Как выдать копию трудовой книжки
Как выдать копию трудовой книжки
ТК РФ Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий
(в ред. Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Перспективы и риски споров в суде общей юрисдикции. Ситуации, связанные со ст. 62 ТК РФ
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.
Сведения о трудовой деятельности (статья 66.1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66.1 и 84.1 настоящего Кодекса.
Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании
Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника.
Заявление, причем только письменное
Согласно трудовому законодательству РФ, выдача документа осуществляется на основании обращения работника к руководителю организации с письменным заявлением на выдачу копии трудовой книжки.
В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель.
В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно.
Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Вот пример:
Потом работник отдела кадров тоже ставит дату получения и роспись. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа.
Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации.
Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии.
После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно.
«Копия верна»
Копию можно выполнить на ксероксе, также разрешается отсканировать, а потом распечатать или просто напечатать на компьютере вручную, но в таком размере, в каком оригинал.
Трудовая книжка может копироваться полностью или частично (лишь затребованные листы). Но в том и в другом случае обязательно наличие копии титульной странички. А также обязательно нужно указывать, где хранится подлинник (название фирмы, номер дела, дату).
На всех скопированных листах ставится отметка «Копия верна». А на последней страничке работодатель делает запись о том, что сотрудник в настоящее время работает в данной организации.
Листы нумеруются, прошиваются, на месте прошивки ставиться печать, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), пост, который он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.
В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:
Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней.
Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.
В любом случае, чтобы избежать излишних трат времени и финансов, необходимо уточнять в организации, требующей предоставления копии, каким образом она должна быть оформлена, и каков период ее действия.
Дайте трудовую книжку!
Трудовая книжка может пригодиться работнику в следующих случаях:
Сама трудовая книжка становится доступной для работника только в случае его увольнения. До этого она должна находиться в отделе кадров учреждения.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Чтобы уменьшить вероятность подделки ксерокопии трудовой книги для банка, разработаны правила ее заверения.
Обязательно соблюдение следующих моментов:
С 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97.2016 (согласно приказу Росстандарта от 25.05.2017). Стандарт действует при получении копий для банка и иных фирм, запрашивающих подтверждение трудоустройства (кредитные кооперативы и т. п.).
Кто заверяет копию трудовой книжки
Обращаться за заверенной копии своей трудовой книжки следует в кадровую службу работодателя. Если таковая отсутствует, то заниматься подготовкой будет лично главный бухгалтер (иногда руководитель предприятия).
Если человек временно не работает, то заверенную копию можно оформить у нотариуса. В таком случае также копируют все страницы, начиная с титульного листа и заканчивая тем, где размещена итоговая запись (об увольнении с предыдущего места работы). По желанию клиента нотариус может заверить ксерокопии всех страниц книги.
Типовые ошибки в заверке копии трудовой книжки
Чаще всего встречаются следующие недочеты:
Иногда пропускают страницы или же копируют только последние, имеющие отношение к нынешнему работодателю. Тогда заявитель получает отказ от банка или вынужден еще раз обращаться к кадровикам для оформления «правильной» копии, подходящей для банка.
Неправильно сделанный документ автоматически признается недействительным и требующим повторной подачи.
Стоит обратить внимание на масштаб страниц. При невнимательном копировании или же распечатывании ранее сделанных фотографий/сканов их размер может измениться – стать заметно меньше или больше. Это признаки «монтажа», поэтому придется все переделать.
Отдельные случаи
Если востребованный дубликат сотрудник получил до того, как уволиться или выйти в отставку, данный документ будет считаться недействительным и его необходимо будет переоформить.
В этом случае порядок выдачи копии тот же, с той лишь разницей, что на последней страничке записывается: предъявитель сего уже не является работником данной организации. Тут же указываются причины увольнения.
А может случиться так, что компания, в которой работало лицо, ликвидирована или реорганизована, и ему просто некуда обратиться со своей проблемой. В этом случае делается копия трудовой книжки, полученной при увольнении на руки, и она заверяется в какой-либо нотариальной конторе.
Случаи оформления и выдачи дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки — это по сути та же трудовая книжка специалиста. Он также подтверждает трудовой стаж лица при назначении впоследствии пенсии, в таком документе содержится вся информация о трудовом пути работника.
С 01.01.2023 нужно применять трудовые книжки нового образца. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Законодатель допускает несколько типовых ситуаций, когда фирма должна оформить дубликат книжки сотруднику (п. 27, 30, 31 Правил ведения трудовых книжек, утвержденных приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, далее Правила):
Подробнее о том, что делать работнику, который потерял свою трудовую книжку, см. в статье «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна?».
В первых двух случаях дубликат оформляет работодатель по последнему месту работы, в последнем по месту работы, где была внесена неправильная или неточная запись, кроме случаев, когда этот работодатель закрылся.
Как сделать дубликат трудовой книжки
Выдать дубликат нужно в течение 15 рабочих дней.
Для того, чтобы корректно оформить сотруднику дубликат трудовой книжки, фирме нужно следовать нескольким несложным правилам (в 2021 году они обновлены).
Как по-новому вести трудовые книжки с 1 сентября 2021 года, читайте в готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Во-первых, в правом верхнем углу первой страницы дубликата необходимо сделать запись: «Дубликат». (п. 31 Правил).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если дубликат предназначен для замены имеющейся по факту у работника в распоряжении трудовой книжки (к примеру, если она испачкана, или если в нее была внесена недействительная запись), то с момента выдачи дубликата юридической силой обладает только он. Поэтому на оригинале следует прописать: «Взамен выдан дубликат». И указать серию и номер нового документа.
Во-вторых, титульный лист дубликата необходимо заполнить сведениями о специалисте, актуальными на дату выдачи дубликата.
После этого необходимо восстановить совокупный трудовой стаж сотрудника в разделе «Сведения о работе». Для этого нужно в первой строке графы 3 дубликата указать, сколько составляет суммарный рабочий стаж специалиста, без конкретизации, где именно и в течение каких временных периодов он там работал. Графы 1, 2, 4 при этом остаются пустыми.
ВАЖНО! Совокупный стаж указывается только на основании документов, его подтверждающих (п. 29 Правил).
Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют/указаны не полностью (к примеру, основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, который известны (п. 29 Правил).
Об общем порядке внесения сведений в трудовую книжку см. статью «Инструкция по заполнению трудовых книжек»
Основываясь на приведенных выше правилах, фирма сможет без труда составить дубликат взамен утраченной по каким-либо причинам трудовой книжки специалиста.
При этом организации нужно не забыть снять копии со всех документов, подтверждающих трудовую биографию специалиста, после чего вернуть их работнику.
Готовый образец заполнения с 01.09.2021 дубликата трудовой книжки вы можете посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:
Итоги
Пример заполненногообразца дубликата трудовой книжки следует иметь кадровому подразделению каждой компании, во избежание возможных ошибок при его оформлении. Организациям важно знать, что дубликат нужно заполнять только на основе документов, подтверждающий прошлый стаж сотрудника. При этом нужно не забыть на самом дубликате сделать отметку «Дубликат». А если он выдается взамен неутраченной книжке, то на оригинале прописать «Взамен выдан дубликат с такой-то серией и номером».
Копия трудовой книжки в электронном виде. Как получить?
kopiya_trudovoy_knizhki_v_elektronnom_vide._kak_poluchit.jpg
Похожие публикации
Такого понятия, как копия электронной трудовой книжки (ТК), в законодательстве нет. Его используют лишь на бытовом уровне по аналогии с копией обычной бумажной ТК, которая периодически требовалась для назначения пенсии, оформления загранпаспорта, и в других случаях. Обладатели электронных книжек вправе получить сведения о своей трудовой деятельности, представленные по определенной форме. Запросить их можно либо в территориальном подразделении Пенсионного фонда РФ, либо у работодателя.
Где взять копию электронной трудовой книжки
Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в Пенсионном фонде. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-ПФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.
Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:
Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем. Однако при непосредственном личном обращении заявителя в Пенсионный фонд, ведомство имеет возможность выдать ему справку о трудовой деятельности в разных форматах, по его желанию: либо на бумаге, либо в электронном виде (ст.66.1 Трудового кодекса РФ).
Наемный сотрудник вправе получить копию электронной ТК и у работодателя. Она делается по форме сведений о трудовой деятельности СТД-Р (Приложение № 1 к Приказу Минтруда РФ № 23н от 20.01.2020). Но в этом случае в документ включат сведения о трудовой деятельности только в этой конкретной компании, а предыдущие места работы в ней не отразятся. Работодатель обязан выдавать такие сведения сотрудникам, в отношении которых он не ведет трудовые книжки на бумажном бланке. Напомним, что кадровики продолжают вести обычные ТК на всех работников, не отказавшихся от их бумажного формата. Если сотрудник желает отказаться от бумажной трудовой книжки, ему следует до 31.12.2020 подать соответствующее заявление работодателю (п.2. ст.2 закона № 439-ФЗ от 16.12.2019).
Работник вправе письменно запросить у работодателя сведения по форме СТД-Р в любой момент, пока он у него трудится (документ выдается в течение трех рабочих дней после подачи заявления). При увольнении СТД-Р предоставляется в последний день работы в обязательном порядке.
Бывший работодатель предоставлять копию электронной трудовой книжки не обязан.
По письменному запросу сотрудника предприятие, где он работает, выдает ему сведения в электронном или бумажном виде. Предпочтительный вариант документа указывается в заявлении работника. Но, поскольку цифровой вариант копии ЭТК необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя, его выдают только при наличии такой подписи.
Как сделать копию электронной трудовой книжки
Итак, сведения о трудовой деятельности предоставляются гражданам по формам СТД-ПФР либо СТД-Р. По содержанию они похожи, но, как уже отмечалось, выдаются разными лицами и содержат информацию о разных периодах работы гражданина: СТД-ПФР охватывает весь трудовой путь, а СТД-Р только период работы у конкретного работодателя. Порядок заполнения указанных форм определен в Приложении № 3 к Приказу Минтруда РФ № 23н.
Форма СТД-ПФР
По запросу гражданина выдается Пенсионным Фондом РФ – на основании информационных ресурсов ведомства. В форме СТД-ПФР указываются:
Затем следует информация о его трудовой деятельности (с момента первого трудоустройства и до дня подготовки справки):
Справка подписывается уполномоченным лицом ПФР. Если она запрашивается в цифровом виде, документ заверяется электронной квалифицированной подписью.
Форма СТД-Р
Данная форма – это «копия» трудовой книжки в электронном виде, выдаваемая сотруднику работодателем. Сведения о работе указываются в том же объеме, что и в форме СТД-ПФР, но только в отношении его работы на данном предприятии. Периоды трудовой деятельности, осуществляемой гражданином в других местах, в форму СТД-Р не включаются. Бумажный вариант копии электронной ТК заверяется подписью руководителя или его доверенного лица, цифровой – квалифицированной электронной подписью.
В форме СТД-Р заполняется более подробная «шапка». Помимо сведений о работнике, в ней указывают информацию о работодателе: наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Заявление на выдачу копии трудовой книжки
Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы.
Зачем писать заявление
Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.
После того, как сотрудник принимается на работу, он сдает свою трудовую книжку в отдел кадров компании. Здесь в нее вносятся все необходимые сведения и здесь же она в составе личного дела работника, храниться вплоть до его увольнения. Ответственность за ее содержание и сохранность обычно несет специалист кадрового отдела, который не имеет права ни вносить в нее какие-либо «лишние» записи, ни выдавать ее на руки кому бы то ни было, даже владельцу. Если же последнему потребуется предоставить информацию из нее в какую-либо инстанцию, кадровик должен сделать с трудовой книжки копию или выписку. Но запуском для начала этого процесса служит письменное заявление со стороны работника.
Куда может потребоваться копия трудовой книжки
Копия трудовой книжки может понадобиться куда угодно. В большинстве случаев, это государственные структуры, например, такие как различные административные и социальные службы (для назначения льгот, пособий, субсидий), а также банковские учреждения (для получения займов и кредитов).
На самом деле, список адресов, по которым может потребоваться предъявление копии трудовой книжки довольно широк, но не исключены и случаи, когда трудовая книжка по каким-либо причинам утрачивается (теряется) и тогда данная копия также может сослужить отличную службу – на ее основе можно сделать дубликат, последовательно восстановив все необходимые записи.
Копия трудовой бывает востребована и при трудоустройстве на вторую работу (т.е. по совместительству).
Как делается копия
Обычно копия трудовой книжки делается при помощи ксерокса. При этом каждый лист копии должна отлично читаться и быть пронумерован. Все странички должны быть заверены печатью предприятия и подписью ответственного лица, который таким образом удостоверяет подлинность всех записей и самой копии снятой с оригинала.
Составление заявления
Унифицированного, единого для всех образца заявления на выдачу копию трудовой книжки нет, так что работник может писать его в свободном виде или по форме, разработанной на предприятии. Заявления обязательно должно включать в себя ряд обязательных сведений:
При желании можно указать и причину, по которой потребовалась копия, а также инстанцию, в которую требуется предъявление документа, но если такого желания нет, то, по закону работник не обязан это писать.
Оформление заявления
Документ можно писать на стандартном чистом листе формата А4, как от руки, так и на компьютере. Главное условие: наличие оригинала подписи заявителя.
Заявление необходимо составлять в двух экземплярах,
Срок рассмотрения заявления
По закону, данное заявление должно рассматриваться не больше трех дней. При этом, работник может указать и более короткий срок, но в этом случае дата выдачи копии будет зависеть только от расторопности работодателя – закон не обязывает его строго следовать требованию сотрудника по периоду выдачи копии трудовой книжки. При особо острой необходимости, в заявлении следует указать достаточно вескую и уважительную причину с приложением подтверждающих документов.
Имеет ли право работодатель отказать в выдаче копии
Если сотруднику требуется какая-либо информация из трудовой книжки, оформленная в виде выписки или копии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе.
По закону, трудовая книжка — собственность работника, которая на период действия трудового договора храниться у работодателя. Если не выдать выписку или копию, то это станет нарушением прав работника, по факту которого он имеет право пожаловаться в трудовую инспекцию, которая, в свою очередь, вынесет предписание к устранению нарушения и подвергнет работодателя административному наказанию.
Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки
С точки зрения делопроизводства, данное заявление имеет вполне обычную структуру.