Что понимается под классификацией документов образующихся в деятельности суда
Классификация документов, образующихся в деятельности суда. Номенклатура дел в архиве суда.
Архипова Ксения Олеговна.
Классификация документов, образующихся в деятельности суда –процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризуют судопроизводство и судебное делопроизводство.
В международном документировании наиболее распространенными являются две системы классификации: универсальная десятичная классификация Мельвиля Дьюи и схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (СЕК).
При классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве судов используется Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденный Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.
Классификация документов осуществляется в процессе ведения судебного делопроизводства еще до передачи документов в архив суда, начинается с момента принятия их к регистрационному учёту и определяет комплектование архива суда в будущем.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации (в данном случае – суда), с указанием сроков их хранения, по установленной форме. (не только сроки хранения входят в понятие номенклатуры. Это также и название самого дела, его шифр и другое). Традиционно номенклатурная работа в суде ведется отделом судебного делопроизводства при помощи архивного подразделения, однако свою лепту в формирование номенклатуры дел вносят все подразделения суда. Одним из начальных этапов работы над утверждением номенклатуры дел суда на следующий год является разрешение вопроса о том, какой вид номенклатуры возможно использовать в качестве основы: типовую, примерную или индивидуальную.
Типовой номенклатурой дел устанавливается состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, такой вид номенклатуры является нормативным документом. Типовую номенклатуру дел, к примеру, целесообразно использовать на судебных участках мировых судей, организационное руководство которыми в настоящее время осуществляется специально созданным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Типовая номенклатура позволяет более рационально организовать делопроизводство на судебном участке, тем самым унифицировать его и облегчить взаимодействие между судебными участками и ответственной за обеспечение их деятельности структурой в виде отдела, управления или департамента как органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации.
Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве суда, с указанием их индексов и сроков хранения. Такой вид номенклатуры дел суда дает большую самостоятельность при ее подготовке, при этом не снижая уровень ответственности ее разработчиков за конечный результат работы.
Индивидуальная номенклатура дел, как правило, составляется на основе типовой и примерной номенклатуры применительно к особенности суда, отражая специфику судопроизводства, организации работы в коллегиях и отделах суда. На практике чаще всего выраженный индивидуальный характер носят номенклатуры дел в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов. Следует уточнить, что сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Организацию по разработке и созданию номенклатур можно разделить на три этапа:
1.Первый этап работы по составлению номенклатуры дел состоит в определении круга вопросов и категорий служебных документов, которые по опыту прошлых лет, а также согласно произошедшим изменениям в законодательстве должны возникнуть в грядущем году.
2.Второй этап заключается в формулировании заголовков дел. Требования к заголовкам дел достаточно четко инструктивно очерчены: наименование документа должно коротко и ясно отражать содержание документов, которые будут формироваться в данном деле. (Для того, чтобы правильно сформулировать заголовки дел, необходимо учесть основные признаки для заведения дела в делопроизводстве суда. таковыми признаками являются: номинальный, вопросный, корреспондентский, географический, авторский, хронологический.). На втором этапе работы по подготовке номенклатуры дел суда необходимо полно и точно определить состав документов, которые будут образовывать данное дело.
3.Третий этап работы по составлению номенклатуры дел суда связан с вопросами ее систематизации, т.е. расположения наименований дел в определенной последовательности.
2.Признаки и основания классификации документов в судах. Систематизация архивных документов.
Классификация документов в судах судебной системы РФ осуществляется по следующим признакам:
1) по видовой принадлежности:
а) По категориям судебных дел (материалов);
б) По единицам комплектования в соответствии с номенклатурой дел суда.
2) по учетно-хронологической принадлежности:
а) По периоду создания (крайние даты);
б) По учётно-регистрационному номеру.
3) по способу и технике создания документов:
а) Оригиналы и копии документов;
б) По физическим носителям документов (бумага, флеш-карты, диски, файлы на сервере суда и т.д.).
В соответствии с приказом Министерства культуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда (п.2.9).
Что понимается под классификацией документов образующихся в деятельности суда
СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
от 29 декабря 2020 года N 262
В целях совершенствования организации деятельности мировых судей и установления единообразия норм, регламентирующих вопросы определения сроков хранения документов судов общей юрисдикции,
1. Утвердить согласованную постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 7 декабря 2020 г. N 856 и решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 3 ноября 2020 г. Примерную номенклатуру дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей.
2. Признать утратившей силу Примерную номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 г. и согласованную решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 г.
3. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации довести настоящий приказ до сведения органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, организационно обеспечивающих деятельность мировых судей.
УТВЕРЖДЕНА
приказом Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 декабря 2020 года N 262
Примерная номенклатура дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей
I. Общие положения
1.2. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей, а также определяет сроки их хранения.
Примерная номенклатура используется при классификации документов, составлении индивидуальной номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве.
1.3. Сроки хранения документов, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными.
Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.
1.4. Сроки хранения, установленные Примерной номенклатурой, распространяются на документы, созданные на бумажном носителе, и электронные документы.
1.5. Документы, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой «постоянно», подлежат постоянному хранению и передаются на государственное хранение в виде подлинников в установленные сроки.
При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения «постоянно», хранится в архиве мирового судьи и передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в случае упразднения судебного участка без передачи правопреемнику.
Для вновь заводимых в течение года дел (при возникновении новых документированных участков работы, непредусмотренных дел) при составлении номенклатуры в каждом разделе оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составление новой номенклатуры не требуется.
II. Структура Примерной номенклатуры и порядок ее применения
2.1. Примерная номенклатура построена по функциональному принципу и содержит систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, с указанием сроков их хранения.
2.2. Примерная номенклатура состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности мирового судьи.
2.3. Заголовки дел в разделах и подразделах Примерной номенклатуры расположены по степени значимости документов.
2.4. Примерная номенклатура состоит из 9 разделов:
разделы 1 и 2 включают документы, отражающие распорядительную и организационную деятельность мировых судей, в том числе по вопросам планирования деятельности мирового судьи и его аппарата;
раздел 3 включает документы по ведению судебной статистики;
разделы 4 и 5 включают документы по судебным делам, нарядам, производствам и по ведению судебного делопроизводства;
разделы 6, 7, 8 и 9 включают документы по организации хранения документов, информационному обеспечению деятельности судебных участков мировых судей, а также документы по административно-хозяйственным вопросам и обеспечению деятельности библиотеки.
2.5. Примерная номенклатура имеет 4 графы:
в графе 1 указаны индексы дел, которые состоят из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы;
в графе 2 приведены заголовки дел (виды документов). Примерная номенклатура не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
При составлении номенклатуры возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация;
в графе 3 указаны сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на ПФС, Типовой перечень;
в графе 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки, порядок хранения дел и документов, пояснение о виде носителя и другое.
2.6. Отметка «ЭПК», проставленная в Примерной номенклатуре к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов после истечения сроков временного хранения подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.
Срок хранения документов с отметкой «до минования надобности» не может быть менее одного года.
2.7. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.
2.8. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией судебного участка мирового судьи, с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и утвержденные мировым судьей до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.
2.9. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 г.
2.10. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Примерной номенклатурой.
При этом срок хранения уголовных дел, установленный Примерной номенклатурой, исчисляется:
со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;
с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;
с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.
2.11. Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.
2.12. Организация проведения экспертизы ценности документов, отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Методическими рекомендациями по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованными постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708.
III. Примерная номенклатура дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей
Срок хранения, номер статьи по ПФС, Типовому перечню
Основания классификации документов в судах
| по видовой принадлежности | по учетно-хронологической принадлежности | по способу и технике создания документов |
| · По категориям судебных дел (материалов); · По единицам комплектования в соответствии с номенклатурой дел суда. | · По периоду создания (крайние даты); · По учётно-регистрационному номеру | · Оригиналы и копии документов; · По физическим носителям документов (бумага, флеш-карты, диски, файлы на сервере суда и т.д.) |
Основаниями классификации документов в архивах судов являются: законодательно определённое в Российской Федерации деление судебных дел (материалов) по категориям (гражданские, административные, уголовные дела (материалы), дела об административных правонарушениях), а также разбивка данных категорий по срокам хранения в соответствии со значимостью их составов.
Работники аппаратов судов при осуществлении классификации документов руководствуются правилами по судебному делопроизводству в суде, определяющими порядок формирования судебных дел (материалов), документов общего делопроизводства, и учитывают требования, которым они должны отвечать при их приёме в соответствующий государственный или муниципальный архив.
В соответствии с приказом Министерства культуры России от 31 марта 2015 г. №526 «Об утверждении правил организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда (п. 2.9).
Систематизация архивных документов — деятельность специалистов, обеспечивающих деятельность архива, по формированию единиц хранения из поступивших в архив архивных документов, внесение их в описи и оформление в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.
Систематизация документов в архивных фондах судов может осуществляться двумя способами: способом непосредственной, не учетной систематизации, а также картотечным способом. Как правило, картотеки применяются при значительном объеме архивной коллекции, при этом каждая единица хранения находит в ней свое отражение. При осуществлении непосредственной систематизации дела группируются на основе применяемых в суде классификационных схем, фиксируются в описях дел.
Возможным, но не обязательным способом систематизации документов в архивах судов судебной системы Российской Федерации является ведение топографических указателей в архиве. В этом случае для оперативного определения места нахождения документов, внесённых в опись дел, создаётся карточка постеллажного топографического указателя.
Задание 3. Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда и ее признаки. Особенность комплектования архивов судов электронными судебными документами.
Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда — совокупность архивных документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу деятельности суда (единица хранения).
Систематизируются в соответствии со следующими признаками:
 |
 |
 |
 |
 |
 |
 |
В судах судебной системы Российской Федерации наиболее востребованными при ведении деятельности по систематизации документов общего и судебного делопроизводства являются хронологический, структурный и тематический признаки.
Электронные документы в архив судов могут передаваться в составе судебных дел, на физически обособленных материальных носителях однократной записи в виде контейнеров электронных дел, включающих электронные документы. Второй способ передачи может быть реализован посредством действующего в суде программного обеспечения. Данный порядок комплектования архивов электронными документами закреплён в п. 7.1. Рекомендаций по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций.
Таким образом, в судах Российской Федерации для обеспечения передачи возможного массива электронных документов применяются: Государственная автоматизированная система «Правосудие» — в судах общей юрисдикции (включая модуль «АМИРС» для обеспечения судопроизводства у мировых судей), а также программный комплекс «Судебно-арбитражное делопроизводство» (ПК «САД»).
Отличительная особенность комплектования архивов судов электронными судебными документами — их присоединение к формируемым в традиционном порядке бумажным носителям (судебным делам, материалам) и установление единого срока хранения, ведения учёта в архиве по единому номеру (шифру).
Задание 4. Сроки хранения и виды оформления дел. Требования при формировании дела. Правила нумерации и подготовки описи дел.
Срок хранения документов — период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе архивного фонда суда, Архивного фонда Российской Федерации.
Согласно приказу Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 9 июня 2011 г. №112 «Об утверждении Перечня документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения» установлены следующие сроки хранения:
· «до минования надобности»,
· «5 лет ЭПК, 10 лет ЭПК, 15 лет ЭПК, 25 лет ЭПК, 45 лет ЭПК, 75 лет ЭПК»,
Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Виды оформления дел
| Дела подлежать полному комплектованию: | Допускается частичное оформление дела: |
| 1. Прошивка и переплёт; 2. Нумерация и переплёт; 3. Составление листа заверителя; 4. Внутренняя опись; 5. Внесение уточнений в реквизиты обложки. | 1. Допускается не проводить систематизацию документов в деле; 2. Листы дела не пронумеровывать; 3. Заверительные надписи не составлять. |
Документ постоянного срока хранения – документ, которому в соответствии с нормативными правовым актами установлено вечное хранение.
Документ временного хранения – документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению документы постоянного хранения.
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию
Формирование дел (материалов, нарядов) в судах судебной системы Российской Федерации — группировка документов по их принадлежности согласно их относимости к тем или иным судебным производствам, а также номенклатуре дел суда.
При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:
¾ в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
¾ запрещается группировать в дела черновики документов, документы без подписи исполнителя, неисполненные документы, несколько экземпляров (дубликатов) одного и того же документа, а также документы, подлежащие возврату;
¾ документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
¾ включать в дело по одному экземпляру каждого документа (например, если первоначально поступила копия документа с помощью факса, а после этого поступил оригинал документа посредством иных средств связи, то копия этого документа в дело не группируется, а на оригинале документа ставится отметка о дате поступления его копии и переносится необходимое визирование и справка);
¾ группировать в дело документы одного календарного года (за исключением некоторых категорий дел, например, судебные дела, переходящие дела и др.);
¾ приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
¾ документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления);
¾ дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине не более 4см.;
¾ переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности — документ-ответ следует за документом-запросом.
В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.12.2020 N 262 «Об утверждении примерной номенклатуры дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей»
СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 29 декабря 2020 г. N 262
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ
ДЕЛ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ
В целях совершенствования организации деятельности мировых судей и установления единообразия норм, регламентирующих вопросы определения сроков хранения документов судов общей юрисдикции, приказываю:
1. Утвердить согласованную постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 7 декабря 2020 г. N 856 и решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 3 ноября 2020 г. Примерную номенклатуру дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей.
2. Признать утратившей силу Примерную номенклатуру дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей, утвержденную Генеральным директором Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации 9 июня 2011 г. и согласованную решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве от 17 мая 2011 г.
3. Начальникам управлений Судебного департамента в субъектах Российской Федерации довести настоящий приказ до сведения органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, организационно обеспечивающих деятельность мировых судей.
Генеральный директор
А.В.ГУСЕВ
Утверждена
приказом Судебного департамента
при Верховном Суде
Российской Федерации
от 29 декабря 2020 г. N 262
постановлением Президиума Совета
судей Российской Федерации
от 7 декабря 2020 г. N 856
решением Центральной
экспертно-проверочной
комиссии при Федеральном
архивном агентстве
от 3 ноября 2020 г.
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА
ДЕЛ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ В ПРОЦЕССЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МИРОВЫХ СУДЕЙ
1.2. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, образующихся в процессе деятельности мировых судей, а также определяет сроки их хранения.
Примерная номенклатура используется при классификации документов, составлении индивидуальной номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве.
1.3. Сроки хранения документов, установленные Примерной номенклатурой, являются обязательными.
Документы временного срока хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения.
1.4. Сроки хранения, установленные Примерной номенклатурой, распространяются на документы, созданные на бумажном носителе, и электронные документы.
1.5. Документы, срок хранения которых определен Примерной номенклатурой «постоянно», подлежат постоянному хранению и передаются на государственное хранение в виде подлинников в установленные сроки.
При наличии соответствующего примечания ряд документов, имеющих срок хранения «постоянно», хранится в архиве мирового судьи и передается на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив в случае упразднения судебного участка без передачи правопреемнику.
Для вновь заводимых в течение года дел (при возникновении новых документированных участков работы, непредусмотренных дел) при составлении номенклатуры в каждом разделе оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составление новой номенклатуры не требуется.
II. Структура Примерной номенклатуры и порядок
ее применения
2.1. Примерная номенклатура построена по функциональному принципу и содержит систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в процессе деятельности мирового судьи, с указанием сроков их хранения.
2.2. Примерная номенклатура состоит из разделов и подразделов, соответствующих основным направлениям деятельности мирового судьи.
2.3. Заголовки дел в разделах и подразделах Примерной номенклатуры расположены по степени значимости документов.
2.4. Примерная номенклатура состоит из 9 разделов:
разделы 1 и 2 включают документы, отражающие распорядительную и организационную деятельность мировых судей, в том числе по вопросам планирования деятельности мирового судьи и его аппарата;
раздел 3 включает документы по ведению судебной статистики;
разделы 4 и 5 включают документы по судебным делам, нарядам, производствам и по ведению судебного делопроизводства;
разделы 6, 7, 8 и 9 включают документы по организации хранения документов, информационному обеспечению деятельности судебных участков мировых судей, а также документы по административно-хозяйственным вопросам и обеспечению деятельности библиотеки.
2.5. Примерная номенклатура имеет 4 графы:
в графе 1 указаны индексы дел, которые состоят из установленного цифрового обозначения раздела и порядкового номера заголовка дела. Индекс обозначается арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В пределах одного раздела для однородных дел сохраняются одинаковые индексы;
в графе 2 приведены заголовки дел (виды документов). Примерная номенклатура не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.
При составлении номенклатуры возможны уточнения заголовков, предложенных Примерной номенклатурой, их конкретизация;
в графе 3 указаны сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на ПФС, Типовой перечень;
в графе 4 приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки, порядок хранения дел и документов, пояснение о виде носителя и другое.
2.6. Отметка «ЭПК», проставленная в Примерной номенклатуре к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов после истечения сроков временного хранения подлежит экспертизе ценности и отбору на постоянное хранение.
Срок хранения документов с отметкой «до минования надобности» не может быть менее одного года.
2.7. При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Примерной номенклатуры уточнения и разъяснения.
2.8. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией судебного участка мирового судьи, с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела и утвержденные мировым судьей до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.
2.9. Исчисление сроков хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним.
Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2020 году, начинается с 1 января 2021 г.
2.10. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Примерной номенклатурой.
При этом срок хранения уголовных дел, установленный Примерной номенклатурой, исчисляется:
со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;
с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;
с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.
2.11. Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 г., хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения.
2.12. Организация проведения экспертизы ценности документов, отбор документов и оформление их на уничтожение осуществляются в соответствии с Методическими рекомендациями по организации работы архива и формированию электронного архива в аппарате мирового судьи, согласованными постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 6 февраля 2019 г. N 708.
III. Примерная номенклатура дел, образующихся в процессе
деятельности мировых судей