Как впр несколько столбцов одновременно
Функция ВПР в Excel
ВПР (англ. вариант – VLOOKUP) – очень удобная и полезная функция особенно для работы с большим объемом данных, поскольку позволяет автоматически сопоставить диапазоны с десятками тысяч наименований. Является разновидностью поиска, но только вертикального (сверху вниз) – извлекает информацию из таблицы или определенного диапазона по строкам. Работает во всех версиях Excel и даже Google Sheets.
ВПР (англ. вариант – VLOOKUP) – очень удобная и полезная функция особенно для работы с большим объемом данных, поскольку позволяет автоматически сопоставить диапазоны с десятками тысяч наименований. Является разновидностью поиска, но только вертикального (сверху вниз) – извлекает информацию из таблицы или определенного диапазона по строкам. Работает во всех версиях Excel и даже Google Sheets.
Синтаксис
Элемент – может быть числовым (адрес ячейки) или текстовым («текст»).
Адрес таблицы – диапазон ячеек, где примерно находится значение.
Номер столбца – принимает целое число из диапазона от 1 до n, из него будет извлечен результат.
Интервальный просмотр – приблизительное (ближайшее) соответствие критерию обозначается как 1 (истина), а точное соответствие – 0 (ложь). Данный логический аргумент указывать необязательно, если таблица отсортирована от минимального к максимальному значению. Если таблица не отсортирована и аргумент опущен, это равносильно истине.
Важно! Искомое значение должно находиться слева (в первом столбце) от возвращаемого элемента.
Как работает функция?
С одним условием
Когда таблица не отсортирована и данные введены в хаотичном порядке, результат будет неправильный – программа найдет ближайшее соответствие («ИСТИНА»). Но можно не сортировать таблицу, а указать интервальный просмотр «ЛОЖЬ».
Чтобы найти другой элемент, следует просто изменить первый аргумент, и результат автоматически преобразится.
С несколькими условиями
Поиск по нескольким столбцам
Программа сравнивает данные в таблице и, как только определяет точное совпадение, суммирует их.
Важно! Самостоятельно писать фигурные скобки «<>» при вводе формулы нельзя, поскольку это не приведет к какому-либо результату.
Сравнение двух таблиц
По желанию теперь можно найти численную и процентную разницу.
Поиск в выпадающем списке
Меняется фамилия в списке – меняется и зарплата.
Перенос данных
Ошибки
Вместо заключения
При необходимости задействовать горизонтальный поиск элемента стоит воспользоваться функцией ГПР.
В программах OpenOffice и LibreOffice используется VLOOKUP, ее синтаксис =VLOOKUP(lookupvalue; datatable; columnindex; mode), а работает функция точно так же, как описано выше.
ВПР с несколькими условиями: 5 примеров.
Очень часто наши требования к поиску данных не ограничиваются одним условием. К примеру, нам нужна выручка по магазину за определенный месяц, количество конкретного товара, проданного определенному покупателю и т.д. Обычными средствами функции ВПР эту задачу решить сложно и даже не всегда возможно. Ведь там предусмотрено использование только одного критерия поиска.
Мы предложим вам несколько вариантов решения проблемы поиска по нескольким условиям.
ВПР по нескольким условиям с использованием дополнительного столбца.
Задачу, рассмотренную в предыдущем примере, можно решить и другим способом – без использования формулы массива. Ведь работа с массивами многим представляется сложной и недоступной для понимания. Дополнительный столбец для поиска по нескольким условиям будет в определенном отношении более простым вариантом.
Итак, необходимо выбрать значение выручки за определенный месяц, год и по нужному магазину. В итоге имеем 3 условия отбора.
Сразу по трем столбцам функция ВПР искать не может. Поэтому нам нужно объединить их в один. И, поскольку поиск производится всегда в крайнем левом (первом) столбце, то нужно добавить его в нашу таблицу тоже слева.
Вставляем перед таблицей с данными дополнительный столбец A. Затем при помощи оператора & объединяем в нем содержимое B,C и D. Записываем в А7
и копируем в находящиеся ниже ячейки.
Формула поиска в D4 будет выглядеть:
В диапазон поиска включаем и наш дополнительный столбец. Критерий поиска – также объединение 3 значений. И извлекаем результат из 5 колонки.
Все работает, однако вид несколько портит дополнительный столбец. В крайнем случае, его можно скрыть, используя контекстное меню по нажатию правой кнопки мыши.
Вид станет приятнее, а на результаты это никак не повлияет.
ВПР по двум условиям при помощи формулы массива.
У нас есть таблица, в которой записана выручка по каждому магазину за день. Мы хотим быстро найти сумму продаж по конкретному магазину за определенный день.
Для этого в верхней части нашего листа запишем критерии поиска: дата и магазин. В ячейке B3 будем выводить сумму выручки.
Формула в B3 выглядит следующим образом:
Обратите внимание на фигурные скобки, которые означают, что это формула массива. То есть наша функция ВПР работает не с отдельными значениями, а разу с массивами данных.
Разберем процесс подробно.
Мы ищем дату, записанную в ячейке B1. Но вот только разыскивать мы ее будем не в нашем исходном диапазоне данных, а в немного видоизмененном. Для этого используем условие
То есть, в том случае, если наименование магазина совпадает с критерием в ячейке B2, мы оставляем исходные значения из нашего диапазона. А если нет – заменяем их на пробелы. И так по каждой строке.
В результате получим вот такой виртуальный массив данных на основе нашей исходной таблицы:
Как видите, строки, в которых ранее был «Магазин 1», заменены на пустые. И теперь искать нужную дату мы будем только среди информации по «Магазин 2». И извлекать значения выручки из третьей колонки.
С такой работой функция ВПР вполне справится.
Такой ход стал возможен путем применения формулы массива. Поэтому обратите особое внимание: круглые скобки в формуле писать руками не нужно! В ячейке B3 вы записываете формулу
И затем нажимаете комбинацию клавиш CTRL+Shift+Enter. При этом Excel поймет, что вы хотите ввести формулу массива и сам подставит скобки.
Таким образом, функция ВПР поиск по двум столбцам производит в 2 этапа: сначала мы очищаем диапазон данных от строк, не соответствующих одному из условий, при помощи функции ЕСЛИ и формулы массива. А затем уже в этой откорректированной информации производим обычный поиск по одному только второму критерию при помощи ВПР.
Чтобы упростить работу в будущем и застраховать себя от возможных ошибок при добавлении новой информации о продажах, мы рекомендуем использовать «умную» таблицу. Она автоматически подстроит свой размер с учетом добавленных строк, и никакие ссылки в формулах не нужно будет менять.
Вот как это будет выглядеть.
Выше мы уже рассматривали, как при помощи формулы массива можно организовать поиск ВПР с несколькими условиями. Предлагаем еще один способ.
Условия возьмем те же, что и в предыдущем примере.
Формулу в С4 введем такую:
Естественно, не забываем нажать CTRL+Shift+Enter.
Теперь давайте пошагово разберем, как это работает.
Наше задача здесь – также создать дополнительный столбец для работы функции ВПР. Только теперь мы создаем его не на листе рабочей книги Excel, а виртуально.
Как и в предыдущем примере, мы ищем текст из объединенных в одно целое условий поиска.
Далее определяем данные, среди которых будем искать.
Конструкция вида A7:A20&B7:B20&C7:C20;D7:D20 создает 2 элемента. Первый – это объединение колонок A, B и C из исходных данных. Если помните, то же самое мы делали в нашем дополнительном столбце. Второй D7:D20 – это значения, одно из которых нужно в итоге выбрать.
Функция ВЫБОР позволяет из этих элементов создать массив. <1,2>как раз и означает, что нужно взять сначала первый элемент, затем второй, и объединить их в виртуальную таблицу – массив.
В первой колонке этой виртуальной таблицы мы будем искать, а из второй – извлекать результат.
Таким образом, для работы функции ВПР с несколькими условиями мы вновь используем дополнительный столбец. Только создаем его не реально, а виртуально.
Двойной ВПР при помощи ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ
Далее речь у нас пойдет уже не о функции ВПР, но задачу мы будем решать ту же самую. В качестве критерия поиска нам опять нужно использовать несколько условий.
Существуют, пожалуй, даже более гибкие решения, нежели функция ВПР. Это комбинация функций ИНДЕКС + ПОИСКПОЗ.
Область их применения очень велика, о чем бы также будем рассказывать на сайте mister-office.ru.
А пока вернемся вновь к нашей задаче.
Формула в С4 теперь выглядит так:
И не забываем при вводе нажать CTRL+Shift+Enter! Это формула массива.
Теперь давайте разбираться, как это работает.
Функция ИНДЕКС в нашем случае позволяет извлечь элемент из списка по его порядковому номеру. Список – это диапазон D7:D20, где записаны суммы выручки. А вот порядковый номер, который нужно извлечь, мы определяем при помощи ПОИСКПОЗ.
Синтаксис здесь следующий:
ПОИСКПОЗ(что_ищем; где_ищем; тип_поиска)
Тип поиска ставим 0, то есть точное совпадение. В нашем случае мы будем искать 1. Далее мы определим массив, в котором будем работать.
Выражение (A7:A20=C1)*(B7:B20=C2)*(C7:C20=C3) позволит создать виртуальную таблицу примерно такого вида:
Как видите, первоначально мы последовательно сравниваем каждое значение с нашим критерием отбора. В столбце А у нас записаны месяцы – сравниваем их с месяцем-критерием из ячейки C1. В случае совпадения получаем ИСТИНА, иначе – ЛОЖЬ. Аналогично последовательно проверяем год и название магазина. А затем просто перемножаем значения. Поскольку логические переменные для Excel – это либо 0, либо 1, то произведение их может быть равно 1 только в том случае, если мы имеем по каждой колонке ИСТИНА (то есть,1). Во всех остальных случаях получаем 0.
Убеждаемся, что цифра 1 встречается только единожды.
При помощи ПОИСКПОЗ определяем, на какой позиции она находится. На какой позиции находится 1, на той же позиции находится в массиве и искомая сумма выручки. В нашем случае это 10-я.
Далее при помощи ИНДЕКС извлекаем 10-ю по счету выручку.
Таким образом мы выбрали значение по нескольким условиям без использования функции ВПР.
Достойная замена – функция СУММПРОИЗВ.
У нас есть данные о продажах нескольких менеджеров в различных регионах. Нужно сделать выборку по дате, менеджеру и региону.
Работает как формула массива, хотя по факту таковой не является. В этом заключается замечательное свойство функции СУММПРОИЗВ, о которой мы еще много будем говорить в других статьях.
Последовательно по каждой строке диапазона от 2-й до 27-й она проверяет совпадение каждого соответствующего значения с критерием поиска. Эти результаты перемножаются между собой и в итоге еще умножаются на сумму выручки. Если среди трех условий будет хотя бы одно несовпадение, то итогом будет 0. В случае совпадения сумма выручки трижды умножится на 1.
Затем все эти 27 произведений складываются, и результатом будет выручка нужного менеджера в каком-то регионе за определенную дату.
В качестве бонуса можно продолжить этот пример и рассчитать общую сумму продаж менеджера в определенном регионе.
Для этого из формулы просто уберем сравнение по дате.
Кстати, возможен и другой вариант расчета с этой же функцией:
Итак, мы рассмотрели примеры использования функции ВПР с двумя и с несколькими условиями. А также обнаружили, что этой ценной функции есть замечательная альтернатива.
history 30 сентября 2020 г.
Функция ВПР () ищет заданное значение в ключевом столбце и выводит значение из соседнего столбца. Ключевой столбец в этом случае не содержит повторов. А что если содержит? Тогда функция выведет только первое встретившееся значение. Напишем формулу, которая выводит все значения, соответствующие искомому. Назовем эту формулу множественный ВПР().
Пусть дана исходная таблица с номерами заказов и товарами. Номера заказов могут повторяться.
У заказа 2 три повтора, в строке 3, 4 и 6. Перечень заказов не сортирован.
Выведем все наименования товаров для заказа 2, а также количество этих товаров.
Поместим в него формулу =СЧЁТЕСЛИ($B$8:B8;B8)
Она подсчитает номера повторов для каждого заказа. Нужный заказ введем в желтую ячейку. Соответствующие позиции этого заказа подсвечиваются зеленым цветом в исходной таблицке с помощью условного форматирования.
В таблице ниже, там где будем выводить товар и его количество для выбранного заказа, с помощью формулы
определим позиции повтора в исходной таблице (оранжевый столбец в нижней таблице). Это обычная формула (не формула массива).
Наименование товара выведем с помощью простой формулы =ИНДЕКС(C$8:C$14;$B23), аналогично выведем Количество.
Изменив в желтой ячейке номер заказа на 1, нижняя табличка изменится.
Покажем как работает формула =СУММПРОИЗВ(($B$8:$B$14=$A$20)*($E$8:$E$14=A23)*(СТРОКА($B$8:$B$14)-СТРОКА($B$7))) для заказа 1:
Самый быстрый ВПР
Если в ваших таблицах всего лишь несколько десятков строк, то, скорее всего, эта статья не будет для вас актуальной. На таких небольших объемах данных любой способ будет работать достаточно шустро, чтобы вы этого не замечали. Если же число строк в ваших списках измеряется тысячами, да и самих таблиц не одна-две, то время мучительного ожидания на пересчете формул в Excel может доходить до нескольких минут.
Когда я писал свою первую книжку пять лет назад, то уже делал сравнительный скоростной тест различных способов поиска и подстановки данных функциями ВПР, ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ, СУММЕСЛИ и др. С тех пор сменилось три версии Office, появились надстройки Power Query и Power Pivot, кардинально изменившие весь процесс работы с данными. А в прошлом году ещё и обновился вычислительный движок Excel, получив поддержку динамических массивов и новые функции ПРОСМОТРХ, ФИЛЬТР и т.п.
Подопытный кролик
Тест будем проводить на следующем примере:
Способ 1. ВПР
Время вычисления = 4,3 сек.
Способ 2. ВПР с выделением столбцов целиком
В старых версиях Excel такое выделение не сильно влияло на скорость вычислений, но сейчас (неожиданно для меня, признаюсь) результат получился в разы хуже предыдущего.
Время вычисления = 14,5 сек.
Способ 3. ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
Формула выходит чуть сложнее, но, при этом имеет несколько ощутимых преимуществ перед классической ВПР, а именно:
По скорости, однако же, этот способ проигрывает ВПР почти в два раза:
Время вычисления = 7,8 сек.
Если же, вдобавок, полениться и выделять не ограниченные диапазоны, а столбцы целиком:
. то результат получается совсем печальный:
Время вычисления = 28,5 сек.
28 секунд, Карл! В 6 раз медленнее ВПР!
Способ 4. СУММЕСЛИ
Время вычисления = 12,8 сек.
При выделении столбцов целиком, т.е. использовании формулы вида =СУММЕСЛИ( G:G ; B2 ; H:H ) всё ещё хуже:
Время вычисления = 41,7 сек.
Это самый плохой результат в нашем тесте.
Способ 5. СУММПРОИЗВ
Этот подход сейчас встречается не часто, но всё ещё достаточно регулярно. Обычно так любят извращаться пользователи старой школы, ещё хорошо помнящие те времена, когда в Excel было всего 255 столбцов и 56 цветов 🙂
Время вычисления = 11,8 сек.
Способ 6. ПРОСМОТР
На первый взгляд всё выглядит очень удобно и логично, но всю картину портят два неочевидных момента:
При работе с неидеальными данными в реальном мире это гарантированно создаст проблемы, как вы понимаете.
Скорость же вычислений у функции ПРОСМОТР (LOOKUP) весьма приличная:
Время вычисления = 7,6 сек.
Способ 7. Новая функция ПРОСМОТРХ
Эта функция пришла с одним из недавних обновлений пока только пользователям Office 365 и пока отсутствует во всех остальных версиях (Excel 2010, 2013, 2016, 2019). По сравнению с классической ВПР у этой функции есть масса преимуществ (упрощенный синтаксис, возможность искать не только сверху-вниз, возможность сразу задать значение вместо #Н/Д и т.д.) Формула для решения нашей задачи будет выглядеть в этом случае так:
Время вычисления = 7,6 сек.
Почти в два раза медленнее, чем у ВПР, вместо которой Microsoft предлагает теперь использовать ПРОСМОТРХ. Жаль.
И, опять же, если полениться и выделить диапазоны в прайс-листе целыми столбцами:
. то скорость падает до совершенно неприличных уже значений:
Время вычисления = 28,3 сек.
А если на динамических массивах?
Прошлогоднее (осень 2019) обновление вычислительного движка Microsoft Excel добавило ему поддержку динамических массивов (Dynamic Arrays), о которых я уже писал. Это принципиально новый подход к работе с данными, который можно использовать почти с любыми классическими функциями Excel. На примере ВПР это будет выглядеть так:
Разница с классическим вариантом в том, что первым аргументом ВПР здесь выступает не одно искомое значение (а формулу потом нужно копировать вниз на остальные строки), а сразу весь массив из полумиллиона грузов B2:B500000, цены для которых мы хотим найти. Формула при этом сама распространяется вниз, занимая требуемое количество ячеек.
Время вычисления = 1 сек.
А вот олдскульные подходы на основе СУММПРОИЗВ и СУММЕСЛИ(МН) с динамическими массивами работать отказались 🙁
Что с умными таблицами?
Если предварительно превратить наши отгрузки и прайс в «умные» (по умолчанию они получат имена Таблица1 и Таблица2, соответственно), то формула с той же ВПР будет выглядеть как:
Жирным плюсом такого подхода будет возможность легко добавлять данные в наши таблицы в будущем. При дописывании новых строк в отгрузки или к прайс-листу, наши «умные» таблицы будут растягиваться автоматически.
Скорость же, как выяснилось, тоже вырастает очень значительно и примерно равна скорости работы на динамических массивах:
Время вычисления = 1 сек.
У меня есть подозрение, что дело тут не в самих «умных» таблицах, а всё в том же обновлении вычислительного движка, т.к. на старых версиях Excel такого прироста в скорости на умных таблицах я не помню.
Бонус. Запрос Power Query
Время обновления = 8,2 сек.
Итоговая таблица и выводы
Если вы честно дочитали до этого места, то какие-то выводы, наверное, уже сделали самостоятельно. Если же пропустили все детали и сразу перешли к итогам, то вот вам общая результирующая таблица по скорости всех методов:
Само-собой, у каждого из нас свои предпочтения, задачи и тараканы, но для себя я сформулировал выводы после этого тестирования так:
Двумерный поиск в таблице (ВПР 2D)
Пример 1. Найти значение по товару и городу
Предположим, что у нас имеется вот такой двумерный массив данных по городам и товарам:
Пользователь вводит (или выбирает из выпадающих списков) в желтых ячейках нужный товар и город. В зеленой ячейке нам нужно формулой найти и вывести число из таблицы, соответствующее выбранным параметрам. Фактически, мы хотим найти значение ячейки с пересечения определенной строки и столбца в таблице. Для наглядности, разобъем задачу на три этапа.
Итого, соединяя все вышеперечисленное в одну формулу, получаем для зеленой ячейки решение:
=ИНДЕКС(B2:F10; ПОИСКПОЗ(J2;A2:A10;0) ; ПОИСКПОЗ(J3;B1:F1;0) )
или в английском варианте
Пример 2. Приблизительный двумерный поиск
Слегка модифицируем предыдущий пример. Предположим, что у нас имеется вот такая ситуация:
Идея в том, что пользователь должен ввести в желтые ячейки высоту и ширину двери для, например, шкафа, которую он хочеть заказать у компании-производителя, а в серой ячейке должна появиться ее стоимость из таблицы. Важный нюанс в том, что если пользователь вводит нестандартные значения размеров, то они должны автоматически округлиться до ближайших имеющихся в таблице и в серой ячейке должна появиться стоимость изготовления двери для этих округленных стандарных размеров.
Решение для серой ячейки будет практически полностью аналогично предыдущему примеру:
=ИНДЕКС(C7:K16; ПОИСКПОЗ(D3;B7:B16;1) ; ПОИСКПОЗ(G3;C6:K6;1) )
=INDEX(C7:K16; MATCH(D3;B7:B16;1); MATCH(G3;C6:K6;1))
Для точного поиска (Тип сопоставления = 0) сортировка не нужна и никакой роли не играет.
P.S. Обратная задача
Принцип их работы следующий: