штрих код на упд для чего нужен

Для чего нужен штрих код документов

Технология штрихкода появилась в США как способ маркировки и учёта товаров в конце 40-х годов. Позднее штрихкоды стали активно использовать в логистике. В основе столь популярной сейчас технологии лежит метод считывания записанного разными по длине штрихами звука.

Переход на электронный документооборот

Переход на электронный документооборот, осуществляемый сейчас многими компаниями, не означает отсутствие бумажной документации. Более того, для некоторых организаций полный отказ от бумажных документов если и возможен, то не слишком быстро. Эксперты рынка ищут более прогрессивные способы взаимодействия с документами и пути преодоления проблемы хаоса в документации. Один из таких способов — использование технологии штрихкодирования в документообороте.

Зачем нужен штрих код документа?

Основная причина, по которой стоит наносить штрих коды на важные бумаги и папки — сведение к минимуму риска утраты документа, которая может привести к не самым приятным последствиям для ответственных сотрудников и бизнеса в целом.

Преимущества использования штрих кодов на документах вполне очевидны и весомы:

Нюансы технологии штрихкодирования

Штрих код на распечатанном документе позволяет уже через несколько секунд найти его в базе данных. Одномерные или линейные штрихкоды считываются любыми сканерами, тогда как более компактные двумерные коды, позволяющие при этом фиксировать большее количество информации, требуют использования сканеров 2D.

Источник

Штрих код на упд для чего нужен

Технология штрихкодирования позволяет автоматически распознавать не только товары, но и другие объекты, подлежащие идентификации.

Нанесение штрих-кода на распечатываемый документ позволяет в дальнейшем найти в базе данных этот документ за долю секунды.

Технология штрихкодирования документов

Можно использовать линейные (одномерные) штрих-коды CODE128 или двумерные PDF417 .

Преимущество линейного кода в том, что его cчитывают все сканеры штрих-кодов.

Двумерные штрих-коды считывают сканеры, маркированные «2D». Код PDF417 считывают линейные сканеры Symbol с дополнительной маркировкой «PDF417»
Преимущество двумерного кода в том, что он может содержать больше информации и при этом намного компактнее.

Механизм генерации и обработки распознавания штрих-кодов документов отличается от штрихкодирования других объектов (товары, грузы, тара, ячейки, информационные карты).
Штрих-код документа генерируется таким, что он содержит всю информацию, необходимую для однозначной идентификации документа и не требует хранения в базе данных.
При использовании линейных штрих-кодов, в целях сокращения длины кода, используются вспомогательные справочники, кодирующие части получаемого штрих-кода (вид и префикс документа).
При использовании PDF417 дополнительные кодировки не требуются.

Использование штрихкодирования документов

1. Штрих-кодами маркируются все печатные формы заданий на пересчет и перемещение товаров. При вводе результатов выполнения заданий оператор не тратит время на поиск.

2. Штрих-кодами маркируются распечатываемые в складской программе товаросопроводительные и другие регламентированные документы (ТОРГ-12, ТТН, Счет-фактура и т.д.).

Если складская система работает совместно с корпоративной на платформе 1Сv8, то механизмы формирования и распознавания штрих-кодов документов можно добавить в корпоративную систему. Тогда документы, напечатанные и в офисе и на складе, будут распознаваться в обеих системах.
Например, можно использовать такую схему: менеджер распечатывает клиенту документы и отправляет его на склад получать товар. Пока клиент идет/едет на склад, электронное распоряжение на отгрузку поступает в складскую систему, заказ собирается. По сканированию предъявленного клиентом документа, нужный заказ появляется на экране ПК или ТСД кладовщика.
И наоборот, распечатываемые на складе документы со штрих-кодами, затем можно обрабатывать в корпоративной системе.
Такой же механизм можно добавить и в бухгалтерскую ИБ – работа бухгалтеров по сверке документов упростится.

Источник

Сентябрь горит, маркировка плачет: рассказываем, что успеть подготовить и как это выглядит в 1С

С 1 декабря 2019 г. устанавливается обязательная маркировка для нескольких групп товаров: духи и туалетная вода, шины, предметы одежды, включая рабочую одежду, пальто, фотокамеры (кроме кинокамер), фотовспышки и т.д. Соответственно, подготовиться и настроить систему маркировки нужно будет всем участникам рынка, начиная с производителей товаров и заканчивая продавцами.

В последнее время наших клиентов тревожит введение обязательной маркировки товаров. Мы не очень любим скучные и занудные инструкции, но решили разобраться в действиях, которые нужны, чтобы подготовиться к работе с маркировкой. И разобрались, и готовы рассказать вам (да-да, мы взяли не самую оригинальную тему).

Почему сейчас?

Прочитать кучу текстов про маркировку – это, конечно, хорошо, но стоит начать воплощать их в жизнь. И чем скорее, тем лучше, ведь список действий большой и долгосрочный.

Судите сами. Импортерам, производителям и изготовителям товара необходимо:

Оптовым компаниям и розничным магазинам будет немножко легче, но все же нужно:

Вероятно, вы уже поняли, что времени понадобится много. (да, и денег тоже?)

Еще один важный момент. Коды маркировки наносятся на разных этапах «жизни» товара. Производители, изготовители и импортеры маркируют товар при производстве и перед ввозом в Россию, а оптовые и розничные торговцы могут самостоятельно нанести маркировку на товар в следующих случаях:

С чем это едят?

Уже на втором пункте алгоритма действий могут возникнуть сложности: с какой учетной системой работать? Здесь выручают типовые решения «1С», которые поддерживают операции по взаимодействию с государственной информационной системой маркировки товаров (ГИСМ), включая онлайн-обмен и подключение оборудования.

Маркировка товаров поддерживается в следующих программах «1С»:

Но если серьезно, то фирма «1С» отслеживает изменения в законодательстве. Поэтому подробнее о сроках запуска поддержки маркировки тех или иных групп товаров в «1С:Предприятии 8» можно узнать в разделе «Мониторинге изменений в законодательстве» на сайте фирмы «1С».

…«Очень много букв»

Следующая часть текста будет интересна, если вам не повезло и работать с маркировкой в «1С» будете именно вы. Как процесс будет выглядеть, рассмотрим на примере.

Работа маркировки на примере табачной продукции

Прежде всего, в виде номенклатуры нужно отметить особенность учета этой группы товаров как маркируемой. Для этого в открытой карточке вида номенклатуры нажимаем ссылку «Изменить» напротив реквизита «Тип номенклатуры» и указываем пункт «Маркируемая табачная продукция». Тогда признак предмета расчета примет значение «Подакцизный товар».

В карточке номенклатуры один из ключевых элементов оборота товаров, подлежащих обязательной маркировке, – электронный документооборот (ЭДО).

В программе «1С:Розница» ЭДО находится в разделе «Закупки» – «Текущие дела ЭДО». Для оформления документов с маркируемой табачной продукцией используйте формат УПД (универсальный передаточный документ).

В рамках ЭДО номенклатуру базы сопоставляют с номенклатурой контрагента. Это необходимо для каждой номенклатуры и каждого контрагента при первом обмене электронными документами, где указана эта позиция.

Как быть, если от поставщика пришла накладная в электронном виде? Для отражения данных в учете в общем списке ищем требуемую накладную и выбираем действие «Создать» в колонке «Документы учета».

В информационной базе на основании электронного документа будет создан документ «Поступление товаров» (документы такого вида расположены в разделе «Закупки»). В созданном документе будут отражены данные, которые пришли в УПД.

Важно помнить, что после успешной проверки необходимо утвердить полученный электронный УПД из рабочего места ЭДО и сделать это в течение 3 рабочих дней. Сканировать можно коробки, блоки или отдельные пачки.

Если товар поступил без электронного УПД, то можно создать документ «Поступление товаров» вручную. При дальнейшем оформлении продажи или возврата поставщику товар необходимо отсканировать в соответствующем документе и провести его. В справочнике «Штрихкоды упаковок и товаров» раздела «НСИ» сохранится информация о считанных кодах маркировки.

При реализации маркируемых товаров необходимо подобрать коды маркировки в форме «Подбор и проверка табачной продукции». Путем сканирования кодов маркировки или штрихкодов упаковок в эту форму подбирается маркируемая продукция.

Возможность продажи отсканированных позиций можно проверить по данным информационной базы и по данным в информационной системе мониторинга оборота табачной продукции (ИС МОТП). Продажа возможна только при успешной проверке товаров. Чтобы оформить продажу, нужно выставить УПД через ЭДО. После продажи коды проданных маркируемых товаров отмечаются в информационной базе как недоступные для дальнейшей продажи.

Для розничной продажи маркированной продукции необходима онлайн-касса

Во время продажи маркируемых товаров через «Рабочее место кассира» (РМК) нам необходимо считать штрихкод DataMatrix. Он сканируется непосредственно в форме РМК. Сканирование штрихкодов поддерживается в двух вариантах: штрихкод EAN13 + код маркировки / только код маркировки. Онлайн-контроль статусов кодов маркировки возможен при включенной опции «НСИ и администрирование» – «Настройка ИС МОТП» – «Контролировать статусы кодов маркировки при розничных продажах». Командой «Штрихкоды упаковок» мы можем удалить ошибочно отсканированные штрихкоды.

Далее через ККМ пробиваем бумажный чек, в котором каждая единица маркируемой продукции будет выведена отдельной строкой с указанием кода маркировки и признака «Подакцизный товар». При продаже в чек ККМ передается код маркировки в теге 1162. Данные о продаже отправятся в ОФД, а ОФД не позже суток с момента реализации передает электронный кассовый чек с указанием кода маркировки оператору ИС МОТП.

«Пропустить нельзя готовиться»

Источник

Универсальный передаточный документ – альтернатива счету-фактуре и накладной

Для чего был разработан универсальный передаточный документ

Статья актуализирована 14.06.2018г.

Многие реквизиты в счете-фактуре и первичном документе (например, накладной) дублируются. Потребность в едином документе, который позволил бы снизить издержки на обработку информации, назрела уже давно. Но с правовой точки зрения это стало возможно лишь в 2013 году, когда вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который отменил обязательное применение унифицированных форм первичных документов.

Вслед за ним бухгалтерскому сообществу на форуме ФНС России был предложен для обсуждения проект такого документа (ранее он назывался единый отгрузочный документ).

При разработке проекта формы ФНС России принимала во внимание мнения экспертов в этой области, в частности, специалистов фирмы «1С».

В результате работы над проектом появился единый документ, который ФНС разместила на своем официальном сайте 22 октября 2013 г. – приложение к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». В письме налоговики предлагают применять форму универсального передаточного документа (УПД), приводят перечень операций, для оформления которых можно его использовать, а также дают рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы. Текущее законодательство позволяет применять документ уже сейчас.

Зачем нужен УПД

На основании универсального передаточного документа можно вести бухучет, списать затраты по налогу на прибыль, а также заявить налоговый вычет по НДС. Такое объединение функций вполне логично и закономерно, так как надлежаще оформленные первичные учетные документы необходимы не только для бухгалтерского, но и для налогового учета.

Приведем для примера отдельные положения, которые определяет налоговое законодательство для заявления вычетов по НДС:

А вот какая роль отводится первичным документам при исчислении налога на прибыль:

Напомним, что требования к первичным учетным документам изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В части 1 этой статьи сказано, что каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9). В части 2 перечислены обязательные реквизиты:

Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9). Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе или при использовании ЭДО в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ч. 5 ст. 9).

В каких случаях можно использовать УПД

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

УПД может использоваться и как совмещенный документ (первичный и счет-фактура) и как только первичный учетный документ.

Заметьте, использовать новую форму в документообороте не обязательно! Организации и предприниматели могут по-прежнему применять любые другие документы, соответствующие требованиям статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Что включает в себя УПД

Рассмотрим подробнее универсальный передаточный документ (УПД).

Видно, что форма счета-фактуры, утвержденная постановлением №1137, «встроена» в УПД, обведена жирной линией и не претерпела никаких изменений. Помимо показателей счета-фактуры в документе также содержатся семь обязательных реквизитов первички, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона №402-ФЗ:

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

Если значение статуса равно «2», то УПД будет использоваться только в качестве первичного учетного документа. УПД со статусом «2» могут смело применять «упрощенцы», так как выставление такого документа не приводит к возникновению обязанности по исчислению и уплате НДС. Кроме этого, документ со статусом «2» может применяться при отгрузке товаров комитентом комиссионеру.

Если статус документа «2», то поля, установленные в качестве обязательных исключительно для счета-фактуры, могут не заполняться:

Как присвоить номер УПД

Номер передаточного документа зависит от его статуса.

Напомним: налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так, при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв. Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).

Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:

Как заполнить дату УПД

В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:

Вспомним, как законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

Кто ставит подпись в УПД

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам. В частности, «не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие место факты хозяйственной жизни, мнимые и притворные сделки».

Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за правильность оформления фактов хозяйственной жизни».

Наименование экономического субъекта и печать

В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.

Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Поля, которые заполнять не обязательно, но полезно

В универсальный передаточный документ введены дополнительные поля, которые необязательны для заполнения, но, могут быть удобны для пользователей. К дополнительным относятся следующие поля УПД:

Как заполнить УПД в программе «1С:Бухгалтерия 8»

Пользователи системы «1С:Предприятия 8» уже сегодня могут использовать в работе универсальный документ, который заполняется в соответствие с данными ФНС рекомендациями. Его форма реализована в следующих программах системы «1С:Предприятие»:

В программе «1С:Бухгалтерия 8» универсальный передаточный документ включен в список печатных форм для документов реализации и выданных счетов-фактур на реализацию.

Распечатать УПД со статусом «1», можно на основании счета-фактуры, который был зарегистрирован для документа отгрузки в информационной базе. При нажатии на кнопку Печать нужно выбрать Универсальный передаточный документ. Программа автоматически заполняет реквизиты УПД по данным учетной системы, однако некоторые показатели придется заполнить в режиме редактирования.

Как исправить УПД в «1С:Бухгалтерии 8»

Если в универсальном передаточном документе обнаружена ошибка, необходимо на основании исправляемого документа реализации сформировать документ Корректировка реализации с видом операции Исправление в первичных документах. Нужно внести исправления, затем зарегистрировать счет-фактуру на исправление. После этого можно выбрать печатную форму документа: либо счет-фактуру, либо УПД. В УПД в строке (1а) будет указана дата и номер исправления.

Корректировка реализации и УПД

Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит:

Источник

Штрихкодирование документов

Современные технологии в наше время, позволяют оптимизировать бизнес-процессы компании практически во всех направлениях.

Одним из вариантов оптимизации бизнес-процессов любой компании является автоматизация документооборота, в частности введение штрихкодирования документов. Считывание кода производят сканеры штрих-кода.

Штрихкодирование – технология автоматической идентификации, представляющая собой нанесение штрих-кода – комбинации белых и черных полос, которая легко расшифровывается в электронной системе. Штрих-коды на товарах давно уже стали обычным явлением, идентификация же документов посредством штрих-кодов появилась сравнительно недавно и стала удобным подспорьем при учете деловой документации.

Как это работает?

При распечатке документа привычным способом на бумагу автоматически наносится штрих-код, содержащий все необходимые данные для дальнейшей идентификации.

Зачем это нужно?

Штрихкодирование документов оказывается очень полезной функцией при ведении бизнеса и имеет ряд преимуществ:

Для кого полезно?

Широкое распространение штрихкодирование документов получило в банковской сфере и логистике – именно в этих компаниях работа связана с большим числом платежных документов, транспортных накладных и др. документов.

Однако, данная система учета документов будет удобна и для компаний в других областях деятельности, которые вынуждены подтверждать различные бизнес-процессы бумажными носителями.

Источник