Как вставить столбец в access
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002
Вставка, удаление и переименование полей таблицы
Рассмотрим теперь, каким образом можно переименовывать, вставлять и удалять поля в режиме Конструктора таблиц.
Чтобы переименовать поле в режиме Конструктора таблиц, необходимо:
Чтобы вставить поле в режиме Конструктора таблиц, необходимо сначала выделить строку, перед которой необходимо вставить поле. Для этого нужно щелкнуть левой кнопкой мыши в области выделения. После этого вставить новое поле можно одним из трех способов:
Затем в полученную пустую строку нужно ввести имя нового поля, тип и описание.
Замечание
Чтобы вставить сразу несколько строк, необходимо выделить требуемое количество существующих строк, перед которыми нужно вставить новые, а затем выполнить команду вставки строк в соответствии с приведенной выше процедурой.
Чтобы удалить поле в режиме Конструктора таблиц, выделите строку (строки) описания поля (полей), которую необходимо удалить. Затем используйте любой из трех вариантов удаления выделенной строки (строк):
Замечание
При удалении полей, в которых содержатся или могут содержаться данные, Microsoft Access потребует подтверждения на удаление данного поля.
Переименование, добавление и удаление полей возможны не только в режиме Конструктора, но и в режиме Таблицы. Чтобы переименовать поле в режиме Таблицы, следует:
Замечание
Для быстрого переименования поля в режиме Таблицы можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши в поле заголовка столбца, ввести новое имя поля и нажать клавишу Enter.
Чтобы добавить поле в таблицу в режиме Таблицы, необходимо:
Перед выделенным столбцом появится новый столбец, имя которого будет состоять из слова Поле (Field) и порядкового номера – Поле1 (Field1), Поле2 (Field2) и т. д. – а тип будет иметь значение Текстовый (Text) со значениями свойств, заданными по умолчанию.
Чтобы удалить поле из таблицы в режиме Таблицы, необходимо:
Добавление записей в таблицу с помощью запроса на добавление
В этой статье описывается процедура создания и выполнения запроса на добавление. Запрос на добавление предназначен для добавления новых записей в существующую таблицу с использованием данных из других источников.
Если вам нужно изменить данные в существующем наборе записей, например обновить значение поля, можно использовать запрос на обновление. Если вам нужно сделать новую таблицу на выборке или объединить две таблицы в одну, можно воспользоваться запросом на таблицу. Дополнительные сведения о запросах на обновление или запросах на изменение таблиц, а также о других способах добавления записей в базу данных или изменения существующих данных см. в разделе «См. также».
В этой статье
Обзор
Запрос на добавление обеспечивает выборку записей из одного или нескольких источников данных и копирование выбранных записей в существующую таблицу.
Предположим, вы получили базу данных с таблицей потенциальных клиентов и у вас уже есть таблица с такими данными в существующей базе данных. Чтобы данные хранились в одной таблице, вы решаете скопировать их из новой базы данных в существующую. Чтобы не вводить новые данные вручную, записи можно скопировать с помощью запроса на добавление.
Преимущества использования запроса на добавление
Используя запрос для копирования данных, можно выполнять указанные ниже операции.
Добавление нескольких записей одновременно. При копировании данных вручную обычно приходится несколько раз копировать и вставлять записи. Используя запрос, можно выбрать все нужные данные одновременно, а затем скопировать их.
Просмотр выбранных данных перед копированием. Можно просмотреть выбранные данные в режиме таблицы и внести необходимые изменения перед их копированием. Это особенно удобно, если запрос содержит условия или выражения и вам необходимо несколько попыток для правильного выбора данных. Запрос на добавление нельзя отменить. Если сделана ошибка, придется либо восстанавливать базу данных с помощью резервной копии, либо исправлять ошибку вручную или с помощью запроса на удаление.
Уточнение выбора с помощью условий. Например, может потребоваться добавить записи только для клиентов, живущих в конкретном городе.
Добавление записей в целевую таблицу, в которой отсутствуют некоторые поля из источников данных. Предположим, что в существующей таблице клиентов 11 полей, а в новой таблице, из которой требуется скопировать данные, — только девять из них. Для копирования данных из девяти совпадающих полей можно использовать запрос на добавление, а два несовпадающих поля можно оставить пустыми.
Основные этапы создания запроса на добавление
Создание запроса на добавление включает следующие основные этапы.
Создание запроса на выборку. Для начала выберите данные, которые нужно скопировать. При необходимости в запрос на выборку можно вносить изменения и выполнять его до тех пор, пока не будут выбраны нужные данные для копирования.
Преобразование запроса на выборку в запрос на добавление. Когда выборка будет готова, можно изменить тип запроса для Добавление.
Выбор целевых полей для каждого столбца в запросе на добавление. В некоторых случаях Access выбирает целевые поля автоматически. Эти поля можно настроить или при необходимости выбрать самостоятельно.
Предварительный просмотр и выполнение запроса на добавление записей. Перед добавлением записей можно переключиться в режим таблицы для предварительного просмотра добавляемых записей.
Важно: Запрос на добавление нельзя отменить. Рекомендуется создать резервную копию базы данных или целевой таблицы.
Создание и выполнение запроса на добавление
В этой статье
Этап 1. Создание запроса на выборку записей для копирования
Откройте базу данных с записями, которые нужно скопировать.
На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Конструктор запросов.
Дважды щелкните таблицы или запросы с записями, которые нужно скопировать, а затем нажмите кнопку Закрыть.
Таблицы или запросы появляются в виде одного или нескольких окон в конструкторе запросов. В каждом окне выводятся поля таблицы или запроса. На рисунке показана типичная таблица в окне конструктора запросов.
1. Таблица «Основные средства» в окне конструктора запросов
Дважды щелкните каждое поле, которое требуется добавить. Выбранные поля появятся в строке Поле бланка запроса.
Типы данных полей исходной таблицы должны быть совместимы с типами данных полей в конечной таблице. Текстовые поля совместимы с большинством других типов полей. Числовые поля совместимы только с числовыми полями. Например, можно добавить числа в текстовое поле, но нельзя добавить в числовое поле текст.
Кроме того, можно использовать в качестве поля выражение (например, =Date() для автоматического возврата текущей даты), а также настраивать данные выборки в бланке с помощью выражений, содержащих поля таблицы или запроса. Например, если в таблице-источнике есть поле с четырехзначным номером года, а в таблице-источнике — регулярное поле даты и времени, можно выбрать только год с помощью функции DatePart.
Чтобы быстро добавить все поля в таблице, дважды щелкните звездочку ( *) в верхней части списка полей таблицы. На рисунке показан бланк со всеми добавленными полями.
При необходимости можно ввести одно или несколько условий в строке Условие отбора бланка. В приведенной ниже таблице представлены некоторые примеры условий, а также результаты их применения.
Возвращает все числа больше 234. Чтобы найти все числа меньше 234, используйте условие = «Новосибирск»
Возвращает все записи от «Новосибирск» до конца алфавита.
Between #02.02.2017# And #01.12.2017#
Выбирает даты между 2-фев-17 и 1-дек-17 (ANSI-89). Если в базе данных применяется набор подстановочных знаков ANSI-92, используйте вместо знака решетки одинарные кавычки (‘). Пример: Between ‘02.02.2017’ And ‘01.12.2017’.
Находит все записи, в которых содержимое поля не соответствует значению «Германия». Согласно этому условию будут найдены записи, содержащие дополнительный текст, кроме слова «Германия», например «Германия (евро)» или «Европа (Германия)».
Находит все записи, кроме тех, которые начинаются с буквы «Т». Если в базе данных применяется набор подстановочных знаков ANSI-92, используйте знак процента ( %) вместо знака звездочки ( *).
Находит все записи, которые не оканчиваются на букву «т». Если в базе данных применяется набор подстановочных знаков ANSI-92, используйте вместо звездочки (*) знак процента (%).
Находит все записи в списке со словами «Канада» или «Великобритания».
Находит в поле с типом данных «Текстовый» все записи, начинающиеся с букв «А-Г». Если в базе данных применяется набор подстановочных знаков ANSI-92, используйте вместо звездочки (*) знак процента (%).
Находит все записи, которые содержат сочетание букв «ар». Если в базе данных применяется набор подстановочных знаков ANSI-92, используйте вместо звездочки (*) знак процента (%).
Like «Григорий Верны?»
Находит все записи, начинающиеся с имени «Григорий» и содержащие вторую строку из 9 букв, из которых 6 букв составляют начало фамилии «Верный», а последняя буква неизвестна (на это указывает вопросительный знак). Если в базе данных применяется набор подстановочных знаков ANSI-92, используйте вместо вопросительного знака (?) знак подчеркивания ( _).
Находит все записи за 2 февраля 2017 г. Если в базе данных применяется набор подстановочных знаков ANSI-92, используйте вместо знака решетки ( #) одинарные кавычки. Например: ‘02.02.2017’.
вкладке «Конструктор» в группе «Результаты» нажмите кнопку «Выполнить 
«.
Убедитесь, что запрос возвратил записи, которые нужно скопировать. Если необходимо добавить или удалить поля из запроса, переключитесь обратно в режим конструктора и добавьте их, как указано в описании предыдущего этапа, или выберите ненужные поля и нажмите клавишу DELETE, чтобы удалить их из запроса.
Этап 2. Преобразование запроса на выборку в запрос на добавление
На вкладке Главная в группе Представление щелкните элемент Представление, а затем — Режим конструктора.
На вкладке Разработка в группе Тип запроса выберите команду Добавить.
Откроется диалоговое окно Добавление.
Укажите, куда следует добавить записи: в таблицу текущей базы данных или в таблицу какой-либо другой базы данных.
Выполните одно из указанных ниже действий.
В диалоговом окне Добавление установите переключатель в текущей базе данных, выберите целевую таблицу в поле со списком Имя таблицы и нажмите кнопку ОК.
В диалоговом окне Добавление установите переключатель в другой базе данных.
В поле Имя файла введите расположение и имя целевой базы данных.
В поле со списком Имя таблицы введите имя целевой таблицы и нажмите кнопку ОК.
Этап 3. Выбор целевых полей
Способ выбора целевых полей зависит от того, как был создан запрос на выборку на этапе 1.
Добавление всех полей из исходной таблицы или запроса
Добавляет все поля целевой таблицы в строку Добавить к бланка запроса.
Добавление отдельных полей к запросу или использованным выражениям; названия полей в исходной и конечной таблицах совпадают
Автоматически добавляет совпадающие целевые поля в строку Добавить к в запросе.
Добавление отдельных полей или использованных выражений; какие-либо имена в исходной и целевой таблицах не совпадают
Добавляет совпадающие поля и оставляет несовпадающие поля пустыми.
Если Access оставляет поля пустыми, можно щелкнуть ячейку в строке Добавить к и выбрать целевое поле.
На приведенном рисунке показано, как щелкнуть ячейку в строке Добавление записей в таблицу и выбрать конечное поле.
Примечание: Если целевое поле оставлено пустым, запрос не добавит данных к этому полю.
Этап 4. Предварительный просмотр и выполнение запроса на добавление
Для предварительного просмотра внесенных изменений переключитесь в режим таблицы.
Совет: Для быстрого переключения режимов щелкните правой кнопкой мыши вкладку в верхней части запроса, а затем выберите нужный режим.
Вернимся в конструктор и нажмите кнопку » » для вжатия записей.
Примечание: При выполнении запроса, который возвращает большое количество данных, может появится сообщение об ошибке, в котором будет сказано, что отменить запрос не удастся. Попробуйте увеличить ограничение сегмента памяти до 3 МБ, чтобы выполнить запрос до конца.
Выполнение запроса, заблокированного из-за режима отключения содержимого
Если при попытке выполнения запроса на добавление ничего не происходит, проверьте, не появляется ли в строке состояния Access следующее сообщение:
Данное действие или событие заблокировано в режиме отключения.
Чтобы отменить блокировку и включить запрос, нажмите на панели сообщений кнопку Включить содержимое.
Примечание: При включении запроса на добавление включается также все остальное содержимое базы данных.
Если вы не видите панель сообщений, она может быть скрыта. Эту панель можно отобразить, если она не отключена. Если панель сообщений отключена, ее можно включить.
Работа с таблицами
Если открыть таблицу или просмотреть результаты запроса, Access отобразит результаты запроса или таблицы. Данные таблицы или результаты запроса, которые вы находитесь в представлении таблицы, часто называют таблицей. Вы можете настроить внешний вид таблицы, чтобы отобразить определенные данные для использования в виде простого отчета.
В этой статье
Сведения о таблицах
Режимом таблицы называется визуальное представление данных, содержащихся в таблице, или результатов, полученных по запросу. Поля для каждой записи таблицы, формы или запроса отображаются в табли формате (строка и столбец), как показано ниже.
По умолчанию таблицы и запросы открываются в режиме таблицы. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос и выберите в меню «Открыть» пункт «Открыть», чтобы открыть таблицу или запрос в качестве таблицы.
При применении определенных форматов к строкам и столбцам или добавлении строки итогов таблица также может служить простым отчетом.
У упорядока данных путем изменения и перемещения столбцов или строк
Вы можете упорядочеть данные, чтобы таблицу было проще просматривать или отображать только необходимые данные в определенный момент времени. В этом разделе показано несколько способов сделать это.
Resize columns or rows
Иногда не все столбцы в режиме таблицы поместился на экране или распечатке, а отдельные столбцы могут занимать больше места, чем требуется для их содержимого. Кроме того, может потребоваться изменить высоту строк, чтобы текст, который не помещается в столбец, мог продолжить новую строку.
Открыв таблицу, запрос или форму в режиме таблицы, вы можете либо вручную отформатировать отдельные столбцы, либо автоматически подгонять размер столбца под его содержимое.
Ручное resize a column
Наберем указатель на край столбца, в который вы хотите влиять.
Когда указатель станет двунамерной стрелкой, перетащите край столбца до нужного размера.
Автоматическое resize a column
Чтобы лучше всего подгонять размер столбца под его содержимое, наберем его край.
Когда указатель мыши станет двунамерной стрелкой, дважды щелкните край столбца.
Resize multiple columns
Чтобы изменить одновременно несколько столбцов, выберем несколько смежных столбцов, удерживая на клавише SHIFT, а затем измещайте выбранные столбцы. Вы также можете выбрать всю таблицу и выбрать все столбцы.
Изменение размера строк
Чтобы отсортировать строки, наберете указатель между любыми двумя записями в области выбора и перетаскивать их, пока не выберете нужный размер.
Размер каждой строки невозможно отдельно — при этом будут меняться все строки.
Высота строк по умолчанию
Чтобы по умолчанию высота строк была меняться, щелкните правой кнопкой мыши селектор записей и выберите в shortcut-меню пункт «Высота строки».
В диалоговом окне «Высота строки» выберите поле «Стандартная высота» и нажмите кнопку «ОК».
Примечание: Отменить изменения ширины столбца или высоты строк невозможно, нажав кнопку «Отменить» на панели быстрого доступа. Чтобы отменить изменения, закройте таблицу, а затем нажмите кнопку «Нет», когда вам будет предложено сохранить изменения в макете таблицы. Нажатие кнопки «Нет» также отменит любые другие внесенные изменения макета.
Перемещение столбца
Вы можете быстро изменить порядок столбцов в таблице, перетащив их в другое место. Например, это можно сделать, чтобы определенный столбец всегда оставался в представлении.
Щелкните замещающие столбцы, чтобы выбрать столбец, или, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите несколько смежных столбцов, а затем перетащите столбец или столбцы в новое место.
Переименование столбца
Иногда может потребоваться переименовать столбец, чтобы он лучше описывал данные, которые в нем содержатся. Например, если столбец с адресами электронной почты называется EMAdd, может потребоваться упростить понимание заголовка столбца, изменив его на «Адрес электронной почты». Для этого щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, выберите в shortcut-меню пункт «Переименовать столбец» и введите новое имя. Например, введите «Адрес электронной почты».
Отображение и скрытие столбцов
Если вы хотите отобразить или напечатать только определенные столбцы для таблицы, можно скрыть их. Например, при работе с базой данных контактов может потребоваться видеть только полное имя и адрес электронной почты для каждого контакта. Это представление можно создать, скрыв все остальные столбцы.
Скрытие столбцов
Щелкните заголовок столбца, который вы хотите скрыть.
Чтобы выбрать смежные столбцы, щелкните дополнительные заглавные колонок, удерживая нажатой shift.
Примечание: Несмеченные столбцы выбрать нельзя. Вы можете выбрать дополнительные столбцы и скрыть их отдельно.
Щелкните правой кнопкой мыши заглавную кнопку столбца и выберите в shortcut-меню пункт «Скрыть поля».
Показать столбцы
Щелкните правой кнопкой мыши любой заглавный колонок столбца и выберите в shortcut-меню пункт «От новых полей».
В диалоговом окне «Отображите столбцы» пометить каждый столбец, который вы хотите отобрать, и нажмите кнопку «Закрыть».
Изменение стиля линий сетки и цвета фона
При использовании таблицы можно улучшить внешний вид данных, изменив форматирование, например стиль линий сетки или цвет фона, или создав разные цвета для чередующихся строк.
Настройка стиля линий сетки
На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Сетка».
Выберите нужный стиль линий сетки.
Настройка цвета фона
На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Цвет фона».
Выберите нужный цвет фона.
Изменение цвета фона чередующихся строк
Цвет фона чередующихся строк в режиме таблицы можно установить независимо от цвета фона по умолчанию. Задав чередующийся цвет фона, можно упростить разли чтобы было проще различать смежные строки.
На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» щелкните стрелку рядом с кнопкой «Чередующийся цвет строки».
Щелкните цвет фона, который вы хотите применить.
Изменение формата текста
Открыв таблицу, запрос или форму в представлении таблицы, вы можете изменить внешний вид текста, включая форматирование. Обратите внимание, что изменения применяются во всей таблице. Если вы хотите, чтобы изменения автоматически в следующий раз при следующем открытие таблицы включались в таблицу, не забудьте нажать кнопку «Да», когда вы закроете таблицу, и вам будет предложено сохранить изменения в макете.
С помощью дополнительных команд в группе «Форматирование текста» на вкладке «Главная» можно изменить характеристики шрифта в таблице.
Щелкните любую ячейку в таблице.
На вкладке «Главная» в группе «Форматирование текста» сделайте следующее:
Чтобы изменить шрифт, введите или щелкните его в поле «Шрифт».
Чтобы изменить размер шрифта, введите или щелкните его в поле «Размер шрифта».
Чтобы изменить стиль шрифта, нажмите кнопку «Полужирный», «Italic» или «Подчеркнутая» (или любое сочетание этих трех шрифтов).
Чтобы изменить цвет шрифта, щелкните стрелку рядом с кнопкой «Цвет шрифта» и выберите цвет из палитры.
Обобщение данных путем добавления строки итогов
Добавив строку итогов в таблицу, можно быстро увидеть вычисляемую сумму для столбца. Помимо суммы столбца данных, строку итогов можно использовать для других вычислений, таких как поиск средних значений, подсчет количества элементов в столбце и поиск минимального или максимального значения в столбце данных.
Чтобы отобразить строку итогов, сделайте следующее:
На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.
В нижней части таблицы появится новая строка со словом «Итог» в первом столбце.
Щелкните любую ячейку, которая находится в той же строке, что и ячейка со словом «Итого».
Щелкните отобразит стрелку и выберите тип вычисления, который вы хотите отобразить в этой ячейке.
Список доступных функций или типов вычислений зависит тип данных столбца. Например, если столбец содержит значения в рублях, вы увидите список функций, которые применяются к вычислениям в рублях, например «Минимальное» и «Максимальное».
Дополнительные сведения об использовании строки итогов см. в статье «Отображение итогов по столбцу в таблице с помощью строки итогов».
Применение сортировки и фильтрации
Есть ряд дополнительных быстрых изменений, которые упрощают просмотр и печать таблицы. Например, на рисунке ниже названия компаний отсортировали по алфавиту.
Чтобы применить сортировку, щелкните столбец правой кнопкой мыши (или щелкните стрелку в его заглавной области), а затем выберите нужный параметр сортировки.
Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заглавной области столбца и выберите флажки для значений, которые вы хотите отобразить. Кроме того, вы можете щелкнуть текстовые или числовое фильтры, чтобы создать более подробные фильтры.
Сохранение изменений макета
После изменения макета и внешнего вида таблицы необходимо сохранить изменения, если вы хотите сохранить изменения при следующем ее открытие. При закрытии таблицы после внесения изменений в ее макет вам будет предложено сохранить эти изменения. Если нажать кнопку «Да»,изменения будут сохранены и применены при следующем открытие таблицы. Если нажать кнопку «Нет»,изменения будут отменены, а в следующий раз таблица откроется с настройками макета по умолчанию (или с последним сохраненным параметром).