Store house программа что это
В ногу со временем: почему вашему ресторану стоит перейти на StoreHouse 5
Эффективное управление рестораном невозможно без ведения складского учета и аналитики.
Эффективное управление рестораном невозможно без ведения складского учета и аналитики. Регулярный учет продуктов предупреждает воровство со стороны персонала, оптимизирует затраты, помогает рассчитать стоимость блюд, а также определить оптимальный запас сырья, сократив излишние расходы.
Модуль StoreHouse для кассы r_keeper уже много лет используют лидеры ресторанной индустрии для автоматизации товарного учета. На данный момент заведения используют две версии программы: StoreHouse 4 и более новую StoreHouse 5. В этой статье мы поговорим о новинках и улучшениях в последней версии программы.
Максимальный размер базы данных StoreHouse 4 составляет 2 Гб. При большом документообороте база одного предприятия заполняется через несколько лет, после чего старые данные необходимо удалять. В пятой версии программы мы увеличили размер базы в 16 раз до 32 Гб.
Также мы увеличили максимальное число пользователей, со 128 до 256 для одной базы, причем все они могут работать одновременно — ограничения по одновременной работе, которое было в StoreHouse 4, больше нет.
Лицензирование теперь не привязано к физическому ключу, который мог потеряться, а ПО теперь лицензируется по количеству предприятий в системе.
В четвертом StoreHouse пользователь мог работать либо со всеми подразделениями (складами), которые заведены в системе, либо с одним, к которому у него был доступ. В StoreHouse 5 склады можно объединять в группы и давать пользователям доступ к определенной группе или группам. Для работы с остальными подразделениями, на которые у пользователя нет прав, можно настроить два варианта доступа: пользователь видит их в системе, может смотреть отчеты и создавать накладные, но не может эти подразделения активировать; или они полностью для него скрыты.
Нескольких собственных юридических лиц и предприятий
В StoreHouse 5 мы улучшили алгоритмы работы с разными конфигурациями предприятий: отдельными ресторанами, сетями с несколькими юридическими лицами, сложными системами ресторанов и производств. В программе предусмотрены как единые настройки для всех точек, так и возможность внести разные данные для каждого заведения. Например, в одной базе есть несколько столовых с общей позицией «Оливье», но в заведениях отличается способ приготовления (где-то его готовят с колбасой, где-то с мясом, а где-то кладут двойную порцию огурцов). Для таких случаев в системе можно задать несколько версий комплектов, которые позволяют менять ингредиенты в единой технологической карте блюда, в зависимости от места продажи.
В пятой версии для разных целей можно использовать несколько единиц измерения одного товара. Например, яйца в технологических картах кухня указывает в граммах, а в отчетах по остаткам система отображает данные в штуках.
Работа с отрицательными остатками
В четвертой версии модуля, если для реализации не хватало количества товара, приходилось создавать дополнительные документы — это замедляло работу. В пятой версии мы добавили абсолютно новое решение для работы с отрицательными остатками — компенсирующие записи. С их помощью корректировка возможных минусов происходит автоматически, без ручного создания дополнительных документов и исправления карт.
В StoreHouse 5 все документы, предполагающие расход товара, содержат поля «компенсированное количество и суммы». Если товар есть в наличии, поля остаются пустыми. Если списание продуктов в накладной превышает остаток на складе, в этих полях рассчитывается количество недостающего товара, его цена, и автоматически создается компенсирующая запись. В списке накладных и отчетах компенсирующие записи выводятся отдельной строкой и выделяются красным цветом. Если добавить недостающий товар на нужное подразделение, документы автоматически пересчитаются, запись удалится, а поля «компенсированное количество и суммы» в накладной станут пустыми.
Также в StoreHouse 5 появилась возможность редактировать как комплекты (тех. карты), ещё не участвовавшие в списании, так и те, по которым списание уже прошло. Программа пересчитает данные с учетом новых остатков продуктов и добавит при необходимости компенсацию (или уберет ее).
В инвентаризации StoreHouse 4 можно перечислять только товары, чтобы проинвентаризировать полуфабрикаты, необходимо заранее создать дополнительный документ, разложить в нем полуфабрикаты на ингредиенты, и добавить в общую инвентаризацию. В StoreHouse 5 полуфабрикаты перечисляются в общей инвентаризации, а программа автоматически раскладывает их на ингредиенты.
Двухэтапная активация накладных
В пятой версии усовершенствован процесс перемещения товара с одного склада на другой. Для разграничения ответственности сотрудников можно настроить обязательное подтверждение принимающей стороны: чтобы документ перемещения прошел в системе, его должны подтвердить два сотрудника, тот, кто передает товар, и тот, кто принимает.
Функция позволяет при выгрузке расхода с кассы r_keeper сразу же провести его в системе. Автоматическое списание пригодится небольшим заведениям, у которых в меню много штучного товара. При правильно настроенной базе это позволяет отказаться от услуг бухгалтера-калькулятора. В программу заносятся только приходы продукции, а ежедневное списание происходит автоматически.
Ещё одна новая возможность — онлайн-списание, которое позволяет сразу после закрытия чека на кассе списать продукты реализованных позиций.
Новая версия StoreHouse работает с системой «Меркурий», которая позволяет автоматически гасить ветеринарные документы в программе. Все входящие ВСД с одинаковыми номером ТТН, датой поставки и поставщиком объединяются в одну накладную. Это позволяет создавать групповое гашение ВСД всех продуктов из одной накладной. При этом по-прежнему есть возможность индивидуальной обработки документов.
На основании сгруппированных сертификатов в StoreHouse 5 можно формировать приходные накладные. Для этого при первой поставке необходимо сопоставить номенклатуры двух систем. Это позволяет автоматизировать документооборот значительной части поступающих на склад продуктов.
FoodFactory и Терминал сбора данных
Для StoreHouse 5 мы разработали два новых дополнения.
FoodFactory — модуль для работы сотрудников, участвующих в производственном процессе. Его можно установить на устройство с сенсорным экраном в заготовочном цехе или на складе. Приложение подойдет для автоматизации фабрик-кухонь (выпуск, маркировка полуфабрикатов и готовой продукции), складских помещений (прием, отпуск товаров) и барных стоек (инвентаризация). FoodFactory упрощает работу бухгалтеров-калькуляторов — создавать первичные и производственные документы будут сотрудники, непосредственно участвующие в процессе производства (кладовщики, бармены, повара).
Решение реализовано как «веб-приложение» и запускается через браузер на мобильном устройстве, планшете или сенсорном терминале, работающем на любой ОС. Также FoodFactory можно встроить в кассу r_keeper и дополнительно подключить цифровые весы, сканер штрихкодов и принтер этикеток.
Терминал сбора данных (SH5 ТСД) — мобильное приложение для создания первичных документов после сканирования штрихкодов товаров. Приложение устанавливается на специальное устройство, работающее на Android 7.0 или выше, или на мобильный телефон с камерой для чтения штрихкодов. Решение позволяет создавать четыре варианта документов: приходная или расходная накладная, внутреннее перемещение и сличительная ведомость.
SH5 ТСД в несколько раз увеличивает скорость формирования первичных документов, делает складского сотрудника максимально мобильным, исключает ошибки в номенклатуре и помогает снизить нагрузку на бухгалтеров.
StoreHouse — программа, которая автоматизирует учет тысяч предприятий в России и других странах. Программа помогает контролировать работу персонала, производство в цехах, документооборот на складе, эффективно управлять себестоимостью, а также формировать отчеты о движениях товаров, остатках, совершенных операциях, платежах и задолженностях.
В пятой версии мы усовершенствовали существующие возможности StoreHouse и добавили много новых, сделав программу незаменимым помощником для сотрудников, занимающихся складским учетом и его аналитикой.
«Store-House» — эффективный инструмент управления рестораном
Те, кто профессионально занимается ресторанным бизнесом, из опыта знают, что такое учет и какое большое значение он имеет. Это один из рычагов управления, позволяющий не только контролировать работу ресторана, но и предоставлять необходимые отчеты государственным органам.
Программа учета для ресторанов должна соответствовать специфике данного бизнеса, где торговля сочетается с процессом производства и предполагается выполнение специфических операций (калькуляция, пересортица, учет остатков). Про учет денег, необходимый для оперативного менеджмента, также не стоит забывать. Определение прибыльности ресторана, поиск слабых мест в системе управления невозможен без грамотного и упорядоченного учета затрат.
Учет в общепите: экскурсия в прошлое
Ранее учет товаров заключался в том, что на каждый из них заводили специальную карточку. В итоге их количество достигало нескольких сотен. Для того чтобы составить какой-либо отчет, бухгалтер был вынужден все перебрать и выполнить множество математических действий. Для работников бухгалтерии такой труд был настоящим испытанием.
Но контроль деятельности кухни был более трудоемким. Программа учета в те времена сводилась к необходимости сверить фактические остатки с данными, которые были предварительно рассчитаны. Количество продуктов вычислялось на каждом участке, где они использовались, а для отражения расхода сырья и прихода готовых блюд использовались товарные карточки.
Учет в общепите: наши дни
Сегодня рестораторы осознали, что автоматизация учета не только упрощает задачу его ведения, но и является эффективным инструментом управления. Специальная программа позволяет оперативно получить информацию, необходимую для оценки текущего состояния дел на предприятии и принятия управленческих решений.
Store-House — это простой и удобный программный продукт, позволяющий вести учет работы ресторана, начиная с закупки сырья, заканчивая сдачей отчетов. Это современная программа учета предприятий общепита, которая значительно облегчит процесс контроля.
Store-House разрабатывалась с учетом российской специфики ведения ресторанного бизнеса, дорабатывалась и дополнялась различными возможностями на протяжении 10 лет. В программе уже созданы схемы работы предприятия, поэтому бухгалтеру-калькулятору, кладовщику или другому сотруднику остается выполнить ряд простых операций в определенной последовательности.
Отчеты на любой вкус
Если речь идет об отчетной информации, то программа складского учета Store-House является инструментом практически с безграничными возможностями. Например, управляющий всегда может получить отчет о товарных остатках, чтобы тут же провести проверку фактического наличия. Также программа позволяет создавать различные отчеты, в том числе получать итоговые сведения, основанные на OLAP-технологиях. На тот случай, когда предложенных вариантов окажется недостаточно, предусмотрена возможность создания собственных отчетов.
Работая с отчетами в программе Store-House, вы наверняка оцените следующие преимущества:
Прозрачность — один из принципов работы
Очевидное достоинство программы состоит в том, что механизм составления карт ресторанных блюд, как технологических, так и калькуляционных, является прозрачным и понятным. Это не просто складской учет материалов, а своего рода источник справочной информации, описывающий, какие продукты и в каком количестве понадобятся для приготовления того или иного блюда.
Программа Store-House снабжена удобной опцией, которая позволяет представить блюдо как набор полуфабрикатов (количество вкладок не ограничено). Рассмотрим данную функцию на примере яблочного фрэша. Для производства порции напитка бармену необходимо три яблока. На склад ресторана поступают яблоки в определенном количестве, заводится калькуляция. Далее программа будет списывать по три яблока со склада каждый раз, как через кассу бара будет проведена продажа порции яблочного фрэша. Это позволяет управляющему отслеживать изменения цены на фрукты и, следовательно, себестоимости яблочного фрэша. Сделав привязку яблок к другим блюдам, в которые они добавляются, легко следить за тем, сколько их следует закупить для обеспечения бесперебойной работы кухни. И все это осуществляется легко и просто благодаря тому, что в заведении установлена программа — складской учет от R-Keeper.
Кроме этого, с помощью данного программного продукта можно отслеживать продуктовые запасы, излишки сырья на складе, динамику движения готовых блюд: например, что хуже уходит по средам, а что пользуется спросом по пятницам.
Процесс инвентаризации также станет намного проще. Отпадет необходимость высчитывать, сколько фруктов в соке, оставшемся на складе. Заведите его количество в программу, и она сделает все расчеты самостоятельно.
Делаем поправку на вкус клиента
Заполнение и дальнейшее использование калькуляционных карт позволяет себестоимости блюд в системе формироваться автоматически. Предусмотрена возможность производить замену продуктов, при этом изменение цены также будет учитываться автоматически. Например, один сорт яблок закончился и для приготовления блюда используют другой. Данные в отчете будут отражены корректно.
В ресторанах нередко случаются ситуации, когда заказывая определенное блюдо, клиент просит изменить его рецептуру путем исключения или замены некоторых компонентов. Это называется отрицательной калькуляцией, и при ее правильном списании происходит уменьшение расхода продуктов.
Складской учет в розничной торговле стал намного проще благодаря программному продукту R-Keeper. Получив сигнал о продаже блюда, программа проводит автоматическое списание входящих в его состав компонентов. Остатки легко проверить в любое время.
Данный складской учет материалов позволяет исключить такие ситуации на кухне как:
По правилам пользователей
Программа Store-House предназначена для использования в заведениях общественного питания, поэтому в ее создании принимали участие опытные рестораторы. Учитывалось мнение и пожелания каждого участника процесса. В результате продукт содержит много полезных опций. Например, в программе предусмотрена возможность вводить свои единицы измерения. И если стандартных 1 кг = 1 000 грамм вам недостаточно, введите свои «Синяя бутылка — 273 мл» или «Красная емкость в горошек — 80 мл».
Порядок на складе — порядок в бизнесе
Путаница с продуктовыми запасами на складе ресторана — привычное дело. Однако ведя складской учет товаров с использованием программного продукта Store-House, ситуацию удастся исправить. При расчете себестоимости проданного блюда она руководствуется принципом «Первое пришло, первое ушло». То есть в первую очередь списываются те продукты, которые поступили на склад раньше.
Но возможность изменить параметры предусмотрена. Так всегда можно указать, из какой партии следует взять продукт или перенести остатки предыдущего дня на день текущий, используя доприходную ведомость или сличительную.
Дополнительные опции
Программа Store-House позволяет не только вести учет склада. Разработан ряд очень полезных опций:
Правильное разделение обязанностей — залог порядка
Учет в ресторане должен быть единым, а в нем следует соблюдать порядок. Для обеспечения данных условий программа Store-House состоит из нескольких блоков, предназначенных для отражения различной информации, которую вносят определенные сотрудники. Так, бухгалтер-калькулятор работает с калькуляциями, а кладовщик учитывает движение запасов на складе. И каждый из них выполняет действия в своем блоке, не имея доступ к другим. Блок отчетности предназначен для руководства.
Использование программы Store-House избавляет от лишних хлопот работников бухгалтерии и склада во время проведения инвентаризации, так как позволяет автоматически копировать данные, учитывать остатки, вести автоматический учет тары и прочее.
Store-House интегрируется с 1С и программой ИнфоБухгалтер, а также есть возможность выгрузить данные.
Важно, что в программе предусмотрена надежная система, защищающая от случайных или необдуманных действий сотрудников, которые могут привести к искажению или утере данных.
R-Keeper StoreHouse
Программное обеспечение позволяет полностью автоматизировать процесс управления производством в вашем ресторане или кафе, а также эффективно управлять себестоимостью, правильно организовать закупки и складской учет, а также контролировать действия персонала.
Модуль автоматизированной системы управления складом интегрируется с r_keeper и 1С.
Система автоматизации складского учета StoreHouse, разработанная компанией UCS, позволяет полностью контролировать процесс управления производством в ресторанах, кафе и ресторанах быстрого обслуживания, работающих на системе управления R-Keeper.
Программа для торговли и склада StoreHouse решает важнейшую для производства задачу по учёту складских остатков и контролю списания товаров. В Store House ведутся калькуляционные карты, а также технологические и технико-технологические карты, рассчитывается калорийность блюд.
Программа StoreHouse позволяет осуществлять полный контроль расходования продуктов, эффективно управлять себестоимостью, правильно организовать закупки, контролировать действия персонала. Программа складского учета существенно облегчает работу бухгалтера-калькулятора по постоянной борьбе с пересортицей, так как в ней заложены хитроумные механизмы автоподстановки и тотального контроля всех остатков.
Формирование алкогольной декларации
В программе StoreHouse реализована возможность автоматического формирования алкогольной декларации: существует интерфейс для формирования алкогольной декларации SH4Decl на основе документов StoreHouse. Приложение формирует XML файл, соответствующий требуемому ФСРАР формату. Перед формированием файла возможна проверка на правильность заполнения необходимых полей.
Интеграция StoreHouse с 1С:Бухгалтерия 8
Программа StoreHouse совместима с системой бухгалтерского учета 1С:Бухгалтерия, что позволяет пользователю на основе документов StoreHouse автоматически формировать в программе 1С:Бухгалтерия журнал операций и журнал проводок.
Программный модуль системы автоматизации «Загрузка данных в типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия», разработанный компанией UCS совместно с компанией «Спецавтомат», позволяет выгружать из программы StoreHouse в 1С:Бухгалтерия созданные в складской программе документы (приходные накладные, расходные накладные, внутренние перемещения, сличительные ведомости, акты переработок, комплектации, декомплектации, списания и возвраты товаров, счета-фактуры), либо сводные данные с разбивкой по ставкам НДС, либо проводки. Таким образом, не требуется повторный ввод данных в программу 1С:Бухгалтерия. При использовании обработки документы StoreHouse преобразуются в соответствующие типы документов или операций в 1С. Данный программный модуль позволяет настроить выгрузку для предприятий общей или упрощенной системы налогообложения. При работе с заполненными базами данных StoreHouse и 1С возможна синхронизация справочников номенклатуры и корреспондентов.
При работе с заполненными базами данных StoreHouse и 1С:Бухгалтерия синхронизацию справочников номенклатуры и корреспондентов можно проводить как автоматически, так и вручную. Справочник корреспондентов можно выгружать как из StoreHouse в 1С, так и из 1С в Store House.
Входящие остатки из StoreHouse в 1С выгружаются с возможностью сохранения партионного учета. Модуль позволяет загружать все виды документов по ставкам НДС. Для загрузки данных по номенклатуре выгружаются номера ГТД и страны производителя товара в счет-фактуре.
Функции системы Store House
В автоматизированной системе управления складом реализованы функции автоматического поиска, копирования и автозамены. Это максимально ускоряет и упрощает процесс заполнения словарей и документов системы.
Используемый в автоматизированной системе управления складом «StoreHouse» принцип расчета себестоимости методом FIFO реализуется за счет автоматического пересчета себестоимости в зависимости от имеющихся в системе документов.
Возможности StoreHouse по работе с документами
Система позволяет создавать и обрабатывать следующие документы:
В зависимости от статуса документов (активный/ неактивный) они могут участвовать или не участвовать в пересчете себестоимости. Статус документа задается пользователем и легко изменяется.
При сохранении активных документов по каждому продуктов показывается остаток после операции.
Продукты в документах могут быть заданы в любых, определенных для этих продуктов, единицах измерения.
Любые документы могут копироваться в документы других типов.
Данные из ведомости остатков могут копироваться в любой из типов документов.
При заведении документов имеется возможность использовать сканер для чтения штрих-кодов.
Предлагаемые выходные формы документов унифицированы и соответствуют государственным стандартам.
Возможности StoreHouse по работе с калькуляционными картами
Возможность создания калькуляционных карт блюд с привязкой к конкретной дате
Формирование калькуляционных и технологических карт, соответствующих российским стандартам, в том числе:
Для каждого продукта/ блюда возможен просмотр списка калькуляционных карт, в которые входит данный продукт/ блюдо.
Возможности Store House по работе с отчетами
Система StoreHouse формирует следующие виды отчетов:
Гибкая настройка условий отбора позволяет строить отчеты:
Отчеты могут экспортироваться в Word, Excel и другие Windows-приложения
Система информирует пользователя о несоответствии текущих остатков на складе максимально и минимально допустимому запасу.
Возможности StoreHouse по администрированию склада
Приложение StoreHouse Administrator, входящее в состав системы складского учета StoreHouse, позволяет осуществлять администрирование прав пользователя, то есть разграничивать доступ, используя систему паролей.
Возможности Store House по индивидуальной настройке склада
Система автоматизации склада StoreHouse позволяет производить ряд настроек в зависимости от индивидуальных пожеланий пользователя, таких как:
Область применения: Индустрия развлечений и сферы обслуживания.
Программа складского учета
Система складского учета R-Keeper StoreHouse позволяет полностью контролировать процесс управления производством в ресторанах, кафе и ресторанах быстрого обслуживания.
Использование функций автоматического поиска, копирования и автозамены максимально ускоряет и упрощает процесс заполнения словарей и документов системы.
Используемый в системе StoreHouse принцип расчета себестоимости методом FIFO реализуется за счет автоматического пересчета себестоимости в зависимости от имеющихся в системе документов.
Система StoreHouse позволяет производить ряд настроек в зависимости от индивидуальных пожеланий пользователя, таких как:
R-Keeper: что это такое
Программный комплекс, в котором мало кто разбирается: правда и вымыслы
Сегодня с системой автоматизации ресторанов R-Keeper работают более 10 000 пользователей из России и стран ближнего зарубежья. Ее интерфейс и функциональность хорошо знакомы многим из тех, кто трудится в ресторанном бизнесе на всех его уровнях, — официантам, кассирам, бухгалтерам, менеджерам и управленцам. По сути, R-Keeper уже стал стандартом для российских предприятий общественного питания, и вновь открывающиеся заведения не экспериментируют с новыми системами, чтобы воспользоваться опытом, накопленным другими рестораторами, и не переучивать персонал.
Живой как жизнь
Но управляющие ресторанами и кафе выбирают R-Keeper не только в силу привычки и из соображений «хочу как у них». С начала 90-х годов, когда были созданы и внедрены первые версии программы, компания UCS, разработчик системы, во всем прислушивается к непосредственным пользователям R-Keeper. Программа дополняется функциями и изменяется так, как требуют владельцы предприятий. Очень большую роль в «открытии» системы сыграла корпорация «Росинтер», автоматизировавшая с ее помощью рестораны более 10 лет назад. В результате R-Keeper вырос вместе со своими пользователями, наступившими на все положенные грабли российского бизнеса и законодательства, и теперь «заточен» под нужды российского предприятия общепита разного формата — от корпоративной столовой и небольшого кафе до многозального ресторана и фастфуда.
И сейчас любому пользователю R-Keeper достаточно сформулировать ясное требование и поставить разработчикам задачу, чтобы получить какую-то нужную новую функцию — быстро и бесплатно. Но чтобы найти такую задачу, нужно как следует постараться, поскольку нынешней функциональности системы с лихвой хватает для всестороннего ресторанного учета.
Что это такое
Когда речь заходит об автоматизации заведения, правильнее говорить не о программе, а о системе или программно-аппаратном комплексе. Владельцам заведений проще и выгодней покупать не софт, а собранный с учетом его потребностей комплект программного обеспечения и оборудования — компьютерного «железа» и специальной торговой техники. Они устанавливаются и налаживаются в один прием, так что предприятие автоматизируется «под ключ». После внедрения его можно открывать и работать в полную силу.
Консультации по подбору нужного обеспечения и оборудования проводятся нашими специалистами в начале проекта. Составляется определенная конфигурация, а затем мы поставляем все необходимое и в дальнейшем обслуживаем и ремонтируем технику.
Скатерть-самобранка
Одной из самых привлекательных черт R-Keeper для владельца ресторана или кафе является легкость его внедрения и модифицирования. Как автоматизаторы мы можем сказать — мы не любим проекты, которые требуют молниеносного развертывания системы в ночь перед открытием ресторана или бара. Но они случаются, и реализовать их возможно.
За несколько часов мы способны поставить, собрать и наладить систему, так что завтра кассы будут работать, а учет — идти своим ходом. Но такие авральные случаи — редкость, а вот обращение к нам за 3—4 дня до открытия почти правило. В отличие от других систем, также используемых на рынке, R-Keeper не требует многодневной отладки, настройки и тестирования. Ресторан будет работать, а система — доводиться до ума, когда вы уже будете получать деньги.
Так же быстро и просто система модифицируется и дополняется новым оборудованием и программными функциями, когда вам потребуется открыть летнюю площадку или организовать учет разливных напитков.
А если спланировать все чуть-чуть заранее, за пару месяцев, и не забыть об автоматизации за покраской стульев и подбором торшеров, то можно не только успеть сделать все «от и до» к открытию, но и обучить персонал.
Един в четырех лицах
Программная часть системы R-Keeper глазами пользователей — это несколько отдельных программ, предназначенных для главных действующих лиц типичного предприятия общепита. Модули «Официант», «Бармен», «Кассир» и «Менеджер» рассчитаны на определенные полномочия и предполагают выполнение регламентированных операций: формирование заказа, ввод меню, внесение денег в кассу, просмотр отчетности и др. Регистрация и «опознавание» сотрудника происходит в системе с помощью персональных магнитных карт. Каждое действие требует авторизации.
Официант
На терминал официанта (или КПК, заменяющий бумажный блокнот) устанавливается модуль «Официант». Он позволяет сформировать заказ и отправить его на кухню, распечатать для клиента предварительный счет, отменить блюда и напитки (если менеджер даст ему полномочия на это действие), сделать дополнительный заказ и т. д. Последовательность действий официанта заложена в систему таким образом, чтобы предотвратить махинации со счетом, столиками и отказами от блюд. Официант имеет право открыть стол только на свое имя, что исключает возможность возникновения случайных ошибок.
Кассир
Кассир регистрирует барменов и официантов в начале рабочего дня и оплачивает их счета. Он получает от официанта деньги, которые вручает ему клиент, и пробивает фискальный чек. Кассир выбирает способ оплаты заказа (наличные, кредитные карты или другой платеж) или комбинирует в одном платеже несколько типов сразу. Пока чек не будет пробит, заказ будет «висеть» в системе, и рабочий день закрыть нельзя. В момент завершения операции со складов автоматически списывается то количество продуктов, которое израсходовано на изготовление блюд согласно калькуляционным картам.
Бармен
Бармен, обслуживающий людей у стойки, совмещает функции официанта и кассира. Он работает с терминалом заказа и кассовым ящиком и имеет право закрывать счет. От кассира бармен отличается тем, что может работать только со своими счетами — полная их таблица бармену недоступна.
Менеджер
В зависимости от уровня полномочий, менеджеров может быть несколько: менеджер зала, менеджер офиса и администратор. Они используют одинаковый модуль, но имеют доступ к разному количеству функций. Самые широкие возможности у администратора, роль которого обычно выполняет владелец или управляющий ресторана. Он контролирует всю работу ресторана, может менять любые параметры системы и передавать часть своей ответственности «младшим» менеджерам.
В их обязанности входит заполнение и изменение всех рабочих словарей ресторана (меню, списка персонала и др.), выполнение отказов, закрытие кассового дня и снятие отчетов.
Подробное описание возможностей менеджера системы R-Keeper содержится в 500-страничном «Руководстве менеджера», где подробно, наглядно и понятно рассказывается, как работать с комплексом, чтобы по максимуму использовать его функциональность.
Осторожно, воры!
Как бы ни была полезна система автоматизации для упорядочения учета и ускорения обслуживания в ресторане, главная ее задача — бороться с воровством и злоупотреблениями персонала. Это основная проблема владельцев бизнеса. Свести ее к нулю в принципе невозможно — не верьте таким обещаниям — но превратить 40—50 процентов убытка в десять ей по силам. Схемы работы сотрудников заданы настолько жестко, что для обмана придется вступать в сложные договоренности и делать множество манипуляций и расчетов. При этом многие подозрительные связи легко отследить в отчетах, предоставляемых системой, — например, управляющий может увидеть, что какой-либо из менеджеров зала и официантов часто проводят в паре отказ. Сочетание этих мер: четко прописанной последовательности действий и системы отчетов — защитит доход владельца от большего числа покушений.
Управа найдется
Отчеты, которые предоставляет система, достаточны и даже (как показывает практика использования) избыточны для типичных ресторанов и кафе. Они дают информацию менеджерам, бухгалтерам и руководству на разных уровнях доступа. С их помощью можно сделать выводы о выручке (общей и по дням, часам, столам, официантам, блюдам и категориям блюд) и реализации; посмотреть, как используются бонусы и скидки, проверить отказы и убедиться в том, что в течение дня не случилось ничего подозрительного. Продвинутые управленцы могут пользоваться преимуществами OLAP-отчетов.
Научившись распоряжаться этой информацией, заведением можно руководить с блеском. Однако сами отчеты во всем их многообразии не отменяют необходимость думать и делать выводы. Их задача — собрать для вас данные и вывести их в удобном для просмотра виде, а некоторые руководители ждут от отчетов действий, над которыми десятки лет бьются создатели искусственного интеллекта. Чтобы, например, после закрытия рабочего дня получить от системы сообщение: «Ну что, все идет неплохо. Если заменить судака на морского окуня, уволить официанта Иванова и повысить менеджеру Петрову зарплату на 105,8 доллара, все будет еще лучше». Увы, пока программа этого сделать не может. При необходимости получать данные в таком виде придется нанимать живого аналитика, который «переварит» цифры и факты, выдаваемые системой.
Если оставить шутки, то любой нужный формат отчета, которого не хватает в R-Keeper, может быть создан по вашему желанию. Достаточно сообщить о нем разработчикам и ясно описать задание.
Рука на пульсе
Помимо отчетов, которые выдают информацию о делах ресторана после закрытия дня, в R-Keeper можно контролировать работу предприятия в режиме реального времени. Для этого к основной системе подключается небольшое приложение «Монитор». С его помощью на менеджерском компьютере можно получать информацию о списках заказов и чеков на текущий момент (с возможностью просмотра любого пункта) и балансе по оплаченным и незакрытым сетам. Особенно приятно пользоваться этим приложением из дома (удаленный доступ по интернету — хорошее решение для владельца, следящего за работой из другого города, страны или хотя бы загородного коттеджа). Нажимаешь кнопку обновления информации — закрыт еще один чек, выручка увеличилась, нажимаешь еще раз — опять прибавка к общей сумме. Хорошо.
Надежность и Ко
Ну и, наконец, R-Keeper известен на рынке своей надежностью. От навороченной системы с кучей функций мало толка, если ее стабильность под вопросом. Ресторанный бизнес не терпит простоев, поэтому система должна быть максимально устойчива к сбоям — не «виснуть», не «падать», не терять данных. В R-Keeper реализовано несколько степеней защиты, что гарантирует сохранность ценной информации. Программа терпима к ошибкам пользователя, который не сможет нанести ей серьезного вреда случайными действиями. Во многом от надежности, гарантии бесперебойной работы и зависит степень удовлетворенности работой системы.
Несколько слов о себе
А еще она зависит от того, насколько живо и оперативно компания-автоматизатор, внедрившая вашу систему, отвечает на вопросы и реагирует на вызовы, связанные с работой. В этом смысле нам есть чем привлечь клиентов — круглосуточной сервисной службой, которая оперативно решает все вопросы по эксплуатации системы. Приоритет в обслуживании имеют клиенты, заключившие с нами договор на абонентское обслуживание. Любые их проблемы мы «разруливаем» в течение 4 часов.