Как выглядит эцп на бумаге
Как выглядит на документе электронная цифровая подпись
Работа с электронной подписью удобна и для физических, и для юридических лиц. Использование реквизита снижает затраты времени и финансов на заверение документов и отправку их в различные государственные органы, позволяет вести электронный документооборот и т.п. На документе ЭП может отражаться в виде печати или штампа, и иметь дополнительно поле для эмблемы или штамп времени. А документ с ЭП действителен как в электронной форме, так и в распечатанной.
Как выглядит ЭЦП на документе
Существует 3 вида ЭЦП:
Простая электронная подпись (ПЭП) — это код или пароль, созданный системой, и отправленный на телефон или на электронный адрес пользователя. Обычно используется на сайтах для подтверждения действия. Неквалифицированная подпись (НЭП) отличается тем, что требует подтверждения личности клиента, и формируется при помощи криптографического преобразования.
Самая надежная — квалифицированная цифровая подпись (КЭП). Она подтверждается сертификатом проверки, имеет закрытый и открытый ключ, и наделяет документ полной юридической силой.
Электронная подпись на документе выглядит как:
Самой надежной является невидимая ЭП, которая визуально не определяется. Она применяется при составлении документов MS Word, Excel, и генерируется автоматически. Установить ее наличие можно по отметке, которая появляется в графе «состояние».
Примером того, как выглядит усиленная квалифицированная электронная цифровая подпись, является выписка ЕГРЮЛ, заверенная ФНС. Подпись тут представляет собой печать с указанием номера сертификата, владельца, срока действия ЭП.
Как выглядит документ, подписанный ЭЦП:
Что включает штамп на визуализации ЭД
Согласно ГОСТу Р-7.0.97-2016 от 1.07.2018 г. в форме электронной подписи должна содержаться новая форма с атрибутом «отметка об электронной подписи». Она обязательна для любого ЭД при его визуализации, сканировании или на печати в том месте, где обычно подпись проставляется на бумаге от руки.
Отметку ставят на документе, подписанном электронной подписью, который представляет собой:
Штамп электронной подписи обязательно включает такие реквизиты, как:
Дополнительно штамп может содержать эмблему:
По требованиям стандарта отметка об электронной подписи должна быть читаемой, а ее элементы не должны пересекаться или накладываться друг на друга.
Как поставить отметку
Обычно для постановки отметки об электронной подписи используется два варианта:
Чтобы настроить ЭЦП через MS Office нужно в открытом документе перейти в подменю «Вкладка» и выбрать «Строка подписи»:
Далее выбрать «подписание»:
Если изготавливается штамп, то в копию он вставляется обычным способом через вставку картинки или рисунка и размещается на нужном месте.
Что такое штамп времени
Клиенты системы КриптоПро TSP могут дополнительно получать штампы времени. В роли подписанных данных выступает значение хэш-функции и время проставления штампа. Реквизит связан с ЭД, на который он выдан, и обеспечивает его целостность.
Для выдачи штампом и реализации сервиса на базе КриптоПро необходимо создать отдельный сервер TSP и добавить КриптоПро TSP Client в ПО рабочего места.
Преимущество штампа времени:
При открытии документа и просмотре сведений об ЭЦП штамп времени будет выглядеть так:
Работа с протоколом TSP проста, и основывается на взаимодействии с сервером по типу «запрос-ответ». Пользователь создает запрос, посылая его серверу, и получает ответ, в котором содержится сформированный штамп времени. Если произошла ошибка, то вместо штампа в ответе будет указан код ошибки.
Обязательно или нет соблюдение ГОСТа
Существует ГОСТ для электронной подписи. В едином реестре он числится под номером 7.0.97-2016. Стандарт содержит правила формирования документов как в бумажном, так и в электронном виде, и рассматривает такие вопросы, как:
Правила ГОСТа регулируются статьей 26 ФЗ 162 от 29.06.2015 г. В статье 6 ФЗ 162 предусмотрена обязательность применения документов по стандартизации для оборонной продукции, гос. заказов товаров и услуг, используемых для защиты данных, а также для обеспечения информации, касающейся атомной энергии и т.п.
На основании нормативных документов требования ГОСТа о стандартах по информации не являются обязательной и их несоблюдение не нарушает действующее законодательство.
Потеря юридической значимости ЭП
Официальный документ имеет юридическую силу и юридическую значимость. Первый термин означает, что документ обладает правовыми последствиями. Значимость — это подтверждение деловой деятельности.
Федеральный закон об электронной подписи определяет, что в ЭДО документ заверяется при помощи специальных технологий и ЭП. Чтобы обладать юридической силой и служить доказательством действия, ЭД должен обладать следующими реквизитами:
Также закон прописывает три вида ЭП, характеристики каждой из них, юридическую силу, способ получения и сроки действия. Согласно законопроекту юридической силой обладают только документы, подписанные квалифицированной электронной подписью. НЭП наделяет ЭД юридической силой, если отдельно имеется соглашение между участниками ЭДО.
Юридическую силу теряет ЭЦП в следующих случаях:
В договоренности между участниками ЭДО прописываются требования о признании равнозначности документов с ЭП и на бумажных носителях, и их нарушение также ведет к потере юридической значимости документа. Обычно к ним относят:
Эти же условия используются и для корпоративной ЭЦП. Работа с публичными почтовыми сервисами снижает юридическую силу простой подписи, и делает ее невозможным ее использования для заверения документации.
Использование ЭП в судебной практике
Применение электронной подписи иногда осложняет судебное разбирательство. Отчетность вместо руководителя может заверить главный бухгалтер, а юрист — заявление для суда заверяет вместо истца. Похожие нарушения встречаются при использовании ПО «клиент-банк», когда платежные поручения отправляются не самим владельцем ЭП.
При рассмотрении исков о неправомерном списании денежных средств с расчетного счета организации суд признает правильность действия банка, поскольку ЭП корректна, а передачу права подписи третьему лицу рассматривает как нарушение договорных отношений и правил обслуживания клиентов.
Аналогичная практика возникает и при участии в электронных государственных торгах. Если организация своевременно не подписала выигранный контракт, то она признается стороной, уклонившейся от заключения договора и вносится в реестр недобросовестных поставщиков. В судебной практике часты и случаи, когда организацию заносят в реестр из-за контракта, подписанного лицом, неимеющим права на заверение подобных документов.
В гражданско-правовых отношениях возникают споры контрагентов о законности документов, подписанных ЭП неуполномоченных лиц. При вынесении решения суд исходит из проверки действительности сертификата ЭП.
В законодательстве РФ нет прямых запретов на передачу ЭП третьим лицам с согласия владельца, и при возникновении спорных ситуаций суд признает владельца подписи лицом, подписавшим документ. Вся ответственность за использование ЭЦП лежит на владельце сертификата, и в случае компрометации ключа он обязан обратиться в УЦ с заявлением о приостановке деятельности подписи. В спорных случаях такое обращение может служить доказательством причинения ущерба не владельцем подписи, а сторонним лицом.
Как распечатать документ с ЭЦП
Электронный документ, заверенный квалифицированной подписью, равнозначен бумажному, и обычно не требует распечатки. Однако, иногда требуется подать документ только на бумажном носителе или бумажный вызывает больше доверия у принимающей стороны. Чтобы распечатать ЭД нужно открыть его через КриптоПро, затем перейти в «Настройки» и «Управление настройками»:
В разделе «Профили» дважды кликнуть мышкой по нужному профилю:
В подменю «Общие» поставить галочку в пункте о добавлении ЭП в документ для распечатки:
При помощи мастера КриптоАРМ проверить ЭП документа, который нужно будет отправить на печать:
Затем нужно перейти в раздел «Детали»:
Документ можно распечатать отдельно, если нажать на «Печать», или перейти в подраздел «Посмотреть», и распечатать документ вместе с подписью:
При стандартной ЭЦП выглядеть она будет так:
Реже требуется распечатать сертификат ЭЦП. Сделать это можно в несколько простых шагов через кабинет налогоплательщика. Из списка предложенных организаций выбрать интересующую, затем перейти в раздел «Ответственные частные лица» и отправить на печать бланк сертификата. Программа автоматически сформирует бланк сертификата и даст команду к печати.
Работа с электронной подписью удобна и надежна только при условии соблюдения всех правил ее использования. Если произошла компрометация сертификата ЭП или были нарушены правила использования реквизита, то он теряет юридическую силу. При передаче закрытого ключа ЭЦП ответственность за применение подписи лежит на владельце. В судебном порядке доказать причинение ущерба и неиспользование владельцем ЭЦП бывает сложно. Информационно-технические детали и процесс работы подписи регулируется как Федеральным законодательством, так и ГОСТом. И если соблюдение ФЗ обязательно, но ГОСТа нужно придерживаться лишь в отдельных случаях (работа с секретными данными и т.п.). В законе прописаны не только вид и юридическая сила подписи, особенности ее получения и сроки действительности, но и наличие штампа времени, отметки на электронных документах о наличии ЭП, реквизиты владельца сертификата.
Что можно подписать электронной подписью
И зачем она нужна обычному человеку
Я оформил электронную подпись и целый месяц в качестве эксперимента пытался ею что-нибудь подписать.
Получилось подписать далеко не все. Оказалось, что электронные сервисы у нас развиты слабо. Если бесконтактной оплатой услуг и биометрической идентификацией клиента в банке уже никого не удивишь, с электронной подписью все немного сложнее.
Расскажу, как пытался использовать электронную подпись на практике и что из этого вышло.
Матчасть
Электронная подпись — это то же самое, что собственноручная подпись, но удостоверяет она электронные документы.
ЭП бывает простой — это коды и пароли, которые можно, например, использовать на госуслугах. И усиленной — такая подпись безопаснее, потому что при этом используются средства шифрования. По ней можно определить человека, который подписал документ. Если в документе c усиленной ЭП что-то изменили, это сразу будет видно.
Выдают электронные подписи в удостоверяющих центрах — специальных организациях, которых государство уполномочило на выдачу ЭП. Как оформить такую подпись и как защититься при ее использовании, я рассказывал в отдельной статье.
Зачем я оформил ЭП
Изначально я оформил электронную подпись, чтобы разобраться, как ее можно безопасно использовать. Я собирался применять ЭП: никто не покупает навороченный смартфон только для того, чтобы он лежал на полке. Так же и с электронной подписью: нет смысла ее оформлять, чтобы она просто лежала в сейфе.
На момент начала эксперимента мне было непонятно, как вообще можно использовать ЭП в обычной жизни. Поэтому в течение месяца я пытался подписать ею любые документы и заявления.
После окончания эксперимента я не планирую прекращать пользоваться электронной подписью: надеюсь разобраться, чем еще она может помочь обычному человеку, и продолжить применять ЭП на практике.
Что понадобилось для эксперимента
Для эксперимента я оформил усиленную квалифицированную электронную подпись на защищенном носителе — токене. Это обошлось мне в 1400 рублей.
Я использовал ноутбук Acer с операционной системой Windows 10. Для работы с ЭП установил программы, без которых подпись работать не будет. Инструкция по их установке была на сайте удостоверяющего центра, который выпустил для меня ЭП. Там же была ссылка для скачивания и автоматической установки — мое участие в этом процессе было минимальным. Это бесплатно.
ЭП работает не только на Windows. До эксперимента у меня на ноутбуке стояла Linux, но самостоятельно настроить ее для работы с ЭП я не смог. Везти компьютер в удостоверяющий центр мне было неудобно — оказалось проще установить на ноутбук Windows.
Еще мне понадобился ворд, где я создавал документы для подписи, и учетная запись на госуслугах — она у меня уже была, создавать новую не пришлось. Больше для работы с ЭП ничего не потребовалось.
Кто и где использует электронную подпись
Теоретически электронная подпись — аналог собственноручной. Любой документ, который вы подписываете от руки, можно подписать и электронной подписью.
Безопасность ЭП. Электронная подпись надежнее обычной. Рукописную подпись на бланке легко подделать. Она будет похожа на оригинал, и отличить подделку сможет только эксперт. Случаев подделывания электронной подписи пока не было.
Есть дело, когда по дарственной, подписанной ЭП, человек лишился квартиры. Но эта история не связана с подделкой подписи. Идет следствие. Но собственник через суд уже вернул себе квартиру — договор дарения признан недействительным. Решение суда уже вступило в законную силу. Кто-то получил оригинальную подпись за другого человека. Как это произошло, должны выяснить правоохранительные органы.
Кто использует. Предприниматели и юридические лица активно используют ЭП в работе. Они подписывают ею документы, счета и платежные поручения, сдают отчетность в налоговую через интернет, регистрируются на порталах госзакупок и других электронных торговых площадках. В некоторых случаях, например для участия в госзакупках, ЭП обязательна. Я не предприниматель, в торгах и госзакупках никогда не участвовал и рассказать, как все это устроено у юридических лиц, не могу.
Бюджетные предприятия тоже постепенно осваивают цифровые технологии. Заведующий детским садом может с помощью ЭП подписывать документы на выплату зарплаты сотрудникам, а работники судов и судебные приставы подписывают ею запросы на получение информации об имуществе должников.
Обычного человека оформлять электронную подпись закон не обязывает — можно обойтись и без нее. Я в течение месяца искал, что именно человек может подписать электронной подписью, разбирался, как правильно работать с ЭП и насколько это удобно. Расскажу подробнее о сервисах и документах, где может понадобиться электронная подпись.
Как я пытался поменять полис ОМС через госуслуги
На портале госуслуг с помощью ЭП можно сделать многое. Эти сервисы планируют расширять. Недавно появились прототипы пяти суперсервисов:
Пока это только прототипы. Как они будут работать на самом деле, непонятно. Разработчики обещают, что, например, европротокол для получения страховки при ДТП можно будет составить, вообще не заполняя бумаг, подписать его ЭП и прямо с места ДТП отправить в страховую компанию. Мне кажется, это было бы полезно.
В вуз я не поступаю и в другой регион не переезжаю. Единственное, что нашел на госуслугах из необходимого мне сейчас, — это подача заявления о выборе страховой медицинской организации.
Ожидания. Я хотел заменить полис ОМС, потому что мне неудобно пользоваться бумажным. Я понимаю, что разницы нет, но для меня пластиковая карточка удобнее большого бумажного листа. Страховая компания, в которой я был застрахован ранее, пластиковых полисов не выдавала. Поэтому я решил сменить страховую.
Я надеялся, что мне никуда не придется ходить, чтобы подать заявление о выборе страховой, и визит в страховую компанию будет только один — для получения полиса.
Как это работает. На госуслугах нужно было перейти на страницу оказания услуги. Там открылось окно для подачи заявления. Личные данные появились в форме автоматически.
Реальность. Сообщение о приеме заявления я не увидел. 30 дней прошло — заявление так и не было отправлено в страховую компанию.
Не могу утверждать, что всех пользователей госуслуг ждет такой же результат. Но у меня сэкономить время и силы за счет современных электронных сервисов в этом случае не получилось.
Как я успешно подал жалобу в ГИБДД
Пока я экспериментировал с сайтом госуслуг, выяснил, что у меня есть два неоплаченных штрафа. С удивлением узнал, что превысил скорость в Свердловской и Псковской областях, попал на камеры системы видеофиксации и теперь должен в бюджет деньги — по 500 Р за каждое превышение.
Штрафы, конечно, нужно платить, но была одна проблема: в Псковской области скорость превысил автомобиль Мерседес-Бенц Е400 с моим госномером, а в Свердловской — Фольксваген Транспортер, тоже с моим госномером. Я ни в одной из этих областей не был, и вообще у меня Лада Калина.
Можно было обратиться в суд, но проще всего отправить жалобу руководителю сотрудника ГИБДД, который оформил постановление об административном правонарушении. Обратиться можно через онлайн-сервис ГИБДД.
Ожидания. Я надеялся, что ГИБДД будет удобнее работать с заявлением, подписанным ЭП. Там будут точно знать, что отправитель именно я, и это не мой сосед заполнил жалобу, подписал ее моей фамилией и указал мой адрес.
Что думают по этому поводу сами сотрудники ГИБДД, мне выяснить не удалось. Возможно, им все равно: если жалоба направлена через сайт, отвечать им придется в любом случае. Наличие или отсутствие электронной подписи ни на что не повлияет.
Как это работает. При подаче жалобы можно обойтись без электронной подписи. Достаточно заполнить все необходимые поля в форме: указать персональные данные, регион, в котором хотите обжаловать постановление, и изложить суть жалобы.
Но у формы для заполнения есть недостатки. Поле для обращения не позволяет скопировать и вставить текст из другого документа. Так как я оспаривал постановления в разных регионах, мне пришлось бы два раза набирать текст жалобы вручную — это неудобно.
Я создал одно обращение сразу в два подразделения ГИБДД в ворде: в шапке заявления указал обоих адресатов. К форме для подачи жалобы в качестве вложения прикрепил вордовский файл, подписанный ЭП.
Такие электронные документы можно смело отправлять по электронной почте в любые государственные органы — они будут равнозначны подписанным собственноручно. Если кто-то попробует изменить текст, информация о подписи справа исчезнет, и любой человек увидит, что документ исправляли. Измененный документ юридической силы не имеет.
Реальность. На следующий день после отправки жалобы информация о штрафах исчезла из моего личного кабинета на госуслугах. Вскоре пришло два ответа из ГИБДД, что скорость превысили другие водители, а не я.
Если бы я отправил вордовский документ, не подписанный ЭП, мое обращение все равно бы рассмотрели. И я получил бы аналогичный ответ.
Как я оформлял доверенность
Электронной подписью можно заверять любые юридически значимые документы. Это могут быть исковые заявления, запросы в различные государственные органы, объяснения, трудовые договоры и договоры подряда.
На мой взгляд, такая форма подписания документа удобна для удаленных работников. Сейчас они чаще всего используют оферту, но это не всегда удобно. С электронной подписью все становится проще: две стороны договора подписывают его своими подписями и хранят электронные файлы у себя на компьютере или в облаке.
Если возникает спор, оба идут с этими файлами в суд. У суда не возникает вопросов, подлинная ли подпись. Перепечатать первую страницу договора не получится — подпись заверяет не одну страницу, а документ целиком. Даже если изменить одну запятую, подпись сломается — подделку будет видно.
Договоров я ни с кем не заключал, поэтому решил оформить доверенность в простой письменной форме, которую не нужно заверять у нотариуса, и подписать ее ЭП. Главное удобство такой доверенности — ее можно отправить по электронной почте или через любой мессенджер.
В моем случае доверенность — это необходимость. Иногда я не могу присутствовать лично при решении некоторых вопросов. Чаще всего доверенность мне нужна, чтобы получать почту и документы в суде. Такие полномочия я и прописал в доверенности, а заодно добавил полномочий, которые могут пригодиться в будущем, — пусть будут.
Ожидания. Я надеялся, что мой представитель без проблем будет получать документы в суде и на почте по доверенности с ЭП. Все-таки электронная подпись равносильна собственноручной по закону — вопросов у сотрудников госорганов быть не должно.
Как это работает. Сначала нужно составить текст доверенности в ворде. Я больше люблю работать с гугл-документами, но в данном случае выбора у меня не было. У гугл-документов свои службы цифровых подписей, и с тем типом ЭП, что у меня, они не работают. О том, как правильно составить доверенность и зачем она нужна, в Т—Ж есть отдельная статья. Там даны готовые шаблоны.
После того как текст доверенности будет готов, ее нужно подписать. Для этого необходимо зайти во вкладку «Файл» → «Сведения» и выбрать «Добавить электронную подпись».
Подпись в документе можно проверить, посмотреть, действителен ли ее сертификат, и узнать точное время подписания документа.
Как выглядит электронная подпись на документе
Как выглядит электронная подпись на документе
Похожие публикации
Электронная подпись – реквизит электронного документа, который предназначен для его защиты от подделки, поскольку позволяет:
Подписание документов ЭЦП позволяет сдавать отчетность через интернет, обращаться в государственные органы, вести документооборот электронно и т.д. При соблюдении некоторых условий, электронная подпись является аналогом собственноручной подписи.
Давайте разберемся по порядку, как подписать документ ЭЦП. Электронная подпись может быть следующих видов:
Сертификат ключа подписи – это документ в электронном виде или документ на бумажном носителе, которые включают в себя ключ электронной подписи для подтверждения подлинности ЭП и идентификации владельца сертификата ключа подписи. Создание сертификатов ключей проверки, выдачей сертификатов, а также предоставлением иных услуг, связанных с использованием ЭП, относится к деятельности удостоверяющих центров.
Срок хранения сертификата ключа подписи в форме электронного документа в удостоверяющем центре определяется договором между удостоверяющим центром и владельцем сертификата ключа подписи. Обычно они обновляются каждый год.
Как пользоваться электронной подписью?
Электронный документооборот становится все популярнее и внедряется в различных областях. Одной из популярных сфер применения электронной подписи является сдача компаниями электронной отчетности в контролирующие ведомства (налоговая инспекция, фонды).
Как поставить электронную подпись на документ? Ответ на данный вопрос будет зависеть от различных технических нюансов. В частности, это зависит от типа электронного документа – можно ли встроить подпись внутрь самого документа? Плюс в разных веб-сервисах и приложениях есть свои особенности работы с подписью.
Многие люди часто пользуются в повседневной жизни простой электронной подписью, даже не задумываясь, как подписать файл ЭЦП, ведь по сути простая подпись – это код, которым вы подтверждаете в некоторых случаях те или иные действия. Например, заходя в онлайн-кабинет или в приложение банка, пользователь вводит свои данные, затем ему на телефон приходит смс с уникальным кодом, которым он должен подтвердить свою причастность к действию. Подобные системы аутентификации позволяют обезопасить личные данные, финансы, являются простым и доступным способом защиты.
Как подписать документ электронной подписью при работе в веб-сервисе? Работа с электронной подписью на определенном веб-портале осуществляется при помощи интерфейса этого портала. Функциональность, интерфейсы, какие-то технические нюансы могут быть разными, но суть (как поставить электронную подпись) обычно похожа – пользователь формирует или загружает готовый к отправке документ (например, налоговую декларацию), затем подписывает его электронной подписью. Сама электронная подпись документов как процесс проходит незаметно для пользователя – обычно при завершении редактирования документа пользователю необходимо подтвердить готовность документа и его заверение подписью.
Как выглядит электронная подпись на документе?
Электронная подпись – это прежде всего информация в электронной форме, которая присоединена к подписываемому документу. На самом электронном документе ЭЦП может выглядеть по-разному – например, это может быть картинка в виде штампа. На выписке ЕГРЮЛ, заверенной налоговой службой, подпись выглядит как печать, на которой указано, что документ подписан усиленной квалифицированной подписью, указан номер сертификата, владелец и указан временной промежуток, когда сертификат является действительным.
ЭЦП может быть невидимой и не отображаться в документе. Как правило, такой способ защиты используется в документах, создаваемых в продуктах MS Office. В данном случае строка подписи визуально не заметна. Узнать о том, что документ заверен ЭЦП, можно по специальному значку, который появляется в нижней части монитора. При этом заверенный документ не подлежит редактированию.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.