Как выглядит журнал учета доверенностей

Каков порядок оформления доверенностей по форме N М-2 и, в частности, оформления и хранения корешков выданных доверенностей?

В общем случае для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком, постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а утверждены унифицированные формы доверенностей N М-2 и N М-2а (при регулярном получении ТМЦ).

— кассовых и банковских документов, перечисленных в п. 2.1 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П и п. 2.1, п. 2.4 Положения, утвержденного Банком России от 19.06.2012 N 383-П (смотрите информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012);

— транспортной накладной, обязательной к применению согласно п. 2 ст. 785 ГК РФ, ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и п. 6 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 N 272 (наряду с коносаментом или иным документом на груз, предусмотренным соответствующим транспортным уставом или кодексом).

В связи с этим с 1 января 2013 года каждая организация должна самостоятельно разработать и утвердить формы применяемых первичных учетных документов. В качестве таких первичных учетных документов могут быть утверждены как формы первичных документов федеральных органов исполнительной власти, которые использовались организацией ранее (унифицированные формы), так и формы, разработанные организацией самостоятельно.

Если в организации используется форма доверенности N М-2, ее отрывная часть выдается под расписку работнику организации, уполномоченному на получение товарно-материальных ценностей, а корешок доверенности остается в бухгалтерии организации. Корешки доверенностей подшиваются в так называемую книжку доверенностей в хронологическом порядке. В этом случае подшитые корешки уже будут своего рода журналом регистрации доверенностей. Все подшитые листы книжки нумеруются, а на последнем листе делается запись о количестве прошитых листов, которая заверяется подписью главного бухгалтера и печатью.

Формировать книжку доверенностей можно и другим способом: чистые бланки доверенностей сшиваются в книжку, аналогичным образом нумеруется каждый лист, а на последнем листе делается запись о количестве прошитых листов. В этом случае по мере выдачи доверенности ее отрывная часть выдается работнику организации, а корешок остается в книжке.

Вести книжку доверенностей организация может за любой период времени (месяц, квартал или год).

Обязанность регистрировать выданные доверенности в специальном журнале была предусмотрена Инструкцией о порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, утвержденной Минфином СССР от 14.01.1967 N 17. Этот документ не действует, соответственно, обязанность регистрировать в журнале выданные доверенности отменена. Для обеспечения контроля организации целесообразно организовать учет регистрации выданных доверенностей.

Оформление доверенностей производится в порядке, установленном действующим законодательством (п. 45 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н, и п. 2.1.4 Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации. Причем печать ставится только на отрывную часть доверенности, где есть указание на место постановки печати («М.П.»), на корешок доверенности печать организации не ставится.

Обратите внимание, что проставление печати организации-поставщика на доверенности вообще не предусмотрено. Более того, корешок доверенности поставщику не предъявляется (он остается в бухгалтерии организации), поэтому поставщик проставить печать в корешке доверенности не может.

Работник должен расписаться в получении доверенности на ее корешке.

Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей.

Если поставщик вместе с материальными ценностями передает представителю организации товаросопроводительные документы (счет-фактуру, накладную и т.д.), то реквизиты этих документов указывают в корешке доверенности (графа 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения»).

Если работник по каким-либо причинам товарно-материальные ценности по доверенности не получил, то он должен возвратить ее в бухгалтерию, что удостоверяется записью в корешке книжки доверенностей. На самих возвращенных доверенностях пишется «Не использовано», и они хранятся до конца отчетного года.

Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

Книжки доверенностей, по которым были получены товарно-материальные ценности, хранятся в архиве организации 5 лет.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.

Источник

Образец журнала учета доверенностей

Журнал регистрации доверенностей — это реестр, в котором отмечают на чьё имя и для каких действий выдан документ.

Обязательно ли вести реестр выданных доверительных документов

Для получения товаров, подписи заявлений и договоров и представления интересов юрлица полномочия подтверждают письменно. При большом количестве выдаваемых полномочий необходима их регистрация, чтобы присвоить порядковый номер и отразить выдачу в реестре.

Ведение учета необходимо для упорядочения документооборота и подтверждения выдачи. Реестр удобен для оперативного поиска нужного документа по его номеру.

Для учета формы М-2 отдельный регистр не используют: отрывные части формы сшивают — они образуют единый документ, не требующий отдельного учета. М-2 применяют для получения товарно-материальных ценностей.

Закон не обязывает организацию его вести и не закрепляет правила ведения книги доверенностей — эти вопросы регулирует учетная политика предприятия.

В положение об учетной политике вносят правила и форму ведения учета документов и порядок заполнения регистров. В локальном акте утверждают образец реестра доверенностей или указывают сведения, обязательные для внесения в него. При отсутствии локального регулирования руководствуются общепринятыми правилами в организации.

При принятии решения по вопросу, нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2021 году, руководствуйтесь учетной политикой, обычаями делопроизводства и объемом документации: если документ выдают редко — реестр нецелесообразен.

Обычно регистр ведет бухгалтерия. Допустимо иметь отдельные книги для разных отделов: бухгалтерия, юр. отдел, технический отдел и пр.

Образец

При ведении реестра в физическом формате руководствуйтесь правилами документооборота:

Титульный лист оформляют в свободной форме:

Книга учета ООО «_____________________»

Начата: «____» ___________ 20___ г.

Ответственный за ведение: ______________________.

Источник

Типовая форма М-3 “Журнал учета выданных доверенностей”: образец заполнения

При получении ТМЦ (товарно-материальных ценностей) у одного юрлица другим, пользуются доверенностью. Доверенность, выдаваемая организацией может быть составлена на специальном бланке, либо на бланке, разработанном организацией самостоятельно. Для этого бланк документа должен быть утвержден нормативными актами организации.

Для того, чтобы систематизировать учет, все доверенности регистрируются в специальном журнале учета. Как и бланк доверенности, для журнала может быть использована форма разработанная компанией самостоятельно, либо унифицированная форма журнала учета выданных доверенностей, например, М-3.

Форма М-3

Журнал учета доверенностей М-3 представляет собой унифицированную форму, утвержденную Постановлением Госкомстата СССР №241 от 28.12.1989 г. Несмотря на давний срок утверждения данной формы, применяется она до сих пор.

Применяется журнал для учета выдаваемых доверенностей, а также для подтверждения их получения. Ведется журнал в виде книги, все страницы в нем должны быть пронумерованы, а сама книга прошита и скреплена печатью. Книга заверяется подписью руководителя организации и главного бухгалтера.

На каждой странице журнала представлена таблица, содержащая 8 столбцов. В эту таблицу вносятся сведения по выдаваемым в организации доверенностям.

Вести журнал должен один сотрудник. Данная обязанность возлагается на бухгалтерию, либо юридический отдел. Хранится данный документ должен 5 лет.

Порядок заполнения М-3

Первая страница должна содержать сведения о компании или предпринимателе, осуществляющих учет доверенностей. Указать нужно наименование организации, либо ФИО предпринимателя, ОКПО, а также период, на который планируется осуществление регистрации доверенностей.

Вся информация по выдаваемым доверенностям заносится в таблицу, в соответствии с информацией, предполагаемой для каждого столбца:

Кто должен вести

До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется.

Регистрация доверенностей таким образом позволит избежать ошибок и путаницы в деятельности фирмы. Поэтому многие организации до сих пор ведут данную книгу учета доверенностей, несмотря на то, что законодательством данная обязанность не вменяется.

Способ заполнения журнала может быть следующий:

Каждая организация выбирает удобный для себя способ.

Пример заполнения М-3

Пример заполнения журнала учета выданных доверенностей

Доверенность на ТМЦ

Доверенность на получение ТМЦ служит для получения сотрудником товара, материалов, либо продукции.

На практике это выглядит следующим образом. Представитель организации-покупателя показывает сотрудникам поставщика документ, подтверждающий право на получение им ценностей. Поставщик сверяет данные паспорта сотрудника с данными, указанными в доверенности, а также правильность заполнения самой доверенности. Доверенность остается у поставщика, а ее реквизиты заносятся в накладную.

Соответственно, данные, внесенные по доверенности в накладную подтверждают получение ТМЦ конкретным лицом. Правильно оформленная доверенность необходима для накладной, а накладная для учета расходов организации.

Отдельно рассмотрим получение ТМЦ предпринимателем или руководителем организации. Разберемся нужна ли доверенность им.

По уставу руководитель является лицом, которое представляет компанию без доверенности, а значит в доверенности он не нуждается. В накладной он вправе поставить ставить личную подпись и печать (при применении).

Предприниматель, это лицо, ведущее предпринимательскую деятельность от собственного имени. Соответственно, в доверенности он также не нуждается.

Срок, на который выдается доверенность может быть разным в пределах трех лет, например, на 15 дней, на 1 месяц, на 1 квартал. Если срок в доверенности не указан, то действует она 1 год.

Учет доверенностей без журнала М-3

Для доверенности используются формы М-2 и М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России №71а от 30.10.1997. Разница между данными формами только в наличие у первой корешка. Форма М-2 удобнее для тех организаций, которые заполняют их вручную. Корешок в этом случае остается в организации и храниться без регистрации в журнале. При этом организации не ведут журнал учета доверенностей совсем. Но из таких корешков формируется книга доверенностей. Формировать ее можно двумя разными способами:

Источник

• ← не приходит смс вайлдберриз с кодом почему
• Антитела lgm отрицательно что это значит →