Как выбрать подходящий шаг группировки

Группировка в сводной таблице Excel – полезные рекомендации.

Возможность группировки данных является одной из самых мощных и полезных функций в сводной таблице. Это позволит обнаружить ранее скрытые взаимосвязи, сделать интересные выводы.

При работе со сводными таблицами в Microsoft Excel вы можете обнаружить, что в очень часто в них имеется много информации, которую следовало бы обобщить еще больше. Это можно сделать, сгруппировав отдельные показатели. И в этом материале я объясню, как сделать это, какие возможности для анализа мы здесь получаем.

Используем как источник информацию о реализации шоколада, часть которой вы видите на рисунке ниже.

Согласитесь, что простое перечисление продаж не дает нам достаточно полезной информации, чтобы сделать какие-то выводы и предложения.

Группировка по числовому значению.

Давайте попробуем подсчитать, с какой скидкой у нас происходит больше всего покупок.

Создадим новый макет сводной таблицы. Как это сделать – читайте в нашем руководстве по созданию сводных таблиц. Перетащим скидку в область строк, а сумму – в область значений. Предлагаю сразу же изменить присвоенное по умолчанию наименование показателя на «Сумма покупки». Так будет гораздо информативнее.

В результате получаем длинный список покупок с процентом скидки по каждой из них.

И на какой диапазон скидок нам лучше всего ориентироваться? Вот здесь нам и пригодится группировка.

Устанавливаем курсор на то поле, по которому хотим сгруппировать числа. Во вкладке «Анализ» находим «Группа» (1) и далее действуем так, как показано на рисунке чуть ниже. Программа автоматически определяет максимальное и минимальное значение (3) и по умолчанию предлагает шаг группировки равный единице, то есть 1%. Думаю, есть смысл увеличить его до 5%. (4)

К сожалению, процентный формат чисел здесь не учитывается, поэтому в уме умножайте всё на 100.

Получаем сжатый и достаточно понятный результат. Для наглядности можно добавить сюда еще и диаграмму. Для этого на вкладке «Анализ» нажмите «Сводная диаграмма» и выберите наиболее подходящий вам вид. И далее ее можно корректировать точно так же, как и обычную диаграмму Excel.

Больше всего покупок – со скидкой от 6,6% до 11,6% (на диаграмме это интервал 0,066 – 0,116).

Группировка по датам.

Теперь давайте посмотрим, в какие периоды времени у нас были максимальные продажи. Для этого создадим еще одну сводную таблицу. В качестве строк на этот раз используем даты.

Итак, первоначально перед нами группировка дат с суммами покупок за каждый день. Нам снова будет предложено выбрать интервал группировки. Выберите месяц и квартал.

Как и ранее, добавим для наглядности сводную диаграмму.

Итак, мы видим итоги по кварталам, общий итог, а также продажи, сгруппированные по месяцам.

Произвольная группировка.

Мы можем научиться как сделать более сложную группировку. Продолжаем работать с последним вариантом нашей сводной таблицы.

Перетаскиваем поле «Товар» в область условных обозначений столбцов, как это показано на рисунке ниже.

Сразу же меняется и сама таблица, перестраивается график. Теперь мы видим продажи по месяцам в разрезе отдельных товаров. Причем, если таких наименований будет слишком много, мы можем оставить на диаграмме только самые важные из них. Для этого нажмите на выпадающий список товаров, который находится справа от диаграммы. И там выберите только нужные товары, чтобы не загромождать график лишней информацией.

И, наконец, мы можем добавить к нашему анализу еще одно изменение. Как вы помните, у нас еще есть сведения, кому именно был продан товар, то есть код покупателя.

Используем такую интересную новинку, появившуюся в Office 2013, как срезы.

На вкладке «Анализ» нажмите кнопку «Вставить срез» и в появившемся окне выберите «Код покупателя».

Рядом появилось небольшое окошко с кодами покупателей. Это своего рода фильтр, при помощи которого можно выбрать для отображения одного, нескольких либо всех покупателей.

В результате мы можем сгруппировать сведения о покупках по времени, по товарам и по покупателю (одному или нескольким).

Согласитесь, это достаточно мощный инструмент анализа.

Кроме того, группировать можно выборочно: не по всем значениям какого-то показателя, а только по некоторым из них. К примеру, давайте создадим группу черного шоколада, отделив его от всех товаров.

Выделим ячейки с нужным товаром. Затем, как это показано на скриншоте, нажмём на ленте «Группировка по выделенному». Результат вы видите ниже.

Выбранные нами наименования товара сейчас объединены в группу. И по ней мы можем делать все необходимые расчеты.

Работа с группировками.

Вы можете свернуть и развернуть группу сводной таблицы, нажав на символ плюс / минус (+/-) слева от ее названия.

Одно из преимуществ группировки чисел в сводной таблице заключается в том, что затем можно извлечь подмножество сгруппированных данных в новый рабочий лист. То есть, получить своего рода расшифровку по любому из итогов.

Для этого выберите интересующую вас группу и дважды щелкните ячейку «Итого». Данные, образовавшие этот итог, будут извлечены на новый лист в вашей рабочей книге.
Предположим, мы хотим получить детальную информацию о том, как образовалась сумма продаж равная 32116 по покупателю с кодом «Голубой» за 1 квартал. Вы ее видите на предыдущем скриншоте чуть выше.

Щелкаем по этой цифре, и получаем на новом листе вот что:

Единственное неудобство здесь, быть может, в том, что ко всем числам применен формат «Общий», который используется в Excel по умолчанию.

Итак, двойной щелчок по любому значению сводной таблицы создает новый рабочий лист, содержащий все данные, которые повлияли на это значение.

Устранение ошибок

Иногда, когда вы пытаетесь сгруппировать числа или даты, вы получаете сообщение об ошибке, в котором говорится, что вы не можете выполнить это действие.

Это может произойти по ряду причин.

Во-первых, если вы пытаетесь сгруппировать какие-то показатели в свою собственную пользовательскую группу, вы должны выбрать как минимум две записи для ее создания. Вы не можете создать группу только из одной записи.

Если в поле, содержащем даты или числа, есть пустые ячейки или ячейки с текстом, то из-за этого вы получите сообщение об ошибке.

Я думаю, вы понимаете, что Excel не может группировать числа и текст, ведь нельзя сложить букву и число.

В каждом случае проверьте исходные данные и устраните проблему, а затем выполните обновление сводной таблицы перед повторной попыткой.

Источник

Лекция 5 Статистическая сводка и группировка

Статистическая сводка и группировка. В результате проведения статистического наблюдения получают данные о признаках каждой обследованной единицы статистической совокупности. Однако эти массивы данных, содержащие подробные сведения о каждой единице совокупности, собирают не для того, чтобы получить характеристики каждой из них, а с целью изучить совокупность в целом, выявить ее характерные группы и закономерности. Для этого необходимо обобщить и систематизировать сведения, полученные в ходе статистического наблюдения.

Обобщение и систематизация первичных статистических данных – это самостоятельный этап статистического исследования, основная задача которого получить полную и всестороннюю характеристику как совокупности в целом, так и отдельных ее частей и представить полученную информацию об изучаемой совокупно­сти в наиболее удобной для пользователей форме. В статистической практике данный этап статистического исследования называют этапом сводки и группировки статистических данных.

Статистическая сводка

Сводка – это научная обработка первичных данных с целью получения обобщенных характеристик изучаемого социально-экономического явления по ряду существенных для него признаков с целью выявления типичных черт и закономерностей, присущих изучаемому явлению в целом.

По глубине и точности обработки материала различают простую сводку и сложную сводку.

Простая сводка – это операция по подсчету общих итогов по совокупности единиц наблюдения и оформление этого материала в статистических таблицах.

Сложная сводка – это комплекс последовательных операций, включающих группировку полученных при наблюдении материалов, составление системы показателей для характеристики типичных групп и подгрупп изучаемой совокупности явлений, подсчет числа единиц и итогов по каждой группе и подгруппе, и по всему объекту и представление результатов в виде статистических таблиц.

Этапы проведение сводки

Статистическая группировка

Группировка – разбиение общей совокупности единиц объекта наблюдения по одному или нескольким существенным признакам на однородные группы, раз­личающиеся между собой в количественном и качественном отношении и позволяющие выделить социально-экономические типы, изучить структуру совокупности и проанализи­ровать связи между отдельными признаками.

Задачи, решаемые с помощью метода группировок:

Виды группировок. В соответствии с познавательными задачами, решаемыми в ходе построения стати­стических группировок, различают следующие их виды: типологические, структурные, аналитические.

Типологическая группировка – это разбиение разнородной совокупности единиц наблюдения на отдельные качественно однородные группы и выявление на этой основе социально-экономических типов явлений. При построении группировки этого вида основное внимание должно быть уделено идентификации типов и выбору группировочного признака. Решение вопроса об основании группировки должно осуществляться на основе анализа сущности изучаемого социально-экономического явления.

Структурная группировка – предназначена для изучения состава однородной совокупности по какому-либо варьирующему признаку, а также структуры и структурных сдвигов, происходящих в нем.

Аналитическая группировка – выявляет взаимосвязи между изучаемыми явлениями и признаками, их характеризующими.

. В статистике при изучении связей социально-экономических явлений признаки подразделяют на факторные и результативные.

Особенности построения аналитической группировки:

По способу построения группировки бывают простые и комбинационные.

Простая группировка – группы образованы только по одному признаку.

Комбинационная группировка – разбиение совокупности на группы производится по двум и более признакам, взятым в сочетании (комбинации).

Сначала группы формируются по одному признаку, затем группы делятся на подгруппы по другому признаку, а эти в свою очередь делятся по третьему и так далее. Таким образом, комбинационные группировки дают возможность изучить единицы совокупности одновременно по нескольким взаимосвязанным признакам.

При построении комбинационной группировки возникает вопрос о последователь­ности разбиения единиц объекта по признакам. Как правило, рекомендуется сначала производить группировку по атрибутивным признакам, значения которых имеют ярко выраженные качественные различия.

Этапы построения статистических группировок

При небольшом объеме совокупности (n

Определение числа групп можно осуществить несколькими способами. Формально-математический способ предполагает использование формулы Стерджесса (формула 5.2): (5.2)

где n – число групп; N – число единиц совокупности.

Согласно этой формуле выбор числа групп зависит только от объема изучаемой совокупности.

Применение данной формулы дает хорошие результаты в том случае, если сово­купность состоит из большого числа единиц наблюдения (n>50).

Другой способ определения числа групп основан на применении показателя среднего квадратического отклонения (σ). Если величина интервала равна 0,5σ, то совокуп­ность разбивается на 12 групп, а когда величина интервала равна 2/3σ и σ, то совокуп­ность делится, собственно, на 9 и 6 групп. Однако при определении групп данными методами существует большая вероятность получения «пустых» или малочисленных групп, характеристики изучаемого явления на основе которых будут недостаточно типичными для выделенной группы и изучаемой совокупности в целом.

Когда определено число групп, то следует определить интервалы группировки.

Интервал – это значения варьирующего признака, лежащие в определенных границах. Каждый интервал имеет верхнюю и нижнюю границы или одну из них. Нижней границей интервала называется наименьшее значение признака в интервале. Верхней границей интервала называется наибольшее значение признака в интервале. Величина интервала представляет собой разность между верхней и нижней границами интервала.

Интервалы группировки бывают: равные и неравные; открытые и закрытые.

Ширина равного интервала определяется по (формуле 5.3):

(5.3)

Если максимальные или минимальные значения сильно отличаются от смежных с ними значений вариантов в упорядоченном ряду значений группировочного признака, то для определения величины интервала следует использовать не максимальное или минимальное значения, а значения, несколько превышающие минимум, и несколько меньше, чем максимум.

Полученную по формуле (5.3) величину округляют и она будет являться шириной интервала.

Существуют следующие правила определения ширины интервала.

Если величина интервала, рассчитанная по формуле (5.3) представляет собой величину, которая имеет один знак до запятой (например: 0,67; 1,487; 3,82), то в этом случае полученные значения целесообразно округлить до десятых и их использовать в качестве ширины интервала. В приведенном выше примере это будут соответственно значения: 0,7; 1,5; 3,8.

Если рассчитанная величина интервала имеет две значащие цифры до запятой и несколько после запятой (например, 14,876), то это значение необходимо округлит до целого числа (15).

В случае, когда рассчитанная величина интервала представляет собой трехзначное, четырехзначное и так далее число, то эту величину следует округлить до ближайшего числа, кратного 100 или 50. Например, 652 следует округлить до 650 или до 700.

Если размах вариации признака в совокупности велик и значения признака варьируют неравномерно, то надо использовать группировку с неравными интервалами.

Неравные интервалы могут быть получены в процессе объединения пустых, не содержащих ни одной единицы совокупности, равных интервалов. Это происходит в том случае, если после построения равных интервалов по изучаемому признаку образуются группы, содержащие мало или не содержащие вообще ни одной единицы, т.е. группы, не отражающие определенных типов изучаемого явления по признаку. В этом случае возникает необхо­димость в увеличении интервалов группировки.

Также неравные интервалы могут быть прогрессивно-возрастающие или прогрес­сивно-убывающие в арифметической или геометрической прогрессии. Величина интервалов, изменяющихся в арифметической и геометрической прогрессии, определяется следующим образом:h_i+1=h_i+а,

а – константа: для прогрессивно-возрастающих интервалов имеет знак «+», а при прогрессивно-убывающих – знак «-».

q — константа: для прогрессивно-возрастающих – больше «1»; для прогрессивно-убывающих ‑ меньше «1».

Применение неравных интервалов обусловлено тем, что в первых группах небольшая разница в показателях имеет большое значение, а в последних группах эта разница не существенна.

Например, при построении группировки строительных компаний города по показателю численности работающих, который варьирует от 500 человек до 3500 человек, нецелесообразно рассматривать равные интервалы, т. к. учитываются как малые, так и крупнейшие строительные фирмы города. Поэтому следует образовывать неравные интервалы: 500–1000, 1000–2000, 2000–3500, т.е. величина каждого последующего интервала больше предыдущего на 500 человек и увеличивается в арифметической прогрессии. Выбор исследователя в построении равных или неравных интервалов зависит от степени заполнения каждой выделенной группы, т.е. от числа единиц в них. Если величина интервала существенна и содержит большое число единиц совокупности, то эти интервалы необходимо дробить, а в противном случае – объединять.

Интервалы статистической группировки

Интервалы группировок могут быть закрытыми и открытыми.

Закрытые интервалы – это интервалы, у которых есть и верхняя и нижняя границы.

Открытые интервалы – это интервалы, у которых указана только одна граница: как правило, верхняя – у первого интервала и нижняя – у последнего.

Например, группы страховых компаний по числу работающих в них сотрудников (чел.): до 50, 50–100, 100–150, 150 и более. Применение открытых интервалов целесообразно в тех случаях, когда в совокупно­сти встречается незначительное число единиц наблюдения с очень малыми или очень большими значениями вариантов, которые резко, в несколько раз, отличаются от всех остальных значений изучаемого признака.

Если основанием группировки служит непрерывный признак (например, группы строительных фирм по объему строительно-монтажных работ, выполненных собственными силами (тыс. руб.): 1200–1400, 1400–1600, 1600–1800, 1800–2000), то одно и то же значение признака выступает и верхней и нижней границами двух смежных интервалов. В данном случае объем работ 1400 тыс. руб. составляет верхнюю границу первого интервала и нижнюю границу второго, 1600 тыс. руб. ‑ соответственно второго и третьего и т.д., т.е. верхняя граница i-го интервала равна нижней границе (i+1)-го интервала.

При таком обозначении границ может возникнуть вопрос, в какую группу включать единицы наблюдения, значения признака у которых совпадают с границами интервалов.

Например, во вторую или третью группу должна войти строительная фирма с объемом строительно-монтажных работ 1600 тыс. рублей? Если верхняя граница формируется по принципу «исключительно», то фирма должна быть отнесена к третьей группе, в противном случае – ко второй. Для того, чтобы правильно отнести к той или иной группе единицу совокупности, значение признака которой совпадает с границами интервалов, можно ориентироваться на открытые интервалы (по нашему примеру группы строительных фирм по объему строительно-монтажных работ преобразуются в следующие: до 1400, 1400–1600, 1600–1800, 1800 и более). В данном случае, вопрос отнесения отдельных единиц совокупности, значения которых являются граничными, к той или иной группе решается на основе анализа последнего открытого интервала. Возможны два случая обозначения последнего открытого интервала: 1) 1800 тыс. руб. и более; 2) более 1800 тыс. руб. В первом случае, строительные фирмы с объемом строительно-монтажных работ 1600 тыс. руб. попадут в третью группу; во втором случае – во вторую группу.

Если в основании группировки лежит дискретный признак, то нижняя граница 1-го интервала равна верхней границе i-1-го интервала, увеличенной на 1.

Например, группы строительных фирм по числу занятого персонала (чел.) будут иметь вид: 100–150, 151–200, 201–300.

Строя такую группировку, следует дифференцированно устанавливать границы интервалов для разных отраслей народного хозяйства. Это достигается путем использования группировок со специализированными интервалами.

Специализированные интервалы – применяются дли выделения из совокупности одних и тех же типов по одному и тому же признаку для явлений, находящихся в различных условиях.

При изучении социально-экономических явлений на макроуровне часто применяют группировки, интервалы которых не будут ни прогрессивно-возрастающими, ни прогрессивно-убывающими. Такие интервалы называются произвольными и, как правило, используются при группировке предприятий, например, по уровню рентабельности.

Пример. Далее на примере данных приведенных в табл. 5.1. произведем аналитическую группировку совокупности, включающей 30 банков.

Таблица 5.1 ‑ Совокупность 30 банков Российской Федерации

(на 01.01.19 г., цифры условные)

По данным табл.5.1 группировочным (факторным) признаком является капитал, результативным – прибыль. Группировку производим по факторному признаку. Зададим количество групп (условно) – 4, а величину интервала определим по формуле (5.3).

Обозначим границы групп:

1-я группа – 156,0-197,8;

2-я группа – 197,8-239,6;

3-я группа – 239,6-281,4;

4-я группа – 281,4-323,2.

После того, как определен группировочный признак – капитал, задано число групп – 4 и образованы сами группы, необходимо отобрать показатели, которые характеризуют группы, и определить их величины по каждой группе.

Далее показатели, характеризующие банки, разносятся по четырем указанным группам и подсчитываются групповые итоги. Результаты группировки заносятся в таблицу и определяются общие итоги по совокупности единиц наблюдения по каждому показателю.

Таблица 5.2 ‑ Группировка коммерческих банков по величине капитала

Источник