Административная поддержка руководителя что это
Чем занимается административный помощник?
Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за документооборотом и ведение протоколов совещаний. Помимо этого, в обязанности административного помощника может входить контроль за материально-техническим обеспечением офиса, совместная работа с супервайзерами над важными проектами и управление работой секретарей. Несмотря на то, что данная позиция не требует какого-либо специального образования, административным помощникам руководителей высшего звена компании, и тем, кто работает в особых областях, таких как медицина или атомная энергетика, может потребоваться наличие профильного образования.
Обязанности
Часто, обязанности административного помощника намного шире чем у секретаря. Помимо прочего на нём лежит обеспечение офиса всем необходимым для бесперебойной работы сотрудников, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, координация графиков поездок и встреч сразу нескольких людей. Иногда административный помощник отвечает и за связь с общественностью. Информируя общественность о тех, или иных событиях, он представляет свою компанию, т.е. является «лицом» компании. В некоторых случаях старший административный помощник контролирует работу младших помощников и/или секретарей, и периодически должен предоставлять отчёты и презентации о их работе. Довольно часто человек работающий на этой позиции помогает в проведении тренингов для нового персонала, особенно если работа этого персонала будет связана с выполнением административных задач. Административному помощнику также необходимо обладать такими навыками, как, например, умение работать с различным офисным оборудованием, понимание организации и проведения тендеров на поставку той или иной продукции и услуг.
Необходимые навыки
В виду того, что представителям данной профессии приходится контролировать рабочий график сразу нескольких людей, и отслеживать ход работы сразу нескольких проектов, они должны быть очень внимательны даже к самым маленьким деталям, и способны выполнять сразу несколько заданий одновременно. Им также необходимо обладать хорошими коммуникационными навыками, т.к. по роду деятельности им приходится много взаимодействовать с людьми, как с сотрудниками компании, так и с её клиентами. Способность принимать решения и работать самостоятельно тоже является важной составляющей, т.к. административный помощник – это человек который может быстро определить является ли полученный документ важным, или же не представляющим особого интереса. На какое электронное письмо может ответить рядовой сотрудник, а какое требует внимания руководителя более высокого уровня. Как и в каком порядке пройти согласование документов по всем служебным инстанциям, чтобы задача была выполнена качественно и в срок. Помимо всего упомянутого, административный помощник должен иметь хорошую дикцию, уметь красиво писать, и разбираться в современных технологиях, т.к. это часто необходимо при работе с большим объёмом корреспонденции, базами данных, проверке и редактировании документов.
Специализация
Административный помощник может специализироваться на работе отдельно взятого подразделения компании, например, отдела кадров или информационных технологий. Хотя такое положение дел свойственно скорее крупным организациям.
Административный помощник высшего должностного лица работает только с первыми лицами компании. Он может отвечать за работу целой группы людей, или же работать в команде с одним человеком. В любом случае, помимо упомянутого выше, помощник этого уровня ответственен за организацию поездок и участие в конференциях высшего менеджмента компании, взаимодействие с руководящим органом компаний-партнёров и членами их совета директоров. Проще говоря, чем выше, масштабнее и весомее должность руководителя, тем больше требований предъявляется к его административному помощнику.
Иногда административный помощник может специализироваться в какой-то конкретной области, например, медицине или праве. В таких случаях помимо стандартных обязанностей, ему приходится выполнять задания, напрямую относящиеся к его специализации. Например, от помощника адвоката может потребоваться провести изучение судебных прецедентов и организовать краткое заседание с обсуждением основных вопросов рассматриваемого дела. От помощника врача часто требуется знание процедуры оформления и выставления страховой компании счётов за оказанные врачом медицинские услуги и правил работы лаборатории.
Встречаются и виртуальные административные помощники, выполняющие свою работу удаленно, посредством телефона и сети интернет.
Профессиональная подготовка
В большинстве случаев, кандидат на вакансию административного помощника может получить эту должность при наличии полного среднего образования и прохождении курсов по деловой этике и информационным технологиям. Для вакансий специализированных областей, таких как медицина или юриспруденция, кандидату необходимо знать, понимать и ориентироваться в механизме работы данной отрасли и её терминологии. Сертификат о прохождении профессиональной подготовки, диплом специалиста, свидетельство об окончании обучения в признанном учебном заведении – всё это может существенно помочь при устройстве на работу и дальнейшем продвижении по служебной лестнице.
Должностная инструкция административного помощника
Открыть в формате WORD 
Для административной работы руководителю предприятия часто требуется помощник. Должность такого работника, как правило, именуется «административный помощник» (Administrative Assistant) или «личный помощник» (Personal Assistant).
На помощника могут быть возложены как текущие обязанности по обеспечению необходимых руководителю технических условий для выполнения работы (заказ билетов, организация деловых встреч, переговоров и т.д.), так и функции по решению незначительных производственных задач. В последнем случае это означает, что административный помощник может в определенной степени воздействовать на общие действия персонала и контролировать выполнение поставленной задачи. К делегированным могут быть отнесены функции по выполнению задач как технического характера, требующие независимости действий и предусматривающие полную ответственность за результаты (куда могут входить, например, наблюдение за дисциплиной персонала, расходованием средств, организация тех или иных мероприятий и т.д.), так и рассмотрение жалоб, решение конфликтных ситуаций или привлечение соответствующих служб (т.е. координационно-коммуникативная работа на предприятии).
На административного помощника, как правило, возлагается обязанность по составлению разнообразных финансовых, статистических отчетов, подготовке докладов, проектов приказов и т.д.
В некоторых случаях административный помощник может представлять интересы руководителя, выступать от его имени, проводить технические переговоры, не требующие немедленного принятия решений, сообщать об их итогах руководителю, доводить отдельные решения руководителя до персонала, выполнять секретарские обязанности и т.д.
Иногда его полномочия могут носить более широкий характер и фактически представлять собой первый (низовой) уровень административного руководства.
1. Административный помощник относится к категории специалистов.
2. На должность административного помощника назначается лицо, имеющее
профессиональное (техническое, экономическое,
юридическое, пр.) образование, стаж административной работы не менее
3. Административный помощник должен знать:
3.1. Структуру управления предприятием.
3.2. Внутреннюю и внешнюю политику предприятия.
3.3. Структуру и оборудование современного офиса.
3.4. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
3.5. Принципы и методы администрирования.
3.6. Стандарты делопроизводства.
3.7. Основы этики и эстетики.
3.8. Правила делового общения.
3.9. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
3.10. Правила внутреннего трудового распорядка.
4. Назначение на должность административного помощника и освобождение от должности производится приказом руководителя предприятия.
5. Административный помощник подчиняется непосредственно руководителю предприятия.
II. Должностные обязанности
1. Планирует рабочий день руководителя (встречи, звонки, прием, пр.).
2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.)
3. Выезжает по заданию руководителя в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
4. Сопровождает руководителя на встречах, в поездках, пр.
5. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров.
6. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующим непосредственного участия руководителя.
7. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
8. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
9. Ведет делопроизводство, получает адресованные руководителю почтовые и телеграфные отправления, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю.
10. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей.
11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
12. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
13. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
Административный помощник имеет право:
1. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3. Запрашивать от руководства и специалистов подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководителя обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
Административный помощник несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Зачем компаниям отделы организационного развития
Организационные изменения бизнеса происходят постоянно. Мы запускаем новые продукты, расширяем географию присутствия, оптимизируемся и внедряем цифровые технологии. Оргструктура, обязанности руководителей и бизнес-процессы настолько быстро меняются, что в какой-то момент за ними становится нереально уследить. К тому же организационные преобразования сопровождаются обновлением множества документов – от планов организационной структуры, должностных инструкций до описаний процессов. Организационные преобразования становятся постоянной головной болью руководства компании. Значит, пришло время создать отдел организационного развития, который бы поддерживал способность организации проектировать и внедрять организационные изменения. Такой отдел уместен в любой компании с численностью более 500 сотрудников, имеющей несколько направлений деятельности и представленной в нескольких регионах. Нужен он также в компаниях, непрерывно занятых снижением затрат и повышением производительности труда.
Первые такие подразделения появились в России в середине 2000-х гг. Обычно они представляли собой офисы трансформации, подчиняющиеся руководителю, ответственному за преобразования, – директору по стратегии, директору по персоналу или гендиректору. В первую очередь эти отделы занимались планированием оргструктур и документацией. Позднее в компаниях стали появляться отдельные центры, которые занимались оптимизацией численности и бизнес-процессов. Средний возраст отдела организационного развития в российских компаниях – 7 лет. Его статус варьируется от описателя-архивариуса до главного помощника гендиректора во внедрении изменений. На самом деле эффективные отделы организационного развития должны заниматься двумя разными видами деятельности.
1. Операционная деятельность – внесение изменений в организационные структуры, должностные инструкции, описание бизнес-процессов, положения о подразделениях. Формализовать такие операции несложно, поскольку они носят повторяющийся характер и от исполнителей не требуется, чтобы они имели многолетний практический опыт и глубокие познания в бизнесе. Показатели эффективности – качество и быстрота внесения изменений.
2. Экспертная деятельность – поддержка проектов операционной трансформации, внедрение элементов организационной структуры, стратегическое планирование численности, сопровождение проектов оптимизации бизнес-процессов и трудозатрат. Эта работа зачастую требует выработки новых подходов и уникальных решений. Менеджеры отдела должны детально разбираться в бизнесе и организационной политике, иметь навыки горизонтального взаимодействия, уметь договариваться и выбирать правильные моменты. Другими словами, они не только эксперты-аналитики, но и политики.
На практике же четкое распределение ролей в отделах организационного развития встречается не слишком часто. Зоны влияния и полномочия не разграничены, сотрудники жалуются на отрыв от целей бизнеса, отсутствие методик, недостаток внимания руководства, а уровень компетенций команды невысок.
7 функций главного административного помощника
функции административного помощника они являются задачами помощи и сопровождения нормальной деятельности, которую развивает компания. Поэтому они имеют основополагающее значение для эффективной работы одного и того же.
Эти виды деятельности обычно варьируются в зависимости от сферы деятельности компании, в которой они работают. Например, в специализированных офисах, таких как юридические фирмы, участники обычно проходят специальную подготовку для выполнения определенных видов деятельности..
Однако существуют функции, общие для всех областей, которые, как правило, вращаются вокруг распространения и администрирования информации в офисе. Это включает в себя управление документами, архивами и организацией мероприятий.
Но эта деятельность может стать гораздо более широкой. Иногда административным помощникам приходится иметь дело с обработкой бухгалтерской информации и даже гарантировать функционирование технологических ресурсов компании..
7 основных функций административного помощника
1- Управление документами
Обычно эта задача связана с хранением, организацией и администрированием файлов..
Однако в некоторых случаях вам также может понадобиться написать, отредактировать и просмотреть документы..
В некоторых компаниях их даже просят диктовать буквы или заметки и записывать протоколы встреч, которые имеют место.
В некоторых случаях, например при работе с юридической фирмой, для выполнения этих функций требуется специальная подготовка: помощник по административным вопросам должен понимать терминологию и юридические процедуры..
С другой стороны, административные помощники, которые работают в области медицины, нуждаются в разных знаниях. Они должны пройти необходимую подготовку по работе с пациентами и чтению медицинских отчетов..
2- Планирование мероприятий
Планирование офисных мероприятий также обычно является обязанностью административных помощников. Размер этой ответственности может варьироваться в зависимости от размера компании.
Событие может быть просто встречей или деловым обедом, но это может быть и конгресс, или более крупная деловая вечеринка..
В любом случае, помощник должен управлять всеми критериями, связанными с событием.
Это включает в себя контакт с поставщиками, бронирование, выбор меню и украшения. Но это также включает в себя контактирование, приглашение и подтверждение участников, докладчиков и докладчиков в случае необходимости.
3- Личное внимание к пользователям и посетителям
Внимание к пользователям обычно является одной из наиболее распространенных задач для помощников администратора. Аудитория, на которую направлено внимание, всегда зависит от размера компании и ее бизнес-ориентации..
В случае небольших компаний, которые непосредственно обслуживают общественность, возможно, что административный помощник должен принимать клиентов.
Когда это происходит, их работа направлена на то, чтобы направлять и помогать им во время их пребывания на объектах компании..
В более крупных компаниях помощник по административным вопросам должен посещать других посетителей в качестве партнеров или крупных поставщиков..
В этом случае их миссия будет заключаться в том, чтобы направлять их в выполнении их повестки дня и встречаться с руководством или другими сферами деятельности компании..
4- Телефонная и виртуальная помощь
Телефон и виртуальное внимание включены в категорию помощи пользователям. В случае телефонной помощи, ориентация клиентов и партнеров, а также организация и управление повестками дня.
Когда дело доходит до виртуального внимания, задачи зависят от каналов, предоставляемых компанией для обслуживания клиентов или управления информацией.
В некоторых случаях речь идет об управлении электронной почтой, ответах, пересылке или архивировании сообщений по мере необходимости..
В других случаях, когда виртуальные каналы связи более разнообразны, могут быть включены другие задачи, такие как внимание к публике через системы чата или даже ответы на вопросы через социальные сети компании..
В крупных компаниях обычно есть персонал, специально ориентированный на внимание этих каналов связи. Когда компании маленькие, эту задачу обычно оставляют административным помощникам.
5- Управление повестками дня
Управление повестками дня, как правило, является одной из наиболее важных задач административных помощников..
Эта обязанность включает в себя получение запросов на встречи и встречи по телефону, лично или через Интернет, а также их организацию в повестке дня в соответствии с определенными критериями..
Это также включает в себя планирование встреч внутри и за пределами компании, рабочие обеды и командировки.
В этих последних случаях помощник также обязан по мере необходимости бронировать авиабилеты, отели, рестораны или конференц-залы..
6- Бухгалтерский учет
Иногда административные помощники отвечают за мониторинг и учет расходов, которые происходят внутри компании. Эти обязанности могут быть простыми, например, записывать определенные расходы в электронную таблицу.
В некоторых случаях помощнику предлагается пройти обучение для разработки более сложных заданий. Например, ваши обязанности могут включать представление бухгалтерских отчетов руководству.
Обычно это зависит от размера компании. У большой компании обычно есть более специализированные роли; в них учетная информация администрируется лицом, нанятым для этой цели.
Однако одним из фундаментальных навыков любого помощника по административным вопросам является область программного обеспечения для бухгалтерского учета, например Microsoft Excel..
7- Технологический менеджмент
Управление технологическими ресурсами также является частью функций административных помощников. В этом смысле его ответственность заключается в том, чтобы гарантировать, что все необходимые инструменты для работы компании работают хорошо.
Это включает в себя создание резервных копий информации, содержащейся в компьютерном оборудовании, и обновление антивируса, среди других задач.
С другой стороны, оно включает в себя администрирование оборудования, такого как проекторы и ноутбуки.
Это также включает проверку и техническое обслуживание оборудования, необходимого для нормального развития видов деятельности, которые находятся под их ответственностью..
Это не означает, что административный помощник должен обладать техническими знаниями. Его работа заключается именно в найме технического персонала, который регулярно проводит техническое обслуживание оборудования, чтобы избежать неудач.
Должностные обязанности административного помощника.
Бухгалтерский учёт
Администрирование офиса
Финансовые аспекты
Сведения о сотрудниках и файлах
Программы обработки слов, а также использовать электронные таблицы
Кандидат должен обладать навыками, которые включают в себя:
Письменные коммуникативные навыки
Навыки межличностного общения
Способность принимать решения
Способность к решению задач
Вербальные и коммуникативные навыки аудирования
Навыки управления временем
Здешний язык, а также другие общие языки обещния, развитие навыков чтения и письма
Организационные навыки
От себя лично хочу добавить, кандидат должен обладать отличной трудовой этикой, должен быть честным, надежным, скромным и гибким. Человек должен владеть культурную чувствительность и уважительно смотреть ко всем сотрудникам и клиентам организации.
Проблемы
Он может столкнуться с различными трудностями во пора его/ее работы. Они включают в себя долгие часы работы, использование компьютеров, а также подъём или смещение отдельных товары для офиса и материалов. Он может столкнуться с непрерывным перерывом сотрудников,и возможно, придётся поговорить с ним/ней на регулярной основе. Помощник должен быть умственно и физически сильным. Ему нужно не лишь, чтобы поговорить с сотрудниками, клиентами, однако и уложиться в сроки, отслеживать заказы и поставки, а также должны быть высокая точность поддержания уровня в области всех основных и нюансов работы. В некоторых случаях, он должен владеть знания, касающиеся некоторых правовых аспектов, знать терминологию, а также процедуры. Тех, кто работает в медицинских учреждениях,могут потребоваться определенные познания, связанные с медицинскими процедурами, оборудованием, терминологией, а также отчетами.
Вы может найти работу,и она может быть огромной и сложной, однако это, безусловно, одна из полезных возможностей трудоустройства. Весь офис, зависит от вас и для вас необходимо будет знать любой уголок и угол кабинета. Он становится будто ваш ребенок, и вы должны лелеять его и увериться, что он работает гладко. Вы должны владеть опыт в навыках секретаря, диплом об окончании средней школы с основными офисными и компьютерными навыками. Существует большое число компаний, которые ищут кандидатов со степенью бакалавра на место административного помощника. Если вы амбициозный человек, кто не уклоняется от обязанностей и проблем, это верный путь карьеры для вас.