Как выглядит заверенная копия трудовой книжки
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения. Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей. Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Зачем может понадобиться копия трудовой
Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.
Кто вправе заверять трудовую книжку
Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.
Алгоритм заверения трудовой: шаг за шагом
Чтобы произвести процедуру заверения копии трудовой, не отклоняясь от требований Трудового Кодекса РФ, а также, чтобы копия была гарантированно принята в нужной инстанции, необходимо соблюдать ряд важных нюансов.
ВНИМАНИЕ! Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.
ВАЖНО! Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки. Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике.
Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями.
Альтернативный способ заверения копии
Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.
Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.
К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.
Где заверить копию трудовой неработающим
Трудовая книжка у вас, а не у работодателя, но вам по какой-то причине необходима заверенная копия. Куда обратиться гражданину, в данный момент официально не трудоустроенному или уже являющемуся пенсионером? Заверить «дубль» своего трудового документа установленным образом он вправе:
Не допускайте этих ошибок
Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:
ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.
Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки
Без заявления — никаких документов
Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.
Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.
Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки
Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.
Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр. Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.
Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ.
Материал по теме С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками
Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки
Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку.
Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.
Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу
Частые ошибки
Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.
На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?
Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.
Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки
Нотариус копирует необходимые страницы (обычно это только заполненные листы), проставляет на них печать, дату и подписывает.
Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки. Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку. Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию.
Услуги нотариуса всегда платные. Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе.
Сколько действует копия
На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.
Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.
С 1 июля заверяйте копии трудовых книжек по новым правилам (образец)
С 1 июля заверяйте копии кадровых документов по новым правилам. Вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация».
Обновите инструкцию по кадровому делопроизводству
По-новому заверяйте копии для сторонних пользователей
· Внутренним — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой и дата заверения.
· Другой организации — «Верно», должность лица, который ее заверяет, его подпись с расшифровкой, дата заверения и место хранения подлинника: «Подлинник документа находится в ООО “Компания” в деле № ____ за ____ год».
Т.е. теперь на копиях для сторонних организаций дополнительно указывайте место хранения подлинника. Копии для внутреннего пользования заверяйте по старым правилам
Подлинник трудовой книжки на руки вы можете выдать только при увольнении или для обращения в ПФР для назначения и пересчета пенсии (ст. 62 ТК). В других случаях давайте работникам заверенные копии или выписки. На копии трудовой для внешних пользователей укажите номер дела и год. Вот образец записи.
Если трудовые книжки не включили в номенклатуру дел как одно дело, то в отметке о месте хранения трудовой достаточно вписать, что он находится в отделе кадров.
Правительство уже подготовило масштабные изменения по налогам на 2-е полугодие 2018 года. Подпишитесь чтобы не пропустить изменения в работе:
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году
Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2021 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2021 году надо по-новому.
В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2021 года
Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003.
Но теперь действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.).
Изменений не так много, но одно существенное все же есть. Нужно указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации.
Для чего необходимо заверение копии
За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.
Заверить трудовую книжку и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения. Такой срок предусмотрен в ст. 62 ТК РФ.
Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям. По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий.
Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.
На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой
Перед тем как заверить копию трудовой книжки, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.
Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую. Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году: основные правила
Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:
слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;
должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;
подпись и расшифровка подписи;
дата заверения копии документа.
Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день. Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.
Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2021 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию.
Место хранения подлинника
Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.
Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.
Образец заверения трудовой книжки по-новому Исходя из действующих правил, так должна выглядеть запись для заверенной копии трудовой книжки:
«Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2021 год».
Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2021» Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет
Начальник группы телемаркетинга
Закажите демонстрацию системы
Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Переход на отечественную АИС МФЦ
Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ
«Амнистия» по техподдержке
Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015
Как заверить трудовую книжку в 2021 году
kak_zaverit_trudovuyu_knizhku_v_2021_godu.jpg
Похожие публикации
Заверение трудовой книжки в 2021 году осуществляется по нормам ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст). Работник вправе получить от работодателя копию трудовой книжки на основании ст. 62 ТК РФ для любых целей. Для реализации такого права достаточно обратиться к работодателю с заявлением произвольной формы. Наниматель не может требовать от сотрудника расшифровки причин запроса копии трудовой (это делается заявителем по собственному желанию). В трехдневный срок требуемые копии должны быть оформлены соответствующим образом и выданы заявителю.
Как заверить трудовую книжку (2021) – образец
Визировать копии кадровых документов вправе руководитель предприятия или назначенный ответственным за кадровое делопроизводство сотрудник. В последнем случае необходимо, чтобы соответствующие обязанности были возложены приказом руководителя.
Порядок действий при подготовке документов зависит от формата ведения трудовой книжки – бумажный или электронный.
Как заверить ЭТК
Если работник перешел на ведение электронной трудовой книжки (ЭТК), бумажный ее вариант выдается сотруднику на руки по запросу и при увольнении.
Как заверить трудовую книжку в 2021 году при электронном способе ведения документа:
Заверение копии бумажной трудовой
Как заверить копию трудовой книжки, если документ ведется в бумажном формате:
1. С оригинала трудовой книжки делаются копии всех заполненных страниц, включая титульный лист и вкладыш.
2. Далее возможны два варианта:
Если копия подается в другую организацию, заверительная надпись должна содержать информацию о месте хранения подлинника. Дополнительно можно указать, что сотрудник работает на указанной должности по настоящее время (этот реквизит не относится к числу обязательных). Также надо проставить дату выдачи копии.
Какой должна быть надпись, которой производится заверение трудовой книжки в 2021 году – образец: