Workflow что это такое

1.6.1. Понятие Workflow

После проведения оптимизации бизнес-процессов возникает необходимость применения современных технологий для выполнения процесса с наибольшей скоростью, наименьшими затратами и максимальной эффективностью. Для этого применяются средства автоматизации. Системы автоматизации бизнес-процессов имеет смысл внедрять только после предварительной оптимизации, чтобы избежать затрат на автоматизацию неэффективных процессов. Поэтому мы сначала рассмотрели все методы работы с процессами и только теперь переходим к автоматизации. Что же такое автоматизация бизнес-процессов или Workflow?

При раскрытии основных определений лучше всего обращаться к первоисточникам. На сегодняшний день стандартизацией в области Workflow занимается Workflow Management Coalition. В официальном документе по терминологии дано следующее определение

Вот еще одно определение, наилучшим образом отражающее процессную сущность Workflow

Кроме Workflow, существуют еще технологии Groupware и системы управления документами (СУД). Необходимо понимать, что это не одно и то же.

Workflow, ориентированная на информацию и автоматизацию, имеет свою специфическую терминологию. Одним из понятий является объект это информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например: письмо, оборудование, счет). Объектом может быть любой ресурс, используемый в процессе.

1.6.2. Представление бизнес-процесса как Workflow

Все ли бизнес-процессы могут быть описаны, как процессы Workflow? Какие бизнес-процессы целесообразно представлять в виде процессов Workflow?

• выполняется по правилам, которые можно сформулировать;

Хотелось бы обратить внимание на следующие немаловажные обстоятельства

Внедрение системы класса Workflow базируется не на маршрутизации прохождения документов и не на автоматизации группы операций или вида действий, а на описании бизнес-процесса, ради эффективного выполнения которого, собственно, и осуществляется маршрутизация документов и/или автоматизация операций.

Технология Workflow не накладывает каких-либо специальных ограничений на уровень детализации бизнес-процесса и/или степень автоматизации выполняемых операций.

При всей важности функционального моделирования, тем не менее, представленных в функциональной модели данных еще недостаточно для полного определения процесса. Третьим требованием представления бизнес-процесса в виде процесса Workflow является наличие правил выполнения процесса, которые можно сформулировать и формально описать. В первую очередь, соответствующие правила касаются последовательности выполнения операций, условий и предусмотренной реакции на внешние события

Будем рассматривать операции, выполняемые группой исполнителей. В качестве направлений систематизации выберем согласованность времени выполнения (синхронно, асинхронно) и области действия (локальная или распределенная). Для выполнения синхронных, локальных операций требуется наличие всех исполнителей в одно время и в одном месте. Синхронные распределенные операции выполняются в одно и то же время исполнителями, которые могут находиться в разных местах. Асинхронные, локальные операции выполняются членами группы в одном, определенном месте, но в различное время. И, наконец, асинхронные распределенные операции выполняются членами группы исполнителей в различных местах и в различное время.

1.6.3. Инструментальные средства описания процесса

С точки зрения системы, каждая операция, входящая в состав процесса, содержит задание, выполнение которого предполагает ввод и/или обработку информации. Типовыми параметрами описания операции являются следующие:

• предельный срок выполнения задания, определяющий, до какого времени соответствующая операция должна быть выполнена;

• действия системы при инициализации и завершении операции.

Последовательность выполнения операций и условия их перехода от одной к другой составляют алгоритм выполнения процесса. Помимо уже рассмотренных операций, в описании алгоритма, как правило, используются:

• внешние по отношению к процессу события;

• средства создания параллельных ветвей;

• точки встречи, позволяющие согласовать результаты параллельно выполняемых операций;

Использование инструментальных средств описания процессов в большинстве современных систем класса Workflow не требует от разработчика каких-либо знаний в области программирования или систем управления базами данных.

Большинство систем поддерживают самые разнообразные типы данных. Очень важными являются данные типа «файл», благодаря которым обеспечивается возможность ассоциировать с формой файлы, находящиеся вне системы. Разработчик указывает операции, на которых эти файлы должны порождаться, и регламентирует возможность внесения в них изменений.

Значения данных представляются в экранной форме в виде полей. При этом различаются:

Построение форм представления данных является составной частью описания операций, составляющих процесс Workflow, и включает:

1. задание и форматирование текста, образующего форму;

2. определение требуемого подмножества данных;

3. указание способа их представления в форме;

4. описание условий и обстоятельств, определяющих содержание формы. Кроме того, для каждого поля могут быть заданы:

5. справка-пояснение того, как это поле заполнить; справочная информация будет выдаваться на экран по требованию пользователя;

6. диапазон или список допустимых значений:

7. одна или несколько таблиц, определяющих взаимосвязи между значениями полей формы.

Использование таблиц позволяет организовать согласованную работу с логически связанными полями данных, например, такими, как название компании и ее почтовый адрес.

В большинстве современных систем класса Workflow присутствуют высокоуровневые инструментальные средства создания и редактирования экранных форм.

1.6.4.Управление выполнением процесса

Любой конкретный случай выполнения процесса называется экземпляром (вариантом, сессией). Например, процесс «Обработка заказа клиента». Экземпляром процесса будет обработка заказа № 125 от компании «Стройтрест». Выполнение любого экземпляра состоит в рассылке пользователям заданий в виде экранных форм и управлении процессом их заполнения в соответствии с предусмотренным алгоритмом. При этом система класса Workflow обеспечивает;

• одновременное выполнение множества экземпляров каждого процесса;

• передачу заданий между операциями процесса посредством системы электронной почты;

• обмен произвольными сообщениями между пользователями;

• доступ к функциям системы и внешним программам, предусмотренным для пользователя разработчиком процесса;

• взаимодействие путем обмена данными с другими программами. Работа пользователя с любой формой состоит из следующих действий:

• заполнение и/или редактирование полей;

• выпуск формы для последующей обработки.

Часто при заполнении экранных форм поддерживается технология электронной подписи.

В процессе эксплуатации система Workflow накапливает задания, ожидающие обработки, и формирует очереди заданий различных типов как для каждого пользователя, так и для группы. Автоматически производится периодическое обновление очередей и уведомление пользователя о наличии в очереди новых, еще не просмотренных заданий, заданий с высоким приоритетом или заданий с установленным предельным сроком выполнения.

Набор операций для работы с очередью заданий содержит следующие операции:

• переход к заполнению экранной формы выбранного задания;

• пересылка выбранного задания другому пользователю в случае невозможности его выполнения;

• установка критериев сортировки заданий в очереди;

• ограничение списка отображаемых заданий посредством критерия-фильтра;

• управление периодом обновления очереди.

После выпуска или пересылки задания оно автоматически удаляется из очереди. В управлении и выполнении процесса Workflow участвуют следующие классы пользователей;

Каждый пользователь имеет уникальный код, пароль и относится к некоторой группе пользователей. Средства управления доступом системы Workflow ограничивают доступ к операциям, к функции запуска экземпляров процесса и к возможностям администрирования для определенных пользователей или групп пользователей. Кроме того, большинство систем предоставляют возможность управления доступом на уровне ролей, в соответствии с которой права доступа могут назначаться не физическим лицам или подразделениям, а должностям (ролям).

Для контроля и управления текущим состоянием выполнения экземпляров процесса в системах Workflow предусмотрены следующие функции:

• отчеты о состоянии;

Регистрационный журнал представляет собой внутренний отчет системы, в котором для каждого экземпляра процесса фиксируются дата и время каждой транзакции, выполненное действие и исполнитель. С помощью регистрационного журнала в любой момент времени можно получить информацию о том, что происходило и происходит при выполнении конкретного экземпляра процесса.

Административные отчеты используются для сбора и обобщения информации, относящейся к нескольким (всем, текущим или завершенным) экземплярам данного процесса. Типичными примерами административных отчетов являются отчеты об объеме продаж в регионе, о суммарном объеме всех принятых заказов или о количестве просроченных договоров. Структура и алгоритм административных отчетов определяются разработчиком процесса.

1.6.5.Стратегия внедрения и использования

Какова иерархия целей такого проекта? Как эффективно организовать работы по сопровождению и развитию системы?

Цели внедрения систем Workflow:

1. управление выполнением бизнес-процессов. Внедрение технологии Workflow позволяет организовать конвейер обработки информационных, финансовых и материальных потоков на основе согласованного выполнения операций, работ и заданий, не ограничивая при этом творческую и деловую активность исполнителей, ответственных за конкретный участок работ;

2. сбор, организация хранения и доступа к документам и данным, используемым при выполнении бизнес-процессов. При этом, если системы типа «электронный архив» уделяют основное внимание вопросам регистрации, учета, индексации, хранения и поиска документов, то системы класса Workflow устанавливают связь между документами и операциями бизнес-процесса, управляют правилами прохождения документов, доставкой «тому, кому нужно, и тогда, когда нужно»;

3. получение достоверной информации о деятельности компании, анализ которой служит основанием для принятия управленческих решений и своевременной корректировки стратегии развития;

4. интеграция отдельных «островков автоматизации», существующих в различных подразделениях предприятия, в единую информационную систему поддержки выполнения бизнес-процессов. Такая интеграция позволяет избежать дублирования и несогласованности данных, используемых в различных подразделениях.

6. Предположим, однако, что соответствующие работы выполнены, система инсталлирована, бизнес-процессы описаны, организационные вопросы решены, проведено тестирование и осуществлен переход к промышленной эксплуатации системы. Начиная с этого момента, главной задачей является поддержание системы в актуальном состоянии, отражающем особенности текущего состояния рынка, стратегию и тактику деятельности предприятия.

7. Технология выполнения соответствующих работ разработана весьма подробно. Ее квинтэссенцией является цикл управления эксплуатацией и развитием системы класса Workflow

Выполнение множества процессов Workflow (блок «Выполнение») сопровождается сбором статистики, представленной в отчетах различных типов. Эти отчеты служат основой для выявления типовых маршрутов выполнения процессов, распределения затрат, причин нарушения сроков выполнения отдельных операций (блок «Разбор»). Полученные данные сравниваются с требованиями, предъявляемыми к системе, проводится оценка эффективности эксплуатации (блоки «Сравнение» и «Требования»). На основании результатов сравнения проводится перенастройка описанных процессов, уточнение интерфейсов с прикладными программами и базами данных, уточнение состава отчетов (блок «Настройка»). Отредактированные версии процессов поступают в блок «Выполнение», а соответствующие им изменения в правилах организации бизнеса (блок «Изменения») влияют на требования, предъявляемые к системе (блок «Требования»).

1.6.6. Сравнение систем управления Workflow

В заключение раздела автоматизации бизнес-процессов рассмотрим несколько систем Workflow, представленных на российском рынке

Сравнение систем управления потоками работ Workflow

Источник

Введение в Microsoft Workflow Foundation

Заинтересовались — читайте дальше.

Введение

Если оглянуться, то мир вокруг нас — это бесконечная череда сменяющих друг друга процессов. Мы сажаем зерно, оно прорастает, цветет, оставляет потомство, погибает. На его месте вырастает что-то новое. И так день за днем. Люди пытаются описать эти процессы, симулировать их на компьютере, придумывают что-то новое. Для этого создаются различные ментальные модели, которые упрощают описание повседневных процессов. Вводятся уровни абстракции. Например, придумали объектно-ориентированное программирование. С его помощью можно описывать объекты реального мира. Это легко и естественно. Достаточно посмотреть на вещь и в голове уже вырисовывается более или менее точная модель: какими свойствами обладает этот объект, какие действия может совершать.

Но объекты, которые никак не взаимодействуют между собой, не имеют никакого смысла. Жизнь — это движение, зачастую цикличное. С другой стороны в мире существует человек. Он вносит некоторую сумятицу своей разумностью. Многие вещи, которые он делает — непоследовательны. Мотивы не всегда ясны. Сроки не всегда соответствуют ожиданиям. Человек может о чем-то забыть, что-то сделать не так, как задумывал раньше. И в тоже время он тоже оперирует объектами. Будь то объекты реального мира, такие, как камни, цветы, вода, или виртуального: документы, информация, слова.

Именно для описания движения и взаимодействия объектов внутри программ создана технология Microsoft Workflow Foundation. Это связующее звено, которое позволяет создавать взаимодействия, связывающие объекты между собой или процессы, протекающие внутри самих объектов. Workflow Foundation (WF) разделяет все процессы на два основных типа: последовательные процессы (sequential) и процессы, основанные на состояниях (state machine).

Последовательные процессы

Последовательные процессы, в понимании WF, — это такие процессы, которые обычно происходят без вмешательства извне. Также, они занимают относительно немного времени. Хорошим примером такого процесса может послужить копирование файлов из одной папки в другую: мы задали папки в начале процесса, а потом в него не вмешиваемся до завершения. Т.е. это, по сути, отлаженный конвейер. Да, может что-то сломаться и потребовать каких-то действий, но это исключительные ситуации, которые обрабатываются отдельно.

Процессы, основанные на состояниях

Лучший пример процесса, основанного на состояниях, кроется в его переводе. State machine буквально означает государственный аппарат. Это такой процесс, который имеет множество состояний, которые в зависимости от различных событий могут переходить из одного в другое. Все это мы обычно видим в бюрократическом аппарате: государственная страховка, продажа квартиры и т.д. Требуются подписи различных чиновников, которые могут быть в отпуске или на больничном. Такой процесс может длиться очень долго: дни, недели, а то и месяцы. Именно для таких ситуаций создан state-machine workflow.

Что нам дает WF

Давайте теперь посмотрим, что нам дает WF. В первую очередь это наглядность. Все мы постоянно рисуем какие-то схемки, наброски. В более сложных случаях мы детально углубляемся в проектирование, например, рисуем временные диаграммы. Теперь мы можем перенести эти эскизы в Microsoft Visual Stuidio 2008 с помощью встроенного редактора. Вот как это выглядит:

Даже далекий от программирования человек сможет разобраться в том, что происходит на диаграмме.
Но все эти эскизы оторваны от действующей программы, никак с нею не взаимодействуют. Если нам надо изменить течение процесса, то необходимо открыть исходники, вспомнить места, в которых необходимо сделать изменения согласно новому эскизу. Эти задачи позволяет решить WF. Мы можем просто взять и перенести участок кода на другое место. Тут же его скомпилировать и сравнить с исходным вариантом.

Также использование WF помогает более наглядно представить работу системы. Выделить процессы, которые могут быть разделены на составляющие или наоборот, объединены. Также поддерживаются транзакционные системы: можно задать компенсирующий процесс для случая, когда что-то пошло не так. Этот процесс вернет систему в состояние, в котором она находилась до наступления ошибки.

Есть возможность опубликовать процесс в качестве сервиса или веб-сервиса, доступного через интернет. Более того, можно создать так называемый Durable web-service, который сохраняет идентификатор сессии и состояние сервиса в промежутках между вызовами, позволяя выполнять процесс в течение длительного времени, не поддерживая соединение. Вы даже можете остановить процесс, сохранить состояние и запустить его на другом компьютере с того же самого места.

Средства разработки

Наиболее удобным средством разработки является визуальный редактор, встроенный в Visual Studio 2008. Он позволяет быстро и гибко создавать и модифицировать процессы. При этом нет необходимости разбираться в том, как это устроено на низком уровне. Также можно создавать процессы, используя язык разметки XAML или при помощи C#.

Давайте взглянем на основные элементы интерфейса для работы с процессами в студии. Вот как выглядит окно в процессе разработки:

Рассмотрим назначение каждой панели.

Это основной документ, в котором мы моделируем процесс. Сейчас мы видим приглашение перетащить туда какие-нибудь элементы для создания последовательного процесса.

Процесс состоит из базовых элементов, называемых Activity. Они находятся в панели Toolbox под номером два. В ней находится множество элементов. Часть из них вполне понятна по их названию. Например, While или IfElse. ConditionedActivityGroup звучит более загадочно.

Естественно, понадобится панель Properties для настройки всевозможных параметров.

Также очень полезна панель Document Outline, обозначенная цифрой четыре. В ней отображается дерево элементов данного процесса, позволяющее быстро переходить от одного элемента к другому.

Заключение

WF предоставляет разработчику более высокий уровень абстракции при работе над проектом. Позволяет пробовать новые идеи, используя имеющиеся наработки. Вы можете создать библиотеку часто используемых процессов и их элементов для повторного применения в других проектах. В следующей статье мы познакомимся поближе с последовательными процессами на примере программы, осуществляющей резервное копирование файлов.

Источник

Обзор системы workflow-процессов

Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

В этом разделе содержится обзор системы workflow-процессов и описываются преимущества, которые она дает.

Что такое Wokrflow?

Термин workflow-процесс можно определить 2 способами: как система и как бизнес-процесс.

Документооборот как система

workflow-процесс — это система, которая устанавливается с Microsoft Dynamics AX и выполняется на сервере Application Object Server (AOS). Система workflow-процессов предоставляет функции, позволяющие создавать отдельные workflow-процессы, или бизнес-процессы.

Документооборот как бизнес-процесс

workflow-процесс представляет бизнес-процесс. Он определяет потоки, или перемещения, документа по системе, показывая, кто должен выполнить задачу, принять решение или утвердить документ. Например, На следующем рисунке показан workflow-процесс для отчетов о расходах.

Для прояснения этого workflow-процесса предположим, что Сэм подает отчет о расходах на сумму USD 7000. В этом случае Иван должен рассмотреть приходы, направленные ему Сэмом. Затем Фрэнк и Сью должны утвердить отчет о расходах.

Теперь предположим, что Сэм подает отчет о расходах на сумму 11 000 USD. В этом случае Иван должен рассмотреть чеки, а Фрэнк, Сью и Анна должны утвердить отчет о расходах.

Преимущества использования системы workflow-процессов

Имеется несколько преимуществ использования системы workflow-процессов в организации:

Централизованный список работ — Пользователи могут просматривать централизованный список работ, отображающий задачи workflow-процесса и утверждения, назначенные им. Этот список работ доступен со страниц Ролевых центров в клиенте Microsoft Dynamics AX и на Корпоративный портал для Microsoft Dynamics AX.

Источник

Современная workflow-система. Возможности, инструменты, Value Stream

Компании несут убытки из-за неэффективности рабочих процессов. До появления необходимого ПО люди организовывали, контролировали и стандартизировали этапы работы вручную. Даже сегодня компании часто ведут документацию и отчетность на бумажных носителях. Однако новые бизнес-технологии помогают ускорить процессы и повысить их эффективность. Одним из этапов цифровой трансформации компании может стать внедрение системы Workflow. Далее расскажем про современные модификации таких систем, а также поговорим о перспективах развития технологии в рамках ITIL 4.

Это технология управления и автоматизации, при которой потоки работ организованы в последовательность шагов в соответствии с набором правил. Она направлена на организацию повседневных задач персонала. Система Workflow координирует рутинные процедуры, упрощает и ускоряет их выполнение. При этом фокус направлен на роль конкретных людей и автоматизацию их действий на каждом этапе бизнес-процесса. Workflow — удобный инструмент для координации работы отделов, когда нужно четко определить, кто, что и когда должен сделать.

Концепция появилась в 1990-х параллельно с развитием идеи об управлении бизнес-процессами (Business Process Management, BPM). Однако не стоит их путать. BPM — комплексный подход, который концентрируется на стратегических задачах, в то время как Workflow направлена на решение задач тактических. Управление бизнес-процессами работает над всей цепочкой взаимодействия с клиентом, а не только над отдельными этапами и видами процедур. Поэтому внедрение BPM требует более сложных изменений, чем Workflow.

Возможности workflow-систем

По мере того как компании становятся более ориентированными на клиентов, цифровая трансформация бизнес-процессов становится необходимостью. Независимо от сложности каждая система Workflow должна поддерживать 3 главных типа функций.

Создание и модификация workflow-процессов. В системе должны быть конкретные инструменты для их моделирования и изменения. Также важно реализовывать принцип If This Then That («если это, тогда то»), чтобы понимать, при каких условиях предпринимаются следующие шаги.

Реализация workflow-процессов. К этой функции относится маршрутизация документов (их перемещение исполнителю и сбор информации об их статусе); управление задачами (их создание и назначение ответственному лицу); управление состояниями (контроль за изменениями, которые вызвал процесс) и уведомление о событиях.

Мониторинг workflow-процессов. Система должна быть прозрачной, чтобы пользователи могли отслеживать состояние запущенных процессов и вносить в них изменения. Также в ней должны быть инструменты для формирования единых отчетов.

В дополнение к этим основным функциям, системы Workflow могут взаимодействовать с популярными пакетами офисных приложений, интегрироваться с системами управления контентом и другим корпоративным ПО. Также они должны обеспечивать конфиденциальность данных. Комплексные системы Workflow помогают организациям соблюдать отраслевые и правительственные правила, например о хранении информации или водяных знаках.

Low Code и No Code Workflow

По мере того как организации переживают цифровую трансформацию, их главным приоритетом становится модернизация процессов. Пользователям без опыта в разработке нужно быть гибкими, чтобы настраивать и модифицировать процессы для удовлетворения быстро меняющихся потребностей рынка. Речь идет не столько о работе со сложными схемами и диаграммами рабочих процессов, сколько об ускорении небольших, но трудоемких повседневных задач. Повсеместная диджитализация привела к появлению систем Low Code Workflow. В них заложены готовые сценарии и шаблоны, которые адаптированы к каждому типу рабочих процессов. Это требует от сотрудников минимальных технических навыков. Еще более прогрессивная концепция — системы No Code. Их разработали для того, чтобы пользователи без знаний в ИТ автоматизировали процессы и повышали эффективность за счет экономии на масштабе. Системы Low Code и No Code позволяют своевременно реагировать на постоянно меняющуюся рыночную среду, быстро создавая и корректируя рабочие процессы.

Система Workflow на практике

Workflow-процессы состоят из ряда последовательных действий, таких как создание новых записей, уведомление пользователей или выполнение определенных сценариев. Каждая система Workflow — это интерфейс для создания и изменения рабочих процессов путем добавления и соединения между собой отдельных операций. Это своеобразный графический редактор, который изображает систему workflow-процессов в виде блок-схемы. Операции представляют собой поля с дополнительной информацией, а переходы от одного действия к другому обозначены линиями. У пользователей системы может быть разный уровень доступа. Одни могут только создавать новые workflow-процессы, у других есть также возможность изменять и удалять их.

Workflow-система позволяет настроить такие параметры, как область применения каждого процесса, условия его запуска, расписание, входные данные и временные метрики. Также она содержит данные об авторе workflow-процесса и историю действий по каждому из них.

Современные workflow-системы: новый этап эволюции управления услугами

ITIL 4, последняя версия библиотеки лучших практик управления ИТ-услугами, была выпущена в 2019 году. Один из основных компонентов ее фреймворка — это сервисная система создания ценности (Service Value System, SVS). Ее основная идея заключается в том, что все процессы в организации направлены на достижение одной главной цели: предоставить ценный продукт конечному потребителю. Основа SVS — это цепочка создания ценности (Service Value Chain, SVC). Эта операционная модель объединяет различные виды деятельности для предоставления услуг. Их можно комбинировать разными способами, что позволяет создавать гибкие потоки создания ценности (Value Stream, VS). Правильно настроенная workflow-система может в этом помочь.

Для того чтобы конечный потребитель получил максимально качественную услугу или продукт, каждому участнику процесса необходимо полностью видеть свою роль и обязанности в потоке создании ценности. Это помогает сотрудникам оперативно решать свои задачи и вносить свой вклад в создание ценности.

Большинство workflow-систем построены по схожему принципу: пользователи могут сформировать процесс, связанный, например, только с инцидентом или же только с проблемой. Несмотря на это, сквозной поток создания ценности можно реализовать с помощью бизнес-правил и запуска Workflow по связанным сущностям. При этом участники процесса благодаря связям ITSM-объектов могут ориентироваться в сквозном потоке и осознавать распределение обязанностей.

Преимущества использования систем Workflow

Согласно исследованию McKinsey, в 2020 году автоматизацией занялось две трети опрошенных компаний по сравнению с 57% двумя годами ранее. Организации, которые включают внедрение workflow-системы в список своих приоритетов, видят следующие позитивные изменения.

Для достижения всех этих целей и удовлетворения других потребностей организаций разработано множество различных систем Workflow (Low Code, No Code). Область управления услугами постоянно меняется и развивается, и сегодня перед workflow-системами стоит новая задача — стать частью потока создания ценности.

Источник