Project kick off что это
Правила хорошего kick-off, или как не превратить установочную встречу в балаган
У вас новый проект, много энтузиазма и есть понимание, что эта автоматизация сделает жизнь Заказчика лучше, а вашу зарплату больше? Бизнес-кейс очевиден, что делать – понятно, провал невозможен? А потом вы собираетесь с рабочей группой на kick – off (он же – установочная встреча в российской терминологии) – и энтузиазм внезапно гаснет, вопросов становится больше чем ответов, а отношения с рабочей группой как-то сразу не складываются. И вот у вас идет очередной унылый проект. Знакомо? А ведь можно было избежать, если знать несколько простых правил.
Правило 0. Помните о том, зачем все это нужно
Для начала напомню, что цели проведения kick – off – это а) достижение единого понимание цели проекта б) управление ожиданиями в) знакомство с рабочей группой.
Если держать эти цели в голове при планировании встречи, то будет проще понять, что в нее должно входить, а что нет. От того, как вы проведете kick-off часто зависит дальнейший ход проекта, а в особо запущенных случаях – даже его успех или провал.
Правило 1. Организуйте kick – off только тогда, когда готов
Проводить kick – off имеет смысл только тогда, когда выполнены следующие предварительные условия:
Правило 2. Хороший kick – off – спланированный kick – off
И это сейчас не про то, что встреча должна быть выслана заранее, с приложенным уставом и повесткой, это и так все знают, хотя и не всегда соблюдают.
Необходимо продумать структуру и содержание встречи, в идеале – согласовать все это дело со спонсором. Долгие паузы, фразы «эээ… а зачем мы здесь» и прочие последствия вашей неподготовленности могут сильно испортить как репутацию проекта, так и вашу лично в глазах рабочей группы, с первой же встречи, а оно вам надо?
Правило 3. Лучше не начинать встречу слишком формально
Всех этих людей сюда зачем-то позвали, оторвав от работы, они вас не знают, вы их тоже. Если вы с порога им начнете рассказывать план проекта, то вас могут просто не воспринять.
Поэтому до формального начала встречи используйте «ледокол» – шутку, короткую историю, вопрос о компании – все, что угодно, чтобы перед встречей все не сидели со слишком серьезным видом или смотрели в телефон. Отлично, если вы руководитель проекта и так ненавязчиво смогли обратить на себя внимание и даже немного кому-то понравиться, хотя бы на уровне «о, забавный парень».
Правило 4. Дайте слово спонсору
Дальше слово лучше взять спонсору. Если вы с ним заранее об этом не договорились – то можно аккуратно попробовать передать ему ведущую роль, мол, сейчас Ефимий Евстигнеевич наконец скажет нам, зачем мы все собрались и как это повлияет на наши годовые бонусы. Но это, конечно, зависит от личности конкретного Ефимия Евстигнеевича.
Часть спонсора в идеале выглядит так:
Правило 5. Краткость и профессионализм!
Дальше спонсор может передать слово руководителю проекта, который:
Правило 6. Это нужно помнить, чтобы kick – off прошел успешно
Это как правила безопасности дорожного движения, написано кровью РМов:
Перед началом проекта: 8 секретов стартовой встречи
Правила успешного kick-off митинга.
Если вам интересна эта тема, то вам точно понравится наша шпаргалка: «Какие шаблоны поведения команды мешают проекту»
Kick-off митинг — это стартовая встреча перед началом проекта. Такие собрания помогают познакомить участников команды, обозначить цели и сделать сотрудничество прозрачным. Конечно, при условии, что встреча проведена правильно.
Перевели советы французского портала Manager GO о том, как организовать kick-off митинг.
Для чего нужна стартовая встреча
Как и любую другую встречу, kick-off митинг нужно тщательно продумать и спланировать. Составьте план встречи и разошлите приглашенным, чтобы они подготовили вопросы и предложения.
Простота и эффективность — вот ключевые характеристики такого собрания. Его цель состоит не в том, чтобы вывалить на участников поток информации, цифр и данных по проекту. А наоборот — облегчить понимание рабочих процессов.
#1. Знакомство
Представьтесь и попросите участников сделать то же. Это особенно важно, когда специалисты незнакомы. Что сказать? Базовую информацию: имя, фамилия, функция в компании. Роль каждого в проекте уточнят позже.
# 2. Повестка встречи
Иногда этим шагом пренебрегают, считая его лишней церемонией. На самом деле, всем будет проще, если вы с самого начала определите, в каком порядке будете обсуждать проект, когда задавать вопросы и т. д. Встречи такого типа — это не монолог. Нужно, чтобы участвовала вся команда.
# 3. Суть проекта и цели команды
Обязательно ответьте на вопрос: «Какие проблемы решает проект?» Сотрудникам важно понимать, почему они будут делать ту или иную работу.
Ольга Киселева,
Проджект-менеджер в MegaFon
Евгений Камашев,
Ex-директор по проектам Метинвест Диджитал
Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей. Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете.
# 4. Описание этапов проекта
Разбейте проект на этапы, уточняя результат каждого (макет, документация) и срок выполнения. Так вы убедитесь, что ничего не упустили. Некоторые процессы могут выполняться параллельно. Так вы избежите ситуации, когда сотрудник ждал окончания предыдущего процесса и не приступал к работе, потеряв много времени.
Если для управления проектами вы используете специальную программу (Trello, Redmine, Jira), предупредите об этом в начале.
# 5. Роль и ответственность каждого
Одна из главных целей стартовой встречи — подробно объяснить, кто чем занимается, в какие группы объединяются сотрудники и как работают друг с другом. Например, два дизайнера и один менеджер, который затем отправляет макет на утверждение аналитику и руководителю проекта.
Обязательно составьте список с контактами каждого участника. У точните, как будете коммуницировать. Часто руководители проекта не возражают против коммуникации в Facebook через личные аккаунты. Некоторым важно иметь постоянный доступ к переписке.
# 6. Мониторинг проекта
Авторы Manager GO советуют проводить регулярное информирование о ходе проекта раз в неделю и всегда в письменной форме.
Такой отчет может содержать такие элементы:
Не делайте отчеты бюрократизированными. Выберите только принципиальную для проекта информацию.
# 7. Оценка результатов работы
На стартовой встрече определите, как вы будете оценивать, выполнена ли работа, и насколько хорошо. Сотрудники должны уложиться в сроки? В бюджет? Максимально быстро все согласовать внутри команды? Использовать новые методы или технологии? Совершить наименьшее количество ошибок?
# 8. Планирование следующих встреч
Согласование графика следующих встреч еще раз напомнит сотрудникам о дедлайнах и объеме работы, который они должны сдать в срок.
Евгений Камашев, директор по проектам Метинвест Диджитал
На стартовой встрече также обсудите:
Технологии позволяют собрать всех участников команды, даже если они в разных странах. Чем больше сотрудников будут понимать цели и задачи проекта, тем выше будет их эффективность.
Если не получается собрать всех, пригласите ключевых специалистов — тех, кто будет возглавлять проектные группы. От каждой функции (маркетинг, IТ, финансы) должен быть минимум один представитель.
Можно провести несколько стартовых встреч: внутреннюю и совместно с Заказчиком. Оптимально встреча должна длиться час. Если дольше — теряется фокус внимания.
Перед началом проекта: 8 секретов стартовой встречи
Правило 4. Дайте слово спонсору
Дальше слово лучше взять спонсору. Если вы с ним заранее об этом не договорились – то можно аккуратно попробовать передать ему ведущую роль, мол, сейчас Ефимий Евстигнеевич наконец скажет нам, зачем мы все собрались и как это повлияет на наши годовые бонусы. Но это, конечно, зависит от личности конкретного Ефимия Евстигнеевича.
Часть спонсора в идеале выглядит так:
Правило 6. Это нужно помнить, чтобы kick–off прошел успешно
Это как правила безопасности дорожного движения, написано кровью РМов:
Постарайтесь, чтобы не получилось так, что люди из рабочей группы узнают о самом существовании проекта только на kick–off, слишком внезапный стресс. Если вы подрядчик – то лучше, если у Заказчика до этого будет какая-то краткая коммуникация в компании, если внутренний сотрудник – постарайтесь до kick–off хотя бы кратко донести до людей, что их ждет.
Kick–off – не место для обсуждения «а зачем нам вообще проект». Решение уже принято, такие вещи должны вежливо и твердо пресекаться, не давая никому никакой надежды.
Не нужно вдаваться в подробности! Для этого у вас будет целый длинный проект, а сейчас чем больше деталей – тем больше вопросов, а на kick–off вам этого не надо
При необходимости «паркуйте» вопрос для дальнейшего обсуждения после kick–off.
Если вы работаете на стороне подрядчика и с вами вместе на встрече присутствует спонсор проекта из вашей компании – важно, чтобы вас представили одновременно, а не только его. Опять же сильно влияет на ваш статус в глазах рабочей группы.
В рабочей группе такие же люди, как и вы
Не нужно их бояться, потому что они крутые эксперты, большие начальники или сотрудники Газпрома. А вы – крутой профессионал по внедрению CRM, они так не умеют
Импровизацию никто не отменял, а навыки приходят с опытом. Перефразируя Р. Гандапаса, «если вы уверены, что kick–off был идеален, то он вам, скорее всего, приснился».
Для чего нужна стартовая встреча
Познакомить участников проекта и оценить расстановку сил в команде
Обсудить основные вопросы по проекту
Убедиться, что все понимают цели проекта и свою роль
Послужить дополнительным источником мотивации и вдохновения перед запуском
Установить правила работы
Как и любую другую встречу, kick-off митинг нужно тщательно продумать и спланировать. Составьте план встречи и разошлите приглашенным, чтобы они подготовили вопросы и предложения.
Простота и эффективность — вот ключевые характеристики такого собрания. Его цель состоит не в том, чтобы вывалить на участников поток информации, цифр и данных по проекту. А наоборот — облегчить понимание рабочих процессов.
Представьтесь и попросите участников сделать то же
Это особенно важно, когда специалисты незнакомы. Что сказать? Базовую информацию: имя, фамилия, функция в компании
Роль каждого в проекте уточнят позже.
#2. Повестка встречи
Иногда этим шагом пренебрегают, считая его лишней церемонией. На самом деле, всем будет проще, если вы с самого начала определите, в каком порядке будете обсуждать проект, когда задавать вопросы и т. д. Встречи такого типа — это не монолог. Нужно, чтобы участвовала вся команда.
#3. Суть проекта и цели команды
Обязательно ответьте на вопрос: «Какие проблемы решает проект?» Сотрудникам важно понимать, почему они будут делать ту или иную работу. Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей
Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете
Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей. Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете.
#4. Описание этапов проекта
Разбейте проект на этапы, уточняя результат каждого (макет, документация) и срок выполнения. Так вы убедитесь, что ничего не упустили. Некоторые процессы могут выполняться параллельно. Так вы избежите ситуации, когда сотрудник ждал окончания предыдущего процесса и не приступал к работе, потеряв много времени.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Если для управления проектами вы используете специальную программу (Trello, Redmine, Jira), предупредите об этом в начале.
#5. Роль и ответственность каждого
Одна из главных целей стартовой встречи — подробно объяснить, кто чем занимается, в какие группы объединяются сотрудники и как работают друг с другом. Например, два дизайнера и один менеджер, который затем отправляет макет на утверждение аналитику и руководителю проекта.
Обязательно составьте список с контактами каждого участника. Уточните, как будете коммуницировать. Часто руководители проекта не возражают против коммуникации в Facebook через личные аккаунты
Некоторым важно иметь постоянный доступ к переписке
#6. Мониторинг проекта
Авторы Manager GO советуют проводить регулярное информирование о ходе проекта раз в неделю и всегда в письменной форме.
Такой отчет может содержать такие элементы:
— статус выполнения проекта в %
— соблюдение графика работы (например, с помощью цветов: зеленый — ОК, оранжевый — есть вопросы для обсуждения, красный — дедлайн нарушен, необходимо пересмотреть порядок работы над проектом)
— статус соблюдения бюджета (те же три цвета)
— состояние удовлетворения в команде (аналогично)
— краткое изложение того, что было сделано, результат работы
— вопросы, ожидающие решения
— риски — что, по мнению специалиста, может пойти не так
Не делайте отчеты бюрократизированными. Выберите только принципиальную для проекта информацию.
#7. Оценка результатов работы
На стартовой встрече определите, как вы будете оценивать, выполнена ли работа, и насколько хорошо. Сотрудники должны уложиться в сроки? В бюджет? Максимально быстро все согласовать внутри команды? Использовать новые методы или технологии? Совершить наименьшее количество ошибок?
#8. Планирование следующих встреч
Согласование графика следующих встреч еще раз напомнит сотрудникам о дедлайнах и объеме работы, который они должны сдать в срок.
When to Use Kick-Off
What does kick-off mean? Kick-off is a variant spelling of the closed compound kickoff. It has all of the same meanings and functions as kickoff, which means it can be a noun or an adjective, but it is used in different language communities.
The below graphs show the preference for each language community.
These graphs chart the use of kick-off vs. kickoff in American and British English, respectively, and, as you can see, the preferences are almost the complete opposite.
When to Use Kickoff
What does kickoff mean? Kickoff can be a noun or an adjective.
As a noun, kickoff means the beginning of something. In the case of American football, the kickoff is literally one team kicking the ball to the other team. In other contexts, though, kickoff is more figurative than literal.
Here are a few examples,
As an adjective, kickoff describes something that comes first, whether the first play in a sporting event, the first seminar in a professional conference, or many other things.
The closed compound kickoff is more common in the American English than British English. The AP Stylebook prescribes kickoff as an adjective or a noun.
Outside of North America, many publications hyphenate the compound.
Правило 5. Краткость и профессионализм!
Дальше спонсор может передать слово руководителю проекта, который:
Supercharge your project kickoff meeting in 10 steps
You’ve put a lot of effort into getting your project off the ground—yet so often, it can feel like a project is off track before it even begins. That’s because every project team member and stakeholder brings different knowledge, expectations, and priorities to a project. If you don’t provide a chance for them to get on the same page before the work begins, the rest of the project will be an uphill battle no matter how much you try to course correct. Luckily, there’s a better way: project kickoff meetings.
Kickoff meetings are an effective way to get the project team on the same page—before the work begins. During a kickoff, you’ll outline the project’s purpose, dive into details, and discuss next steps. That way, wherever your project plan takes you, everyone is right there with you.
What is a project kickoff meeting?
A project kickoff meeting is a chance to meet with team members and stakeholders before the project starts so you can align on key details and get buy-in on critical milestones. Plan to host your project kickoff meeting after you’ve gotten your project charter approved and created your project plan, but before you’ve actually started working on the project. When you host a kickoff meeting, you’ll outline your project purpose, goals, plan, and more—while also making time for team members to ask questions and clarify any next steps. At the end of a kickoff meeting, the entire team should have a shared understanding about what you’re working on, why, and how the work will be accomplished.
What is the purpose of a kickoff meeting? Do I really need one?
In a word: yes. Kickoff meetings are an invaluable way to communicate key project information to your team and give them an opportunity to ask questions live. Unlike sharing these details in a project plan or over email, hosting a project kickoff reduces the odds of miscommunication and ensures everyone is starting the project from the same place. Without a kickoff meeting, team members and stakeholders could have misaligned project expectations, which leads to scope creep and, in the worst-case scenario, project failure.
That doesn’t mean you need to host identical kickoff meetings for every project. Some projects, like customer-facing work or complex initiatives, will benefit from a formalized kickoff with significant prep—like a robust presentation or even a demo, depending on the project type. Other projects, like those that involve fewer stakeholders or are more straightforward, could have a less formal kickoff meeting without a deck or a presentation.
The different types of kickoff meetings
Not every kickoff meeting looks the same. In general, every type of project kickoff meeting should include most of the same ingredients—but knowing the various types of project kickoffs can help you decide how formal or informal the kickoff meeting needs to be.
Internal project kickoff meeting
This is the project kickoff in its simplest form. The goal for an internal project kickoff meeting is to get the project team aligned and on the same page, and to provide an opportunity for them to ask questions before the project has started. Like any kickoff meeting, prepare materials in advance, but don’t worry about polishing your meeting.
Example projects:
A project plan that outlines key details of your project, including success metrics, project schedule, stakeholders, etc.
SMART project objectives that capture what you will achieve by the end of your project.
A defined project scope to set clear boundaries on what work is and isn’t part of this project.
A visual project timeline with any relevant project milestones to identify when key work will be completed.
In addition to sharing these materials during the project kickoff, plan to store project information in a central work management platform. That way, every team member has easy access to key project documents.
Executive sponsor project kickoff meeting
If your project or program has executive sponsors, you’ll likely want to host a higher-level kickoff meeting to get all executive leaders on the same page. In this type of kickoff meeting, plan to focus heavily on the project’s purpose and goals, as well as how the project will impact company objectives.
During this kickoff meeting, you shouldn’t spend too much time on individual milestones or details about the project. You’ll likely still want to hold an internal project kickoff meeting for your project team.
A clearly-articulated project purpose, which connects the business impact of this project to company goals.
If applicable, the business case you created for this initiative.
Succinct project objectives to show stakeholders what you will achieve by the end of your project.
A project plan that outlines key details of your project, including success metrics, project schedule, stakeholders, etc.
A project roadmap, which should serve as a high-level timeline of important project blocks.
An executive summary with all of this key project information. Plan to present the high-level version of the executive summary, then share the document with stakeholders so they can read more details after the kickoff.
A formal presentation or deck.
External or client-facing project kickoff meeting
If you’re working on a client-facing project, you’ll need to host a kickoff meeting between your project team and key stakeholders on the client side to align on project goals and deliverables. This should be the most polished version of your project kickoff meeting.
This type of project kickoff is your chance to set expectations and develop a shared understanding of the project goals. During this kickoff meeting, plan to spend some time introducing the project team, aligning on how frequently you and your client will be communicating, and clarifying what effective collaboration looks like. Make sure you and the client understand when they should be looped in to review your work or how you should communicate project progress.
Example projects:
A project plan that outlines key details of your project, including success metrics, project schedule, stakeholders, etc.
A project brief or creative brief, depending on the type of work.
A clearly-defined project scope to set clear boundaries on what work is and isn’t part of this project.
A project roadmap, which should serve as a high-level timeline of important project blocks and include any relevant
A list of project stakeholders with their respective roles.
Where your team will communicate (e.g. Slack, email, Asana), as well as how you’ll share project status reports.
A formal presentation or deck.
Agile project kickoff meetings
Most Agile teams run their projects in sprints, which are two- or four-week cycles of work. You don’t need a project kickoff for every sprint—in fact, doing so would slow your team down. But you should plan a project kickoff meeting at least once a year to ensure everyone on the team is aligned. Additionally, if your team starts a new project or if you onboard a new team member, you should host a project kickoff meeting to get everyone up to speed.
The Agile project kickoff meeting is a chance to make sure your team have everything they need during a sprint, so you can use your sprint planning and sprint retrospective meetings to focus on continuous improvement.
Success criteria, including what “done” means for your team.
Formalized team roles, especially if your team runs Scrum.
A list of which team ceremonies you host and when they take place.
A clear communication plan of where and how your team should communicate (e.g. Slack, email, Asana).
10 steps to plan and host a successful project kickoff meeting
As the project manager of a key initiative, it’s your responsibility to plan and present during the project kickoff. Similarly, if you’re running a larger program and planning a kickoff for that body of work, you’ll likely be the person driving the meeting—though you can count on the individual project leads to present their information.
If you’ve never planned a kickoff meeting—don’t worry! Here are 10 steps to hosting a successful kickoff meeting.
1. Prepare for the meeting
The first step to hosting a project kickoff meeting is to decide who needs to be there and how long the meeting should be. The level and detail of preparation will depend on how formal the kickoff meeting needs to be—are you inviting executive stakeholders or external partners? Or is this an informal kickoff with your core project team? As you prepare for the meeting:
Finalize the invite list. By now you should know what type of project kickoff meeting you’re hosting, which should inform who attends the meeting. Before you send that meeting invite, make sure to go over the attendee list one more time to ensure you’ve included all relevant project stakeholders.
Schedule a time (and duration). Make sure to save time for questions.
Assign a note taker. Make sure someone other than you is taking notes in case there are stakeholders who can’t make the meeting. If you’re meeting virtually, consider recording the meeting as well, so team members who are unable to attend can catch up later.
Create a meeting agenda. By sending out a meeting agenda ahead of time, you can ensure everyone is prepared for the project kickoff. Your meeting agenda is also a great chance to share any materials, like the project plan and timeline, that you’d like attendees to review before the meeting.
Example project kickoff meeting agenda
2. Make introductions
If this is the first meeting with the project team, there’s a chance some people on the team haven’t worked together before. Start the meeting with some introductions or icebreaker questions to help everyone get to know each other.
3. Start with the project’s purpose
The most important thing to align on during the project kickoff meeting is what you are working towards, and why this work matters. According to a recent study, only 26% of employees have a very clear understanding of how their individual work relates to company goals. Without this clarity, team members don’t know what work to prioritize or how to manage shifting priorities.
When you share your project purpose, take some time to explain how the project connects to broader business and organizational goals. Answer the questions “Why are we working on this?” and “What are we working towards?” Later in the meeting, you’ll have a chance to dive into project details and specific workflows, but sharing the project’s purpose at the onset of the meeting is the best way to get everyone on the same page.
Project purpose example
The purpose of this project is to increase brand awareness in NAMER and EMEA through a digital brand campaign in Q3.
4. Share the project plan
Ideally, you’ve already shared the project plan in the meeting agenda so team members had the chance to read it over before the meeting. During the project kickoff meeting, you don’t need to go over every little detail of the project plan—instead, focus on key information like the project timeline, important milestones, or key deliverables.
Example project plan
5. Outline the project scope
One of the most important things to discuss as a group is what’s in scope—and equally as important, what’s out of scope. Make sure everyone has the same expectations going in, so there aren’t any last-minute surprises or changing deliverables as the project goes on. Clarifying the project scope early and often is the best way to prevent scope creep, which can delay or even derail your project.
Project scope example
Project Objective: Launch display and video ads in Q3 to increase brand awareness in NAMER and EMEA.
Brand design team (six people), 15 hours per week for four weeks
$50,000 media spend budget
Landing page design
Display ads (two variations for A/B testing), sized according to display spec sheet
Video spots (6 and 30 second spots), sized according to video spec sheet
Creative requirements: Display
Shows logo and CTA throughout animation
Both static and HTML5 banners are needed
Features branding within first 5 seconds
Ads and landing page should create a consistent visual experience
Translating brand campaign assets
6. Establish project roles and responsibilities
You might not have to do this for a straightforward internal project, but if your project team has never worked together before or if you’re working with an external partner, make sure everyone is aligned on roles and responsibilities. Who is the main point of contact for the project? Does this project have a sponsor or executive leader? Is there an approver—or a group of approvers?
Different stakeholders need to be looped in at different stages of the project. If your project team isn’t clear on roles and responsibilities during the kickoff meeting, consider creating and sharing a RACI chart as an action item.
Example project roles
Responsible: Daniela Vargas
Accountable: Kabir Mandan
Consulted: Kat Mooney, Ray Brooks
Informed: Avery Lomax
7. Share where you’ll track project data and real-time updates
The average knowledge worker spends 60% of their time on work about work like chasing information and searching for documents. All of this work about work means your team has less time to focus on their high-impact work.
To reduce work about work and empower your team to be effective, make sure you have a central source of truth for all key project work. When all of your project information is in one easy-to-find place, your team can quickly locate project documents, get real-time project updates, check on relevant project milestones, and stay updated on project deliverables.
8. Make time for questions
After the kickoff, your project team may have questions about something you presented, like the scope of the project or certain task expectations. Make sure to leave plenty of time at the end of the kickoff meeting to answer any questions. Remember: the goal of the project kickoff is for everyone to leave the meeting on the same page and ready to get started.
9. Outline next steps
The last part of your project kickoff meeting should answer the question, “What comes next?” At this point, you should clarify where this work is being documented, and go over any action items that were captured in this meeting. It might also help to quickly outline what your team will be doing first.
Moving forward, clarify where and how you’ll share project status updates. Having too many meetings was one of the top three barriers to productivity in 2021. Instead of scheduling in-person or virtual status meetings, consider sharing project status reports virtually through a work management system. That way, team members can continue to efficiently align and connect over any new changes.
10. Post-meeting to-dos
Congratulations—the meeting is over! After you wrap up, ask the note taker to share any meeting notes in your shared project. If you met virtually, make sure to share the meeting recording and/or transcript as well. Finally, if there were any action items from the meeting, make sure those are captured and assigned to the relevant team member.
After the kickoff meeting
Once you’ve held your project kickoff meeting, you’re ready to get started on your project work. The best way to maintain alignment and clarity after your project kickoff is to maintain a central source of truth and collaboration—like a work management tool. By sharing all of your work, status updates, and messages in one place, you can not only get team members on the same page—you can keep them there.
Learn more about how Asana can help you organize work so your team knows what to do, why it matters, and how to get it done.