Sap dms что это

Система управления документами в SAP ERP

SAP DMS: система управления документами

На каждом предприятии важно грамотно организовать управление документооборотом. Помочь в этом призван модуль Document Management System (DMS) от компании SAP.

Система DMS позволяет выполнять согласование приложенных документов с помощью SAP Workflow: использовать различные статусы и оповещать пользователей об их изменении. Также в модуле DMS реализована гибкая система отчетов для контроля за жизненным циклом документов.

Система управления документами позволяет предприятию вести карточки любых документов к объектам в SAP ERP с возможностью прикладывания скан-образов различных форматов.

В системе DMS можно выбрать место хранения информации в зависимости от потребностей бизнеса. Документы хранятся на SAP Content server или архивном сервере OpenText. При этом используются разграничения полномочий SAP ERP.

Функционал SAP DMS:

Система DMS интегрирована с модулями SAP ERP. В карточке DMS настраивается связь с любыми объектами SAP: например, основная запись материала, карточка основного средства, единица оборудования, счет-фактура, заказ и т. д.

Услуги для этого решения

Поставка и поддержка ПО

Компания «Информационные технологии и консалтинг» с 2007 года занимается внедрением проектов автоматизации.

Компания «Информационные технологии и консалтинг» предлагает услуги по разработке эксклюзивной информационной системы для Вашего предприятия.

Мы предоставляем широкий спектр услуг по сопровождению информационных систем, являемся официальным партнером SAP и регулярно подтверждаем сертификат Partner Center of Expertise.

Проведение обучения и тестирования

Компания «Информационные технологии и консалтинг» предлагает услуги по организации, проведению семинаров и тестированию специалистов.

Обновление и модернизация информационных систем

Наша компания предлагает услуги по обновлению, модернизации и миграции информационных систем.

Компания «Информационные технологии и консалтинг» поможет организовать процесс тиражирования и обеспечить эффективную и бесперебойную работу бизнеса.

Компания «Информационные технологии и консалтинг» поможет Вам подготовить бизнес-требовани я, выбрать программный продукт и организовать процесс внедрения решений.

Источник

Как оптимизировать организационную эффективность с помощью SAP-системы для управления документами

Вы знали, что около 60% рабочего дня среднестатистического сотрудника компании уходит на работу с документами? А теперь представьте, насколько эффективной была бы работа, если бы сотрудники могли распределять это время равномерно между своими задачами.

Справиться с возросшими объемами работы по документообороту и автоматизировать все процессы, связанные с ним, вам поможет SAP Document Management System (SAP DMS).

SAP DMS — это кроссплатформенный компонент системы SAP для хранения, управления, редактирования и обеспечения доступа к любым документам и цифровым активам предприятия. Он позволяет структурировать всю информацию, как в цифровом, так и в бумажном виде. С его помощью вы также можете создавать под каждый вид документа его виртуальную копию.

Отличительная особенность этого решения заключается в его глубокой интеграции с другими модулями SAP-системы, что предоставляет быстрый доступ к оригиналам документов.

Основные возможности модуля

SAP DMS позволяет собирать и управлять:

С помощью модуля вы можете:

Неважно, к какой сфере относится ваш бизнес: решение подойдет для представителей ритейл-индустрии, здравоохранения, автомобилестроения и других бизнес-областей, которые ежедневно работают с большим объемом документации.

Особенности внедрения SAP DMS

Первая особенность модуля заключается в том, что его необязательно внедрять вместе с SAP ERP. Это можно сделать до, параллельно или после внедрения основных компонентов ERP-системы — PP, MM, SD FI или CO. SAP DMS также может быть внедрен как надстройка к базовой конфигурации SAP ECC.

Вторая особенность — возможность внедрить модуль отдельно от других решений SAP. SAP DMS является компонентом системы SAP, поэтому может быть реализован как начальный этап его развертывания.

Как работает модуль

С помощью SAP DMS в системе создается инфозапись документа — эквивалент файловой папки в любой стандартной операционной системе. В ней безопасно хранятся технические чертежи и файлы любого формата и типа. При необходимости доступ к тем или иным документам может быть открыт для определенных групп пользователей.

Все инфозаписи содержат в себе несколько ключевых элементов, которые расширяют объем доступной информации и включают в себя:

Status Network

SAP DMS предоставляет интуитивно понятный алгоритм работы с документами, который называется Status Network. Он позволяет отслеживать и контролировать документы на всех этапах их жизненного цикла.

Каждая инфозапись начинает свой жизненный цикл в SAP DMS в статусе “In Work” или “New”. После этого запись можно просмотреть, отредактировать, обновить или удалить — все зависит от функционала, который доступен тому или иному пользователю, работающему с документом.

Инфозапись также может быть переведена в статус “In Review”. На этом этапе исходный файл, как правило, заблокирован. Блокировка означает, что пользователи не могут вносить никакие изменения в документ, пока он рассматривается контролирующим лицом.

Если запись не проходит утверждение, она возвращается в статус “In Work” с дополнительными примечаниями или задачами. Если контролирующее лицо утверждает документ, он переходит в статус “Released”.

Помимо этого, SAP DMS предоставляет пользователям возможность преобразовывать исходные файлы любого формата в PDF-файлы или другой универсальный формат для просмотра 2D- и 3D-файлов.

Специалисты LeverX легко внедрят SAP DMS в бизнес-процессы вашего предприятия и настроят его в соответствии с вашими требованиями. С нашей помощью вы убедитесь, что работа с документами может быть удобной и не отнимает много времени.

Источник

Методика создания DMS-документа посредством BAPI

Самородов Евгений Александрович

В статье рассмотрим на примере методику автоматического создания прототипа DMS-документа и прикрепления оригинала к нему.

Оглавление

Введение

В SAP ERP можно найти такой компонент, как DMS (Document Management System или Система управления документами). DMS позволяет избежать избыточности данных и минимизировать рабочую нагрузку при обновлении и обмене данными. Система управления документами, предназначенная для создания, хранения, изменения и просмотра документов доступна через транзакции: CV01N, CV02N, CV03N.

В статье рассмотрим на примере методику автоматического создания прототипа DMS-документа и прикрепления оригинала к нему.

Создание прототипа

Создание нового вида документа

«Определение видов документов» (в англ. варианте «Define Document Type») (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Поиск в структуре

В списке совпадений находим «Система управления документами» (или «Document management system») (Рисунок 2):

Рисунок 2 – Окно списка совпадений

После чего произойдет позиционирование на нашем элементе (Рисунок 3):

Рисунок 3 – IMG-операция «Определение видов документов» в структуре

Затем кликаем на иконку с часами и попадаем на экран определения видов документов.

Инструмент также доступен из транзакции DC10, но запуск через SPRO предпочтителен, потому как в этом случае будет автоматически создан настроечный запрос с записью IMG-операции.

Рисунок 4 – «Определение видов документов»

Рисунок 5 – Создание нового вида документа

В открывшемся окне (Рисунок 4) в строке инструментов нажимаем на «Новые записи» (Рисунок 5).

Далее, кликаем на подпункт «Описание зависящих от языка видов документов», где указываем требуемые данные для языка (Рисунок 6).

Рисунок 6 Описание вида документа для языка.

Создание прототипа DMS-документа

Для создания прототипа DMS-документа будем использовать BAPI_DOCUMENT_CREATE2. Пример:

ls_document TYPE bapi_doc_aux,

ls_return TYPE bapiret2,

ls_document_in TYPE bapi_doc_draw2.

ls_document_in-description = ‘Документ для теста’.

CALL FUNCTION ‘BAPI_DOCUMENT_CREATE2’

На вход ФМ «BAPI_DOCUMENT_CREATE2» подается:

Работа над ошибками и проверка корректности процесса

ФМ должен вернуть информацию о созданном документе в структуре LS_DOCUMENT или информацию об ошибке в LS_RETURN, если что-то пошло не так.

Если ошибки нет (LS_RETURN-TYPE <> ‘E’), выполняем COMMIT, чтобы изменения вступили в силу или, в противном случае, откатываем изменения. Пример:

IF ls_return-type NE ‘E’.

CALL FUNCTION ‘BAPI_TRANSACTION_COMMIT’

После COMMIT проверяем успешность создания через транзакцию CV02N, с указанием типа LS_DOCUMENT-DOCTYPE и номера LS_DOCUMENT-DOCNUMBER документа. Где можем убедиться, что документ создан (Рисунок 7).

Рисунок 7 – Просмотр созданного документа

Может так случиться, что LS_RETURN вернет ошибку(E 26 068): «Сетевой адрес DEFAULT вашей ЭВМ не определен» (англ. «Network address DEFAULT of your computer is not maintained»).

В этом случае, требуется задать тип носителя данных в транзакции DC20, например, как показано на следующей серии рисунков (Рисунок 8, Рисунок 9, Рисунок 10).

Рисунок 8 – Определение типа носителя данных для внешнего интерфейса

Рисунок 9 – Указание носителя данных

Рисунок 10 – Идентификация компьютеров внешнего интерфейса

Прикрепление оригинала к прототипу

Прикрепление файла, расположенного на стороне клиента

Далее приступим к прикреплению оригинала к созданному прототипу документа. Для этого, используем ФМ BAPI_DOCUMENT_CHANGE2.

Также потребуется файл, если быть точнее, адрес файла для загрузки.

Перед вызовом BAPI_DOCUMENT_CHANGE2 для загрузки оригинала можно проверить наличие документа, тип и номер которого следует передать на вход ФМ. Для этого следует использовать BAPI_DOCUMENT_GETDETAIL2. Пример:

DATA: lt_files TYPE TABLE OF bapi_doc_files2.

CALL FUNCTION ‘BAPI_DOCUMENT_GETDETAIL2’

На вход подаются поля типа документа DOCUMENTTYPE и его номера DOCUMENTNUMBER из структуры LS_DOCUMENT, полученной на выходе BAPI_DOCUMENT_CREATE2, при создании DMS. Выставление флага GETDOCFILES, дает возможность увидеть в таблице LT_FILES уже имеющиеся оригиналы в документе.

В случае успеха, BAPI вернет пустую структуру LS_RETURN и структуру LS_DOCUMENT_IN с заполненными данными документа.

Если файл, требующий загрузки, находится на стороне клиента. Загрузка оригинала так, как показано ниже.

lt_file_table TYPE filetable,

lv_filename TYPE string,

CALL METHOD cl_gui_frontend_services=>file_open_dialog

Источник

3 способа улучшить документооборот с помощью SAP DMS

Обеспечить сохранность важных документов, безопасно делиться ими с другими пользователями и строго придерживаться всех нормативных актов

SAP Document Management System (SAP DMS) — это SAP-решение для хранения, управления и редактирования документов и цифровых активов.

LeverX — сертифицированный партнер SAP, который занимается разработкой, внедрением и развертыванием SAP-решений с 2003 года. По мнению экспертов компании, SAP DMS поможет обеспечить сохранность важных документов, безопасно делиться ими с другими пользователями и строго придерживаться всех нормативных актов.

Контроль всех этапов жизненного цикла документов

В SAP DMS под каждый документ создается отдельная запись — эквивалент файловых папок в любой стандартной операционной системе. Каждая такая запись содержит всю необходимую информацию о документе:

свойства документа. Например, его размер, количество страниц, типы приложений, место хранения и т.д.;

ссылки на другие объекты SAP, которые связаны с тем или иным документом.

Для того, чтобы документооборот был интуитивно понятным, SAP DMS вводит систему статусов для отслеживания и контроля документов на всех этапах их жизненного цикла.

Начинает его любой документ в статусе “In Work” или “New”. Файлы с таким статусом можно редактировать, обновлять или удалять. Когда все необходимые изменения внесены, а файл передан на согласование, ему присваивается статус “In Review”. Пока документ находится на стороне менеджера или делопроизводителя, вносить какие-либо изменения в него нельзя.

Если документ не утвержден, он возвращается в статус “In Work”; если прошел согласование — в статус “Released”.

Доступ из любой точки мира

SAP DMS предоставляет пользовательский интерфейс, который позволяет получить доступ ко многим современным файловым репозиториям. То есть документы могут храниться не в самой системе SAP DMS, а в сложных архивах, например KPRO или Documentum.

Благодаря сетевому файловому ресурсу и облачному хранилищу вы можете получить доступ к необходимым документам в любом месте.

Используя все необходимые инструменты для хранения и кеширования, пользователи SAP DMS могут совместно работать над одним и тем же файлом в режиме реального времени. Система настроит доступ для каждого пользователя и избавит от проблем с пропускной способностью для тех, кто работает с документами удаленно или в местах с плохим подключением к интернету.

Один документ для многих объектов

Сталкивались ли вы когда-нибудь с документами, который были необходимы для выполнения сразу нескольких операций? Когда таких документов один или два, это можно не заметить, но когда один и тот же файл используется снова и снова во многих бизнес-операциях, это может существенно помешать синхронизации версий.

В SAP DMS вы можете связать одну запись, содержащую документ, со многими операциями и даже модулями SAP. Это не только экономит место на сетевых дисках, но и обеспечивает постоянную синхронизацию и надежный контроль данных.

Специалисты LeverX легко внедрят SAP DMS в бизнес-процессы вашего предприятия и настроят его в соответствии с вашими требованиями. С их помощью вы убедитесь, что работа с документами может быть удобной и не отнимает много времени.

Источник

Оптимизация организационной эффективности с помощью 10 функций управления документами в SAP-системе

Ахтар Джавад

В статье дан обзор системы управления документами SAP Document Management System (SAP DMS) с подробным описанием наиболее важных функций.

Несмотря на постоянные попытки полностью упразднить бумажные документы и хранить все в цифровом виде, каждая организация сталкивается с огромным объемом информации (как на бумажных, так и на цифровых носителях), которую требуется не только обработать, но и обеспечить к ней постоянный доступ. С системой управления документами SAP (SAP DMS) обработка документов станет более удобной, что поможет повысить организационную эффективность и оптимизировать процесс принятия бизнес-решений. После краткого обзора SAP DMS рассмотрим 10 функций этой системы.

Система SAP DMS позволяет выполнять следующие действия:

Оформите подписку sappro и получите полный доступ к материалам SAPPRO

У вас уже есть подписка?

Комментарий от Сергей Софронов 18 июня 2012, 01:32

Документационная поддержка бизнес-процессов, безусловно, является одним из важных вопросов, возникающих при внедрении ERP-системы. Практически на каждом проекте внедрения мы сталкиваемся с этой задачей. По моему опыту, в случае, когда основным внедряемым функционалом являются процессы FI и MM/SD, в первую очередь возникает задача хранения оригиналов и отслеживания статусов закупочных и сбытовых договоров, а также первичных бухгалтерских документов. В ситуации, когда автоматизируем процессы ТОРО, возникает вопрос структурированного хранения проектной и эксплуатационной документации с привязкой к техническим местам в SAP.

В течение долгого времени модуль SAP DMS являлся самым «правильным» инструментом для решения этих задач, и на наших проектах для решения первоочередной задачи по управлению договорами в SAP мы применяли с 2003 г. именно его. В то же время стоит помнить о сложностях, которые несет такое «частичное» решение задачи документационной поддержки.

Давайте рассмотрим пример с управлением договорными документами. Если мы организовываем процесс хранения и отслеживания исполнения договоров в SAP DMS, то необходимо также подумать о процессе подготовки и согласования договоров – в какой системе будет проходить он? Кроме того, договор, хранящийся в SAP DMS, также востребован в других существующих на предприятии системах. Например, договоры по производственным проектам, очевидно, должны быть доступны в составе проектной документации в системе управления проектами.

Обобщая эту ситуацию, можно сделать вывод, что любое разделение контента (в данном случае значимых для производственной деятельности документов) предприятия на различные информационные системы, неизбежно порождает дублирование документов и потенциальное их расхождение в различных системах.

При этом компромиссные решения принципиально проблему не решают. Относительно примера с управлением договорами мы в наших проектах чаще всего приходили к варианту – автоматизировать подготовку и согласование договоров в отдельной системе управленческого (обще-распорядительного) документооборота, разработав при этом интерфейсы, обеспечивающие синхронизацию данных между SAP DMS и внешней системой документооборота. Но, даже не рассматривая трудоемкость создания и сопровождения таких интерфейсов, можно видеть, что проблема возникает повторно, как только возникает третья (четвертая, пятая, …) система, которой нужно обращаться к этому же договору.

Таким образом, как только мы начинаем использовать SAP DMS для обеспечения документационной поддержки отдельного бизнес-процесса, мы понимаем, что самым эффективным было бы реализовать в DMS управление всеми документами предприятия. В некоторых крупных российских компаниях такая задача была успешно решена, но это, к сожалению, на общем фоне можно считать скорее исключением, чем общей тенденцией. Общепризнанной особенностью российского документооборота является жесткая регламентированность процессов согласования документов. Даже специализированные системы документооборота далеко не всегда могут «из коробки» предоставить такие возможности как параллельно-последовательное согласование, нормирование сроков согласования в зависимости от объема документа (с учетом производственного календаря рабочих и праздничных дней), согласование «по умолчанию», механизмы посредников, делегирование полномочий, и т.д. Когда мы начинаем реализовывать все перечисленные особенности с помощью ABAP-разработок в DMS, это сразу же утяжеляет решение и значительно увеличивает сроки и бюджет внедрения. Кроме того, как многие столкнулись на практике, использование механизмов классификации SAP для создания дополнительных атрибутов документов, может в дальнейшем вызывать сложности в построении отчетов. Механизм классификации привлекает своей универсальностью, но оборотной стороной универсальности является более сложная и менее читаемая структура хранения данных (по сравнению со стандартными таблицами других модулей).

Поэтому 2 года назад, когда у SAP появился продукт SAP Extended ECM, его появление вызвало огромный интерес и вопросы – сможет ли он более широко и эффективно решить задачу управления документами? К настоящему времени, когда сразу несколько крупных российских компаний завершают проекты его внедрения, можно сделать выводы, что Extended ECM и его основной модуль Content Server позволяют реализовать эффективную систему управления контентом предприятия и организовать доступ к документам из различных транзакций SAP ERP. В качестве одного из примеров таких компаний можно привести ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд, где с помощью Content Server реализован как управленческий, так и производственно-технический документооборот.

Соглашаясь с описанными в статье сильными сторонами SAP DMS, для условий российского документооборота я бы предложил рассматривать более широкий функционал SAP Extended ECM.

Комментарий от Андрей Емельянов 27 января 2014, 01:02

Документационная поддержка бизнес-процессов, безусловно, является одним из важных вопросов, возникающих при внедрении ERP-системы. Практически на каждом проекте внедрения мы сталкиваемся с этой задачей. По моему опыту, в случае, когда основным внедряемым функционалом являются процессы FI и MM/SD, в первую очередь возникает задача хранения оригиналов и отслеживания статусов закупочных и сбытовых договоров, а также первичных бухгалтерских документов. В ситуации, когда автоматизируем процессы ТОРО, возникает вопрос структурированного хранения проектной и эксплуатационной документации с привязкой к техническим местам в SAP.

В течение долгого времени модуль SAP DMS являлся самым «правильным» инструментом для решения этих задач, и на наших проектах для решения первоочередной задачи по управлению договорами в SAP мы применяли с 2003 г. именно его. В то же время стоит помнить о сложностях, которые несет такое «частичное» решение задачи документационной поддержки.

Давайте рассмотрим пример с управлением договорными документами. Если мы организовываем процесс хранения и отслеживания исполнения договоров в SAP DMS, то необходимо также подумать о процессе подготовки и согласования договоров – в какой системе будет проходить он? Кроме того, договор, хранящийся в SAP DMS, также востребован в других существующих на предприятии системах. Например, договоры по производственным проектам, очевидно, должны быть доступны в составе проектной документации в системе управления проектами.

Обобщая эту ситуацию, можно сделать вывод, что любое разделение контента (в данном случае значимых для производственной деятельности документов) предприятия на различные информационные системы, неизбежно порождает дублирование документов и потенциальное их расхождение в различных системах.

При этом компромиссные решения принципиально проблему не решают. Относительно примера с управлением договорами мы в наших проектах чаще всего приходили к варианту – автоматизировать подготовку и согласование договоров в отдельной системе управленческого (обще-распорядительного) документооборота, разработав при этом интерфейсы, обеспечивающие синхронизацию данных между SAP DMS и внешней системой документооборота. Но, даже не рассматривая трудоемкость создания и сопровождения таких интерфейсов, можно видеть, что проблема возникает повторно, как только возникает третья (четвертая, пятая, …) система, которой нужно обращаться к этому же договору.

Таким образом, как только мы начинаем использовать SAP DMS для обеспечения документационной поддержки отдельного бизнес-процесса, мы понимаем, что самым эффективным было бы реализовать в DMS управление всеми документами предприятия. В некоторых крупных российских компаниях такая задача была успешно решена, но это, к сожалению, на общем фоне можно считать скорее исключением, чем общей тенденцией. Общепризнанной особенностью российского документооборота является жесткая регламентированность процессов согласования документов. Даже специализированные системы документооборота далеко не всегда могут «из коробки» предоставить такие возможности как параллельно-последовательное согласование, нормирование сроков согласования в зависимости от объема документа (с учетом производственного календаря рабочих и праздничных дней), согласование «по умолчанию», механизмы посредников, делегирование полномочий, и т.д. Когда мы начинаем реализовывать все перечисленные особенности с помощью ABAP-разработок в DMS, это сразу же утяжеляет решение и значительно увеличивает сроки и бюджет внедрения. Кроме того, как многие столкнулись на практике, использование механизмов классификации SAP для создания дополнительных атрибутов документов, может в дальнейшем вызывать сложности в построении отчетов. Механизм классификации привлекает своей универсальностью, но оборотной стороной универсальности является более сложная и менее читаемая структура хранения данных (по сравнению со стандартными таблицами других модулей).

Поэтому 2 года назад, когда у SAP появился продукт SAP Extended ECM, его появление вызвало огромный интерес и вопросы – сможет ли он более широко и эффективно решить задачу управления документами? К настоящему времени, когда сразу несколько крупных российских компаний завершают проекты его внедрения, можно сделать выводы, что Extended ECM и его основной модуль Content Server позволяют реализовать эффективную систему управления контентом предприятия и организовать доступ к документам из различных транзакций SAP ERP. В качестве одного из примеров таких компаний можно привести ЛУКОЙЛ Оверсиз Холдинг Лтд, где с помощью Content Server реализован как управленческий, так и производственно-технический документооборот.

Соглашаясь с описанными в статье сильными сторонами SAP DMS, для условий российского документооборота я бы предложил рассматривать более широкий функционал SAP Extended ECM.

Источник