Project charter что это
Устав проекта (Project Charter)
Устав проекта (рroject charter) — один из самых мифологизированных рабочих документов проекта. Краткость описания этого документа в основном стандарте PMI PMBOK в редакциях 2000 и 1996 года, с лихвой окупается богатством интерпретаций предназначения и содержания данного документа как российскими, так и зарубежными экспертами в области управления проектами.
Если обобщить существующие в проектной практике точки зрения, то получится, что под Уставом проекта разные специалисты, в т.ч. ориентирующиеся на PMBOK, понимают:
Предназначение, содержание и порядок разработки и изменений Устава проекта в соответствие с новой редакции PMBOK от 2004 года описаны ниже. Примеры структур Уставов проектов из практики разных компаний приведены в Приложении к статье.
Предназначение документа: Устав проекта предназначен для определения проекта. На фазе инициализации, он включает в себя:
Когда разрабатывается документ: после заключения контракта (если заключается контракт с внешним контрагентом)
Кто разрабатывает документ: Устав проекта могут разрабатывать:
Кто утверждает документ: Устав проекта может утверждать:
Лицо, утверждающее Устав проекта, должно иметь полномочия по принятию основных решений по проекту, включая его финансирование.
Входы (исходные данные) для разработки документа:
Содержание документа: Устав проекта непосредственно включает в себя следующие данные или ссылки на соответствующие документы:
Порядок изменений документа: Команда проекта поддерживает Устав проекта в актуальном состоянии, получает обратную связь от участников проекта о необходимых улучшениях документа, контролирует изменения и выпускает релизы утвержденного документа.
Как написать устав проекта?
Не спешите запускать проект, когда имеете лишь общее представление, что вас ждет впереди и как к этому двигаться. Потратьте время на создание документа, который станет и верным компасом, и бесценной шпаргалкой!
Устав проекта (УП) разъясняет,
в каком направлении будет идти ваша компания и зачем,
что изменится и какие риски при этом возникнут.
Этот документ не только содержит базовую информацию, но и отражает общее видение стейкхолдеров.
УП обычно создается на самой ранней стадии проекта, еще до формирования проектной команды (ПК). Обычно он составляется совместно с другими участниками проекта и передается на финальное рассмотрение стейкхолдерам. В большинстве случаев устав подписывается спонсорами.
Что такое устав проекта
Можно написать документ на несколько десятков страниц, наполнив его всевозможными деталями, однако вряд ли вы захотите потом это перечитывать. Поэтому лучше все вместить максимум в 3-5 страниц, идеально — 1-2 страницы.
Как пример, устав проекта может выглядеть как текстовый документ, Google-документ или презентация. Также он может выглядеть как задача с метками «Документы» и «Стратегическая» в программе управления проектами Worksection:
Что проясняет УП?
Когда создается УП?
Перед запуском проекта. В это же время с ним должны ознакомиться стейкхолдеры.
Кто разрабатывает и одобряет УП?
Разработкой УП обычно занимаются опытные ПМ. Документ одобряется спонсором проекта.
Что должно содержаться в УП?
Разработка устава проекта
Шаг 1. Определите конечную цель.
Составьте список от 3 до 5 целей поменьше, которые нужно достигнуть в ходе проекта. Убедитесь, что они конкретные, измеримые, достижимые, актуальные и ограниченные во время — то есть соответствуют критериям SMART.
Проанализируйте, как проект может повлиять на бизнес-показатели организации.
Шаг 2. Создать организационную структуру.
Определите конечных пользователей, стейкхолдеров, спонсоров, проектного менеджера, участников проектного комитета и проектной команды. Теперь вы сможете создать организационную структуру для проекта.
В Worksection всех их можно внести учасниками или гостями (статус, удобный для заказчиков, спонсоров и стейкхолдеров) в проект.
Шаг 3. Подготовить план имплементации УП.
Перечислите этапы и процессы во время жизненного цикла проекта. Отметьте ключевые точки и зависимости между процессами. Составьте список с необходимыми ресурсами: оборудованием, ПО, материалами.
Шаг 4. Предусмотрите риски и проблемные моменты.
Если они возникнут, вы уже будете готовы и будете знать, как минимизировать их влияние.
3 главные причины, почему без устава ваш проект рискует провалиться
8 вопросов для создания более эффективного УП
Как в Worksection создать устав?
Далее установите приоритет задачи, назначьте ответственного за выполнение, укажите сроки и затраты.
Определите круг подписчиков для каждой из задач — кого-то она касается прежде всего, а кого-то наоборот мало интересует. При необходимости прикрепляйте файлы и устанавливайте метки для отслеживания выполнения.
Чтобы завершить создание задачи, нажмите «Создать задачу». Если нужно разбить задачу на несколько подзадач, вы можете сразу добавить в режиме «Пакетного добавления задач».
Вы можете настраивать вид задач в Worksection, сортировать их по приоритетности, ответственным лицам, меткам и др. Также удобно отслеживать, как продвигается выполнение задач в целом и какую часть из запланированного бюджета уже потрачено.
Пример устава проекта
Обоснование
Зачем инициирован проект, какие возможности он откроет для компании?
Чудо-бумажка, или зачем нужен устав проекта и как его написать
Устав проекта (Project Charter) – это документ, который обычно готовит руководитель проекта после получения вводных о проекте.
Зачем нужен устав проекта
Устав содержит основные характеристики проекта и согласуется основными заинтересованными лицами (как минимум – Заказчиком и Спонсором проекта). Как правило, разработка и подписание Устава несет в себе 3 основные функции:
Иногда устав проекта используется для оценки выгод от его реализации и принятия решения о запуске. Хотя это не соответствует классической методологии, по которой устав готовится только для уже оцененного и утвержденного к реализации проекта.
Важно! Начинать работу по проекту без подписанного устава – это самая плохая услуга, которую можно оказать самому себе как руководителю проекта. Не определив и не согласовав цели и содержание того, что вы будете делать, вы рискуете очень быстро оказаться в ситуации, когда сроки прошли, бюджета закончился, сделано «не то и не там», а ваша карьера РМа в этой Компании бесславно закончилась. Более того, подписание устава у заинтересованных сторон – это отличный индикатор того, действительно ли они заинтересованные или просто делают вид. В случае, если проект спущен «сверху», Спонсор назначен, а Заказчик и сам не понимает, зачем ему это нужно – лучше постараться с этого проекта ноги унести, а если не получится – по крайней мере осознать, как не остаться в результате единственным виноватым за неуспех (об этом мы еще поговорим).
Как написать устав проекта
Содержание устава проекта часто зависит от специфики Компании. В качестве примера можно привести следующий набор разделов устава:
Пример из жизни! Давайте сделаем очень короткий устав проекта «Ремонт в квартире», как образец, а то теория – это хорошо, но не всегда понятно:
Ну и напоследок. Меня часто спрашивают, насколько детальным должен быть устав проекта? Точного рецепта здесь нет, но в общем случае – детализация устава проекта должна быть такой, чтобы в случае какого-то серьезного запроса на изменение в проекте вы могли обратиться к уставу как к истине в последней инстанции и сказать «нет, мы это не делает, т.к. это не приближает нас к цели проекта или противоречит характеристикам результата». По большому счету, если проект дошел до такого состояния, что запросы на изменение с уставом уже не «бьются» – похоже, ваш проект закончился неудачей и его лучше закрыть, требования и ограничения пересмотреть и начать новый.
Мораль: устав даже на 1 страничке А4, подписанный заинтересованными лицами, лучше чем неподписанный на 5 страничках. И требование подписать его до начала работ со стороны РМа полностью законно в любой компании, более того – это прибавляет вам профессионального веса, позволяет понять «а чего же мы все-таки делаем» и получить хоть какие-то полномочия. Если управление проектами в компании отсутствует как класс, то даже неподписанный устав лучше чем его отсутствие, вы хотя бы разберетесь, что делать, и настроитесь на правильный лад с самого начала проекта (да простит меня РМВОК).
Конечно, в уставе проекта могут быть и другие пункты в зависимости от специфики проекта, в посте перечислен “кандидатский минимум”, сам документ можно и нужно переделывать под себя.
Всего за 99 руб вы можете скачать готовый детальный шаблон устава ИТ-проекта в docx. В готовом примере устава проекта вы найдете все необходимые пункты – от содержания проекта и описания ролей и обязанностей участников проекта до перечня типовых рисков. После оплаты на почту вы получите архив с шаблоном. Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже!
Скачайте готовый пример устава проекта и начните работать прямо сейчас вместо траты нескольких часов на поиск и написание типовых разделов.
Купить готовый шаблон Устава за 99 руб.
Рекомендуем! Также з а 249 руб вы можете скачать набор из трех разных готовых шаблонов уставов ИТ-проектов в docx, в том числе – два расширенных примера готовых уставов проектов (для работы с подрядчиком/заказчиком) и один сокращенный пример готового устава проекта (для внутренних проектов). Набор примеров уставов поможет вам создать на их основе именно тот устав вашего проекта, который нужен именно вам!
Три элемента, которые необходимы каждому уставу проекта
Начало работы над новым проектом или инициативой может быть радостным событием, но что насчёт последнего шага перед этим — согласования проекта?
Для непосвящённых презентация проекта и процесс его согласования похожи на процесс расшифровки чёрного ящика. Вам необходимо проследить за тем, чтобы у вас были все необходимые для успеха материалы — от сбора нужной информации до её представления в наиболее удобном для заинтересованных лиц виде. Одним из способов добиться этого является устав проекта.
Что такое устав проекта?
Устав проекта — это краткая презентация его задач, объёма и специалистов, ответственных за его выполнение. Этот документ создаётся в целях получения одобрения главных заинтересованных лиц проекта. В уставе следует предложить краткое и исчерпывающее пояснение основных элементов проекта до начала работы над ним. Сформировав устав проекта до начала работы над другими, более подробными документами по его планированию, можно утвердить проект или внести в него необходимые коррективы.
Устав проекта — это один из многих материалов, которые можно создать в процессе его планирования. Далее приводится сравнение устава с другими элементами планирования проектов:
Устав проекта и план проекта
В уставе проекта должны быть приведены всего три элемента: задачи проекта, его объём и специалисты, ответственные за его реализацию. Как только устав будет согласован, можно приступать к выработке план проекта, который будет основываться на уставе и содержать более подробные сведения об основных элементах проекта.
План проекта включает в себя семь основных элементов:
Заинтересованные стороны и роли
Вехи и ожидаемые результаты
Хронология и график
Устав проекта и проектное задание
Проектное задание — это краткий документ, к созданию которого следует приступить после официального согласования проекта. Задание представляет собой сжатую версию плана проекта. К этому документу будут часто обращаться ваши коллеги и заинтересованные лица проекта. В проектном задании, как и в уставе, вкратце рассказывается о достоинствах проекта, а также описывается работа, которую предстоит выполнить в его ходе.
Проектное задание состоит из четырёх частей:
Цели проекта и критерии его успешности
Устав проекта и экономическое обоснование
В основе устава проекта и экономического обоснования лежит один и тот же принцип: оба этих документа являются инструментами представления проекта заинтересованным лицам. Главное отличие между уставом проекта и его экономическим обоснованием заключается в объёме.
Экономическое обоснование — это формальный документ, который объясняет преимущества и риски существенных бизнес-вложений. Например, если вы предлагаете крупномасштабный инвестиционный проект с участием внешнего агентства, существенное расширение текущей деловой активности или новый продукт/услугу, вам будет необходимо представить экономическое обоснование. Если же ваш проект нуждается в согласовании, но невелик по объёму (например, схожая с прошлыми кампания или запуск продукта, соответствующий текущей стратегии выхода на рынок), подготовьте устав проекта, а не его экономическое обоснование.
Нужно ли создавать устав проекта?
Существует множество инструментов для планирования проектов, и устав проекта не всегда будет лучшим вариантом. Далее мы расскажем, когда есть смысл его создавать — и когда стоит отдать предпочтение какому-нибудь другому документу.
Создайте устав проекта, чтобы представить проект и получить его одобрение. Устав даёт заинтересованным лицам чёткое представление о задачах проекта, объёме, а также о том, кто будет отвечать за его реализацию. Главные заинтересованные лица могут использовать устав проекта в целях согласования проекта или внесения изменений.
Создайте экономическое обоснование, если проект подразумевает серьёзные инвестиции. Экономическое обоснование может содержать дополнительную информацию и документацию, включая оценку рентабельности инвестиций и все сопутствующие риски проекта.
Создайте план проекта, если проект уже согласован. План проекта будет основан на уставе и предложит дополнительные сведения, такие как хронология проекта и его основные вехи.
Создайте проектное задание, если вам нужен документ, в котором собрана вся ключевая информация общего характера из плана проекта.
Как создать устав проекта
В уставе проекта вы делитесь сведениями о проекте с главными заинтересованными лицами, чтобы добиться согласования и запустить проект. Устав проекта включает в себя три основных элемента:
«Зачем»
В начале устава поделитесь задачами проекта и его предназначением. В этом разделе нужно указать, почему этот проект важен и чего вы хотите добиться по его итогам. Предназначение проекта должно объяснять важность работы над ним и то, как этот проект впишется в цели компании.
В дополнение к предназначению проекта следует также прояснить его задачи. Это то, чего вы планируете добиться по итогам проекта, например, ожидаемые результаты или активы. Для постановки качественных целей и задач проекта используйте метод SMART. Цели должны быть:
Time-bound — ограниченными по времени
Второй важный элемент устава — это объём проекта. Под объёмом подразумевается то, что входит и не входит в состав проекта. При определении объёма вы устанавливаете границы и, что ещё важнее, указываете на то, чего не будет в хронологии проекта.
При создании устава проекта и определении объёма важнее всего будет обозначить идеальный бюджет проекта. Помните, что вы будете использовать устав проекта для его представления заинтересованным лицам, поэтому нужно чётко показать, каков бюджет проекта и на что пойдут эти деньги.
В заключительном разделе устава проекта вам следует объяснить, кто будет работать над ним. Сюда входят все главные заинтересованные лица, высшее руководство, спонсоры проекта и общая группа проекта. Если вы ещё этого не сделали, подготовьте краткий план управления ресурсами, чтобы показать, как различные ресурсы будут использоваться во время работы над проектом.
Пример устава проекта
Шаблон устава проекта
Когда вы будете готовы приступить к работе, создайте устав своего очередного проекта с помощью этого простого шаблона.
Название проекта
Озаглавьте свой проект. Название должно быть достаточно информативным, чтобы большинству было понятно, над чем вы работаете.
Менеджер проекта
Кто является контактным лицом по этому проекту?
Дата последнего изменения
Устав проекта — живой документ. Добавление даты последнего изменения может быть полезным для участников группы, которые часто сверяются с уставом.
Назначение проекта
Зачем вы работаете над этим проектом?
Задачи проекта
Какие результаты и активы вы планируете получить по завершении проекта?
Объём проекта
Каковы рамки ожидаемых результатов проекта? Какие инициативы не входят в него?
Проектная группа и ресурсы
Кто работает над этим проектом? Какие ресурсы (люди, инструменты и бюджет) доступны для выполнения этой работы?
Заинтересованные согласующие лица
Кто является заинтересованными лицами проекта? С кем нужно согласовать его устав и ожидаемые результаты?
От устава к успеху проекта
После утверждения устава проекта можно будет продолжить процесс планирования. По мере создания дополнительной документации по планированию проекта и после начала управления им обязательно сохраняйте все важные сведения о проекте в централизованном инструменте, к которому у всех есть доступ.
Конечно, мы считаем, что лучшим инструментом для этого является Asana. С её помощью можно управлять проектами и задачами коллектива, чтобы работать согласованно и укладываться в сроки. Читайте дальше о преимуществах управления проектами.
Устав (чартер) проекта и его содержание
Устав проекта (Project Charter) – это документ, который обычно готовит руководитель проекта после получения вводных о проекте.
Зачем нужен устав проекта
Устав содержит основные характеристики проекта и согласуется основными заинтересованными лицами (как минимум – Заказчиком и Спонсором проекта). Как правило, разработка и подписание Устава несет в себе 3 основные функции:
Определить основные требования к результату проекта и основные характеристики самого проекта (бюджет, сроки).
Формально запустить проект, т. к. только после подписания проект считается действительно существующим в Компании.
Наделить руководителя проекта определенным уровнем полномочий (каким именно – зависит от Компании).
Иногда устав проекта используется для оценки выгод от его реализации и принятия решения о запуске. Хотя это не соответствует классической методологии, по которой устав готовится только для уже оцененного и утвержденного к реализации проекта.
-Чартер должен содержать ответы на следующие основные вопросы:
— что именно вы собираетесь произвести?
Программы и портфель проектов
Программа – это ряд связанных с друг другом проектов, которые работают на одну цель или преимущество. Все проекты в программе участвуют в достижении цели
Портфель – это набор проектов а также и программ, который имеется в компании. Естественно он работает на стратегию и бизнес цели компании, они также имеют приоритеты по влиянию на стратегических целей
Управление программой является централизованным, скоординированным управлением группы проектов для достижения стратегических целей программы и выгод
Задачами управления портфелем являются максимальное увеличение ценности портфеля, уравновешивание пошаговых и радикальных инвестиций и эффективное использование ресурсов портфеля
Области знаний в управлении проектами (PMBOK, PMI)
PMI– Project Management Institute, был основан в 1969 году в Пенсильвании, является международным некоммерческим институтом управления проектами, разработавшим набор международно-признанных стандартов по управлению проектами, программами, портфелями проектов
PMBOK – Свод знаний по управлению проектами (англ. Project Management Body of Knowledge) описывает практики управления проектами, выпускается Американским институтом управления проектами (PMI), который с 1996 года каждые 4 года разрабатывает и публикует новую версию PMBOK.
Шестая версия PMBOK выпущена в 2017 году.
Офис и организация управления проектом, роль руководителя проекта.
Офис управления проектами — организационная структура, стандартизирующая процессы руководства проектами и способствующая обмену ресурсами, методологиями, инструментами и методами. Сфера ответственности ОУП может варьироваться от оказания поддержки в управлении проектами до прямого управления одним или более проектами.
В организациях существует несколько типов структур ОУП :
1. Поддерживающий. ОУП играют консультативную роль, предоставляя шаблоны, лучшие практики, обучение, доступ к информации и уроки, извлеченные из других проектов. Данный тип ОУП служит в качестве хранилища проекта. Степень контроля со стороны ОУП низкая.
2. Контролирующий. ОУП предоставляют поддержку и требуют соответствия требованиям с помощью различных средств. Соответствие может предполагать адаптацию структур или методологий управления проектами, использование специфических шаблонов, форм и инструментов или соответствие требованиям руководства. Степень контроля со стороны ОУП средняя.
Руководящие ОУП контролируют проекты путем непосредственного управления данными проектами. Степень контроля со стороны ОУП высокая.
Организация управления проектом
Организации, основанные на проектах (project-based organizations, PBOs), — разнообразные формы организаций, которые занимаются созданием временных систем для исполнения работ.
Роль руководителя проекта
Компетенции в знаниях
Компетенции в исполнении
Навыки межличностного общения руководителя проекта
Стили управления проектом
-Директивный стиль управления проектом.
-Совместный стиль управления.
1. Авторитарный стиль управления состоит в том, что вся полнота власти находится у руководителя и все решения принимаются им единолично, не учитывая мнения подчиненных. В данном случае используется командный метод управления. Авторитарный стиль управления необходим в кризисной ситуации, когда решения должны приниматься быстро и быть четко скоординированы, что значительно затрудняется в условиях коллективной деятельности по разработке решений.
2. Демократический стиль предполагает делегирование руководителем части своих полномочий подчиненным и принятие решений на коллегиальной основе. Он актуален при стабильной работе предприятия и стремлении его к внедрению инноваций.
3. Либеральный стиль представляет собой управление без участия руководителя. Работники предоставлены сами себе, приходится рассчитывать на их дисциплинированность.