Ysoft safeq что это
YSoft SafeQ
YSoft SafeQ — комплексное решение для управления печатью, позволяющее организации уменьшить стоимость услуг печати, повысить продуктивность работы и безопасность работы с документами.
Решение SafeQ предоставляет возможность контролировать все операции печати, копирования и сканирования, создавать отчеты по основным показателям печати (стоимость, загрузка устройств, распределение объемов печати по устройствам и пользователям), применять политики печати для снижения затрат.
Кроме того, серверная система YSoft SafeQ позволяет обеспечить для вашей организации безопасный доступ к услугам печати, высокую безопасность документов и эффективность сотрудников благодаря оптимизации бизнес-процессов и поддержке мобильных устройств.
Система YSoft SafeQ работает со всеми производителями устройств. Для многофункциональных устройств Xerox, Konica Minolta, Ricoh, Toshiba, Samsung, Lexmark, Sharp возможна интеграция с интерфейсом устройства для более полного взаимодействия с системой.
Основные модули системы и их функционал:
Безопасный доступ к многофункциональным устройствам и документам;
Авторизация пользователей с помощью карты, ПИН-кода, имени пользователя и пароля или комбинации этих средств;
Защита от несанкционированных пользователей;
Назначение прав на печать, копирование и сканирование.
Экономия затрат благодаря управлению печатью (черно-белая вместо цветной, двусторонняя вместо односторонней, использование самого экономичного принтера и т. д.);
Уведомления о несоблюдении пользователем набора правил.
Безопасная печать с использованием любого многофункционального устройства в системе печати;
Масштабирование с учетом потребностей бизнеса (от одного офиса до нескольких континентов);
Задания печати выполняются, когда пользователь проходит проверку подлинности.
Поддержка печати непосредственно с устройств iOS и Mac;
Поддержка отправки заданий на многофункциональное устройство по Интернету или электронной почте;
Анонимная гостевая печать;
Автоматическое преобразование формата (JPG, PDF, DOC, PPT, XLS, PNG).
Безопасное сканирование одним щелчком;
Сканирование на электронную почту, в домашнюю папку или заранее определенное местоположение с использованием скриптов;
Интеграция в существующие бизнес-процессы.
Индивидуальные или групповые счета;
Прейскуранты и центры возникновения затрат;
Упрощение оплаты услуг.
Готовые или настраиваемые отчеты для руководства;
Сводные отчеты и отчеты с цветовым выделением;
Отчеты CRS с использованием OLAP-кубов и анализа долгосрочных тенденций.
Системы управления печатью SafeQ
Современные предприятия стремятся оптимизировать свои подходы к работе путем внедрения корпоративных офисных решений. Снижение затрат, повышение производительности и защита информации — важнейшие задачи для любого предприятия, независимо от того, каких успехов ему в настоящее время удалось достичь в деле оптимизации управления печатью и обработки документов. Оптимизация подходов к работе также означает упрощение внедрения решений. Компания Y Soft понимает эти потребности и предлагает наиболее гибкую платформу с самыми широкими возможностями для предприятий любого размера.
Платформа YSoft SafeQ представляет собой решение для управления печатью и обработки документов, предназначенное для удовлетворения растущих потребностей организаций, стремящихся обеспечить эффективное управление, сократить расходы на печать, повысить эффективность рабочих процессов и гарантировать безопасность документов.
YSoft SafeQ — масштабируемое решение для управления печатью с невероятно широкими возможностями, которое повышает эффективность и гибкость работы в любом офисе. Это модульный пакет программного обеспечения, поэтому каждый клиент сможет настроить решение, чтобы полностью удовлетворить потребности своих пользователей. Более того, модули YSoft SafeQ можно приобретать и устанавливать по отдельности в зависимости от потребностей организации.
Решение YSoft SafeQ предназначено для тех, кто должен управлять и защищать всю инфраструктуру печати своей компании, обеспечивая при этом максимальную эффективность работы!
Пакет YSoft SafeQ Enterprise Suite будет идеальным решением для вашей организации, если вы:
Модульная структура делает платформу YSoft SafeQ Enterprise Suite максимально удобным решением для управления печатью и обработки документов.
АУТЕНТИФИКАЦИЯ:
ПРЕДОТВРАЩЕНИЕ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА
Одна из главных задач любого предприятия связана с защитой документов, а также внутренних корпоративных данных и информации. Поэтому устройства печати должны надежно блокироваться от несанкционированного доступа, пользователям необходимо пройти аутентификациию на МФУ с помощью PIN-кода, идентификационной карты или имени пользователя и пароля, прежде чем что-то печатать, копировать или сканировать.
Описание вашей ситуации:
Вы хотите контролировать, кто печатает или сканирует документы в вашей компании.
Вам необходимо исключить вероятность того, что распечатанные документы будут лежать без присмотра в выходных лотках принтера.
Вы должны запретить неавторизованным пользователям пересылать отсканированные документы за пределы вашей компании.
Наше решение: YSoft SafeQ Authentication
Модуль YSoft SafeQ Authentication помогает организациям повысить уровень безопасности своего печатного документооборота. Этот модуль предотвращает неконтролируемый доступ к устройствам, блокируя их до тех пор, пока пользователь не пройдет аутентификацию. Для этого можно использовать встроенный терминал устройства или внешний терминал, подключенный к устройству. Для максимального удобства пользователей, проходящих аутентификацию при помощи идентификационных карт, реализована функция самостоятельной регистрации карты при первом использовании YSoft SafeQ.
Преимущества: Критически важная информация и конфиденциальные корпоративные данные защищены от попадания в чужие руки.
Доступ могут получить только авторизованные пользователи, что минимизирует риск нарушения требований безопасности.
Вы можете постоянно следить за тем, кто и что печатает.
REPORTING:
ПОЛНЫЙ КОНТРОЛЬ НАД ЗАТРАТАМИ БЛАГОДАРЯ МОНИТОРИНГУ ПЕЧАТИ И СКАНИРОВАНИЯ
Мониторинг действий персонала при печати и сканировании, а также общей эффективности печати в организации — основа для сокращения затрат в долгосрочной перспективе.
Описание вашей ситуации:
Чтобы ваша организация укладывалась в бюджет, вы должны контролировать расходы на печать.
Вы должны уметь правильно распределять затраты на печать между отделами, службами и пользовате-лями.
Вы должны регулярно формировать отчеты, в идеале автоматически, охватывая все филиалы и дочерние предприятия компании.
Отчеты для руководителей высшего звена должны быть подробными, но простыми для понимания.
Наше решение: YSoft SafeQ Reporting Контролируйте свои затраты на печать с помощью модуля YSoft SafeQ Reporting. Установив этот модуль в качестве централизованного инструмента отчетности, вы сможете отслеживать все процессы печати и оцифровки документов во всей организации, создавая детальные отчеты с таблицами и графиками. Модуль YSoft SafeQ контролирует все операции печати, копирования и сканирования, сохраняя подробную информацию о каждом задании, включая имя задания и дату печати, образ первой страницы и общее количество страниц. Для дополнительного удобства можно также создавать отчеты для руководителей, содержащие полезный всесторонний обзор всей инфраструктуры печати, включая все центры возникновения затрат, устройства и пользователей. Вы всегда будете точно знать, чем обусловлены те или иные расходы. Еще одна полезная функция YSoft SafeQ — «зеленые» отчеты, которые показывают положительные результаты вашей экономии на печати относительно сокращения потребления древесины и воды, а также снижения уровня выбросов CO2. Отчеты могут формироваться на ежегодной, еже-квартальной или ежемесячной основе, на них может быть нанесен логотип вашей компании. Их можно без лишних усилий экспортировать в файлы различных форматов для удобного совместного использования, например, PDF, HTML или DOC.
Преимущества: Повышение общей эффективности печати с помощью подробных отчетов, определяющих центры возникновения затрат.
Анализ соотношения между операциями печати и сканирования.
Экономия времени администратора благодаря автоматическим настройкам отчетов и пересылке готовых отчетов по электронной почте выбранным пользователям.
Мгновенное формирование комплексных и специализированных отчетов для руководителей высшего звена.
Формирование «зеленых» отчетов, например, для подтверждения социальной ответственности компании, и других аналогичных документов, отражающих количество природных ресурсов, сохраненных с помощью YSoft SafeQ
RULE-BASED ENGINE:
ЭКОНОМЬТЕ И ОБЕСПЕЧИВАЙТЕ КОНТРОЛЬ С ПОМОЩЬЮ ПЕЧАТИ ПО ПРАВИЛАМ
Печать по правилам будет полезна для предприятий, которые стремятся более эффективно управлять своей инфраструктурой с целью значительного снижения общих затрат на печать.
Описание вашей ситуации:
Вы хотите настроить правила и контролировать их соблюдение, чтобы оптимизировать рабочие процессы, связанные с печатью документов.
Вам нужно снизить стоимость печати путем обеспечения контроля над тем, что и как печатают ваши пользователи.
Вы хотите свести к минимуму цветную печать, чтобы снизить затраты на тонер.
Вы не хотите разрешать печать всех электронных писем подряд, а если распечатать письмо все-таки необходимо, то хотите ограничиться черно-белыми копиями.
Наше решение: YSoft SafeQ Rule-based Engine
Модуль YSoft SafeQ Rule-based Engine — быстрый, надежный и эффективный инструмент для снижения за-трат на печать. Он предлагает широкий набор различных ролей, которые могут быть назначены отдельным пользователям или группам. YSoft SafeQ применяет соответствующие правила ко всем входящим заданиям на печать от конкретного пользователя или группы. Причем такие задания будут выполнены или об-работаны только в том случае, если они соответствуют заданным условиям. Любой документ, который не соответствует определенным условиям, отклоняется, и пользователь получает соответствующее уведомление. Благодаря таким функциональным возможностям модуль YSoft SafeQ Rule-based Engine станет идеальным инструментом для контроля и управления расходами на печать и управления документооборотом в целом.
Преимущества:
Снижение общих затрат на печать благодаря специальным правилам, позволяющим, например, разрешать только монохромную печать.
Максимально эффективное использование всего парка принтеров путем строгого распределения заданий на печать между подходящими устройствами, например, большие задания будут отправляться на высокопроизводительные принтеры.
Гарантированная конфиденциальность благодаря автоматическому нанесению водяных знаков на до-кументы с критически важной информацией.
CREDIT AND BILLING:
ВЫСТАВЛЕНИЕ СЧЕТОВ С УЧЕТОМ СТОИМОСТИ КАЖДОГО ОТПЕЧАТКА
Образовательные учреждения, такие как университеты, публичные библиотеки и другие подобные организации, должны предлагать услуги печати, копирования и сканирования, но, разумеется, они также должны взимать плату за эти услуги.
Описание вашей ситуации:
Вы должны следить за тем, чтобы пользователи оплачивали услуги печати, копирования и сканирования.
Разным группам пользователей вы должны предлагать индивидуальные тарифы.
Вы хотите предоставить пользователям возможность пополнения своих счетов через платежные шлюзы (например, PayPal) или путем оплаты наличными в терминале.
Наше решение: YSoft SafeQ Credit and Billing
Модуль YSoft SafeQ Credit and Billing позволяет пользователям пополнять ранее открытые счета, которые они уже используют для оплаты других услуг вашей организации, например, платят за еду или напитки в университетской столовой. Пользователи получают преимущества в виде целого ряда управляемых услуг печати, включая оплату за каждый отпечаток, а также безопасную отправку и обработку заданий на любом принтере в сети.
Модуль YSoft SafeQ Credit and Billing поддерживает различные варианты пополнения счета:
Наличными в кассе: пользователи отдают деньги кассиру, который пополняет их счета.
Самостоятельное пополнение: пользователи пополняют свои счета через терминал YSoft Payment, который принимает купюры и монеты.
Пополнение через Интернет: пользователи могут пополнить свои счета через PayPal и другие платежные сервисы.
Преимущества:
Снижение трудоемкости администрирования в сочетании с более высокой гибкостью: простое присвоение индивидуальных тарифных планов для разных пользователей, центров затрат и (или) устройств вывода.
Экономия времени и максимальное удобство работы пользователей благодаря гибким возможностям для пополнения счетов, в том числе через Интернет — в любое время и в любом месте.
MOBILE PRINT:
ГИБКИЕ И ЭФФЕКТИВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ДЛЯ ВАШИХ МОБИЛЬНЫХ СОТРУДНИКОВ
Современная рабочая среда уже не ограничивается рабочей станцией, установленной в офисе. Офисные работники все чаще используют собственные мобильные устройства для решения своих рабочих задач.
Описание вашей ситуации:
Вы хотите предоставить более гибкие возможности для печати вашим сотрудникам, особенно тем, кто работает в сфере продаж, часто переезжает с места на место и должен печатать документы в разных филиалах вашей компании.
Вам и вашим сотрудникам нужно печатать документы в разных местах в кратчайшие сроки, например, чтобы в последнюю минуту подготовить материалы для важных совещаний.
Наше решение: YSoft SafeQ Mobile Print
Модуль YSoft SafeQ Mobile Print предлагает вам все преимущества современного мобильного стиля работы: Запустите печать из любого места и заберите свои документы на любом принтере по вашему выбору. Благодаря встроенному конвертеру документов вам больше не требуется устанавливать MS Office или LibreOffice, что означает дополнительную экономию на использовании дополнительного ПО. Модуль YSoft SafeQ Mobile Print может обеспечить максимальную гибкость и эффективность, при этом пользователи больше не будут ограничены рамками своей рабочей станции, когда им потребуется распечатать документ.
Преимущества:
Благодаря возможности отправлять задания на печать из любого места и в любое время пользователи могут работать, где угодно.
Более высокая мобильность и гибкость, достигаемые благодаря независимости от конкретного рабочего места, повышают общую эффективность и производительность труда пользователей.
Максимальное удобство и простота использования достигаются благодаря отправке задания на печать по электронной почте, через Интернет, а также с устройств под управлением iOS и OS X через встроенную функцию печати. Поскольку на клиентских устройствах не требуется устанавливать дополнительное приложение, такой подход экономит время и повышает эффективность.
YSOFT SAFEQ MANAGED WORKFLOWS: АВТОМАТИЗАЦИЯ СКАНИРОВАНИЯ И ОБРАБОТКИ ДОКУМЕНТОВ
В дополнение к печати и копированию, цифровой документооборот представляет собой еще один важный аспект комплексного управления документами. В наши дни такие возможности крайне важны для большинства сред, они способствуют развертыванию процессов цифрового документооборота, которые позволяют работать более эффективно и рационально.
Наше решение: YSoft SafeQ Managed Workflows*
Модуль YSoft SafeQ позволяет вам отслеживать и контролировать не только все операции печати, но также и операции сканирования. Этого удалось достичь путем объединения основных модулей из пакета YSoft SafeQ Print Management Suite с модулями рабочих процессов из пакета YSoft SafeQ Workflow Suite. В итоге пользователи получают расширенные возможности для сканирования, включая оптическое распознавание символов (OCR) мирового уровня, очистку изображений, считывание штрих-кодов, просмотр папок, расширяемую библиотеку дополнительных коннекторов для сторонних приложений, таких как OneDrive, Google Drive или Box, обеспечивающих удобство хранения оцифрованных документов. Кроме того, можно создавать рабочие процессы сканирования для определенных устройств, пользователей, ролей и отделов. А если и эти функциональные возможности не удовлетворяют ваши специфические требования, вы можете воспользоваться функцией Scan-to-Script, с помощью которой можно точнее автоматизировать рабочие процессы, исходя из требований организации.
Core workflows* — стандартный модуль в пакете YSoft SafeQ Print Management Suite, он решает базовые за-дачи по оцифровке, такие как сканирование с отправкой по электронной почте, сканирование в домашнюю папку и сканирование одним щелчком мыши. Функция Scan-to-Script также позволяет создавать собствен-ные рабочие процессы сканирования.
Advanced workflows* — этот модуль предоставляет функции оцифровки высокого уровня, включая оптическое распознавание символов (OCR), создание файлов PDF с возможностью поиска, MS Word и MS Excel, удаление пустых страниц, очистку изображений, добавление страниц в начало или конец документа, а также такая отличительная функция, как именование файлов по выделенному тексту, которая позволяет выделять фрагменты текста в исходном документе с помощью цветного маркера. В зависимости от цвета маркера, выделенный текст затем используется как имя файла, метаданные документа, либо просто удаляется из цифровой копии.
Модуль YSoft SafeQ Managed Workflows упрощает сканирование как для администраторов, так и для пользователей. Администраторам решение YSoft SafeQ предоставляет готовые шаблоны, упрощающие создание рабочих процессов для отдельных пользователей или групп. Пользователям доступно единое меню YSoft SafeQ, которое упрощает выбор вариантов сканирования, исключает сложности настройки и гарантирует, что документы будут правильно оцифрованы и отправлены в место назначения.
Преимущества:
Упрощение повседневных офисных задач и повышение эффективности благодаря готовым шаблонам рабочих процессов и настраиваемым рабочим процессам сканирования. Повышение производительности и удобства использования благодаря единому интуитивно понятному меню, упрощающему выбор вариантов сканирования, исключающему сложности настройки и гарантирующему, что документы будут правильно оцифрованы и переданы в место назначения.
Простота совместного использования документов благодаря сканированию в SharePoint и Dropbox for Business или использованию дополнительных коннекторов для популярных локальных или облачных систем хранения документов, таких как Box for Business, Google Drive и Microsoft OneDrive.
Технология SafeQ и примеры ее реализация
Сегодня в век стремительного развития информационных технологий неотъемлемой частью любого производства являются технологии создания, распространения, хранения и редактирования документов, которые участвуют во всех основных и вспомогательных бизнес-процессах.
Эффективность документооборота определяет такие важные параметры, как :
Управление печатью и копированием на предприятия с помощью технологии SafeQ
Технология SafeQ от компании YSoft включает в себя серверное программное обеспечение, идентификацию пользователей с помощью магнитных карт или ввода PIN-кода, поддерживает функцию Follow me, которая позволяет распечатывать материал на любом многофункциональном устройстве (МФУ), подключенном к системе, ведет учет всех операций, проводит анализ по различным показателям, предоставляя результаты в наглядной форме (гистограмма, круговая диаграмма, сравнительные таблицы, журнал), осуществляет мониторинг загруженности устройств, используемый для дальнейшей оптимизации печатной среды.
Решения компании YSoft могут быть полезны для пользователей, предъявляющих повышенные требования к информационной безопасности, так как SafeQ обеспечивает полный контроль печатных документов.
В период экономического кризиса особенно актуальным становится сокращение расходов и рентабельное использование техники. Нередко складывается ситуация, когда предприятие (организация) имея большой парк печатающих устройств, не может контролировать расходы по репрографии. В этом случае технология SafeQ незаменима. Каждая отпечатанная страница закреплена за конкретным пользователем, а ненужный документ не будет напечатан благодаря функции Follow me, не зависимо от фирмы производителя используемого печатного устройства и его сетевого назначения.
Нередко документы печатаются в цвете, так как установлено устройство цветной печати, а настройка для перехода на черно-белую печать требуют дополнительного времени. В результате компания оплачивает ненужную дорогостоящую работу. Функция «права доступа» позволяет ограничить число сотрудников, имеющих возможность печатать и копировать в цвете. Кроме того, система позволяет настроить принудительную печать в черно-белом режиме, а также принудительную двухстороннюю печать, что значительно сокращает расходы. При этом не требуется дополнительного персонала. На компьютерах пользователей устанавливается единый драйвер печати с интуитивно понятным интерфейсом.
Для того чтобы распечатать материал на конкретном устройстве, достаточно поднести к нему магнитную карту. Решение SafeQ поддерживает широкий набор карт, что позволяет использовать уже действующие на предприятии карты доступа.
Таким образом, с помощью SafeQ обеспечивается: экономичная сетевая репрография; мониторинг печатных процессов, позволяющий краткосрочно или долгосрочно снижать их интенсивность, тем самым управляя расходами на печатные работы; оптимизация печатных и копировальных работ на основе рентабельного использования устройств; распределение затрат по подразделениям, проектам, оборудованию, пользователям.
Все это позволяет: снизить расходы на приобретение оборудования и расходные материалы; оптимизировать нагрузки на сетевую инфраструктуру; осуществлять мониторинг всех пользователей; управлять доступом к печатным устройствам; получать отчеты об использовании устройств.
Функция Direct Print. Прямая печать позволяет организовывать очередность выполнения работ. Задачи «протекают» через сервер SafeQ и сразу отправляются на печать. Сервер анализирует их и регистрирует заданные показатели по процессу (число страниц, цветность, использование двухсторонней печати, пользователя, расход тонера на страницу). Система работает на базе MS Windows и Linux.
Учет печати на сетевых принтерах (рис. 1):
Учет печати может быть как автономным, так и интерактивным.
Автономный учет: анализируется материал и учитывается число страниц после передачи их на принтер. При этом если пользователь отменил операцию почти сразу после начала печати, все страницы будут учтены как напечатанные.
Интерактивный учет: после передачи работы на печать поддерживается связь с принтером и отслеживает точное число напечатанных страниц.
Учет печати на локальных принтерах (рис. 2):
Безопасная печать (рис. 3):
Функция Follow me. При режиме безопасной печати пользователь может забрать материал с любого принтера, система проверяет совместимость параметров работы с возможностями принтера, что повышает надежность, так как не возникает проблем, если принтер вышел из строя.
Порядок копирования (рис. 4):
Кластерное решение (рис. 5) обеспечивает стопроцентный доступ серверов печати. Выход сервера из строя не влияет на процесс печати, так как постоянно поддерживается распределение загрузки между серверами.
Централизованный сбор данных. При централизованном управлении учетом в глобальных сетях возможна поддержка сотен филиалов и подключение любой версии SafeQ. Работа осуществляется даже на очень медленных каналах связи. При копировании сбор данных возможен без использования терминалов.
Мониторинг. Системой предусмотрен мониторинг по следующим показателям: число страниц, использование двухсторонней печати, цветность, заполняемость страниц (расход тонера). При этом осуществляется поддержка устройств: принтеров, копиров, МФУ, широкоформатных принтеров, локальных принтеров (включая USB-принтеры).
Учет может выполняться по пользователям, проектам, устройствам, подразделениям. Часть сотрудников, которым по роду деятельности необходима такая информация, могут получать данные о затратах подразделений на печать по электронной почте.
Отчеты. Возможны различные варианты настройки фильтров: отчет за определенный период времени, по устройствам (рис. 6), подразделениям, проектам, пользователям (рис. 7), по дням недели (рис. 8). Отчеты могут иметь различные представления: графики, сравнительные таблицы, диаграммы (см. рис. 6–8), журнал (рис. 9). Доступ к отчетам осуществляется через WEB-интерфейс из любой точки в сети.
Примеры успешной реализации SafeQ
Университет Западной Богемии входит в число крупнейших вузов Чехии и известен своими исследовательскими работами в области информационных технологий. В учебном процессе немаловажную роль играет доступность информации и удобство ее получения. При этом нельзя забывать об экономии средств. Ранее студенты пользовались обычной локальной системой, не дающую возможность осуществлять полный контроль процессов печати и копирования. Поэтому решение руководства университета по использованию последних достижений в репрографии, предоставляющих возможность не только быстрого и качественного обслуживания пользователей, но и осуществления контроля над этими процессами, стало правильным и своевременным.
Университет Западной Богемии занимает значительные площади, к тому же каждый из семи его факультетов решает свои задачи, поэтому важным фактором при выборе решений слала возможность централизации и унификации процессов репрографии.
Университет Западной Богемии – первое высшее учебное заведение, где с 1996 г. используются устройства считывания карт RFID 125 kHz. Однако, начиная с 2003 г. в Пльзени в библиотеках и на транспорте используются бесконтактные карты Mifare не совместимые с университетской системой. Возникла необходимость в унификации системы считывания и создания карт единого формата, что было успешно решено.
Технология SafeQ позволяет обслуживать порядка 17 000 пользователей и значительно сокращает численность обслуживающего персонала. Имеющиеся в университете принтеры и копировальные устройства были объединены в Центре информатизации и информационных технологий, в дальнейшем их число было увеличено. При этом обслуживание принтеров и копировальных устройств осталось тем же. Следующий этап по внедрению технологии SafeQ коснулся университетской библиотеки, в настоящее время продолжаются работы на факультетах, оборудуются специализированные рабочие места. Управление системой целиком и полностью выполняется сотрудникам университета.
Управление кредитными счетами студентов сегодня осуществляется интегрированным кредитным модулем SafeQ. Для пополнения счетов в университете установили девять терминалов, оснащенных приложением Win32, обеспечивающим бесконтактное пополнение счета с кредитной карты.
Таким образом, технология SafeQ предоставляет возможность всем преподавателям и студентам распечатывать и копировать необходимые для работы материалы. При этом осуществляется полный контроль над процессами, что позволяет перераспределять загрузку оборудования. С помощью кредитного модуля SafeQ и специальных терминалов поддерживается удобная система предоплаты. Бесперебойная работа системы поддерживается качественным техническим обслуживанием оборудования.
На всех 52 специализированных рабочих мест поддерживается функция Follow me. Студенты могут распечатать документы на любом имеющемся в университете принтере. А руководство университета теперь имеет полное представление о затратах на печатные услуги.
Компания Visteon–Autopal – производитель автомобильных компонентов, входит в состав корпорации Visteon (American Visteon Corporation), которая имеет более 170 филиалов в 24-х странах и производит запасные части для 19-и компаний по производству автомобилей. В год товарооборот корпорации Visteon составляет 17 млр долларов США, а штат ее сотрудников насчитывает 50 000 чел. Компания Visteon–Autopal производит автомобильные фары и другие запасные части, к выпускаемой продукции обязательно прилагается сопроводительная документация. Для этого ежемесячно печатается 550 000 страниц формата A4, при этом 10 % печатается в цвете. Для контроля над документооборотом компания имеет собственную систему управления документами, обработки и архивирования материалов. Кроме того, в Visteon–Autopal ежемесячно печатается около 900 000 страниц административных и иных документов. Для этих целей в компании использовалось 16 многофункциональных принтеров HP Mopier 240, на которых за последние три года было напечатано более 18 млн страниц без должного контроля, что обусловило необоснованные затраты на печать. Кроме того, процесс подготовки документации на отдельные виды продукции был недостаточно гибким, а расширение номенклатуры и объемов выпускаемой продукции потребовало закупку нового печатного оборудования, что предполагает значительные инвестиции и дополнительные затраты на его техническое обслуживание и ремонт.
Анализ сложившейся ситуации позволил сформулировать следующие задачи, требующие принятия неотложных мер:
Для устранения выявленных недостатков было предложено следующее:
Сегодня все печатные работы выполняются по аутсорсингу. Технология SafeQ позволяет определять и изменять статус пользователей и контролировать печатные операции, т. е. каждому пользователю устанавливается статус, определяющий тип документов, которые он может печатать (черно-белая или цветная печать) и используемое для этого оборудование. Теперь чтобы воспользоваться принтером, необходима авторизация, которая осуществляется сканированием карточки, имеющейся у каждого сотрудника. Если данное оборудование занято, программа переадресует работу на другой принтер.
Такой контроль печатных операций позволил сократить затраты на 30 %. Отслеживается работа и локальных принтеров, не используемых напрямую для печати документации на выпускаемую продукцию. Технология SafeQ поддерживает функцию регистрационного журнала, что предотвращает несанкционированное использование оборудования. Используемая система позволяет регламентировать расходы по каждому проекту, а также приходящиеся на каждого пользователя, ведя строгий учет по установленному лимиту. Результатом внедрения технологии SafeQ стало значительное сокращение расходов на печать, четкое администрирование и мониторинг процессов, существенное увеличение скорости обработки документов.
Аутсорсинг многофункциональных печатных устройств позволил сократить расходы, повысить эффективность использования оборудования благодаря выполнению своевременного и высококвалифицированного сервисного обслуживания и постоянного обновления программных продуктов.
Японская компания Daikin – крупнейший производитель кондиционеров, была основана в 1924 г. В настоящее время Daikin представляет собой международную корпорацию с товарооборотом в 5 млр евро, поставляющую продукцию на все рынки мира. В Чехии торговую марку Daikin с 2004 г. представляет компания Daikin Industries.
Становление нового промышленного предприятия в Пльзени потребовало создания функциональной сетевой среды, удовлетворяющей офисные потребности в репрографии. Технологии SafeQ полностью соответствует требованиям руководства компании Daikin Industries, предоставляя полную отчетность на печатные услуги и обеспечивая бесперебойное и безопасное функционирование системы. Поэтому было принято решение использовать технологию SafeQ с полной заменой IT-инфраструктуры.
При реализации данного проекта было выполнено следующее:
Университет им. Масарика (г. Брно) является вторым по числу студентов высших учебных заведений в Чехии, где на девяти факультетах обучается почти 30 тыс. студентов. Была поставлена задача – создать сеть услуг репрографии, охватывающую все факультеты и лаборатории вуза.
Анализ используемого оборудования выявил следующие проблемы:
Таким образом, были определены задачи и пути их решения:
Бизнес-колледж и экономический лицей (г. Свитави). Бизнес-колледж – средняя школа с углубленным изучением дисциплин, связанных с предпринимательской деятельностью, и экономический лицей, выпускающий специалистов для малого и среднего бизнеса, объединенные в единый учебный комплекс являются примером использования новейших технологий в средней школе.
В передовых учебных заведениях широко используются информационные технологии, в частности системы печати и копирования, которые должны быть доступны, надежны и отвечать требованиям пользователей. Поэтому руководством учебных заведений в Свитави было принято решение о модернизации существующей системы репрографии, детальное изучение которой выявил следующие недостатки:
Таким образом, основным требованием к новой системе стало обеспечение печати и копирования с помощью центрального многофункционального устройства с удобной системой учета платежей.
Для реализации проекта было предложено следующее:
Была предложена эксплуатация системы, включая обеспечение расходными материалами, на основе аутсорсинга. Все затраты на техническое обслуживание включаются в стоимость печатного листа, что значительно упрощает задачу администрации учебного заведения по эксплуатации системы репрографии и учету ее работы.
Компания Telefónica O2 – телекоммуникационная компания, образованная в 2006 г. в результате слияния двух крупных операторов связи, в настоящее время обслуживает почти миллион мобильных и стационарных линий связи. Приоритетом в работе данной компании, обеспечивающим ее лидерство на рынке телекоммуникационных услуг, является использование новейших технологий.
Для снижения расходов компании на репрографию было принято решение о создании интегрированной системы печати. Ранее применяемые для этих целей локальные принтеры различных марок усложняли обеспечение подразделений расходными материалами и увеличивали затраты на техническое обслуживание оборудования. К тому же имело место использование различных типов драйверов, а конфигурация печатной системы была далека от совершенства. В требования заказчика входило обеспечение сканирования и отправки документа по электронной почте одним нажатием кнопки.
Технология SafeQ отвечает всем необходимым требованиям, обеспечивая качественную работу системы, полный контроль с учета всех печатных операций. В результате внедрения технологии SafeQ расходы компании на печать сократились на 20 %, а благодаря современным технологиям появилась возможность централизованного управления.
Примеры реализации технологии SafeQ показывают ее эффективность и надежность. Все поставленные заказчиками требования выполняются. Системы успешной функционируют, подтверждая свою рентабельность.