Procure to pay что это такое
Что нужно знать о p2p-платежах и их будущем в России
Популярность p2p растет
p2p-платежи (от англ. Peer-to-Peer — от человека человеку) — самый простой способ отправки денег от одного физического лица другому. Такие транзакции можно использовать для чего угодно: оплатить аренду, разделить счет в ресторане между друзьями и т.п. Эти платежи позволяют переводить деньги с помощью мобильных банковских приложений между двумя сторонами с использованием их дебетовых, кредитных карт или индивидуальных банковских счетов.
Развитие p2p-платежей происходит из-за повсеместного перехода на безналичный расчет. Поэтому расчетами с карты на карту начали активно пользоваться представители микро- и малого бизнеса. Даже на рынке, где у продавца нет терминала, чтобы принять оплату с помощью банковской карты, у покупателя теперь есть возможность перевести деньги напрямую на карту продавца или владельца бизнеса. В этом случае p2p-переводы используют как псевдоэквайринг.
Но в сфере услуг p2p-платежи играют действительно важную роль и для бизнеса. На них стоит обратить внимание владельцам ресторанов, салонов красоты, барбершопов, сервисов по доставке еды.
Эти транзакции можно использовать для сбора чаевых, за счет чего сотрудники: а) получают больше денег; б) станут более лояльными.
Аналитики отмечают, что бизнес в целом продолжает уходить от наличных расчетов. Например, по данным Сбербанка и «Платформы ОФД», в 2019 году доля безналичной оплаты в ресторанах достигла 69%.
Назад к SupplierLINK
Компания Kimberly-Clark стремится предлагает поставщикам по всему миру простой и стандартизированный порядок обработки операций. Мы ценим отношения с поставщиками и хотим, чтобы им было легко вести с нами дела.
Отдел закупок компании Kimberly-Clark использует единую стратегию закупок и категоризации для эффективного осуществления закупок и получения конкурентных преимуществ на рынке.
Процесс Procure-to-Pay начинается с заказчиков на наших предприятиях и в офисах, релизуется через одобрение заказа на закупку и отправку заказа поставщикам. После выполнения заказа на закупку компания Kimberly-Clark проверяет счет и, получив действительный счет-фактуру, своевременно производит оплату.
Заказы на покупку
Использование заказов на покупку — стандартная политика компании Kimberly-Clark и способ сообщить о намерении в отношении закупки материалов и услуг. Для выполнения своих обязательств по закупке мы предоставляем поставщикам следующие требования в отношении заказов на покупку.
Портал для поставщиков P2P позволяет обмениваться электронными заказами на закупку, подтверждениями заказов на закупку (POA), предварительными уведомлениями об отправке (ASN) и счетами, а также дает возможность круглосуточно и без выходных просматривать статус платежей в защищенной зоне портала.
Наши требования к заказам на закупку позволили упростить процесс оплаты услуг поставщиков:
Procure-to-Pay
Повышение эффективности процессов закупок организации благодаря унифицированию и автоматизированию процесса создания заказов, подтверждения фактов приемки товаров, а также оборота и утверждения счетов-фактур/УПД на покупку товаров.
Comarch Procure-to-Pay объединяет e-sourcing, e-procurement, e-invoicing и автоматизацию процессов AP в одном интегрированном решении. Обеспечивает более плодотворное взаимодействие, как внутри компании, так и с бизнес-партнерами благодаря автоматизации документооборота и комплексному подходу к данным. В результате, компании, имеющие быстрый доступ к надежным отчетам, могут ускорить процессы принятия решений и получить преимущество перед конкурентами.
Comarch Procure-to-Pay позволяет внедрить процедуры закупок, повышая эффективность контроля планируемых расходов и упрощая процесс их подтверждения. В то же время, решение существенно повышает точность прогноза финансовых резервов. Comarch Procure-to-Pay позволяет уменьшить трудозатраты финансовых отделов (AP), повышая уровень обоснованности понесенных расходов.
Преимущества
• унификация процесса закупок во всей организации;
• контроль над расходами компании;
• снижение издержек путем реализации групповых заказов;
• упрощенная проводка счетов-фактур благодаря предварительной классификации расходов на этапе создания заказов;
• безопасный и быстрый обмен данными с любым партнером;
• возможность отслеживания товаров;
• контроль оборотных средств и расходов;
• более эффективные, прозрачные для аудита процессы.
Функциональности
e-SOURCING
УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ О ПОСТАВЩИКАХ
УПРАВЛЕНИЕ КОНТРАКТАМИ
МУЛЬТИКАНАЛЬНОСТЬ
e-АРХИВ
Валидация 3-WAY MATCH
WORKFLOWS
КОНТРОЛЬ РАСХОДОВ
ИНТЕГРАЦИЯ
ПОРТАЛ КЛИЕНТА
Strategic Sourcing
Comarch предлагает платформу для сотрудничества внутренних клиентов и поставщиков, которая поддерживает процессы закупок, тендерные процедуры и выбор поставщика. Система разработана таким образом, чтобы обеспечить прозрачность процесса принятия решений, а также увеличение шанса на заключение договоров на наилучших условиях, а также реализацию стратегии совершения закупок компании. Решение позволяет оптимизировать даже сложные тендерные процедуры, если:
Comarch решает эти проблемы, позволяя собственникам процесса закупок определять лица, принимающие решения, тендерные позиции, критерии оценки и закреплять за сотрудниками задания. Портал обеспечивает предварительную квалификацию поставщиков, а также прозрачную коммуникацию во время тендерного процесса. Также он помогает укрепить стратегию процессов закупок в общей модели управления.
Contract Management
Решение систематизирует работу сотрудников, как тех, для которых обслуживание договоров является их главным заданием, так и подразделений, которые редко работают с договорами. Внедрение решения позволяет унифицировать процедуры внутри организации, чтобы обеспечить согласованность правил и гарантировать безопасность подписываемых документов.
e-Procurement
Comarch предлагает решение, которое гарантирует быстрый доступ к проверенным данным, улучшая, тем самым, процессы закупок. Консолидация всех операций в рамках одного решения позволяет организации экономить.
AP Automation
Все входящие документы, независимо от их источника, регистрируются самообучающимся модулем OCR в одном электронном хранилище благодаря автоматической индексации.
Accounts Payable обеспечивает сокращение трудозатрат, связанных с ручной обработкой счетов-фактур. Использование механизма бизнес-процессов ускоряет процедуру подтверждения документов и помогает накопить данные, которые вводятся на каждом этапе процесса. Благодаря этому, работники бухгалтерии могут сосредоточиться исключительно на проверке и уточнении введенных контировок.
Comarch Accounts Payable обеспечивает эффективное управление счетами-фактурами/УПД благодаря быстрому доступу к документам, которые хранятся в защищенном централизованном хранилище, что позволяет их искать, архивировать и предоставлять для целей аудита. Обработка счетов-фактур основана на механизме workflow, который обеспечивает создание корректных механизмов утверждения, отображающих процесс верификации и одобрения документа.
Supplier Information Management
Центральная база данных поставщиков позволяет собирать, проверять, утверждать и актуализировать данные и передавать их в другие модули системы. Благодаря интеграции с внешними системами, система Comarch Supplier Information Management также может стать центральной базой для отправки данных в другие системы. Благодаря этому решению клиент уверен, что все данные актуальны, точны и унифицированы во всех системах.
Отчетность
Специальные отчеты обеспечивают полное использование данных, содержащихся в документах и бизнес-процессах, а также интеграцию с остальными системами компании. Благодаря объединению данных всех этих источников решение Comarch может предоставить исчерпывающую аналитическую информацию в действительном времени, открывая полный доступ к актуальным процессам, связанным с закупками и расходами. Это позволяет контролировать расходы, более эффективно принимать решения и создавать более точные прогнозы, касающиеся финансовых расходов.
Модуль отчетности содержит функции анализа качества документов по поставщикам, мониторинга и анализа эффективности процессов, анализа количества документов во времени, или создания таблиц для документов, находящихся на разных этапах обработки.
Supplier Portal
Comarch повышает эффективность процессов Source-to-Pay
Comarch Procure-to-Pay выделяется среди прочих решений подобного класса благодаря своей многосторонности, гибкости и возможности адаптации к любым процессам закупок. Решение компании Comarch каждой организации поможет улучшить контроль за процессами закупок, повысить эффективность и продуктивность.
procure to pay (P2P)
Procure to pay is the process of requisitioning, purchasing, receiving, paying for and accounting for goods and services. It gets its name from the ordered sequence of procurement and financial processes, starting with the first steps of procuring a good or service to the final steps involved in paying for it.
It is a process, not a technology, though there is software expressly designed to handle the entire procure to pay process or components of it, such as invoicing, or related processes, such as inventory management and financial accounting.
Procure to pay is often abbreviated as P2P, but it shouldn’t be confused with, for example, peer-to-peer networking technology, which is also called P2P. Procure to pay is also sometimes called purchase to pay.
In practice, most organizations have many additional steps in each major phase of procure to pay. Procurement might require the use of an approved catalog of products or involve the issuance of a request for quotation (RFQ). Managerial approval is typically required at key decision points, such as before a PO is sent to a supplier or before payment is approved. There are often processes to inspect received goods, acknowledging their acceptance and entering them into inventory.
Considering the complexity of the procure to pay process in most companies, it’s not surprising that some software vendors have attempted to develop what they claim are end-to-end suites that automate and integrate each step. However, the reality is procure to pay began as a mostly manual process conducted on paper, with components of it being gradually computerized in recent decades.
ERP core financials, including accounts payable and general ledger functions, handle the invoicing, payment and accounting stages. Some ERP vendors claim to have integrated the procure to pay process across their various modules.
Numerous vendors specialize in one of these ERP business processes and support at least parts of the procure to pay workflow. Vendors of e-sourcing and procurement software, such as SAP Ariba and Coupa Software, have significant procure to pay features. A few niche players, among them Basware, BirchStreet Systems, GEP, Jaggaer, Verian and Zycus, claim to automate the entire process.
One of the biggest benefits of integrated procure to pay suites is their ability to consolidate data, enabling a process called spend management that executives can use to get more control over expenses.
SAP Procure to Pay Process(P2P)Different Scenarios-Part-1
In this document, I would like to explain the different scenarios in the procurement process. The procurement process starts from purchase requisition and ends with payment to the vendor. Hence this process is popular with the word ‘P2P’ Process. It deals with procuring materials, services, different contracts associated with procurement. I have explained few popular scenarios in this blog post. It is a 3-way matching rule (PO-GR-IV). We will understand the master data activities like a material master, purchase Info record, source list, and transaction activities like Purchase Requisition, Purchase Order, Goods Receipt, and Invoice Posting.
Purchase Requisition: (T-Code- ME51N)
Purchase Requisition is raised by the stores department to the Purchase department internally.
Generally, In the organization, the production department team checks with the store’s department team for the required stock/materials. If the stock is available in the warehouse, then the store’s department will send the stock to the production department. If the stock is not available in the warehouse, then the store’s department will raise the purchase requisition to the purchasing department. Here there’s no accounting document. The store’s department simply enters the required material and quantity in the purchase requisition.
Purchase Order: (T-Code- ME21N)
The Purchasing department will negotiate the required materials/services with the external vendors, and they will finalize the vendor. The purchase order will be raised by Purchasing Department to the vendor with the agreed price, materials/services, quantity, delivery terms, and payment terms. This kind of information we can find in the Purchase order. If there is any release process (Approval Process) for a Purchase order, we need to get the approvals first before issuing PO to the vendor. We have different types of PO Processes like Standard(Stock) PO, Service PO, Capex PO (Capital expenditure Purchase order), Opex PO (Operational expenditure purchase order), Consumption PO, Scheduled agreement, and Stock Transport (STO)Purchase orders. There’s no accounting document at the time of PO creation.
Goods Receipt: (T-Code- MIGO)
The warehouse department receives the goods from the vendor as per delivery terms. Warehouse department enters Goods Receipt against the Purchase Order in the SAP system. They simply verify the stock and enter the delivered quantity while posting Goods Receipt. In this process, the system will generate two documents – Material document in MM and accounting document in FI.
Accounting Entry for MIGO
Accounting Entry for MIGO Services Entry: (T-Code- ML81N)
Companies not only procure the materials but also procure different kinds of services from the vendor. We may take services for cleaning or services for IT support/implementation service (ex: SAP implementation). The respective manager department will verify whether the services received or not. It may be measured thru the number of hours (ex: timesheet) or persons worked. The services will be tracked thru the service entry sheet and there is no accounting entry just for creating service entry. The service entry should be released to generate an accounting document. In this process, the system will generate two documents – A service document in MM and an accounting document in FI.
Accounting Entry for MIGO
Invoice Receipt: (T-Code- MIRO)
The accounting Payable team receives the invoices from the vendor. At this stage, a “3-way check will be performed by the standard system automatically. The invoices will be verified automatically against Purchase Order and the Goods Receipt document for the correct price and quantity. It is common practice that the invoice will be blocked for payment as soon as it posted. In this process, the system will generate two documents – The material document in MM and the accounting document in FI. Once the invoice is approved/released and the treasury department will process the payment.
Accounting Entry for MIRO
Vendor Payment- F-53/F110
Based on the due date of the invoice, the invoices will be released for payment. The treasury department will make the payment. They use F-53 / F110 (Manual/Automatic) for outgoing payment. In this process, the system will generate one accounting document in FI.
In this Blog Post, I will show you 10 important Scenarios in Procure to Pay (P2P) Process. The below table gives a high-level overview of different scenarios.
Note: The below 10 scenarios screen shot will be best visible in the desktop version.
In this blog post, I am going to explain the first two scenarios in the above list. First One is “Standard PO” and the second one is “Capex PO” (Capital Expenditure PO). I will post the remaining scenarios in my future blog posts.
1. Standard (Stock) Purchase Order Process
In this process, I am going to show how to create an inventory purchase order. It means companies buy the stock in bulk and will use it internally whenever required.
1.1 Purchaser Order Creation- T-Code-ME21/ME21N
Click on enter and save.
1.2 Goods Receipt – MIGO
Enter the purchase order number and click on enter.
Enter the Quantity in Delivery Note. If everything is ok. Click on Item Ok check box and Save
If you want to verify the receipt of the goods, select the Display option. It shows Goods Receipt Document.
1.3 Invoice Receipt – MIRO
Enter the Invoice Date, Reference, and PO number then click enter
If you want to see the accounting entries before save, click on simulate and check accounting entries.
If everything is looking good, then click on the post.
If you want to view Accounting Documents, From the Menu – Invoice Document- Display
Click on Follow-on- Documents and Double click on the accounting document
1.4 Verify Material/Stock Report – MB5B
Enter the Material, Plant, and company code details and execute.
1.5 Goods Issue for Consumption – MB1A
Let’s say, we have procured stock. Now the production department requested some material in the manufacturing process or some other purpose. Then we need to issue material internally. The material will be moved from the warehouse department to the production department.
The system will generate an accounting document.
1.6 Material Report – MB5B
It shows the consumption information.
1.7 Payment-F-53/F110
2. Capex (Capital Expenditure) Purchase Order Process
In this process, I am going to show how to create an Asset purchase order. I have created an asset in the SAP system well in advance using transaction code-AS01. It is also possible to create an asset during the purchase order creation.
2.1 Purchase Order Creation (ME21N)
You should enter account assignment category-A while creating Capex PO and select the PO document type – Capex PO.
Enter the Vendor number against the Asset PO/Standard PO then click on enter. Enter Purchase org, Purchase. Group, and Company code information in the header part.
At the line item level there you need to select the Account assignment – ‘A’ (Asset related) enter short text, quantity, delivery terms, plant, and storage location.
Please choose the Asset under the account assignment tab if you have already created it through AS01 otherwise you can create from here. (There is an Asset creation option under there) then Save it.
Note: If you want, you can create the Asset on the same screen. But here I am not creating, because I have created the Asset using (T-Code-AS01)
The system has been generated the below PO Document.
Display the PO Document: T-Code-ME23N
2.2 Goods Receipt (MIGO)
Click on enter, enter the quantity in the delivery note and click on the ‘Item ok’ check box and save.
The system has generated the material Document. The System doesn’t generate the FI/Accounting document during this process. It will generate only an MM document. You can see the below screens for more information.
Display GRN Document:
In the same screen, Under Goods Receipt select Display.
Click on FI Documents
2.3 Invoice Posting (MIRO)
Click on simulate, then you can see the document in simulation view. if everything is good, just post it.
System generated an invoice document.
Go to the Menu- Invoice document- Display. you can able to see the IV document.
Click on follow-on-documents
The system has been generated the below documents.
Double click on the respected document to see the accounting entry.
FI-Document
Asset Transaction to see the asset document.
FBL1N Report:
2.4 Payment to Vendor (F-53/F110)
The treasury department will make the payment. They use F-53 / F110 (Manual/Automatic) for outgoing payment.
Conclusion:
We have now understood the different scenarios in the P2P process and detailed information about the Standard PO and Capex PO process. The process is applicable not only for the ECC system but also for the S4HANA system. In the case of the S4HANA system, we will use respective Fiori Apps without remembering transaction codes. I hope this blog post will help someone. I will update other scenarios in future blog posts.