Как вывести людей с удаленки
Как возвращать работников с удаленки: нужен приказ или нет?
Требование об обязательном переводе части сотрудников на удаленку отменены. Решение о возвращении работников в офисы или сохранении удаленки вправе принимать руководители организаций.
Многие компании продолжают работать в удаленном режиме или возвращают в офисы не более половины от всех сотрудников. Это связано с тем, что пандемия не закончилась, и цифры по заболеваемости не имеют пока стойкой динамики к снижению.
Возвращать работников в офисы и на предприятия лучше всего поэтапно, учитывая, что для многих ранее нормальная поездка на общественном транспорте, сегодня может оказаться стрессом. За время удаленной работы у многих «потерялись» навыки социального общения. Но, если решение уже принято, и пора по мнению руководителя компании возвращаться в офис, нужно оформить все приказы. Ведь кадровый документооборот может проверить трудовая инспекция.
Нужны ли приказы и какие
Какие приказы нужно оформить зависит от того, как переводили на удаленку.
В своем письме от 24.12.2020 № 14-2/10/П-12663 Минтруд перечислял те пункты, которые должны быть в приказах о переводе на удаленку.
Если в маленькой компании просто собрались, решили и разошлись по домам – никаких приказов оформлять не нужно. Достаточно также договорится с помощью любого канала связи и выйти на работу в офис.
Если сотрудников переводили временно на удаленную работу на основании приказа, нужно издать новый приказ о возобновлении работы в офисе.
Причем, уведомлять работников за два месяца об отмене удаленного режима в данном случае не нужно. Поскольку работников переводили на удаленный режим работы в особом порядке, который предусмотрен главой 49.1 ТК, статьи 72, 74 ТК не применяются.
Приказ составляется на бланке организации с ее реквизитами в произвольной форме. В нем нужно указать:
Если компания планирует возвращать работников в офис поэтапно, по несколько человек, издавать нужно несколько приказом. Для каждой группы возвращающихся работников свой приказ.
Пример приказа об отмене удаленного режима работы
Всех работников, нужно ознакомить с приказом. Учитывая, что работники на момент издания приказа находятся на удаленном режиме, ознакомление нужно провести дистанционно. Использовать можно те средства коммуникации, которые установлены в договоре либо в приказе при перехода не удаленку.
С приказом об отмене удаленного режима можно ознакомить:
Инструктаж по охране труда после удаленки
Трудовой кодекс устанавливает отдельный перечень случаев, когда нужно обязательно проводить инструктаж по охране труда.
После перерывов в офисной работе более двух месяцев должен проводиться внеплановый инструктаж. При возвращении сотрудников с удаленной работы считается, что перерыв был не очень длительным. Поэтому проводить обязательный инструктаж здесь не нужно. Он может быть проведен или по решению работодателя, или в том случае, если локальные инструкции по охране труда изменились в связи с пандемией.
Минтруд в письме от 15.10.2020 № 15-2/ООГ-3040 подробно отвечал на вопрос, нужно ли проводить инструктаж для сотрудников, вернувшихся в офис после удаленной работы.
Спецоценку по этому поводу проводить не нужно.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Иногда они возвращаются: как грамотно вернуть сотрудников в офис с удалёнки
«Два-три дня в неделю в офисе, остальные – дома»
IT-инструменты, которые использует Денис Бурлаков
Весной 2020 года российские компании в срочном порядке переходили на удалённый формат работы. Спустя год многие ограничения отменены и бизнес постепенно начинает возвращать сотрудников в офисы. Процесс этот непростой: опять нужно ломать устоявшиеся бизнес-процессы, адаптировать команду к новым условиям, придумывать решения для тех, кто не хочет выходить в офис по соображениям безопасности. О том, как вернуть сотрудников в офис, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал директор финтех-компании RBK.money Денис Бурлаков.
Денис Бурлаков, гендиректор финтех-компании RBK.money , предприниматель и инвестор с 20-летним международным опытом. Окончил МГИМО по специальности «Международные экономические отношения». Профессиональную карьеру начал в корпорациях Deloitte и KPMG. Занимал руководящие посты в крупных российских холдингах – «Ростелеком», «Волготанкер», «Базовый элемент».
Год назад, весной 2020-го, тысячи российских компаний были вынуждены перевести сотрудников на удалённый формат работы. Этот переход для большинства предприятий стал неожиданностью – и руководителям компаний пришлось адаптироваться к текущим реалиям уже в процессе работы. Сейчас, год спустя, перед ними встала новая нестандартная задача – вернуть персонал и бизнес-процессы обратно в офисы.
И тут нужно учитывать, что перестроенный график, изменённые форматы взаимодействия и схемы коммуникации нельзя вернуть в прежний режим одномоментно. Поэтому стоит начать вывод сотрудников с удалёнки постепенно. Например, по такой схеме: два-три дня в неделю в офисе, остальные – дома. Затем увеличивать процент офисных дней. При этом нужно мониторить состояние людей и их настроение – ведь многим было комфортнее работать из дома.
Нужно не забывать самому и напоминать сотрудникам о плюсах работы в офисе: в частности, о возможности лучше контролировать процессы, о разграничении рабочего и личного времени, о важности живого общения коллегами – и по рабочим, и по личным вопросам. Многие успели отвыкнуть от того, что необходимо каждый день с кем-то видеться и общаться, и офисная работа может помочь людям вернуть этот навык.
Очень важно в момент возвращения людей на рабочие места организовать их общение, чтобы сотрудники говорили друг с другом: рассказывали новости, делились переживаниями, выстраивали взаимоотношения. Это важно, чтобы люди не выгорели эмоционально, что, конечно, не может не отразиться на эффективности их работы.
Существует прослойка так называемых ковид-диссидентов, которые отрицают само существование коронавируса или преуменьшают его опасность и вред. Но есть и другой полюс – люди, которые боятся вируса сверх меры.
Эта категория сотрудников может отказаться выходить в офис, объясняя это страхом заразиться и заболеть. Для них следует провести разъяснительную работу: рассказать об ответственности компании, показать её заботу о здоровье сотрудников. В Москве, например, действуют правила, по которым сотрудники предприятий должны обеспечиваться масками и перчатками, для них должно проводиться тестирование на наличие коронавируса или антител к нему.
Для компании проведение подобных мероприятий может стать способом показать свою заботу о сотрудниках, развеять их страх заболеть. Например, наша компания регулярно проводит тестирование – и на наличие вируса, и на антитела. Кроме того, мы установили санитайзеры, проводится регулярная уборка и санобработка помещений.
Некоторых сотрудников вполне устраивает сложившаяся ситуация с удалённой работой. При этом необязательно страдают эффективность и продуктивность. Такие люди продолжают трудиться так же плодотворно, как и до введения карантина, или даже более эффективно. Возвращение их в офисный режим может вызвать обратный эффект: они станут менее эффективными или начнут задумываться о смене работы.
Поэтому стоит решить, нужно ли вообще возвращать в офис всех сотрудников. Возможно, имеет смысл ввести гибридный вариант, когда часть сотрудников работает в офисе, а часть – из дома.
Можно рассмотреть также вариант добровольного выбора, когда каждый человек сам решает, какой способ устроит его больше. Например, некоторые крупные компании оставили этот выбор за своими сотрудниками – в частности, Mail.ru и «Яндекс». Они не стали отменять удалённый режим работы, их сотрудники вольны сами приходить в офис по рабочим делам, если посчитают это необходимым. Мы тоже пошли по этому пути –сейчас часть команды работает из дома, часть вышла в офис.
За время пандемии система удалённой работы относительно хорошо настроилась. Люди научились участвовать в совещаниях в Zoom или Skype, планировать свою работу, совмещать рабочие вопросы и личные дела. А компании получили возможность сэкономить серьёзные деньги на аренде офисов и оплате коммунальных услуг.
Поэтому окончательное решение вопроса о переводе с удалённой работы на офисную должно быть основано на взаимных договорённостях руководства и персонала. Нарушение баланса может повлечь серьёзные проблемы в работе компании.
Если решение принято окончательно и сотрудники будут выведены в офис (неважно, все сразу или постепенно), необходимо правильно это оформить. При уходе на карантин с каждым сотрудником заключалось дополнительное соглашение к его трудовому договору, выпускались соответствующие приказы. Если компания решила, что удалённая работа должна быть завершена, то теперь нужно выполнить обратную процедуру.
Необходимо заключить новые дополнительные соглашения, в которых будет прописано, с какого числа каждый конкретный сотрудник должен будет вернуться к исполнению своих обязанностей на территории работодателя, издать приказы о выводе на работу, провести другие необходимые мероприятия. Без надлежащего документального оформления меры по безболезненному возвращению к офисному формату работы потеряют смысл, а работодателю будет грозить административная ответственность.
Психологи дали советы по возвращению в офис с удаленки
Возвращение в офис после длительного периода работы на удаленке может по-разному сказаться на сотрудниках. В разговоре с РБК психологи выделили основные проблемы, с которыми могут столкнуться работодатели и их подчиненные при переходе в офлайн-формат.
«Для некоторых этот переход очень прост, они на удаленке рвались общаться с коллегами, проводить время вне дома. Понятно, что они радостно отправляются на работу. Для других удаленка стала неким привычным способом работы, они возвращаться не очень жаждут. Если их заставляют, то это будет напряженно, как привыкание к новому месту работы, а для некоторых это будет поводом, чтобы уйти и искать себе работу, которая позволяет им и дальше оставаться на удаленке», — считает Сергей Ениколопов, заведующий отделом медицинской психологии ФГБНУ «Научный центр психического здоровья».
По мнению эксперта, руководители компаний должны впервые не грести под одну гребенку своих сотрудников и принимать решения исходя из эффективности работы в форматах онлайн и офлайн.
«На мой взгляд, если работодатели не будут учитывать психологических особенностей сотрудников, то когда-нибудь это может выстрелить против них. Нельзя всех грести под одну гребенку. Многие работодатели мыслят как люди, которым нужно присутствие на рабочем месте, и не задумывались о вопросах комбинированных форм работы. Второе: не все из них размышляли по поводу эффективности. Сейчас, когда возникает такая новая ситуация, для них очень важно осознать, что они считают эффективной работой», — пояснил Ениколопов.
Во время возвращения в привычный режим работы есть смысл дать сотрудникам время на обратное привыкание к дороге, транспорту и людям, считает Ирина Макарова, директор Центра психологического консультирования НИУ ВШЭ. «Слишком самонадеянно думать, что мы возвращаемся к тому, что нам знакомо. Условия могут быть одни и те же, но мы немножко изменились. Вполне возможно, что у людей будет разный спектр реакций, и если что-то появляется, нужно дать себе шанс подумать, что это, как с этим справляться, может быть, делать этот переход не одномоментным. Факторов, которые будут влиять на выход сотрудников, довольно много, но один из них — изменение режима жизни: появится дорога, общественный транспорт, большое скопление людей, от которых мы отвыкли», — рассказала психолог.
Страх передвижения в общественном транспорте и опасения из-за широких контактов действительно могут сказаться на адаптации, добавила Наталья Калинина, доктор психологических наук, заведующая кафедрой психологии РГУ имени А.Н. Косыгина. «Несмотря на все меры предосторожности, ковидом переболели не все, привиты не все. Пока мы все не привьемся, у человека сохраняется естественный страх болезни и даже смерти. Люди столкнулись с потерями, с тяжело перенесенными заболеваниями. Появляется страх, недоверие, тревога. Из-за тревоги немотивированно поднимется температура, и это приведет к тому, что человек возьмет больничный и прекратит участие в организационных процессах», — полагает она.
У людей за время пандемии утратился навык очной коммуникации, рассказал РБК Равиль Назыров, ректор Института психотерапии и медицинской психологии им. Б.Д. Карвасарского, доктор медицинских наук. «Это касается разных вещей: формы одежды, поведения, обращения, нахождения в пространстве городской среды. Сейчас мы возвращаемся в реальную жизнь, которая отчасти изменилась и требует перенастройки отношений», — отмечает он. Также специалист не исключает, что вместе с переходом на офисный формат работы придется заново настраивать семейные отношения. «Находясь в таком дистанционном режиме, по-особому начали функционировать семьи, которые научилась делить пространство, время и коммуникацию. И вот теперь это тоже приходится переделывать еще раз. Нам необходимо будет изменять «настройки» близкого интимного пространства жизни», — уточнил Назыров.
Пути решения
Руководителям для процесса адаптации нужно запастись «временными, пространственными, денежными ресурсами», рассказал Назыров. При этом нужно понимать, что перестройка не произойдет быстро. «Не нужно бояться, стоит просто включаться во взаимодействия, не отказываться от возвращения в реальность», — рассказал он.
В том, как планировать адаптацию для своих сотрудников, нужно руководствоваться рекомендациями в зависимости от типа личности человека, указала Наталья Калинина. «Для интровертированных, направленных на себя, живущих интенсивной внутренней жизнью социальные контакты трудны, они хорошо себя чувствовали на удаленке, а сейчас им нужно вернуться в коллектив. Из-за того, что в одном помещении находятся несколько человек, они очень отвлекаемы, не могут сосредоточиться на работе. Им очень сложно, и для них необходимо научиться чередовать труд и отдых, обязательно делать перерывы. Как бы «закрывать» контактность с другими людьми, быть наедине с собой, только потом возвращаться к работе. Иначе происходит переутомление, серьезное эмоциональное выгорание», — советует она.
Экстраверты, по ее мнению, сталкиваются с другой проблемой — за время дистанционной работы они освоили большое количество мессенджеров, которые теперь в офисе могут мешать их работе.
«Они сидят, выполняют свою функцию и бесконечно нажимают на кнопки телефона, проверяют уведомления, у них происходит перераспределение внимания, из-за высокой отвлекаемости много ошибок. Чтобы избежать этого, убираем гаджет подальше, структурируем свое рабочее время. Например, сейчас я занимаюсь только работой, а 15 минут отдаю на развлечения», — говорит Калинина.
Для преодоления стресса во время адаптационного периода психолог по тревожным расстройствам Павел Жавнеров предлагает не перегружаться работой и не включать дополнительных изменений в жизнь. «Не нужно после работы тут же встречаться с друзьями, а в выходные уезжать в Альпы. Тогда адаптация произойдет быстрее и спокойнее для человека», — считает он. Чтобы подготовиться к адаптации, предварительно необходимо привести в соответствие свой режим дня с часами работы в офисе.
С 27 января мэр Москвы Сергей Собянин отменил обязательное требование перевода 30% сотрудников на удаленную работу. По данным опроса SuperJob, 52% участников исследования заявили, что и после снятий ограничений хотели бы продолжить работать дома. Снова выйти на работу пожелали только 30% москвичей.
Как увольнять сотрудников на удаленке
Весной 2020 года американский стартап Bird единовременно сократил 406 сотрудников. Компания занимается велопрокатом, и на фоне разворачивающейся пандемии коронавируса спрос на их услуги резко снизился. Руководство приняло решение сократить треть своего штаба. Сотрудников пригласили на совместную видеоконференцию и объявили об увольнении. По словам бывших работников, большинство из них считали, что конференция посвящена последним новостям в компании и даже не предполагали, что их сократят. У части участников сложилось впечатление, что встреча длиной в две минуты была записана заранее, и руководство не вышло попрощаться с коллективом даже в онлайн-режиме. Анонимный сотрудник компании заявил, что считает ситуацию примером того, как не стоит увольнять людей, особенно в период такой неопределенности.
Американскую журналистку Дебору Копакен также уволили через Zoom. По рассказу девушки, она тоже не подозревала, что ее ждет на конференции. В ее случае общение проходило в персональном формате. На встрече присутствовал генеральный директор и глава отдела персонала. Дебора рассказала, что глаза ее начальницы были наполнены слезами, она не хотела расставаться с сотрудниками. Это была вынужденная мера, продиктованная условиями пандемии. В тот день компания сократила 16% всего персонала, с каждым провели личную беседу. И все же у журналистки осталось ощущение, что она одна переживает боль об уходе и не получает достаточной моральной поддержки, несмотря на эмоциональную реакцию бывшего работодателя. Ей показалось, что увольнение на офлайн-встрече не имело бы такой травмирующий эффект.
Дистанционное увольнение в России. Правовой вопрос
В России не было громких историй виртуального сокращения или увольнения сотрудников, которые утекли в прессу. Тем не менее, проблема нехватки бюджета на зарплату сотрудникам непременно возникала во время пандемии во многих компаниях. Даже в случаях, когда людей увольняют по другим причинам, появляется вопрос: как сделать это удаленно, если нет возможности встретиться лично.
Екатерина Тягай, партнер коллегии адвокатов Pen&Paper, рассказала о тонкостях дистанционного увольнения сотрудников, закрепленных в российском законодательстве.
«Период пандемии и вынужденный режим самоизоляции создали целый ряд правовых сложностей для работодателей, внеся значительную неясность относительно порядка увольнения сотрудников в условиях удаленной работы.
Разумеется, ничто не мешает работодателю уведомить работника об увольнении в мессенджере, объявить ему о принятом решении по видеосвязи или по электронной почте, но подобные способы взаимодействия могут повлечь за собой серьезные риски, при условии, что суды, как известно, чаще всего ориентированы на защиту прав работника.
В марте 2020 года Министерство труда и социальной защиты разъяснило, что сотрудников можно увольнять и на расстоянии, но трудовой договор в любом случае должен расторгаться в полном соответствии с требованиями законодательства. Разъяснение не содержало в себе четких рекомендаций и носило общий характер, и только в конце 2020 года были приняты изменения в Трудовой кодекс, касающиеся удаленной работы.
Закон прямо указывает на обязанность работодателя в случае, если работник ознакомлен с приказом об увольнении электронно, в течение трех рабочих дней со дня издания приказа об увольнении направлять работнику копию. Она должна быть оформлена надлежащим образом, отправлена по почте заказным письмом с уведомлением (из чего следует, что электронный порядок уведомления по сути признан формой уведомления на законодательном уровне).
Поправка очень важна для работодателя, поскольку судебная практика показывает, что информирование работника об увольнении — важнейший юридический факт, который почти всегда подлежит доказыванию при разрешении трудовых споров».
Этика дистанционного увольнения
Когда закон позволяет уволить сотрудника дистанционно, работодатель встает перед выбором: как это правильно сделать. Практика увольнений не только сказывается на бывших сотрудниках, но и формирует имидж фирмы. О способах сокращений в период пандемии стоит подумать заранее, взвесив все минусы и плюсы.
Наталия Егорова, директор по персоналу РБК, делится опытом компании и своим взглядом на дилемму.
«Надо сказать, что процедура увольнения в любых условиях прежде всего должна быть проведена в рамках правового поля. Напомню, основания для увольнения те же, что и для офисного сотрудника, все они изложены в ТК РФ. Что касается этической стороны, мне сейчас вспомнился эпизод из фильма «Назад в будущее», когда главный персонаж в своем будущем получил сообщение об увольнении по факсу с одной лишь фразой «ты уволен». Очень надеюсь, что это останется киношной фантазией.
Если серьезно, то ничто, разумеется, не заменит живой встречи. Процедура увольнения — это сам по себе стресс, причем для обеих сторон, и стресс этот усугубляется, когда увольнение сотрудники HR вынуждены проводить в формате телефонной беседы или видеоконференции. Я говорю «вынуждены» с отсылкой к эпидемиологической ситуации, когда вообще мы были ограничены в передвижении, а некоторые сотрудники попросту оказались «запертыми» за пределами Москвы.
Здесь важно четко и ясно донести причины и выслушать точку зрения сотрудника. Некоторые люди делились впечатлениями от опыта дистанционного увольнения и кое-кто утверждал, что так даже проще. Есть возможность осмыслить новость, находясь вне контекста компании, и чувство уязвленности меньше, чем когда ты покидаешь кабинет отдела кадров и отвечаешь на вопросы коллег о причине беседы. Все зависит от человека и его восприятия любой жизненной ситуации.
Вернемся к процедуре. В нашей компании сотрудник, ее покидающий, может обратиться в HR за консультацией по вопросу поиска работы, составления резюме, понимания собственного вектора развития. Мы не хлопаем дверью, мы готовы поддержать человека, с которым в настоящий момент в силу объективных причин не можем продолжить сотрудничество. Такая процедура уже действует в компании и есть примеры, когда люди обращались за помощью и получали ее».
Дарья Капранова, вице-президент и директор департамента по работе с персоналом МТС Банка, выступает за цифровизацию большинства рабочих процессов, но предлагает проводить процедуру увольнения по старым правилам: при личной встрече.
«Период пандемии ускорил переход на цифровые процессы во всех наших подразделениях и особенно в HR. Мы отказываемся от бумаг везде, где это только возможно. Цифровые процессы удобнее, экономичнее и быстрее для всех: кандидатов, сотрудников, работодателя. Главное, в безбумажном процессе легче выявить узкие места и построить идеальную историю взаимодействия сотрудника и компании (CJM). Но есть процессы, например, увольнение, которые лучше оставить в очном формате или как минимум проводить их с использованием видеоконференций».
Массовые сокращения по Zoom
Егорова и Капранова соглашаются в том, что в исключительных и вынужденных случаях увольнения по видеосвязи возможны. Но уместны ли массовые сокращения в условиях конференции, как это было у американской компании Bird? Эксперты сходятся и в этом вопросе:
Наталия Егорова, РБК:
«В случае увольнения нескольких человек сразу или сокращения отдела, разумеется, коллективный Zoom исключен. И дело не только в этике — это неразумно, по меньшей мере. Еще раз напомню: очень важно, чтобы человек понял причину, по которой дальнейшее сотрудничество более не представляется возможным, и должен быть выслушан — и не в формате групповой психотерапии. Увольнение никоим образом не может быть реализовано в стиле переклички «первый за прогул, второй за срыв проекта…» и так далее. Абсурдно и цинично».
Дарья Капранова, МТС Банк:
«Групповые увольнения мы не практикуем. Это всегда индивидуальный и подготовленный разговор. Если мы принимаем решение расстаться с сотрудником, то этому, как правило, предшествует период, когда руководитель давал обратную связь и работал совместно с сотрудником над исправлением ситуации».
За что могут уволить сотрудника на дистанционке
С 1 января 2021 года в России вступил в силу закон об удаленной работе. Он не только закрепил понятие «дистанционной работы» и основные права работников на удаленке, но и обозначил моменты, по которым работодатель может расторгнуть договор с удаленным сотрудником. Екатерина Тягай из Pen&Paper рассказывает об основных изменениях:
«К обычным основаниям для увольнения прибавилось еще два. Это случаи, когда работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд, а также в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет за собой невозможность исполнения им своих обязанностей. Очевидно, что дополнения продиктованы реалиями, с которыми пришлось столкнуться обеим сторонам правоотношений.
При этом «закон об удаленной работе» не меняет формальных требований к порядку увольнения, и бумажные экземпляры соглашения о расторжении договора, расчетных документов, а также оригинал трудовой книжки физически должны быть переданы работнику. Ответа на вопрос, как осуществлять передачу вышеперечисленных документов дистанционному сотруднику, по-прежнему нет.
Таким образом, несмотря на частичное снижение правовой неопределенности, самозащита должна оставаться на первом месте у работодателя, и соблюдение формальных требований Трудового кодекса остается необходимым».
В Telegram-канале «Списать не получится» мы еще больше рассказываем о трендах в образовании и о том, как учиться в течение всей жизни и делать это с удовольствием. Подписывайтесь!