока есть силы, настрой и энергия. Если начать с легких дел, то сил на более тяжелые может просто не остаться, и придется откладывать их на завтра. А завтра опять появится соблазн начать с чего-то полегче, и снова та же ситуация.
Чтобы не сталкиваться с этой проблемой, начните отмечать в своем списке дел наиболее тяжелые задачи, и выполняйте их в первую очередь. Гораздо удобнее «отстреляться» по тяжелым делам в первой половине дня, чтобы потом, когда сил будет не так много, осталось доделать более легкие дела.
Используйте правило 20/80
Существует один простой принцип, который сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Согласно этому принципу, 20% усилий приносят 80% результата, остальные 80% усилий – 20% результата. Как бы странно это не звучало, данное правило уже достаточно длительное время доказывает свою эффективность.
Для увеличению продуктивности использовать это правило просто необходимо. Каждый раз, когда перед Вами стоит какая-то задача, попробуйте подробно представить, какие действия необходимо совершить для её достижения. А из этих действий выберите то, что больше всего приблизит Вас к цели, и выполните его в первую очередь. Приступайте к остальным шагам только после того, как выполняете главные. Применяйте это правило ко всем сферам жизни, и очень скоро вы почувствуете, как приблизились к тому, чтобы всё успевать.
Разбивайте крупное дело на мелкие
Ещё с университетских времен каждый из нас помнит, как тяжело браться за очень крупную задачу, на которую предстоит потратить много времени. Например, за написание курсовой работы, или хуже того – дипломной. Масштабность такой задачи вызывает непреодолимое желание откладывать эту работу на потом. Однако, есть отличный способ облегчить выполнение таких задач.
Суть этого метода состоит в том, чтобы разбить задачу на максимально возможное количество мелких задач, и записать их пошагово. Приступая к работе, вы будете думать не о масштабной задаче в целом, а о небольшой подзадаче. Такой подход обеспечит более легкое и быстрое выполнение крупных задач, что поможет ещё на шаг приблизиться к тому, чтобы всегда всё успевать.
Устраняйте лишнее
Как мы уже говорили, одна из причин, мешающих всё успевать – это многозадачность. Современный ритм жизни накладывает на каждого из нас большое количество обязанностей, многие из которых только на первый взгляд кажутся важными. Помните, мы говорили про принцип Парето? Руководствуясь данным принципом постарайтесь отказаться от выполнения тех задач, которые приносят минимум результата.
Конечно же, фильтровать свои обязанности нужно так, чтобы не наносить ущерба своим целям и задачам. Чтобы этот метод работал максимально эффективно, попробуйте простое правило. Каждый раз, когда вы собираетесь начать что-то делать, задайте себе 2 вопроса: «Поможет ли это дело приблизиться к моим целям?» и «Что я потеряю, если откажусь от выполнения данного дела?». По итогам ответов на эти 2 вопроса, примите решения о необходимости данной работы.
Оптимизируйте свои дела
Есть масса ежедневных обязанностей, каждое из которых крадет у нас немного времени. Например: сходить в магазин, погладить рубашку, приготовить еду. Хорошенько подумайте, можно ли планировать эти дела таким образом, чтобы на них уходило меньше времени? Приведу несколько примеров.
Раньше я заходил в магазин после работы каждый день, докупая понемногу всё необходимое. Это отнимало лишние 15-20 минут времени ежедневно. Сейчас я составил план покупок, и стараюсь заезжать в магазин 1 раз в неделю на выходных, чтобы купить все необходимое на 7 дней вперед. С тех пор я перестал терять лишние 20 минут времени ежедневно.
Или другой пример: помимо сайта, и 8-часового рабочего дня, я ещё работаю над каналом в Яндекс.Дзен. Мой привычный ритм работы над каналом: 2 статьи ежедневно. Раньше я писал одну статью в день утром до работы, вторую – после работы. Однако, мне не нравилось писать после работы, поскольку это отнимало драгоценные вечерние минуты. Немного поразмыслив, я построил день таким образом, чтобы иметь возможность писать вторую статью во время обеденного перерыва на работе. Это никак не повлияло на мою производительность в течение дня, однако теперь у меня больше свободного времени вечером. Подумайте, как бы вы могли перераспределить или оптимизировать свои задачи в течение дня?
Часть 3: Эффективность
Сконцентрируйтесь на 1 деле
Существует определённая иллюзия относительно того, что, выполняя несколько дел одновременно, можно успеть больше. Однако, наш мозг не может сконцентрироваться на качественном выполнении нескольких задач одновременно, и в итоге времени на это уходит больше, чем на выполнение каждой из этих задач по отдельности.
Возьмите за правило работать в один момент времени исключительно над одним делом, полностью исключая отвлекающие факторы. Так вы не только успеете сделать больше, но и будете выполнять всё качественно и сохранять больше сил.
Помните об отдыхе
Как бы удивительно это не звучало, качественный отдых – это важный шаг к тому, чтобы всё успевать. В этом я убедился уже неоднократно. В частности, иногда я ставил перед собой очень большое количество задач, работал рано утром, вечером после работы, и на выходных. Конечно, сперва я шел в отличном темпе, однако в один момент я «выгорал» и продуктивность снижалась многократно. За то время, пока я восстанавливал силы, я успевал уже прилично выбиться из графика.
Чтобы не повторять моих ошибок, научитесь распределять свои силы так, чтобы у Вас всегда было время на отдых. Не планируйте много дел на выходные – дайте себе хотя бы один день, когда можно полноценно отдохнуть. Только не забывайте, что сидеть перед монитором – это не отдых. Лучше выбирайтесь на природу, хорошо высыпайтесь и посвящайте время общению с друзьями, физическим упражнениям, или чтению.
Исключите отвлекающие факторы
Раньше мне нравилось работать, когда в комнате включен телевизор (в данном случае я имею ввиду работу над сайтом и написанием статей). Мне казалось, что это делает процесс работы более приятным не таким утомительным. Однако, со временем я заметил, что при включенном телевизоре моя производительность снижается в 2-3 раза!
Это привело меня к мысли, что отвлекающие факторы нужно исключать на 100%. Выключить телевизор, убрать смартфон подальше, и сконцентрироваться только на текущем деле.
Засекайте время
Многие известные исследовали в области тайм-менеджмента утверждают: чтобы быстрее и эффективнее справиться с любой задачей, необходимо установить время для её выполнения, и постараться уложиться в срок. Кроме того, учеными доказано, что ограничение по времени помогает мозгу работать более эффективно.
Данный принцип можно применять абсолютно во всем, и результат будет один – вы будете работать быстрее. Только надо засекать время обдуманно – не слишком мало и не слишком много. Возьмите за привило пользоваться секундомером, когда приступаете к выполнению какой-либо задачи, и это будет ещё один важный шаг к тому, чтобы всё успевать.
Вознаграждайте себя
Помните о том, что в любом деле важна мотивация. И стоит мотивации исчезнуть, как вдруг вы почувствуете, что желание трудиться и достигать целей — пропало. Чтобы этого не произошло, нужно постоянно себя мотивировать. Отличный способ в данном случае – вознаграждать себя за достижения.
Если вы ставили перед собой большую цель, и смогли её добиться – сделайте что-то приятное самому себе. Например, угостите себя вкусным блюдом, купите желанную вещь, или расслабьтесь за просмотром любимого сериала. Главное, чтобы у Вас в голове сложилась устойчивое понимание того, что за достижением цели следует награда. Это поможет Вам всегда сохранять мотивацию, не прекращать двигаться к своим целям, и конечно же, всё успевать.
Пройти обучающий вебинар
Друзья, если тема Вас заинтересовала, и Вы хотите совершить решительный рывок в личной эффективности, научиться успевать ещё больше, очистить ум и перезагрузить сознание, советую Вам курс «Детоксикация мозга» от Викиум, который поможет Вам:
Тренинг состоит из 10 уроков и практических заданий. Вы получите инструменты и упражнения, а также видео- и аудиоматериалы. По окончании курса дадут ценные рекомендации по самостоятельной практике.
Автор онлайн-обучения – Виктор Ширяев – эксперт в области интегральной философии и психологии развития.
Если курс вам не подойдет, то в течение 7 дней вы сможете вернуть свои деньги.